סקירה: מדפסות לייזר משרדיות

מהו התחשיב הנכון בעת בחירת מדפסת לייזר ארגונית? האם מחיר המדפסת קובע או מחיר העמוד? האם לאיכות הפלט יש חשיבות ומה עם מוניטין היצרן? הנה הנוסחה למציאת תשובות

מדפסות לייזר הן סוסות העבודה הארגוניות. גם אחרי שמדפסות לייזר צבע נכנסו למיינסטרים, הן עדיין היוצא מהכלל. במקומות רבים מעמיסים על המדפסת המונוכרומטית עשרות אלפי עמודים בחודש - בזמן שהצבעונית מפיקה רק מאות או אלפים.

 

היא שומרת על מקומה במערך ההדפסה הארגוני הודות ל"עלויות בעלות כוללות" (TCO) ללא תחרות. במבט ראשון זה מפתיע. איך מדפסת יקרה מציעה עלות בעלות כוללת נמוכות?

 

הרי לא מדובר במנוע מהיר פי 10 או פי 20, ומחיר הנייר זהה והטונר אותו טונר. אלא שחישוב העלות האמיתית היא חלק מסוד שמור, שעיקרו כי מחיר שעות העבודה המבוזבזות הוא הדומיננטי ולא מחיר הרכישה.

 

המשוואה

 

כשמחלקים את עלויות התחזוקה השוטפת במספר העמודים המופקים בפרק זמן נתון, מתברר שה"דלתא", כלומר כמה עולה עמוד ממדפסת אישית ביחס לעמוד שהודפס במדפסת קבוצתית, הוא כחצי סנט.

 

אם מכפילים חצי סנט במספר העמודים שמדפסת קבוצתית מפיקה בחודש, נניח 20,000, מתקבל החזר חודשי של 100 דולר. עכשיו כבר רואים ש-TCO אינו כה טיפשי. במיוחד כשמדובר בעומס הדפסה גדול יותר.

 

המדפסות בסקירה מוגדרות כעמידות בעומסים חודשיים שבין 150,000 ל-300,000 עמודים. ניתן לראות כיצד מדפסת שעולה 3,000-2,000 דולר מחליפה 5-10 מדפסות אישיות שעולות 200 דולר כל אחת וחוסכת לארגון כמה מאות דולרים כל חודש.

 

עומס ריאלי

 

דיון זה מעלה את השאלה, כיצד מגדירים עומס חודשי מקסימלי (Duty Cycle) ריאלי. אי אפשר לאמת את המספרים שמציגים היצרנים ולכן פיתחנו קריטריון המבוסס על ארגון יעיל שמבצע את כל עבודות התחזוקה מחוץ לשעות העבודה, והמדפסות עומדות לשירות המשתמשים 200 שעות בחודש.

 

במבחני המעבדה הרצנו תמהיל עבודות אופייני לסביבה המשרדית, שבנוי משלושה קבצי אקרובט הכוללים 10 עמודים, ארבעה קבצי וורד הכוללים 19 עמודים ומורכבים מטקסט וגרפיקה, שלושה קבצי אקסל הכוללים 10 עמודים וגרפים, ומצגת PowerPoint בת ארבעה עמודים.

 

הזמן הנמדד כלל את זמן העיבוד, כשבכל המדפסות הקבוצתיות חלק מזמן העיבוד חופף לזמן ההדפסה. כדי שהמדפסת תוכל לנצל את הזמן, יש צורך בזיכרון מורחב. חלוקת מספר העמודים הכולל (43) במשך הזמן הכולל נותנת את קצב ההדפסה האפקטיבי.

 

מהירות ההדפסה האפקטיבית נעה בין 13 ל-8.3 עמודים לדקה בלבד, כלומר 500 עד 780 עמודים לשעה, או 100,000 עד 156,000 עמודים בחודש (200 שעות). המספרים שנוקבים היצרנים גבוהים ב-75 עד 150 אחוז מהמספרים שהפיקה הנוסחה - למעט במקרה של זירוקס.

 

אין מקום לאופטימיות מופרזת

 

אך הנוסחה אופטימית מדי. היא מניחה שתחזוקה מונעת תאפשר למדפסת לעבוד ברציפות תשע שעות ביום, יום אחר יום. תקלות בלתי צפויות קורות, במיוחד כשלא מתכוננים. ויש ימים שהנהלת החשבונות "משתלטת" על המדפסת וימים אחרים בהם השיווק צריך אותה. 

 

בכל המדפסות קצב העבודה יורד דרמטית אם מנסים לחסוך נייר על ידי הדפסה דו צדדית (Duplex), בהדפסת A3, או כשנדרש איסוף וחיבור עמודים. יש גם צורות שימוש מיוחדות שמפסיקות את ההדפסה לפרקי זמן ממושכים, כמו "הדפסה סודית" שמחייבת הקלדת קוד סודי כדי להדפיס, או "הדפסת טפסים" בה המסמך שמור וצריך להדפיסו בתוכנה. בלתי אפשרי לשקלל זאת במדויק.

 

"כלל אצבע" שימושי הוא להכפיל את תוצאות חישוב העומס האפקטיבי ב-0.7 כדי לקזז גורמים אלה.

 

בכל המדפסות בסקירה אפשר לטעון כ-1,000 דפים למחסנית, כלומר 2-3 הטענות נייר ביום ממוצע. נסבל, אבל לא מושלם. רצוי להתקין במדפסת שעובדת כל כך קשה מתקן הזנה רציפה, שמחזיק לפחות 2,000 דפים ומאפשר להוסיף עמודים ללא שליפת המחסנית.

 

לא לשים את כל הביצים במדפסת אחת

 

שיקול נוסף הוא הצורך בזמינות ושירות ללא הפסקה. נכון שמדפסות לייזר הן המכונות המשרדיות האמינות ביותר, אבל הן לא מושלמות. ניירות נתקעים ב-Duplexer, מעטפות בחריץ ההזנה הידנית ושקפים במסלול הישיר.

 

מקדם הזמינות מוטמע בנוסחה שהביאה אותנו להחליט כי לא יותר משני משתמשים מיוצגים על ידי עומס של אלף עמודים בחודש. "כלל אצבע" שקל לזכור הוא, כי אפשר להעמיס על מדפסת אחת עד 100 עובדים. מעל 100 כדאי להוסיף מדפסת שניה, ומעל 300 יש מקום לשלוש מדפסות.

 

מספר נוסף לבדיקה הוא המחיר לעמוד, פרמטר שכל החברות נוקבות בו אבל אינן מקבלות סמכות מגוף בלתי תלוי שיקבע קריטריונים אחידים לחישוב. עם זאת, יש הסכמה על כך שהמחיר לא כולל את עלויות הנייר ואת הפחת.

 

ברור שהמחיר כולל את עלות הטונר, המפתח והתוף וברור שמדובר במחירים של היצרן המקורי. לא ברורה ההתייחסות של חברות שונות לנושא התחזוקה השוטפת (צוות התחזוקה הפנים ארגוני שמבזבז זמן על פעילות רגילה) ושירות התחזוקה החיצוני (טכנאי שירות שבאים לתקן ולהחליף חלקים כתחזוקה מונעת).

 

אחרי כל ההסתייגויות האלה ברור מדוע אנו חשדניים. אנו מוכנים להאמין שלא משקרים אותנו - אבל לא ברור איך המספרים מוצאים את ביטויים ב-TCO האמיתי.

 

המחיר האמיתי של עמוד מודפס

 

למעט שני יצרנים (זירוקס וקיוסרה), כולם נוקבים במחיר לעמוד שנע בין 0.8 ל-1.1 סנט. שתי החריגות תופסות מקום משני צידי ה-Mainstream, קיוסרה טוענת לעלות עמוד של 0.32 סנט בלבד - 70 אחוז מתחת לממוצע - וזירוקס לא מפחדת לנקוב במספר 1.25 סנט לעמוד.

 

כפי שראינו בחישוב העומס החודשי, זירוקס הרבה יותר ריאלית מהאחרים והמספר שהיא נוקבת בו אמיתי יותר משום שהוא כולל את מרכיב התחזוקה השוטפת. לפי החישוב שלה, תחת עומס מירבי, המדפסת דורשת 10 שעות תחזוקה חודשיות והדבר מתבטא בתוספת של רבע סנט למחיר העמוד.

 

לעומת זאת, התחשיב של קיוסרה מתייחס לכך שבמדפסת שלה מותקן תוף מאריך חיים (חצי מיליון עמודים בין החלפות) ואבקת הטונר המיוחדת שלה, שלא נזקקת למפתח (Developer), מגיעה במיכל ולא במחסניות חד פעמיות. לדבריה, גורמים אלה מורידים את עלויות החומרים המתכלים והתחזוקה.

 

אם המחיר לעמוד משמעותי, נסו לקבל מחיר לחוזה שירות תחזוקה הכולל אספקת כל החומרים המתכלים - ומבוסס על מספר העמודים המודפסים בלבד. ללא מרכיב תקופתי, או ביקורי טכנאי. אם יצרן מתחייב למחיר X, שיעמוד מאחורי הצהרתו עם חוזה שירות שמבטיח תשלום X לכל עמוד מודפס.

 

מחיר הרכישה פחות חשוב בתחשיב ה-TCO. הערכה זהירה אומרת, שמדפסת אמורה להדפיס במהלך חייה בין רבע לחצי מיליון עמודים, אולי יותר. במהלך חייה, היא תעלה בין 6,000 ל-14,000 דולר, כך שבאמת כדאי לראות את התמונה הכוללת ולא להתמקד במחיר הרכישה.

 

השיקולים שקובעים את הבחירה

 

מוניטין, פריסת מערך השירות, יחסים עם הספק, שמירה על סטנדרטיזציה ושיקולים דומים יקבעו בדרך כלל את הבחירה הסופית. המציאות מוכיחה כי מי שנהנית מגישה זו יותר מכל היא היצרנית המובילה בתחום, HP.

 

השיקול השני בסינון הוא המחיר, אבל תחרות המחירים נרגעה לאחרונה, אחרי שכמה מתחרות יצאו מהזירה ומי שנשאר כבר הגיע קרוב לרצפת המחירים האפשריים.

 

מאפיין חשוב למשתמשים רבים הוא הדפסת A3. יכולת שתוסיף 30% למחיר. הדפסת עמוד רחב דורשת בין 40 ל-100 אחוז יותר זמן. לכן כדאי לפצל את המשימות בין שתי מדפסות: רוכשים מדפסת A4 סטנדרטית ומהירה, שתעשה 85-95 אחוז מעבודות המשרד, ומדפסת A3 מיוחדת עבור שאר ההדפסות, שתהווה גיבוי בשעת הצורך.

 

בחירת העורכים

 

כל המדפסות שבחנו היו טובות. ההבדלים הקלים באיכות הפלט לא מכריעים את הכף, המחיר אינו השיקול הדומיננטי, והנושא של מוניטין טעון במיוחד. אז איך מעניקים צל"שים? בקלות.הנה השתיים שבלטו:

 

Xerox Phaser 4500DT - מספקת יחס עלות תועלת עדיף בצורה מובהקת. היא עולה רק 1,800 דולר והוכיחה את עצמה כמהירה ביותר במבחנים, יותר ממדפסות שעולות כפליים ומתיימרות להדפיס מהר יותר. כל המדפסות (למעט M5200n של Dell) מגיעות עם תוכנת ניהול, אבל רק זו של זירוקס מתחרה בתוכנה של HP. ההתקנה קלה ואיכות הפלט מעל לממוצע. ואפשר להוסיף מזין דפים, מאסף דפים (Stacker), דיסק קשיח ועוד אביזרים.

 

HP LaserJet 9000dn - נועדה לשמש כ"מדפסת שעושה הכל", עבור מי שצריך הכל ורוצה לרכז זאת במדפסת אחת. היא מדפיסה על נייר ברוחב A3, מהירה למדי ואיכותית בהפקת טקסט וגרפיקה. בנויה בצורה מסיבית ומגיעה עם שלוש מחסניות נייר ומנגנון Duplex. ה-LaserJet 9000dn היא ללא ספק "סוסת עבודה". רק המחיר (3,800 דולר) מרתיע - אבל מדפסות רחבות עולות יותר.