איך להשתמש באימייל מבלי להסתבך עם הבוס

אימיילים, שיחות בתוכנות מסרים מידיים וצ'טים מתועדים לנצח ולא רק במחשב שלכם. מספר כללים לעבודה עם אימייל במקום העבודה

אם אתה לא פותח את היום בקריאת אימייל, אם מעולם לא שלחת אימייל אישי בשעות העבודה, אם המלים "מסנג'ר", "סקייפ" ו-"Google talk" הם סינית בשבילך - המאמר הזה אינו בשבילך. אבל, אם משהו מזה נשמע מוכר השורות הבאות עשויות לשנות את האופן בו אתה חושב על אימייל וצ'ט.

 

מאז שפרצה רשת האינטרנט לחיינו, הפך האימייל, כמעט באופן מיידי ל"יישום על" בו עושים כולם שימוש. היכולת להעביר מסר, באופן מיידי, למישהו בצד השני של העולם, בלי בולים, בלי מדפסת, פקס ונייר – הקסים את עולם העסקים. כולם התחילו לשלוח אימיילים בכל מצב: מדוע לשלוח מכתב כשאפשר במייל? מדוע לקום מהכסא כשאפשר לשאול את האדם בחדר הסמוך: מה שלומך? (send) מתי אוכלים? (send) אתה שם? (send).

 

אחרי האימייל הגיעו תוכנות המסרים המיידים שאפשרו שיחה בזמן אמת (ובזמן העבודה) עם חברים בלי להסב יותר מדי תשומת לב לכך שמה שאתה מתרכז בו במסך המחשב הוא "אז מה ללבוש למסיבה מחר?" (enter) ולא במצגת הדחופה שביקש המנכ"ל. דו"ח שפורסם לאחרונה על-ידי חברת נילסן מגלה כי כ-79 מיליון איש עושים שימוש בתוכנות מסרים מיידים (IM) בארה"ב . יותר משליש מהעובדים בארה"ב עושים שימוש בתוכנות אלה במקומות העבודה.

 

לא רק יהלומים הם לנצח

בניגוד למה שרבים חושבים – אימיילים ושיחות שמנהלים בתוכנות IM אינם מתפוגגים לחלל הקיברנטי לאחר שלוחצים על מקש ה-Send. עובדה זו גילה על בשרו לאחרונה חבר הקונגרס האמריקאי מרק פולי. פולי נאלץ להתפטר בחודש שעבר לאחר שערוץ הטלויזיה ABC פרסם יומן של שיחה משנת 2003, בעלת אופי מיני שניהל פולי בתוכנת IM, על המחשב במשרדו, עם נער קטין שעבד בקונגרס.

 

כמו יהלומים, גם אימיילים, שיחות בתוכנות IM ובחדרי צ'ט הם לנצח. לדוגמא: אימייל שנשלח מאוחסן גם בתיבת הדואר היוצא שלך, גם בתיבת הדואר הנכנס של הנמען, גם בתוכנת הגיבוי של מקום העבודה שלך וגם בזו של מקום העבודה של הנמען. תוכנה של שיחת מסרים מיידים ניתן לשמור בתוכנה עצמה ובמקום אחר במחשב שלך. גם בן הזוג לשיחה יכול לשמור אותה במחשבו שלו. כמו כן, ייתכן כי התוכן נשמר על-ידי תוכנה בה עושה שימוש המעביד. בארה"ב פרשת פולי ואחרות הסבו את תשומת הלב לחשיבות הזהירות באימייל. בארץ, נראה כי מודעות זו עדיין איננה מצויה אצל רבים.

 

לכן, כאשר אתם פונים לכתוב את ההודעה הבאה, הינה מספר דברים שכדאי לקחת בחשבון:

 

לעובד במקום העבודה:

• רצוי לבדוק מהם הכללים החלים במקום העבודה – אם קיימת מדיניות מפורשת לגבי תכתובת אימייל ותוכנות מסרים מיידים – יש לעיין בה ולפעול לפיה.

 

• זכרו שהמחשב ושרת האימייל המשרדי הם רכושו של המעביד והדבר מקנה לו זכויות מסויימות לחיפוש ולמעקב. בארה"ב ובאנגליה כ-40% ממעבידים מפעילים מידה מסויימת של בקרה על התקשורת של עובדיהם. מספר פסקי דין בארה"ב הכירו בזכותו של העובד לפרטיות באימייל האישי שלו – אך הדבר אינו חד משמעי. כבר נקבע בארה"ב כי המעביד רשאי לנטר תעבורת אימייל ושיחות IM כל עוד העובד מודע ומסכים לכך. כך גם עולה מחוק הגנת הפרטיות בארץ.

 

• שיחה שאינה הולמת – אסורה גם באימייל. גם חשיפת סודות מסחריים של מקום העבודה באמצעות אימייל אינה שונה מהמקבילה ב"עולם האמיתי" – התנהגות כזו עשוייה להוות עילה לפיטורין ואף להליכים משפטיים.

 

• זה לא "רק אימייל" - גם אימייל יכול לשמש כראייה נגדך בהליך משפטי.בתי משפט הולכים ומכירים בסוג זה של תקשורת כראייה קבילה בבית משפט.

 

• תוכנות מסרים מיידים לרוב אינן מוצפנות וניתן להאזין להן ללא קושי רב. כך גם תכתובת אימייל. לכן, אם צריך להעביר מידע סודי או רגיש, רצוי להתייעץ עם הנמען אם ההעברה באימייל מקובלת עליו. אם לא ניתן לבדוק אפשרויות הצפנה או – לחזור לאמצעים ה"ישנים והטובים" לרבות: טלפון, העברה באמצעות שליח או שיחה פנים אל פנים (אשר משפרים את המצב במידת מה).

 

• אמירות שנכתבות בתוכנות מסרים מיידים אינן "נעלמות". ניתן בקלות לשמור את כל הטקסט שנאמר בשיחה. אם אתה לא עושה זאת – יתכן מאוד כי בן השיחה שלך עושה זאת –ואין לך שום דרך לדעת אם כך הדבר. לפי החוק בארץ – הקלטת שיחה על-ידי אחד מהמשתתפים לה אינה מהווה האזנת סתר, ולכן פלט כזה עשוי לשמש כראייה בבית משפט. בתוכנות מסויימות (כגון: Google Talk) שמירת תוכן השיחה היא ברירת המחדל של התוכנה.

 

למעביד:

• רשת האינטרנט, האימייל ותוכנות מיידיות הפכו לכלי עבודה חיוניים – יש למצוא דרך להסדיר את השימוש התקין באמצעים אלה ולא לבחור בחסימתם או מניעתם מהעובדים. בדרך כלל – כל חסימה דינה להיעקף לבסוף.

 

• יש לעורר את מודעות העובדים לסכנות שבשימוש באימייל – מכתב ששוגר, מצוי ברשות הרבים וניתן לעשות בו שימוש – גם נגד העובד וגם נגד הארגון.

 

• יש להדגיש את חשיבותה של הזהירות - אימייל שנשלח לכתובת לא נכונה, או מכתב בתפוצה שחשף את כלל הנמענים – יכול להוות פגיעה בפרטיות של לקוחות, עשוי לחשוף סודות מסחריים של הארגון וכד'.

 

• באשר לתכתובת פרטית – רצוי לקבוע מדיניות שתקבע את כללי השימוש באימייל ובתוכנות מסרים מיידים. כדאי לנסח אותה בצורה פשוטה וברורה ולוודא כי העובדים מודעים לה ומבינים את תוכנה.

 

• לבסוף – קיימים אמצעים טכנולוגיים לניטור תכתובת שיוצאת ונכנסת למשרד וכן תוכנות מסרים מיידיים בגרסאות עסקיות שעושות זאת ושומרות לוג של התכתובת בשרת המשרדי.

 

עו"ד אודיה קגן היא שותפה במשרד שביט בר-און גלאון צין נוב יגור ושות' ומרכזת את תחום דיני האינטרנט וטכנולוגיות מידע (IT) בו. האמור הינו דעתה של כותבת בלבד, אינו מתיימר להיות מלא או מקיף ואינו מהווה יעוץ משפטי או תחליף לו.