אופיס 2003, מבט ראשון

הגירסה החדשה של חבילת התוכנות הפופולרית בעולם הולכת ומושלמת במעבדות מיקרוסופט, ותופיע בעברית במקביל להופעתה בעולם. גירסת הניסוי שבדקנו מבטיחה חידושים נאים בעיקר לטובת העבודה באירגון ובהתאמה טובה יותר לעולם המרושת. המשתמש הביתי ייהנה מנוחות שימוש משופרת. את מתיחת פנים המשמעותית ביותר עברה תוכנת אאוטלוק. לשיפוטכם

קצת יותר משנתיים אחרי הופעת אופיס XP וכארבע שנים לאחר אופיס 2000, תגיע אלינו בחודש אוקטובר חבילת היישומים המשרדיים אופיס 2003 של מיקרוסופט. האם מביאה איתה חבילת התוכנות הפופולרית בעולם בשורה חדשה ומרעישה? תלוי למי. בכל הקשור למשתמש הביתי יש אומנם חידושים, אך לא מרעישים. אבל בכל הנוגע לסידור המידע באירגון והגישה אליו - אופיס 2003 באמת מבשרת על תחילתו של שינוי אמיתי.

על-פי הערכת מיקרוסופט ישראל, 40% ממשתמשי האופיס בישראל מפעילים אופיס XP, בעוד ש-30% משתמשים באופיס 2000 ו-30% באופיס 97 או בגירסאות קודמות. מדיניות השידרוגים המוגזמת של מיקרוסופט מילכדה את ענקית התוכנה בעמדה שמקשה עליה לשכנע כי הגירסאות החדשות שהיא מנפיקה אחת לשנתיים אכן נחוצות לצרכן.

מניסיון העבר מתברר, כי ברוב השדרוגים אין בשורה מהפכנית, שמשנה את חוויית השימוש מהקצה אל הקצה. אופיס XP הציעה שינויים מינוריים בלבד ביחס לאופיס 2000, כפי שחלונות ME היתה מדרגה לא משמעותית בדרך לחלונות XP. אין לזלזל בשיפורים הקטנים ובתכונות החדשות, אך כאשר מדובר במוצרים שמחירם מגיע למאות עד אלפי שקלים, משתמשים רבים מעדיפים להקדיש מחשבה נוספת לכדאיות של כל העניין.

ההערכה היא, שהמצב הכלכלי הירוד יקשה על מיקרוסופט לשכנע בתי-עסק ברחבי העולם, כי הוצאה נוספת על שידרוג תשתלם להם בטווח הארוך, אף שאופיס 2003 יכולה לתרום להם רבות. לגבי המשתמשים הביתיים, רובם מסתפקים היום בתכונות הבסיסיות ביותר של החבילה - עיבוד תמלילים, משלוח דואר אלקטרוני ולעיתים נדירות גם הפקת מצגות - וככל הנראה ימשיכו להסתפק בזה.

 

מה בחבילה

 

אופיס 2003 היא חלק מחבילת יישומים מקיפה יותר, בעלת השם הבלתי-ידידותי אופיס סיסטם (Office System). החבילה המורחבת כוללת, בנוסף למעבד התמלילים וורד, תוכנת ניהול המידע אאוטלוק, תוכנת המצגות Powerpoint ותוכנת מסדי הנתונים אקסס, גם את INFOPATH, יישום חדש המאפשר למשתמשים ליצור טפסים מבוססי הפורמט XML ולהפיץ אותם ברשת, את תוכנת ההוצאה לאור Publisher, תוכנת הפתקים ONENOTE ועוד.

המהדורה הבסיסית תכלול רק את וורד, אקסל, פאוארפוינט ואאוטלוק, בעוד שהמהדורה למקצוענים ולעסקים קטנים מציעה גם את אקסס, Publisher ושרת Sharepoint portal server. האחרון מחבר בין אנשים, צוותים ומידע ממערכות מיחשוב שונות בפורטל אירגוני אחד, על-מנת לשפר את היעילות בעבודה.

 

ממשיכים את המסורת

 

משתמשי חלונות 98 ,95 ו-ME יתאכזבו לגלות, כי מיקרוסופט ממשיכה באופיס 2003 את מסורת אי-התמיכה במערכות הפעלה קודמות. על פי דרישות המינימום, רק משתמשי גירסת העידכון השלישית לחלונות 2000 ובעלי חלונות XP יוכלו להשתמש בחבילה החדשה, על מחשב עם מעבד במהירות 133 מגה-הרץ ומעלה.

טכנולוגיית אישור הפעלת המוצר (Product activation code), שמטרתה לצמצם את ההפצה הפיראטית של תוכנות, משולבת גם באופיס 2003. עם התקנת החבילה על המשתמש לבצע הליך הפעלה, שקושר בין אופיס לבין המחשב הספציפי שעליו הוא עובד, ומונע העתקה בלתי-מוגבלת. אם לא תבצעו את ההליך תוך חודש מיום ההתקנה הראשונית, מערכת ההפעלה תינעל ולא תפעל שוב עד שתתקשרו למיקרוסופט ותבצעו את ההליך.

נקודה חיובית אחת: מיקרוסופט הקלה בהסכם הרישוי הנוקשה שלה, וכעת היא מאפשרת למשתמשים להתקין את התוכנה בשלושה מחשבים שברשותם. זאת, לאחר שבדקה והגיעה למסקנה, ש-63% מהמשתמשים הביתיים עובדים עם יותר ממחשב אחד. הללויה.

 

אאוטלוק 2003: עיצוב מחדש

 

אם יש סיבה טובה אחת לעבור לאופיס 2003 הרי זו אאוטלוק 2003, תוכנה לניהול מידע אישי, הכוללת הודעות דואר אלקטרוני, יומן, ורשימת אנשי קשר. אאוטלוק עברה עיצוב מחדש בגירסה החדשה, שכולל חלונית תצוגה מקדימה, המאפשרת לעיין בכל הודעה מבלי לפתוח אותה. החלונית, הקרויה חלונית קריאה, מאפשרת לצפות בשטח גדול יותר מהודעת הדואר לעומת הגירסאות הקודמות.

למעשה, המסך הראשי של אאוטלוק 2003 מתחלק לשלושה: חלונית הקריאה, רשימת הודעות הדואר במרכז וחלונית המשימות, שבאמצעותה ניתן לנווט בין תיקיות הדואר ולעבור לתכונות נוספות כמו יומן ופתקים. חלון תיבת הדואר הנכנס מציע תצוגות חדשות לסידור ההודעות - תצוגה על-פי הודעות חדשות מהיום, מהשבוע שעבר, מהחודש שעבר וכו', על-פי שם שולח, גודל ההודעה, חשיבותה ועוד.

היומן של אאוטלוק 2003 מאפשר לעובד אירגון לצפות בתצוגה המאחדת בין היומן שלו ליומנים של משתמשים אחרים (בתנאי, כמובן, שלכולם הרשאה לעשות זאת ושהם מחוברים לאותה רשת), וביכולתו לגרור פגישות מיומנים אחרים אל היומן שלו. חבל רק שמיקרוסופט לא הכירה בחשיבות של שיתוף היומנים עבור המשתמשים הביתיים, ועדיין אינה מאפשרת להם לגשת ליומן האישי שלהם באמצעות האינטרנט.

 

מטפלים בזבל

 

אאוטלוק 2003 כולל אמצעים משופרים לטיפול בדואר זבל. בעוד שהגירסאות הקודמות כפו על המשתמשים להגדיר כללים מסורבלים לצורך איתור דואר זבל על-פי מילות מפתח או שם השולח, הגירסה החדשה מנסה לזהות אוטומטית את ההודעות הלא-רצויות ולהעבירן לתיקיית דואר זבל.

אפשר לבחור בין שלוש רמות של טיפול בדואר זבל: רמה נמוכה - יישלחו לזבל רק ההודעות שברור לחלוטין כי הן דואר זבל; רמה גבוהה - רוב הודעות הזבל אך גם הודעות לגיטימיות שאאוטלוק נכשל בזיהויין ייזרקו לתיקייה; ושולחים מהימנים בלבד - חסימת קבלת דואר מכל מי שלא הוגדר מראש.

תכונת דואר הזבל מסננת גם הודעות זבל בעברית, אך אינה פועלת עם חשבון הוטמייל שניתן להגדרה באאוטלוק - מינוס גדול כאשר מדובר בשירות רווי בזבל.

 

מה חדש בוורד?

 

מעבד התמלילים וורד 2003 נראה נוצץ וצבעוני יותר מגירסאותיו הקודמות, אך משתמשים ביתיים יתקשו למצוא בו חידושים מהותיים. מה שכן, הגירסה החדשה מאפשרת ליצור מסמכים מורכבים ולשמור אותם בפורמט XML (סטנדרט להגדרת מידע באינטרנט ולקריאתו על ידי תוכנות שונות), תוך שמירה על כל מאפייני העיצוב שלהם.

במיקרוסופט טוענים, כי שיפרו ללא היכר גם את המוניטין הגרוע שלהם בתחום התמיכה בתאימות לאחור: מדובר באפשרות לפתוח מסמכים מגירסאות קודמות של אופיס מבלי שהיישום יקרוס או יציג טקסט משובש. ואומנם, בבדיקה ראשונית שלנו, מסמכים שנשמרו בגירסאות קודמות, כמו וורד 95, אמנם פעלו היטב באופיס 2003.

הודות למצב קריאה חדש הופכת חוויית הקריאה בוורד לנוחה יותר. כדי לעבור אליו ניתן ללחוץ על כפתור הקריאה בסרגל הכלים וליהנות ממראה נקי יותר של המסמך. הטקסט נראה ברור וחד ומאפשר לקרוא מסמכים ארוכים ביתר קלות.

 

מרחיב תמיכה בתגיות חכמות

 

וורד 2003 גם מרחיב את התמיכה בתוכנת התגיות החכמות, המאפשרות לפתוח תפריט לצד ביטוי או מילה במסמך ולצפות במידע נוסף אודותיהם (למשל: ערך אנציקלופדי). הגירסה החדשה תומכת גם בתגים בפורמט XML, כך שאפשר להגדיר סוגים שונים של מידע מבוסס XML, ולא רק מילה כזו או אחרת.

חידוש נוסף הוא החלונית "מחקר" (Research), שכוללת גישה ישירה למאגרי מידע מקוונים, בהם מילון ENCARTA, מנועי חיפוש, חדשות, פרופילים של חברות ומידע על מניות.

אירגונים יכולים להוסיף לוורד 2003 מקורות מידע נוספים, הנגישים לעובדיהם בלבד, בזכות התמיכה של אופיס 2003 בשירותי רשת. משתמשים דוברי עברית, אגב, יוכלו להוריד מהרשת שירותים כגון עיון בפרטים של בית עסק באמצעות דפי זהב ומשלוח פקס והודעות SMS היישר מחלון הוורד, חלקם בתשלום כמובן.

 

המסמך נחסם להדפסה

 

תכונת ההרשאות החדשה המשולבת באופיס 2003 מאפשרת למחברי מסמכים להגביל את השימוש בהם. ניתן לקבוע, כי משתמשים אחרים לא יוכלו להעביר הלאה את המסמך, להדפיס אותו, לערוך בו שינויים או להעתיקו ללא הרשאה מפורשת של המחבר. אגב, כדי להשתמש בתכונה החדשה יש להתקין את טכנולוגיית ניהול זכויות היוצרים (

Windows Managment Rights) של מיקרוסופט - פעולה שחלק מהמשתמשים ודאי יירתעו ממנה.

האפשרות להגביל את השימוש במידע השמור במסמכים עשויה להיות מפתה ביותר עבור חברות וגופים המעוניינים לשלוט במידע שהם מפיצים, אם כי גם במיקרוסופט מודים שההגבלות האלה ניתנות לפיצוח עבור מי שמעוניין בכך מאוד.

 

תמיכה ב-XML

 

התמיכה בשפת XML היא שיפור חשוב באופיס 2003. כל היישומים הבסיסיים - וורד, אקסס ואקסל - תומכים בשילוב רכיבי XML מיישומים אחרים. כך למשל, אפשר להוסיף לטבלה בוורד מספרים ממסמך באקסל ונשמר בפורמט XML. לא משנה באיזה יישום השתמשתם כדי ליצור מסמך - תוכלו לפתוח אותו ולערוך אותו.

באמצעות תוכנת INFOPATH יוכלו משתמשים אירגוניים ליצור טפסים בפורמט XML לצורך איסוף מידע. לדוגמה, מנהל כוח-אדם יוכל להשתמש בתוכנה הידידותית הזו כדי ליצור טופס עבור מועמדים לעבודה למילוי במחשב.

אופיס 2003 מחוברת לרשת יותר מקודמותיה. רכיב SHAREPOINT TEAM SERVICES 2.0 הכלול בה מאפשר לעובדים באירגון לשתף ביניהם מסמכים בחלל עבודה משותף. העובד יכול לשלוח מסמך לעמיתיו ולהגדיר כי הוא יישמר ברשת. עם כל שינוי שיבצע אחד החברים במסמך הוא יישאל אם ברצונו לעדכן את השינוי גם ברשת.

זאת, במטרה לייעל את העבודה ולחסוך לעובדים זמן יקר של קריאת גירסאות שונות של מסמכים. למרבה הצער, גם תוכנה זו אינה נגישה למשתמשים ביתיים, שעשויים דווקא למצוא בה עניין.

 

שירבוט פתקים במחשב

 

ONENOTE היא חלק מאופיס סיסטם, אבל תימכר בנפרד. מדובר בתוכנה חביבה במיוחד, שמאפשרת ליצור פתקים דיגיטליים המקבילים לפתקי הנייר. היישום מסייע למשתמש לתעד מחשבות והערות, לארגן אותן ולבצע בהן חיפוש. הוא יכול לשרבט הערה, לצייר תרשים, להעתיק מידע מאתרי אינטרנט ואפילו להקליט הודעה קולית. עם סגירת הפתק המידע יישמר אוטומטית.

גם פאוארפוינט 2003, תוכנת המצגות, מאפשרת מעתה לכמה עובדים ליצור מצגת במשותף באמצעות הרשת, והיא כוללת תמיכה משופרת במולטימדיה, כמו גם תמיכה בתגיות חכמות. השילוב של התוכנה עם נגן המדיה של מיקרוסופט מאפשר להוסיף אודיו ווידיאו בטכנולוגיית המדיה הזורמת (Streaming media) למצגות.