חלק ראשון: טיפים ל-Outlook

דואר נכנס

מכל מקום בתוכנה ניתן להגיע במהירות לתיבת הדואר הנכנס באמצעות הקשה על Ctrl+Shift+I.

אנשי קשר

כל כתובת email שאתם מקבלים יכולה להפוך לאיש קשר. קליק ימני על השם או הכתובת בחלון ההודעה שקיבלתם, יציג תפריט קטן, שממנו תוכלו לבקש ליצור רשומת איש קשר חדשה.

קטגוריות אנשי קשר

את אנשי הקשר ניתן לסווג לפי קטגוריות. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא לבחור מספר אנשי קשר בעזרת מקש Ctrl, ואז לבחור עריכה / קטגוריות. כעת תוכלו להוסיף אותן לאחת מהקטגוריות הקבועות מראש או ליצור קטגוריה חדשה לבחירתכם. כדי להציג את אנשי הקשר לפי הקטגוריות אליהן הם שייכים, בוחרים תצוגה / תצוגה נוכחית / לפי קטגוריות.

קביעת כללים

אשף הכללים (Rules) מאפשר לכם עבודה קלה ומסודרת עם דואר נכנס. למשל, למיין אוטומטית הודעות לפי השולח, הנושא או מאפיין אחר, להעביר אותן לתיקיות מתאימות, וכיוצא בזה.

ניתן להיכנס לאשף מתפריט כלים, ולהגדיר צעד אחר צעד כללים שונים. אבל לעיתים קרובות צורת העבודה הנוחה יותר היא להגדיר כללים סביב הודעות קיימות. כדי לעשות זאת, בחרו בהודעת דואר שקיבלתם ושברצונכם ליצור עבורה כלל. כעת, לחצו על כפתור סדר שבסרגל הכלים ובחרו מה ברצונכם לעשות עם ההודעה. ניתן ליצור כלל שיעביר אותה באופן אוטומטי לתיקייה אחרת, או יצבע אותה בצבע אחר, למשל.

הודעות שלא נקראו

אחת הבעיות של Outlook היא שלעיתים היא אוטומטית מדי. התוכנה מסמנת הודעות דואר חדשות כהודעות שנקראו לאחר 5 שניות שבהן הסמן נח עליהן. כדי לבטל את האופציה המעצבנת הזו, בחרו בכלים / אפשרויות / אחר ובטלו את הסימון ליד האופציה "סמן הודעות כהודעות שנקראו", בחלונית התצוגה המקדימה.

אישור קבלה

אפשרויות המעקב אחר הודעות ב-Outlook הן יעילות מאד, אם יודעים להשתמש בהן. באופן ספציפי, אם חשוב לכם לדעת אם הנמען שלכם קיבל או פתח את ההודעה, הקליקו בחלון ההודעה החדשה שאתם יוצרים על הכפתור אפשרויות וסמנו את האופציה "בקש אישור מסירה" או "בקש אישור קריאה".

הודעה אחרונה

לאחר שמחקתם או העברתם הודעה, Outlook תפתח את ההודעה האחרונה בחלון, כאשר ברוב המקרים אנו מעדיפים לחזור אל תיבת הדואר. כדי לשנות את המצב, בחרו בשורת התפריט בכלים / אפשרויות / העדפות והקליקו על אפשרויות דואר. תיבת הגלילה הראשונה בכרטיסייה שתיפתח, תאפשר לכם להגדיר לתוכנה בדיוק מה לעשות במצב הזה.

שמירת הודעות

המחשב קורס לכם כאשר אתם באמצע כתיבת הודעה ארוכה? אכלתם אותה. לקראת הפעם הבאה, הקדימו תרופה למכה: בחרו בכלים / אפשרויות / העדפות / אפשרויות דואר. לאחר מכן בחרו באפשרויות דואר מתקדמות. Outlook תאפשר לכם לשמור הודעות באופן אוטומטי וגם לציין באיזו תיקייה לשמור אותן, מלבד בתיקיית הטיוטות הרגילה.

קביעת תאריך מילולית

כאשר אתם קובעים פגישה, ניתן להקיש את התאריך באופן מדויק או לבחור אותו מתיבת בחירה קטנה. אבל גם אם תקלידו את התאריך במילים בתוך תיבת הבחירה, למשל שבוע הבא או מחר, Outlook תבין לבד ותסמן את התאריך המתאים.

תיקיית ת"ת (תיק תזכורת)

Outlook מאפשר לגרור הודעות דואר מכל תיקייה לכל תיקייה, כולל תיקיות של פריטים אחרים. שימוש אפשרי לתכונה הזו, הוא לתזמון מענה להודעת דואר. גררו את ההודעה לתיקיית לוח שנה (או לסמל שלה בחלון קיצורי הדרך של Outlook), והתוכנה תבקש מכם את המועד הרצוי. Outlook תקפיץ תזכורת כשיגיע זמן משלוח ההודעה.

התאמת שעות העבודה

לוח השנה של Outlook מגיע כשהוא מכוון לפי יום עבודה אמריקאי שנמשך מ-9 עד 5. מכיוון שרובנו עובדים בשעות אחרות, כדאי לבחור בכלים / אפשרויות / העדפות / אפשרויות לוח שנה. כאן תוכלו להגדיר את אורכו של יום העבודה שלכם.

להוסיף חגים ליומן

באותה תיבה ניתן להוסיף גם חגים יהודיים, מוסלמיים או נוצריים ללוח השנה שלכם, על ידי לחיצה על הכפתור הוספת חגים.

מקלדת

העדיפו את המקלדת על פני העכבר ותחסכו לעצמכם הרבה זמן. כאשר אתם מטיילים בלוח השנה שלכם, למשל, לחיצה על Alt-Home תעביר אתכם ליום ראשון, ולחיצה על Alt יחד עם מקש החץ (למעלה או למטה) תעביר אתכם שבוע קדימה או אחורה.

יצירת הודעות ב-Word

מי שאוהב את ההודעות שלו עשירות קצת יותר מבחינה ויזואלית, יכול לשלב את היכולות של Word ב-Outlook ולקבל שילוב מנצח. בחרו בכלים / אפשרויות / תבנית דואר וסמנו את האופציה השתמש ב-Word לעריכת הודעות דואר אלקטרוני. מעכשיו, חלון ההודעה שלכם יהיה מורכב מסרגלי הכלים של Word ויאפשר לכם שימוש בכל התכונות המתקדמות של עיבוד תמלילים בתוך הודעת הדואר. שימו לב רק שהשילוב הזה צורך יותר זיכרון, מאחר ש-Word יופעל עם פתיחת Outlook.

פתקים בכל מקום

מי שאוהב פתקים בכל מקום, יכול להציב אותם בכל תיקייה המכילה הודעות דואר ולא רק בתיקיית פתקים. בחרו, לדוגמא, את תיקיית תיבת דואר נכנס, היכנסו לתפריט קובץ / חדש / הצב בתיקייה זו ותוכלו לשמור פתק כך שיופיע בתוך התיקייה.

חיסכון במקום

קבצי הרשומות של Outlook נוטים להתנפח. הם גדלים כשמגיעות הודעות חדשות, ולא תמיד קטנים מעצמם כשהן נמחקות. לעיתים ניתן לפנות שטח דיסק רב ולהאיץ קצת את הביצועים, על ידי ארגון מחדש של תיקיות הדואר. לשם כך: בוחרים בקליק ימני את תיקיית Personal Folders, מקליקים על מאפיינים / מתקדם ועל Compact Now.

מעקב אחר שיחות

מעטים משתמשים בכלים שמציע Outlook למעקב אחרי פעילויות. לא נתעמק בהם כאן יתר על המידה, אבל יש אחד ששווה תשומת לב נוספת. אם אתם רוצים לעקוב אחרי שיחות טלפון שאתם מקיימים עם אנשי קשר מסוימים, התרגלו לפתוח מחלון איש הקשר את התפריט פעולות / ערך יומן חדש לאיש קשר. תוכלו לתעד שם את עיקרי השיחה, ואפילו למדוד את אורכה באמצעות שעון העצר. כדי להציג את רשימת השיחות לאיש קשר מסויים, נכנסים לחוצץ פעילויות בחלון שלו, ובוחרים הצג יומן.

ארגון הודעות

Outlook 2002 מספק כלי מיוחד מהתפריט כלים / ניקוי תיבת הדואר. הוא מאפשר לארגן את קבצי ההודעות באופן אוטומטי, להציג את כל ההודעות מעל לגודל מסויים או עד לתאריך מסויים, וכדומה. בדרך זו ניתן להיפטר בקלות מהודעות מיותרות שמעלות אבק בתיקיות הדואר.