ישיבות חברה: בזבוז זמן או מתכון להצלחה?

מי לא מכיר את המייל המבשר על ישיבה נוספת הקרבה ובאה, בעיקר בתקופה זו של סוף השנה, בה מנצלים המנהלים את ההזדמנות לבצע סיכומים רגע לפני סוף המרוץ השנתי.

• אושר: עמותות יוכלו לשלם לחברי ועד על ישיבות

ישיבות בארגונים, מכל הסוגים, הן כלי חשוב המשרת צרכים ענייניים ובין אישיים. בישיבות מעבירים מידע, מסנכרנים, עורכים חשיבה רחבה, מפתחים ערכים החשובים לארגון ואווירת צוות, מקבלים החלטות ומקדמים נושאים שעל סדר היום.

עם זאת, ישיבות בארגון מהוות פעמים רבות חלק מהפוליטיקה הארגונית וככאלו, הן מאבדות מיעדיהן ומושתתות על שימור סטאטוס החברים, פלטפורמה לעדכונים בלבד, או התנהלות במקום ניהול, מה ששואב זמן ארגוני יקר.

דרוש: ניהול מוקפד

משאב הזמן אף הופך יקר יותר כשמדובר בישיבות, בשל מכפלת מספר המשתתפים בפגישה. כך למשל, 5 דקות של עיכוב בפתיחת ישיבה בת 10 משתתפים, שוות ערך לכ-50 דקות, ו-2 דקות של שיחת טלפון המפריעה לרצף הישיבה, שוות ערך לכ-30 דקות מכיוון שלוקח דקה נוספת לחזור לנושא עצמו.

בנוסף לכך, גם אם הישיבה מתחילה בזמן וללא הפרעות אך מסתיימת ללא קבלת החלטות וניהול בקרתן, נוצר יותר נזק מתועלת מכיוון שמנהיגות מנהל הישיבה מתערערת, כאשר המשתתפים חשים שהישיבה הייתה לא אפקטיבית וכי זמנם בוטל לריק.

לפיכך, דרוש ניהול מוקפד, החל משלב תכנון הישיבה ועד לאחריה, כדי לוודא שהישיבות אכן תשגנה את מטרתן ולא תחשבנה לבזבוז זמן. להלן מספר טיפים שמאפשרים לבחון האם הישיבות במקום עבודתכם מתבצעות באופן יעיל ומשיגות את מטרתן:

לפני - תכנון הישיבה:

קבלת החלטה - ראשית יש להחליט האם יש צורך בישיבה. הדוגלים בתהליכים שיתופיים בישיבות יוצאים מנקודת הנחה כי השותפים לתכנון יהיו שותפים ומחויבים לביצוע, אולם לאור עלות הזמן היקרה של ישיבות, חשוב לדעת כי לא כל החלטה מצריכה שיתוף עובדים.

על המנהלים להחליט מתי לשתף את העובדים בהתאם ל-4 פרמטרים: איכות – עד כמה חשוב למנהל איזו החלטה תתקבל; מחויבות – עד כמה חשוב לו שההחלטה תהיה מקובלת על העובדים, זמן – האם יש זמן לשיתוף או שנדרשת תגובה מהירה; אמון – האם העובדים סומכים על המנהל שיקבל החלטה נכונה.

הבנייה מראש - על המנהל לקבוע מראש מטרות, נושאים, סדר יום והרכב משתתפים. יש לוודא כי המטרות מקדמות וברות השגה, לרכז נושאים רלוונטיים, להזמין משתתפים רלוונטיים בלבד ולקבוע מועד מתאים ומשך זמן ממוקד אך מספק, תוך הקצאת זמן מוגדר לכל נושא.

הכנה מראש של המציגים והמשתתפים - יש לוודא כי המציגים יכינו מראש את החומרים הרלוונטיים ויערכו להצגה ממוקדת שלהם. בנוסף, לשם היערכות מראש של כל המשתתפים רצוי להפיץ את החומרים לקריאה כך, שכל מי שצריך יוכל להגיע מוכן עם התייחסויות.

תוך כדי - במהלך הישיבה:

פתיחה בזמן והקפדה על לוחו זמנים - הדרך היחידה ליצור שגרת ישיבות שנפתחות בזמן, היא להקפיד לפתוח אותן בזמן. בהמשך יש להיצמד לנושאים ולזמנים המתוכננים, תוך שלוקחים בחבשון את הזמן הנדרש לבלת"מים. הדבר מהווה דוגמא אישית מיטבית לניהול ומכבד את זמן הנוכחים.

אוירה מכבדת ומניעת הפרעות - יצירת אוירה נינוחה, סדר ישיבה מתאים, הצגת המשתתפים, הכרת המוטיבציות האישיות ושמירה על תרבות דיון. כדי למנוע הפרעות, יש להקפיד להשאיר את סלולארי מחוץ לתחום ולבטל מדיניות של דלת פרוצה.

קבלת החלטות, תיעודן ובקרתן - סגירת כל נושא בהחלטה ברורה, אחראי לביצוע ולו"ז - המהווים את סיכום הפרוטוקול והבקרה לפגישה הבאה.

אחרי – מעקב ובקרת תוצרי הישיבה

בקרה על יישום ההחלטות - מעקב שוטף בהתאם ללו"ז שנקבע לביצוע. את הפגישה הבאה יש להתחיל בעדכון המעקב אחר הנושאים שבטיפול, כדי להראות לכולם התקדמות ואפקטיביות של הישיבה הקודמת.

הסקת מסקנות - יש להפיק לקחים לגבי אפקטיביות ויעילות הישיבה, וכיצד ניתן לשפר להמשך.

לסיכום, שינוי באופן ניהול הישיבות עשוי להתבטא בשינוי של התרבות הארגונית ולכן דורש התמדה ועקביות. על מנהלי הארגון להתחיל בעריכת מסמך המתעד את כל הישיבות הקבועות, לבחון את יעילותן, לצמצם את נושאים ולעדכן נהלים בנושא.

בנוסף חשוב לזכור, שכל חיסכון בזמן ישיבה, ולו של 5 דקות, מצטבר לזמן ארגוני יקר עבור לכל המשתתפים, ומשפיע על חוויית ניהול מקצועי וסמכותי.

כותבות המאמר הן איילת פדה גולדשטיין ותמר תאט עדרי, מפ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה, המלווה מנהלים וצוותים לשיפור ביצועים