מדריך: המרת טבלת Excel ל-Word

אם אינכם עושים זאת לעיתים קרובות אתם עלולים ללכת קצת לאיבוד כשתנסו לברר מה ואיפה עליכם לשנות. במדריך הזה נדגים כמה כלים פשוטים שיעזרו לכם במצבים כאלה

שוקי גליליפורסם: 18.12.06 , 09:13

הגיליון האלקטרוני הוא לפעמים הכלי הנוח ביותר לביצוע משימה כלשהי, שבסיומה מדפיסים ומהדקים. אבל בחלק מהמקרים, התחנה הבאה של הנתונים שבטבלאות היא מעבד התמלילים.

עקרונית, זה די פשוט - מעתיקים ומדביקים. מעשית, תמיד נדרשים כמה תיקוני עיצוב, ואם אינכם עושים זאת לעיתים קרובות אתם עלולים ללכת קצת לאיבוד כשתנסו לברר מה ואיפה עליכם לשנות. במדריך הזה נדגים כמה כלים פשוטים שיעזרו לכם במצבים כאלה.

העתקת הטבלה

טבלת ה-Excel שבתמונה כוללת שמות וכתובות של 15 אנשים. הנתונים עצמם לא חשובים אבל שימו לב למבנה הטבלה.

אנחנו רוצים לשלב את הרשימה במכתב, לכן נסמן את התאים הרלוונטיים ואז נעתיק (Ctrl-C) ונדביק (CTRL-V) במסמך Word.

התאים שיודבקו יהפכו לטבלה רגילה, שנוכל לעצב ולשנות לפי הכללים של Word (זה לא הנושא שלנו הפעם לכן לא נפרט).

אם זו טבלה באנגלית, והכיוון שלה התהפך, זה הזמן לתקן אותה: מסמנים את הטבלה שהודבקה, מבצעים קליק ימני ונכנסים למאפייני טבלה. בכיוון הטבלה בוחרים משמאל לימין.

המרה וארגון הנתונים

עם הטבלה מופיעה פחות או יותר ישר ובמקום הנכון, אולי נעדיף לא לגעת בה. אבל לעיתים נרצה להמיר את נתוני הטבלה לטקסט רגיל.

כדי לעשות את זה נסמן את הטבלה ונבחר מהתפריט הראשי של התוכנה טבלה / המר / טבלה לטקסט. בחלון הקטן שיוצג נוכל לבחור איך להפריד בין הנתונים שיוצגו בכל שורה. הפתרון הכי נוח הוא להפריד ברווחים, ולשם כך נסמן את האופציה אחר ונקליד רווח אחד בחלונית הקטנה, ונאשר.

התוצאה, כפי שאפשר לראות, לא תמיד מושלמת. צריך לעצב אותה, ובדוגמא פיקטיבית שלנו - להוסיף רווחים לפני המיקוד בכל שורה, ואולי גם פסיק אחרי השם.

הדרך הנוחה והמהירה לפתור עניינים מטרידים כאלה, היא לחשוב עליהם מראש. Excel מציע כלים הרבה יותר נוחים לצורך הזה. במקרה שלנו: מוסיפים עמודת פסיקים בין השם לכתובת ועמודה עם רווחים בצד שמאל של המיקוד (הן יתחלפו בהמרה מטבלה לטקסט. מיקרוסופט).