אופיס, חלק שלישי: טיפים ל-Excel
פונקציות מהירות, שילוב תאים, שתילת URL, ויש עוד הרבה. הנה הטיפים הטובים והשימושיים ביותר
| על Outlook וקבצים מצורפים |  | | | | | |
גיליונות
עריכת תוכן תא
הרבה משתמשים וותיקים עדיין מקליקים על תא בגיליון כדי לערוך את תוכנו. הדרך הפשוטה יותר לעשות זאת, היא להקיש F2.
שילוב תאים
על מנת להדביק תאים בתוך קבוצת תאים אחרת מבלי למחוק את האחרונה, בחרו את הקבוצה, לחצו על Ctrl+C, מקמו את הסמן במקום שבו אתם רוצים לשתול את הקטע המועתק ולחצו על הצירוף Ctrl+Shift ואז על מקש הפלוס. תיבת הדיאלוג תאפשר לכם להכניס את התאים ב"דחיפה".
שתילת URL
כדי לשתול קישור אינטרנט לתא בגיליון Excel, לוחצים על Ctrl+K . אחר כך אפשר לשנות את התוכן הטקסטואלי של התא, או אפילו להזין נוסחא. הקישור יישאר ללא שינוי.
הענקת שמות לתאים
תיבת שם התא (בסרגל הכלים, מצד שמאל למעלה) מציגה את שם התא שעליו מונח הסמן. אפשר להעניק לו שם אחר ישירות ממנה. למשל, במקום "E922" לקרוא לתא "Moshe". מכאן והלאה ניתן יהיה להגיע לתא הזה, על ידי הקלדת שמו (החדש) בלבד, ולהשתמש בו בנוסחאות באותו אופן.
גרף אינסטנט
ניתן ליצור גרפים ודיאגרמות מתוכן של תאים בגיליון, באמצעות אשף התרשימים. אבל כשכל מה שרוצים הוא גרף עמודות בסיסי, אפשר פשוט להקיש על F11.
נוסחאות
פונקציות מהירות
שורת הסטטוס (בתחתית חלון Excel, מצד שמאל) מאפשרת גישה מהירה לפונקציות שכיחות, כמו סכום או ממוצע. כדי להשתמש בה, בוחרים תחום תאים ובקליק ימני על שורת הסטטוס אפשר לבחור את הפונקצייה הרצויה.
תוצאה מהירה
כאשר מקלידים נוסחא בשורת הנוסחאות (מתחת לסרגל הכלים), ניתן להחליף את הנוסחא בערך הזהה לתוצאה שלה, באמצעות לחיצה על המקש F9.
הצגת נוסחאות
גיליון עבודה עם נוסחאות רבות הוא קשה לבדיקה ולעריכה. הקשה על הצירוף Ctrl+~ תציג בתאים, במקום הערכים, את הנוסחאות העומדות מאחוריהם. לחיצה נוספת על אותו צירוף תחזיר את הערכים למקומם.
תיקון נוסחאות
אם אתם משתמשים ב-Excel 2002, ייתכן שקרה לכם תוך כדי עבודה, שהופיעו פתרום סימני קריאה אדומים ליד תאים. זו ההתראה שמספק Excel על כך שהנוסחא המופיעה בתא אינה תקינה. לחיצה על סימן הקריאה תספק הצעות לתיקון.
שימושים מיוחדים
תפריט ההדבקה הסודי
בחרו תא המכיל נתונים והניחו את סמן על הגבול שלו. צורת הסמן תשתנה מצלב חזרה לחץ. כעת הקליקו בעזרת הכפתור הימני של העכבר וגררו את התא למקום חדש. כאשר תשחררו את כפתור העכבר, יפתח לפניכם תפריט שימושי וסודי במיוחד.
תפריט התאריכים הסודי
עשו כמו בטיפ הקודם, אבל הפעם הקלידו תאריך ועברו לפינה השמאלית התחתונה, עד שהצלב הרגיל ישתנה לצלב שחור קטן. גררו את התא בקליק ימני ושחררו במקום אחר.
בדיקת גיליונות מורכבים
כאשר בונים גיליון מורכב, קשה לעיתים לעקוב אחרי השתלשלות הערכים והנוסחאות. כדאי להשתמש בכלים שבתפריט כלים / ביקורת. פעולת "עקוב אחר מזינים" מציגה את הערכים והתאים שמרכיבים נוסחא. "עקוב אחר ניזונים" מציגה את הנוסחאות שמשתמשות בתוכן של תא. הפעולה "עקוב אחר שגיאה" עוזרת לפענח את המקור לשגיאה בבניית נוסחא.
הינדוס לאחור
נגיד שערכתם חישוב מסויים ולא קיבלתם את התוצאה הרצויה. איזה נתון היה מספק אותה? מה עליכם לשנות בנתונים הקיימים כדי שתתקבל התוצאה שאתם רוצים? התשובה טמונה בכלי חתירה למטרה שבתפריט כלים. במקום שנסביר, כדאי לנסות להשתמש בכלי הפשוט והחיוני הזה.
מיקרוסופט החליטה לטפל בשיטת ה"זבנג וגמרנו", ובתוך כך יצרה בעיה שונה לחלוטין. החל מ-Outlook 2002, התוכנה חוסמת לחלוטין את הגישה ל-Attachments בעלי סיומות ספציפיות. רשימת הסיומות ה"אסורות" מגיעה כשהיא קבועה מראש בתוכנה, ללא אפשרות פשוטה לשנות אותה. לכאורה, מה רע בזה - אם המשתמשים לא יוכלו לפתוח את קבצים מצורפים שמכילים (או עלולים להכיל) וירוסים, הווירוסים לא יוכלו לפעול. אולם מיקרוסופט הרחיקה לכת עם סוגי הסיומות שנחסמו וחסמה גם סוגי קבצים שיכולים להיות תמימים לחלוטין, או חיוניים מאד. ביניהם הסיומת url שמסמנת לינק לאתר, או mdb שמציין קובץ מסד נתונים של Access. נחסמו גם כל הסיומות של קבצי ריצה וקבצי קוד שיכולים להיות מופעלים בהקלקה כפולה: exe ,com ,bat ,wsh ,js וכו'.
אפשר היה לטפל בבעיה בצורה תרבותית ואינטליגנטית יותר, לו התוכנה היתה מונעת את האפשרות להרצת אותם קבצים, אך מאפשרת לשמור אותם. אבל במיקרוסופט חשבו כנראה על הארגונים הגדולים והתאימו את מדיניות הפיתוח למדיניות האבטחה החמורה ביותר האפשרית.
מיקרוסופט השאירה אפשרות לשינוי הסיומות המותרות, אבל היא עוברת דרך ה-Registry. אפשר לשנות לבד, או להשתמש באחד מכלי האינסטנט שמתכנתים טובי לב פיזרו באינטרנט. בכתובות מימין לכתבה (תחת "קישורים לאתרים") אפשר למצוא את שני הפתרונות.
לפנייה לכתב/ת 
