תחזירו את הכסף: המדריך להחזר הוצאות

האם מעסיק חייב להחזיר לעובד כסף עבור שיחות עבודה שביצע מהסלולרי הפרטי שלו? האם מלצרית שמסיימת לעבוד באחת בלילה יכולה לדרוש מהמעסיק שישלם לה מונית? דוד שי מחברת חילן-טק מגיש: המדריך השלם להחזרי הוצאות

החזר הוצאות הוא קטגוריה רחבה של תשלומים המופיעים בתלוש המשכורת. ניתן לחלק קטגוריה זו לשני סוגים של תשלומים:

 

1. הוצאות שהיו לעובד למען מעבידו, כמו הוצאות נסיעה ממקום העבודה ללקוח, רכישת כלי עבודה על-ידי העובד וכו'. במקרה זה מדובר בהוצאה של המעביד, שרק מטעמי נוחות העובד מימן אותה מכיסו, והמעביד מחזיר לו אותה.

 

2. הוצאות שלא בוצעו ישירות למען המעביד אך המעביד נהנה מהן, ולכן משתתף בהן בהתאם להסכם העבודה. דוגמה לכך היא ההוצאה של העובד להחזקת טלפון, שנעשית כמובן לצרכים כלליים של העובד, אך עושה את העובד לזמין יותר מעבידו, ולכן המעביד משתתף בה.

 

לא תמיד קל לזהות את קו הגבול בין שתי קטגוריות אלה, ולעתים מצטרפים לכך גם תשלומי החזר הוצאות שהם בגדר פיקציה גמורה, כגון תשלום החזקת רכב לעובד שאין לו רכב.

 

האם תשלומי החזר הוצאות נכללים בשכר שמהווה בסיס לחישוב פיצויי פיטורים?

 

שאלת הרכיבים הנכללים בשכר שלפיו מחושבים פיצויי הפיטורים נדונה פעמים רבות מספור בבתי הדין לעבודה, משום שפעמים רבות מתעוררים חילוקי דעות מהותיים וכנים בשאלה זו. העיקרון שהתגבש בפסקי דין אלה הוא שרכיבים הנכללים בשכר היסוד של העובד, במשמעותו הרחבה של מושג זה, כלומר רכיבים המשולמים לעבוד בעד עבודתו הרגילה ללא תנאי נוסף, נכללים בשכר שלפיו מחושבים פיצויי הפיטורים, ואילו תוספות הניתנות רק בהתקיים תנאי מסוים - אף אם תנאי זה מתקיים תמיד במקרה של עובד מסוים - אינן נכללות בשכר שלפיו מחושבים פיצויי הפיטורים.

 

בהתאם לעיקרון זה, תשלומי החזר הוצאות אינם נכללים בשכר שלפיו מחושבים פיצויי הפיטורים. השתתפות בהחזקת טלפון, למשל, משולמת לעובד בזכות הטלפון שיש לו ומאפשר למעסיקו ליצור אתו קשר גם כאשר העובד אינו נמצא במקום העבודה. אם יוכיח העובד ששמו של רכיב החזר הוצאות מהווה פיקציה שאינה מעוגנת במציאות, יהפוך רכיב זה לחלק מהשכר שלפיו מחושבים פיצויי הפיטורים. כך, למשל, יכול העובד להוכיח שתשלום החזקת רכב משולם לו אף שאין רכב בבעלותו. במקרה כזה ייכלל רכיב החזר ההוצאות בשכר שלפיו מחושבים פיצויי הפיטורים, משום שהקובע בעניין זה הוא מהותו של הרכיב ולא שמו.

 

אני ממלצרת במסעדה, והרבה פעמים המשמרת שלי מסתיימת באחת בלילה ואני חוזרת הביתה במונית. למרות זאת, הוצאות הנסיעה שאני מקבלת הן לפי מחיר נסיעה באוטובוס. מה אני יכולה לעשות בעניין?

 

בהסכם הקיבוצי הכללי בעניין השתתפות המעביד בהוצאות נסיעה לעבודה וממנה, ובצו הרחבה שהוציא שר העבודה להסכם זה, נאמר: הוצאות הנסיעה ייקבעו לפי מחיר נסיעה מוזל באוטובוס ציבורי. מעסיקך פועל, אם כן, בהתאם לחוק כאשר הוא משלם לך החזר הוצאות נסיעה לפי מחיר הנסיעה באוטובוס.

 

הרושם הוא שהצדדים להסכם, כלומר הסתדרות העובדים החדשה ולשכת התיאום של הארגונים הכלכליים, התעלמו מעובדים במצבך, ששעות עבודתם אינן מאפשרות להם נסיעה באוטובוס, וראוי שייתנו דעתם לכך ויתקנו את המעוות.

 

אני מתגוררת בחיפה ועובדת בתל-אביב. מעסיקי הודיע לי שהוא מוכן לשלם לי את הוצאות הנסיעה בקווים העירוניים, אך לא את ההוצאות בקו הבינעירוני. האם הוא צודק?

 

ההבחנה שעושה המעסיק בין נסיעה עירונית לנסיעה בינעירונית אינה תקינה, משום שאין הבחנה כזו בצו ההרחבה העוסק בהחזר הוצאות נסיעה. יחד עם זאת, יש לשים לב שבצו נקבעה תקרה לגובה ההחזר היומי, והיא 21.14 שקל ליום, כך שלמעשה ייתכן שמעסיקך אינו מקפח אותך.

 

אני מגיע לעבודה על אופניים. האם אני זכאי להחזר הוצאות נסיעה?

 

הזכאות להחזר הוצאות נסיעה אינה תלויה בקיומן של הוצאות בפועל, אלא בקיומו של צורך בנסיעה בתחבורה ציבורית, בהתאם למרחק של מקום המגורים ממקום העבודה. לפיכך אתה זכאי להחזר הוצאות נסיעה בהתאם לתעריף הנסיעה בתחבורה ציבורית. המעסיק פטור מלשלם הוצאות נסיעה רק כאשר הוא מארגן בעצמו את הסעת העובד למקום העבודה ובחזרה.

 

מדי יום אני נוסע לעבודה באוטובוס, ומקבל החזר הוצאות נסיעה בהתאם למחירו של כרטיס חופשי חודשי, שמשמש אותי רק למטרה זו. נודע לי שהחזר הוצאות הנסיעה חייב במס הכנסה. מה הצדק בכך? הרי מדובר בהוצאה אמיתית שיש לי, ובלעדיה לא אוכל לעבוד.

 

החל מ-1977 ניתנת לכל תושבי ישראל רבע נקודת זיכוי ממס הכנסה, שאמורה לתת מענה לשאלתך. בדברי ההסבר להצעת החוק נאמר: היות ולא ניתן מבחינה מנהלית לבדוק אצל כל המפרנסים מי עמד בהוצאה ומה סכומה, מוצע להעניק רבע נקודת זיכוי בשל נסיעה לעבודה לכל הנישומים. גובה הסכום נקבע לפי ממוצע של ההוצאות בתחבורה הציבורית. מי שהוצאות הנסיעה שלו גבוהות יתקשה למצוא נחמה בדברי הסבר אלה, אך זה החוק.

 

אני מגיע לעבודה ברכבי הפרטי. האם אני זכאי להוצאות החזקת רכב?

 

הוצאות החזקת רכב משולמות לעובדים לא מכוח חוק, אלא על-פי הסכם אישי או הסכם אחר במקום העבודה. אם לא חל עליך הסכם כזה, אינך זכאי להוצאות החזקת רכב. אתה זכאי להחזר הוצאות נסיעה, בהתאם לתעריף הנסיעה בתחבורה הציבורית מביתך למקום עבודתך, גם כאשר אתה מגיע לעבודה ברכבך הפרטי.

 

לפעמים אני יוצא ממקום עבודתי לפגישות עסקיות, שאליהן אני נוסע במוניות. אני מגיש קבלות ומקבל החזר של הוצאות הנסיעה בתלוש המשכורת. האם החזר זה חייב במס הכנסה?

 

נסיעה כזו היא למעשה הוצאה של המעביד, שהרי הצורך להסיעך לפגישה עסקית הוא צורך שלו, במסגרת ניהול העסק. מטעמי נוחות אתה משלם לנהג המונית מכיסך, במקום לבקשו לשלוח חשבונית למעסיק, אך מעשה זה אינו משנה את מהות ההוצאה. לפיכך, החזר הוצאה זו כלל אינו נחשב למשכורת - גם כאשר הכלי המשמש לכך הוא תלוש המשכורת - ואינו חייב במס.

 

אני מקיים קשרי עבודה עם לקוחות בחו"ל, ועקב כך נאלץ לבצע גם שיחות טלפון מביתי. האם במצב זה תשלום החזר הוצאות טלפון שמשולם לי פטור ממס?

 

כעיקרון, תשלום החזר הוצאות טלפון חייב במס ככל תשלום אחר. תקנות מס הכנסה מתחשבות בעובדים מסוגך ומעניקות פטור ממס להחזר הוצאות בגין שיחות טלפון לחו"ל שקיים העובד מביתו לצורך עבודתו.

 

הפטור ממס ניתן בתנאי שלגבי כל שיחה לחו"ל רושם העובד את פרטיה: תאריך, שעה, יעד, משך השיחה, נושאה ומחירה המשוער. חשבונות הטלפון המפורטים של ספקי השיחות הבינלאומיות מאפשרים עמידה בדרישה זו.

 

אני מרבה להשתמש בטלפון הסלולרי הפרטי שלי לשיחות בענייני עבודה. האם מגיע לי תשלום מהמעביד על כך?

 

אין חובה מפורשת על המעביד להחזיר לך הוצאות אלה, בפרט כאשר אינו יודע את גובהן המדויק, אך בוודאי יהיה זה נבון מצדו לפצות אותך על כך בדרך זו או אחרת.

 

דוד שי הוא ראש מוקד פיתוח יישומים בחברת חילן טק, המתמחה במערכות לניהול המשאב האנושי בארגון