אופיס XP - מבט שני

אופיס 11 כבר בדרך, אבל הישראלים תאבי השדרוגים עדיין לא גילו אפילו את יתרונות אופיס XP. אורי אדלמן תוהה מדוע, ומציג כמה מהחידושים בחבילה, שזכו אומנם לחשיפה צנועה בלבד, אבל הופכים את החיים לנוחים יותר

קשה לקבל על כך נתונים מדוייקים, אבל נראה שהחדירה של של אופיס XP לבתים בישראל היא איטית באופן יחסי. למרות שמדובר בתוכנות-דגל המייצגות כיוון אסטרטגי של מייקרוסופט, לא ניכרה התרגשות מיוחדת בקרב ציבור הלקוחות. מבחינות רבות, יש כאן החמצה. כמובן של מייקרוסופט, אבל גם של הלקוחות.

כי אופיס XP, על כל מרכיביה, היא חבילה טובה יותר מקודמותיה. מדוע, כמה ולמה - על כך בשורות הבאות. מייקרוסופט אינה רואה את וורד, אקסל, פאואר-פוינט ואאוטלוק כארבעה יישומים מבודדים, אלא כארבעה חברים במשפחה אחת. באופיס XP שודרג כל יישום באופן פרטני, ובנוסף זכו כל היישומים למספר עזרים משותפים.

 

חבילה מושבחת

 

החידושים המשמעותיים באופיס XP אינם מתבטאים רק בהוספה של תכונות חדשות, אלא גם בנגישות קלה יותר לתכונות הקיימות. תגיות חכמות - אך לא שימושיות: דווקא התגיות החכמות (Smart Tags), שכיכבו בכל המצגות של אופיס XP, מתגלות, נכון להיום, ככלי שאינו שימושי במיוחד. התגית החכמה הנפוצה ביותר, זו המופיעה בוורד לאחר פעולת הדבקה היא חביבה אבל לא נראה שהיא חסרה למישהו.

במצב הנוכחי, התגיות אינן נותנות סיוע ממשי ואפשר להבין את המשתמשים שבוחרים להעלים אותן לחלוטין. אבל צריך לזכור שמנגנון התגיות החכמות הוא מנגנון תשתית, שפתוח לפיתוחים של יצרני תוכנה אחרים. מייקרוסופט מעודדת מפתחי תוכנה ליצור תגיות חדשות לסוגי מידע חדשים. יש סיכוי שהנושא יתפוס תאוצה.

חלונית המשימות - פשוט ויעיל: כלי חדש אחר, יומרני פחות אך אפקטיבי יותר, הוא חלונית המשימות. כל יישום באופיס (למעט אאוטלוק) מציע מספר חלוניות כאלה, כשכל אחת מוקדשת לסוג אחר של משימה. חלונית המשימה מסמך חדש, לדוגמה, מהווה תחליף נוח וזמין יותר לתפריט קובץ. חלונית משימה אחרת הופכת הוספת תמונה או קול לתהליך קל ופשוט. גם בפאואר-פוינט ובאקסל מוצעות חלוניות אפקטיביות, שחוסכות זמן רב למשתמש.

עזרה - ומהר: חידוש נוסף וחשוב הוא קיצור משמעותי בתהליך קבלת העזרה. תיבת טקסט פשוטה המופיעה בשורת התפריט מאפשרת למשתמש להקליד את נושא העזרה, ולקבל תשובות מיידיות. שימוש בתיבה זו חוסך ניווט, שעלול להיות מייגע בתוך תפריטי העזרה של היישומים.

 

וורד

 

אין קפיצת מדרגה (כדי להיות הוגנים, קשה לצפות לקפיצת מדרגה בתוכנה שמכילה כבר היום הרבה מעבר למה שמרבית המשתמשים מכירים וצריכים), אבל יש בו שורת חידושים חיובים. סגנונות עבריים: שמות סגנונות העיצוב מופיעים עכשיו בעברית. חידוש זה מקרב את המשתמש למנגנון סגנונות העיצוב, שהוא אחד המפתחות החשובים לעבודה אפקטיבית יותר עם וורד.

היכרות עם סגנונות העיצוב מאפשרת למשתמש, בין השאר, להפיק תוכן עניינים אוטומטי. בחירה לא רציפה: אפשרלבצע בחירה של מילים או של אזורים לא רציפים במסמך. יש לחידוש הזה משמעות עמוקה יותר ממה שנראה במבט ראשון. מכיון שגם מנגנון החיפוש של וורד התאים את עצמו למצב, והוא מאפשר עכשיו לבחור בבת-אחת בכל הפריטים שנמצאו. וכך אפשר, בקלות, לספור כמה פעמים מופיעה מילה מסויימת במסמך, וגם לשנות את העיצוב שלה באמצעות כלי העיצוב הקיימים.

 

אקסל

 

מקסימום, מינימום ועוד: שיפור נחמד שישמח את המשתמש הלא מקצועי, הוא בכפתור הנפוץ סיכום. עד עתה הוא ידע רק לסכם. היום הוא מציע רשימה של פונקציות שכיחות אחרות: ממוצע, מינימום, מקסימום, ספירה. שיפור אחר, שנועד למשתמש המקצועי מאוד: הקישוריות בין טבלאות אקסל לנתונים ברשת (מקומית או אינטרנט) היא קלה ואוטומטית יותר.

חיפוש מעוצב: שיפור אדיר חל במנגנון החיפוש. קודם כל, אפשר לחפש לפי עיצוב. ניתן להגדיר את מאפייני העיצוב, או להצביע על תא אשר ישמש כדוגמא (מדוע לא חשבו על כך בוורד?!). הלאה: אקסל לא רק מקפיץ אותנו לתא הבא העונה על ההגדרה. הוא גם מציג לנו, בחלון החיפוש, את רשימת התאים שנמצאו. חשוב! תמונות בכותרת: לגבי הדפסה, ניתן עכשיו לכלול תמונות כחלק מהכותרת העליונה ו/או התחתונה.

 

פאואר-פוינט

 

פאואר- פוינט XP, כך נראה, עבר את מקצה השיפורים המשמעותי ביותר. העבודה אתו נוחה בהרבה, ואפשרויות הנפשה חדשות מאפשרות להפיק מצגות רעננות ודינאמיות יותר. כיום, גם בתצוגה רגילה, אפשר לראות בצד המסך פריסה של שקופיות ממוזערות - מעין שילוב של תצוגה רגילה ותצוגת סדרן.

החידוש הזה מקל מאוד על הניווט במצגת, ומאפשר גם לבצע פעולות של העברה, העתקה וביטול שקופיות. חיסכון ניכר בזמן מושג על-ידי האפשרות לבחור אובייקט מתוך קבוצה, בלי צורך בפירוק שלה קודם לכן. מיגבלה ישנה ומרגיזה - חוסר האפשרות לסובב תמונת מפת סיביות - הוסרה. הכול מסתובב (ובקלות, בלי צורך בכפתור מיוחד בסרגל הכלים).

עד כאן לגבי נוחיות. מה לגבי יכולות תצוגה? להלן שני החידושים המובילים: ראשית, המיגבלה המוכרת והכואבת של תבנית עיצוב אחת לכל השקופיות במצגת הוסרה! עכשיו אפשר להשתמש בכמה תבניות במצגת. התוצאה: מצגת מגוונת יותר.

ואם מדברים על גיוון, חייבים להזכיר את הכוכב האמיתי בחידושים של פאואר-פוינט: נתיבי תנועה חופשיים לכל אובייקט. כלומר, אנחנו יכולים לצייר את נתיב התנועה שעליו ינוע האובייקט.

 

אאוטלוק

 

שמות מושלמים: סוף-סוף יש השלמה אוטומטית של שמות נמענים (שירות שהאח הצעיר, אאוטלוק אקספרס, מספק כבר מזמן). פגישות צבעוניות: משהו פחות מובן מאליו - עכשיו אפשר להעניק לכל פגישה בלוח השנה צבע. את הצבע אפשר לקבוע באופן שרירותי, אבל אפשר גם להגדיר חוקים אשר יצבעו את הפגישה באופן אוטומטי, בהתאם לכללים מסויימים. משתמשים עם לוח פגישות עמוס במיוחד יעריכו את התכונה הזאת, המאפשרת להם להבדיל במבט מהיר אחד בין פגישות חשובות לבין סתם בזבוזי זמן.

מתי שמתאים לכם: תכונה נוספת, החשובה למשתמשים באירגון - קיבלנו הזמנה לפגישה אך המועד אינו נוח לנו. עתה אנו יכולים להציע מועד חלופי. לא רוצים לזכור: אנחנו חוזרים למשרד אחרי היעדרות ארוכה, מפעילים את אאוטלוק, ומיד קופצות לנו תשע תזכורות לפגישות שכבר התקיימו. כבר לא. אאוטלוק XP מאגד את כל התזכורות בחלון אחד, ומאפשר לנו להיפטר מהן בלחיצה אחת.

 

ובשורה התחתונה?

 

אופיס XP משופרת בצורה ניכרת לעומת הגירסאות הקודמות, והשיפורים באים לידי ביטוי בכמה מישורים חשובים: פונקציונליות, בטיחות, ידידותיות ויציבות. לא כל שיפור מהווה קפיצת מדרגה דרמטית אבל בסך הכול, אם נשווה זאת למכוניות, חוויית הנהיגה נעימה יותר, המכונית יציבה יותר על הכביש, זוללת פחות דלק, מהירה יותר, בטוחה יותר והיא תבלה פחות זמן במוסך.

האם זה מחייב אותנו להתקין חלונות ואופיס XP כבר מחר? זו כבר החלטה אישית. אם מדובר בשידרוג של מחשב קיים, ההחלטה קשה הרבה יותר. ככלל, המשתמש הביתי חייב להיות זהיר ולא לבצע שדרוגים פזיזים. יש שאלות שדורשות תשובה עוד קודם: האם המעבד שלו חזק מספיק? האם יש לו מספיק זיכרון? מספיק שטח דיסק? האם המחשב שלו מחובר להתקנים ישנים, ואז הוא עלול להיתקע בלי דרייברים?לעומת זאת, במקרים בהם מדובר ברכישה של מחשב חדש, חלונות XP ואופיס XP נראות כבחירה הטבעית. הן פשוט טובות יותר מקודמותיהן.