מלאי הערכה: כך תגיעו מוכנים לשיחה עם הבוס

ארגונים רבים מנהלים עם העובדים שיחות הערכה המתנהלות בין העובד לבין הממונה הישיר עליו. איך תגיעו לשיחה הזו מוכנים וכיצד תפיקו ממנה תועלת. טיפים לעובד (וגם למנהל)

המשאב האנושי והצורך לשמור עליו הוא אחד הדברים היותר חשובים בארגונים רבים. כפועל יוצא מכך, הם מנהלים עם כל עובד ועובד שיחות הערכה, במסגרתן כל עובד נפגש לשיחה אישית עם הממונה הישיר עליו. שיחות הערכה קוראים לזה.

 

במקרים רבים, הזמנה לפגישה עם הממונה הישיר מעוררת פרפרים בבטן וחששות, ועל אחת כמה וכמה כשמדובר בהזמנה ל"שיחת הערכה". יותר ויותר עובדים מתוודעים לנוהג של קיום שיחות הערכה עם מנהלם הישיר. נוהג זה הפך לרווח ככל שהשתרשה התפיסה שרואה בעובד משאב חשוב של הארגון, וככל שמנהלים הבינו כי מתן משוב לעובד קריטי להצלחת הארגון.

 

שיחת הערכה היא למעשה פלטרפורמה מסודרת למתן משוב והערכה לעובד וליצירת פתיחות ביחסי העבודה בין הממונה לעובד, במטרה לשפר את ביצועיו וכתוצאה מכך את ביצועי הארגון.

 

אבל לא רק הארגון מפיק תועלת משיחות הערכה, שמתקיימות לרוב פעם-פעמיים בשנה. גם עבור העובד מדובר בהזדמנות לדו שיח עם הממונה, שבו כמעט כל נושא הוא לגיטימי.

 

שיחת הערכה מאפשרת לעובד לדעת טוב יותר מהו מקומו בארגון, מהם סיכויי קידומו ומהו טיב יחסיו עם הממונה. עבור הממונה, שיחת הערכה מאפשרת לשמוע באווירה שונה מפגישת עבודה רגילה את דעתם ותחושותיהם של העובדים.

 

חשוב, אם כן, שגם העובד וגם הממונה יגיעו לשיחה מוכנים ויפיקו ממנה את המירב. לכן, ריכזנו כמה טיפים שיעזרו להם בכך.

  

טיפים לעובד

 

לפני השיחה:

• הבן מה אתה יכול להרוויח מהשיחה. שיחת ההערכה היא חלק מתהליך מתמשך של פיתוח מקצועי ואישי שלך. לכן, חשוב שתגדיר לעצמך באילו תחומים תרצה להתפתח ותפעל להעלותם בשיחה. השאיפה היא לבנות עם המנהל תוכנית שתתרום להתפתחותך המקצועית.

 

• מלא טופס הערכה. ברוב המקרים תידרש למלא לפני השיחה טופס הערכה, שבו תתבקש להעריך את תפקודך לפי פרמטרים כמו שירותיות, מקצועיות ויעילות, וכן להציב לעצמך יעדים לתקופה הקרובה. הטופס יימסר למנהל הישיר (בשיחה או לפניה) או למחלקת משאבי אנוש בארגון. הטופס הוא כלי עזר בידי המנהל בבואו להעריך את תפקודך. בעת מילוי הטופס חשוב שתתייחס לכל התקופה שעברה משיחת ההערכה הקודמת (ולא רק לתקופה האחרונה), תוך חשיבה על פעילויות שביצעת ומטרות/ יעדים שהשגת.

 

• הגדר את ציפיותיך מהארגון ומהממונה כדי להעלותן בפגישה. לדוגמה, האם יש לך ציפיות לקבל הדרכות בנושא מקצועי מסוים. בשיחת הערכה ניתן להעלות גם ציפיות שכר או ציפיות לקידום.

 

• הגדר לעצמך יעדים לתקופה הקרובה כדי להעלותם בשיחה. חשוב אלו יעדים מקצועיים אתה רוצה להציב לעצמך. מומלץ להגדיר גם יעדים כמותיים (כגון עמידה בהיקף מכירות מסוים). חשוב גם על יעדים אישיים (לדוגמה: "בשנה הקרובה אני מעוניין להיות מוכן לקידום"). ניתן לחשוב גם על נושאים אישיים או צוותיים שתרצה להיות מעורב בהם. הגדר גם מה אתה מצפה מהממונה ומהארגון כדי שתוכל להשיג את היעדים.

  

במהלך השיחה:

ברוב המקרים המנהל יוביל את השיחה. אך גם לעובד יש דרכים רבות להשפיע על אופיה, על הנושאים שיעלו ועל השורה התחתונה שלה.

 

• הצג את הישגיך, ציפיותך ויעדיך. זאת, בהתאם להכנה שביצעת לשיחה.

 

• היה פתוח לביקורת. לכולנו קיים חלק "עיוור" – צדדים שאיננו רואים בעצמנו ואחרים רואים בנו. לכן, חשוב להיות פתוח לביקורת, בפרט מצד הממונה. במידה שאינך מסכים עם הביקורת בנושא מסוים, נסה להבין מהיכן היא נובעת ובקש דוגמאות שממחישות אותה. אם גם לאחר הצגת הדוגמאות אינך מסכים עם הביקורת - חשוב שתאמר זאת.

 

• הפגן אכפתיות לגבי תהליכים ונושאים שיש לשפר בארגון. הצע רעיונות ופתרונות והתנדב לקחת חלק בתהליך.

 

• נסח בזהירות ביקורת על הממונה. ביקורת על הממונה הישיר רצוי להציג כתחושה שלך ולא מנקודת מוצא שיפוטית. היה קונקרטי. לדוגמה, עדיף לומר "אני מרגיש שלא קיבלתי הזדמנות לפני חודש ב.." ולא "אתה אף פעם לא נותן לי הזדמנות".

  

טיפים לממונה

 

לפני השיחה:

• זכור את מטרת השיחה. שיחת ההערכה היא חלק מתהליך קבוע ומתמשך של פיתוח מקצועי ואישי של העובד והאחריות לכך משותפת לך ולעובד.

 

• מלא טופס הערכה. טופס ההערכה שממלא הממונה זהה לזה שממלא העובד, בהבדל אחד משמעותי: הטופס שממלא הממונה יתויק בתיק האישי של העובד ויסכם את הערכת המנהל את העובד, שמתקבלת בין היתר על סמך השיחה. חשוב להיות קשוב במהלך השיחה לשנות דברים בטופס ההערכה. חלק אחד בטופס, הנוגע ליעדים של העובד לתקופה הקרובה, מומלץ להשאיר ריק ולמלא במהלך השיחה יחד עם העובד.

 

• תכנן כיצד תנהל את השיחה. לדוגמה, האם אתה מעוניין שהעובד יבחר ראשית על מה לדבר, אילו נושאים תרצה להעלות בתחילת השיחה ואיזה בהמשך, באילו נושאים תרצה להתמקד.

 

• השתמש בדוגמאות ככל שניתן. גם בעת מילוי הטופס וגם במהלך השיחה, מומלץ ללוות כל נושא משמעותי בדוגמאות.

 

• חשוב איך להעצים את חזקותיו של העובד. חשוב כיצד תמליץ לעובד להפוך את חולשותיו למעלות, ו"תרגם" זאת להתנהגויות שניתן למדוד ולבקר.

 

• בדוק מהן הנקודות להתמקדות שעלו בשיחת הערכה הקודמת. זאת, כדי שתוכל לבחון את השיפור שחל בתקופה האחרונה.

 

• רכז באופן שוטף מידע אודות העובד. השתמש בכל מקורות המידע שעומדים לרשותך, כגון עובדים בתוך הארגון שמקבלים ממנו שירות, לקוחות חיצוניים.

 

במהלך השיחה:

• תן לעובד לדבר ראשון. מומלץ להתחיל את השיחה בשמיעת הערכת העובד את עצמו, באופן שאינו מושפע מדעותיך. פעמים רבות תגלה כי העובד ביקורתי יותר כלפי עצמו.

 

• היה קשוב לדברי העובד. אל תפסול מראש את האפשרות שדברי העובד ישפיעו על הערכתך הסופית אותו.

 

• רשום נושאים לטיפול כתוצאה מהנושאים שעולים בשיחה. העבר לעובד מסר מה אתה מתכוון לעשות.

 

• בסיום השיחה הצג את הסיכומים שהתקבלו. הצג את שיטות הפעולה שהחלטתם לנקוט כדי לשמר תחומי חוזק ולהתמודד עם תחומי החולשה, וציין את הלו"ז שקבעתם להשגת היעדים. מומלץ לקבוע מפגש נוסף שמטרתו לוודא כי הסיכומים מיושמים על ידי העובד.

 

הכותבת היא מנהלת בקבוצת הייעוץ בפירמת ראיית החשבון והייעוץ Deloitte בריטמן אלמגור.