שתף קטע נבחר

אופיס XP, טיפים נבחרים

החבילה של מיקרוסופט מפתיעה עם פתרונות חכמים, לעבודה עם מסמכים, טבלאות, דואר אלקטרוני ומצגות. הנה 12 טיפים



1. סימון לא רציף: לחיצה על קונטרול

בניגוד לגירסאות קודמות, בוורד החדש אפשר לסמן גם קטעים שלא מופיעים ברצף בתוך מסמך. לשם כך, סמנו אות, מלה, משפט או פיסקה בתוך מסמך. לאחר מכן, הקישו על CTRL ובחרו במלה, משפט או פיסקה נוספת. אחרי שוורד יסמן עבורכם את כל הקטעים הנבחרים, ניתן להחיל על כולם ביחד עיצוב חדש, או למחוק אותם.

2. תגיות חכמות: מתיישרים לפי הסביבה

כאשר מדביקים טקסט ממסמך אחד אל מסמך שני באופיס XP נוצרת לפעמים בעיה: הקטע המודבק זר לסביבתו החדשה - יש לו גופן אחר, גודל אחר, ולעתים הוא אפילו מודגש או צבעוני.
בדיוק בשביל זה נוצרה התגית חכמה, שמופיעה בקצה הקטע המודבק. קליק עליה בעכבר - ונפתח התפריט אפשרויות הדבקה. זה מציע למשתמש לשמור את העיצוב המקורי של הקטע המודבק, להתאים את עיצובו לעיצוב יתר המסמך (זה מה שרצינו), או לשמור את הטקסט כמו שהוא - מבלי לעצב אותו.
אגב, תגיות העיצוב החכמות מופיעות אוטומטית עם ביצוע כל פעולת הדבקה בכל תוכנות האופיס - ויישארו שם עד שתתחילו להקליד טקסט חדש במסמך.

3. חיפוש והחלפה: לא יגעת - ומצאת

אפשר להשתמש בתיבת הדו שיח "חיפוש והחלפה", כדי לחשב כמה פעמים השתמשתם בתו, אות או מלה מסוימת בתוך המסמכים שלכם. לשם כך, הקישו על CTRL+F להצגת התיבה.
כעת הקלידו את האות, המלה או המשפט המבוקש, ובחרו באפשרות "הבלט את כל הפריטים שנמצאו ב:". הקישו על ENTER או לחצו על "חפש הכל", וזהו: אופיס יודיע לכם כמה פעמים נמצא התו, האות או המשפט המבוקש בתוך המסמך, ואף יסמן את כל תוצאות החיפוש, כדי להקל עליכם לזהותם בתוך המסמך. גם כאן, בשלב זה אף ניתן למחוק את כל התווים שנמצאו או לשנות את עיצובם.

4. חלונית המשימות: עיצוב מהיר מאוד

במקום לנבור בתפריטים מסורבלים, אופיס XP מאפשרת לעצב מסמך במהירות, באמצעות חלונית המשימות.
כדי להציג את החלונית הזו ואת אפשרויות העיצוב, יש לבחור באפשרות חלונית המשימות בתוך התפריט תצוגה. חלונית המשימות תוצג כעת בצד שמאל של המסמך. יש להקליק על החץ המורה מטה בחלק העליון (מימין למסמך חדש) ולבחור באפשרות "סגנונות ועיצוב".
עכשיו תוכלו לבחור בתוך המסמך כל קטע שתרצו ולעצב אותו לפי רצונכם. למשל, רשימה ממוספרת: בחרו ב"כל הסגנונות" בחלק התחתון של החלונית, וב"רשימה ממוספרת". עכשיו תתווסף הספרה 1 לפני הקטע הנבחר. כעת ניתן לסמן פיסקה אחרת ולבחור באפשרות רשימה ממוספרת 2 עבורה. הסיפרה 2 תתווסף לפני הפיסקה הנבחרת וכו'.

5. תרגום: אנגלית על המקום

במסמכי אופיס XP אפשר לתרגם מלים בודדות מעברית לאנגלית ולהפך. מציבים את סמן העכבר על המלה שרוצים לתרגם ולוחצים על הכפתור הימני. ייפתח תפריט קיצור, שבו יש לבחור באפשרות "תרגם". עם הבחירה, תיפתח חלונית המשימות "תרגם", ובשדה התוצאות יוצג תרגום המלה.
את חלונית "תרגם" אפשר לפתוח גם באמצעות בחירה בתפריט כלים, ולאחר מכן בחירה באפשרות שפה ותרגום בתוך התפריט.

6. עבודת צוות: להראות לכל החבר'ה

סיימתם לערוך פרויקט או לכתוב מסמך? כעת תוכלו לשלוח אותו בדואר האלקטרוני לשותפים, כדי שיעירו את הערותיהם. המסמכים שיתקבלו מהם חזרה יאוחדו למסמך אחד, כאשר ההערות שהוסיפו ייצבעו בצבעים שונים. מחבר המסמך יוכל להחליט אלו הערות ותיקונים הוא מקבל ואלו הוא דוחה.
איך עושים את זה? לשם כך יש לבחור באפשרות "נמען דואר לסקירה" בתפריט "קובץ". המסמך יצורף להודעת דואר אלקטרוני, שניתן לשלוח בבת אחת לכל הנמענים. כאשר כל אחד מהם יחזיר את המסמך עם הערותיו, יציג אאוטלוק תיבה, שבה תישאלו אם ברצונכם להוסיף את ההערות למסמך ולמזג אותו עם המסמך המקורי - או להתעלם מהתיקונים.

7. שיתוף יומן: שנקבע לפעם אחרת?

אם קיבלתם באאוטלוק בקשה לפגישה, אך אינכם זמינים בתאריך המוצע - תוכלו להציע מועד חדש לפגישה, במקום רק לדחות את הבקשה. לשם כך, בחרו באפשרות "הצע מועד חדש" מעל חלון ההודעה, והציעו את המועד הרצוי לכם.
אבל זה לא הכל: באמצעות אאוטלוק XP תוכלו אפילו לשתף את היומן שלכם עם היומן של אנשים נוספים שעימם אתם נמצאים בקשר באמצעות האינטרנט. כך תוכלו לדעת בדיוק מה לוח הזמנים שלהם ומתי יש להם זמן להיפגש. אגב, לשם כך דורשת התוכנה, כמובן, אישור מוקדם מהמשתמשים האחרים.
יש להיכנס ל"תפריט כלים" באאוטלוק, לבחור ב"אפשרויות". בכרטיסיית "העדפות" בחרו בכפתור "אפשרויות לוח שנה", ולאחר מכן באפשרויות "מועדים פנויים/לא פנויים". כעת תוצג תיבת הדו שיח "אפשרויות פנוי/לא פנוי", שבה תוכלו לקבוע אלו חודשים מתוך היומן שלכם תרצו לחשוף לעיני המשתמשים האחרים - ולהגדיר באיזו תדירות יעודכן שרת האינטרנט בפגישות המפורטות ביומן שלכם.
אם אתם משתמשים בשרת משלכם, בחרו באפשרות "פרסם במיקום שלי" והזינו את כתובת השרת שלכם בשדה הריק. בשלב זה, ייתכן כי תתבקשו להתקין כמה רכיבים מאאוטלוק, ולכן הכינו את התקליטור של אופיס XP בהישג יד.
אם תרצו להשתמש בשרת החינם של מיקרוסופט, תוכלו לבחור באפשרות "פרסם וחפש באמצעות שירות מועדים פנויים/לא פנויים באינטרנט של MICROSOFT OFFICE". שימו לב: כדי להשתמש בשרת הזה עליכם להצטייד מראש בחשבון בשירות המנויים פספורט של מיקרוסופט.

8. תצוגה מקדימה: קובץ, היפתח!

בניגוד לגירסאות קודמות, אאוטלוק החדש מאפשר לפתוח קובץ המצורף בהודעת דואר אלקטרוני, היישר מחלונית התצוגה המקדימה - ומבלי לפתוח לשם כך את ההודעה.
סמנו את כותרת ההודעה בתיבת "הדואר הנכנס", ולאחר מכן הקליקו פעמיים על סמל הקובץ המצורף (בחלק הימני העליון של חלונית "תצוגה מקדימה"). בשלב זה תוצג תיבה, שבה תישאלו אם ברצונכם לפתוח את הקובץ או לשמור אותו לדיסק.
אגב, אאוטלוק מציעה גם פתרון מועיל לעצלנים. אפשר לקבל כתובת אינטרנט בשורת הנושא של הודעת דואר. התוכנה מזהה מיידית את הכתובת כקישור - והקלקה אחת עליו פותחת את העמוד הרלוונטי בחלון דפדפן.

9. ניקוי תיבת הדואר: זבל מי שמלכלך

חזרתם מחופשה ונחרדתם לגלות שאת תיבת הדואר האלקטרוני הנכנס מציפות מאות הודעות? בחרו באפשרות "ניקוי תיבת הדואר" בתפריט "כלים". בתוך תיבת הדו שיח שתיפתח, תוכלו לראות מה גודלה של כל תיקייה, באמצעות בחירה בכפתור "לחץ כאן". כמו כן, אפשר לחפש הודעות על פי תאריך או גודל, כדי למחוק אותן. כך, למשל, אם תרצו למצוא הודעות בנות יותר מ-90 יום, הקלידו 90 בשדה "חפש פריטים שגילם עולה על" - ולחצו על "חיפוש". מנוע החיפוש של אאוטלוק יאתר את כל ההודעות המתאימות ויציג אותן בחלון אחר. תוכלו לבחור את כל ההודעות שנמצאו על ידי הקשה על CTRL+A, או הקשה על CTRL וסימון הודעות בודדות באמצעות העכבר. הקישו על DELETE כדי למחוק את ההודעות.

10. עדכונים באקסל: דו"ח בשידור ישיר

אקסל מאפשרת לשלב בתוך הגיליון האלקטרוני מידע מתוך אתר אינטרנט, ובכך להפוך את המסמך למעודכן בשידור ישיר ממש. כך, למשל, כאשר יוצרים גיליון אלקטרוני על מצב חשבון הבנק, אפשר לגלוש לאתר Ynet, כדי לשלב במסמך טבלה של שערי מטבע יציגים.
איך זה עובד? בתפריט "נתונים באקסל" בחרו באפשרות "ייבוא נתונים חיצוניים". כאן בחרו בשאילתת אינטרנט חדשה, הקלידו את כתובת האינטרנט (במקרה שלנו, www.ynet.co.il) בתוך חלון הכתובת. עם הכניסה לאתר, הקליקו על הקטגוריה "כלכלה", ולאחר מכן על קטגוריית המשנה "בורסה".
שימו לב שכל שדה בתוך דף האינטרנט מסומן בחץ שחור בתוך מסגרת צהובה. יש להקליק על החץ השחור המופיע בחלק השמאלי העליון של הטבלה "שערי מט"ח יציגים". כעת הופך החץ השחור לסימן אישור ברקע ירוק. בשלב זה אפשר להמשיך ולבחור במידע נוסף, שמיועד לשילוב בתוך גליון האקסל.
כשסיימתם, בחרו בכפתור "ייבא". על המסך יופיע חלון ייבוא נתונים שבו תישאלו אם ברצונכם למקם את הנתונים בגיליון הנוכחי או בתוך גיליון חדש. כל שנותר הוא לבחור באפשרות הרצויה לכם.
לאחר יצירת השאילתה, אפשר להגדיר כל כמה זמן יעודכנו הנתונים מהאינטרנט (באמצעות בחירה באפשרות "מאפייני טווח נתונים" בסרגל הכלים "נתונים חיצוניים", שמופיע מעל הנתונים שיובאו). בתיבת הדו שיח שתוצג, יש לסמן את האפשרות "רענן כל" בתוך אזור "בקרת רענון". כך, למשל, אפשר להגדיר את הערך רענן כל 60, כדי לעדכן את המידע מדי שעה.

11. קישור בין מסמכים: כשאקסל פגש את וורד

עובדים עם אקסל בחלון אחד ועם "פאואר פוינט" במסך השני? רוצים ליצור קישור במסמך אחד לנתונים שבמסמך השני? אופיס XP הולכת לקראתכם.
סמנו את הנתונים שמיועדים לקישור (נניח, טווח של תאים באקסל), באמצעות הכפתור השמאלי בעכבר. לאחר מכן הניחו את סמן העכבר על שולי הקטע הנבחר והקליקו על הכפתור הימני. מבלי להרפות מהכפתור, גררו את המידע שנבחר למיקום המיועד לו בתוך המסמך השני.
בתפריט הקיצור שמופיע יש לבחור באפשרות "צור היפר קישור כאן". כעת יופיע סמל קישור במסמך היעד. הקלקה עליו תפתח את המסמך המקורי.

12. דחיסת מצגות: מותק, התמונות התכווצו

הכנתם מצגת "פאואר פוינט" וגיליתם שגודלה הוא 9 מ"ב? ב"פאואר פוינט XP" תוכלו לכווץ קבצי גרפיקה, והגודל הכללי של המצגת יקטן בהתאם.
בעת יצירת מצגת תוכלו לכווץ אחד או את כל קובצי ה-BITMAPS שהיא מכילה. בחרו באפשרות "סרגלי כלים" בתוך התפריט "תצוגה" ולאחר מכן בחרו באפשרות "תמונה". כעת יופיע על המסך סרגל הכלים תמונה.
הקליקו על הכפתור "דחיסת תמונות" בתוך סרגל הכלים, בחרו בכל התמונות במסמך או בתמונה נבחרת באזור "החל על", בתיבת הדו שיח דחיסת תמונות שתוצג כעת על המסך.
בחרו את הרזולוציה הרצויה לתמונות ובחרו באפשרות "דחוס תמונות" בחלק התחתון של תיבת הדו שיח. "פאואר פוינט" רק מסתיר את החלקים הלא הכרחיים לצפייה בעת הדחיסה, אך לא מוחק אותם לחלוטין. אם תרצו למחוק לחלוטין חלקים אלה, בחרו באפשרות "מחק אזורים שנחתכו מתמונות", בחלק התחתון של תיבת הדו שיח.

לפנייה לכתב/ת
 תגובה חדשה
הצג:
אזהרה:
פעולה זו תמחק את התגובה שהתחלת להקליד
מומלצים