המערכת הממוחשבת של מרשם האוכלוסין, המכונה מערכת "אביב", הוקמה ומתוחזקת על ידי חברת דיגיטל, היום חלק מ-HP, והיא הספק הבלעדי של שירותי המידע ממרשם האוכלוסין. המערכת מספקת שירותי מידע למשרד הפנים לצורכי הפקת דרכונים, הנפקת פנקס בוחרים, רישוי כלי ירייה ועוד, וכן משרתת לקוחות חיצוניים, ביניהם משרדי ממשלה, מערכת הביטחון והמשטרה, מערכת הבריאות, הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה והשלטון המקומי.
מהביקורת עולה כי בין השנים 1998 ל-2004 הסתכמו תשלומי משרד הפנים ל-HP ב-64.9 מיליון שקל, גבוהים ב-57% מהסכום שדרשה החברה בהצעתה למכרז. התשלומים ללקוחות החיצוניים הסתכמו בתקופה זו ב-127 מיליון שקל, לעומת צפי של 25 מיליון שקל בהצעת המכרז. לפי ההסכם, תשלומים אלו היו אמורים לקטון ב-3% מדי שנה בשל התייעלות הספק, אך המחירים לא הופחתו, אלא גדלו (ב-1999 עד 2003 - גידול שנתי ממוצע של 3.8%).
הביקורת העלתה כי משרדי הפנים והאוצר לא מימשו את סמכויות הפיקוח על המחירים ולא הגנו על ציבור הלקוחות. מהביקורת עולה כי לא נאספו נתונים, לא נעשתה בדיקת תמחור ועלויות, לא נבחנה השפעה של שינויים טכנולוגיים, וזאת בניגוד לתנאי המכרז. הפחתת המחירים לא יושמה על לקוחות חיצוניים, וגם משרד הפנים ויתר עליה.
בנוסף, חוייבו הלקוחות החיצוניים במשך 6 שנים על פי "מחירון ממשלתי" שפג תוקפו ולא חודש, ולא נקבעו מחירים לשירותים חדשים שהציע הספק. הביקורת העלתה עוד כי משרד הפנים אישר לספק לתת הנחות לספקי משנה, ובכך לבצע אפלייה בין לקוחות.
הביקורת העלתה כי עקב ההוצאות הגבוהות הכרוכות ברכישת הנתונים, חלק מהגופים הממשלתיים רוכשים פחות נתונים מהדרוש להם או מעדכנים את הנתונים שברשותם בתדירות נמוכה מן הנדרש. לדברי המבקר, כתוצאה מכך נפגעים מנגנוני הבקרה הבסיסיים ביותר של הממשלה ונפגעת מהימנות הנתונים שעליהם מסתמכים הגופים הממשלתיים.
ההתקשרות הוארכה ללא מכרז
הביקורת מצאה כי ועדת המכרזים במשרד הפנים אישרה את המשך ההתקשרות עם הספק ל-5 שנים נוספות לאחר סיום תוקף ההסכם העיקרי ב-2004, ללא מכרז ובניגוד לחוק חובת המכרזים (1992).
מהביקורת עולה, כי ועדת המכרזים לא בדקה אם המחירים שנדרשו מוצדקים בהתחשב בעלות, וביצעה שינויים מהותיים בתנאי ההסכם המקורי. לדברי המבקר, בנסיבות אלו, ובלא חוות דעת משפטית מתאימה, לא היתה הוועדה רשאית לאשר את הארכת ההתקשרות בלא מכרז ולהסתמך על האופציה להארכה שנקבעה בהסכם.
עוד עולה מהביקורת כי החשב הכללי אישר למשרד הפנים ב-2001 מספר התקשרויות המשך עם הספק בפטור ממכרז ובהיקף של 7.6 מיליון שקל, אך המשרד התחייב לשלם לספק תשלומים גדולים בכ-8 מיליון שקל מאלו שאישר החשכ"ל. עוד נמצא כי ב-12 שחלפו לא הוקם במשרד הפנים צוות מקצועי שמסוגל להתמודד עם האתגרים הטכנולוגיים והמקצועיים של ניהול המערכת האמורה.
תגובות משרדי הפנים והאוצר
בנוגע לאי הפיקוח על המחירים אמר משרד הפנים כי "יש לאפשר גמישות תפעולית לספק לפעול מול לקוחותיו, עם התערבות הממשלה רק כשנדרש, במקרים חריגים, ולא להתנות אישורה מראש של הממשלה לכל עסקה". לדעת המבקר, תשובה זו אינה מתיישבת עם הוראות ההסכם העיקרי עם הספק, ובאופן מיוחד במצב שבו הספק הוא ספק בלעדי והלקוח "לקוח שבוי".
בנוגע לאי ביצוע פיקוח ובחינת התמחור והעלויות ומימוש הפחתת המחירים שנקבעה בהסכם השיבו משרדי הפנים והאוצר כי לפי "תפישת פיתוח המערכת ומימונה" היה על הספק לתכנן, לבנות ולהפעיל את המערכת וכן לממן את הפיתוח, וכי "העלויות השנתיות אמורות היו לכסות את כל ההשקעות לאורך כל תקופת ההסכם". לדעת משרד המבקר, תשובה זו אינה מסבירה את אי ביצוע בדיקת התמחור והעלויות שנקבעה, ואף מחזקת את הצורך בעשייתה.
בנוגע להארכת ההתקשרות ללא מכרז השיב משרד הפנים כי במשרד סברו שדיוני הוועדה המרכזית לענייני ענ"א הם "כאישור החשב הכללי הנדרש לפני תקנות חוק חובת המכרזים". תשובה זו, אומר המבקר, אינה מתיישבת עם דברים שנאמרו במסמך שנוגע להרחבת ההתקשרות עם הספק בעניין אחר מדצמבר 2000, בו מכירים חברי הוועדה בצורך לפנות לוועדת הפטור.