איך להתמודד עם גזלני זמן בארגון

מכירים את התחושה שיום העבודה נגמר לפני שהספקתם לבצע חצי מהדברים שתכננתם? אלי לזר, מנכ"ל HRF מקבוצת שקל, ממפה את גזלני הזמן העיקריים וממליץ כיצד להתמודד עמם כדי להפוך את יום העבודה ליעיל ופורה יותר

החגים מאחורינו, ואיתם החופשות. ביום ראשון הקרוב נחזור לעבודה ללא "הפרעות", מי עם יותר מרץ ומי עם פחות. חלק יגיעו לשולחן ריק, אבל רבים יגיעו להררי ניירות ומשימות שלא ביצעו, והם יצטרכן לנהל את הזמן שלהם בעבודה היטב.

 

עכשיו תקראו את התסריט הבא, ותדמיינו דמות מהמשרד בו אתם עובדים: הגעתם בבוקר לעבודה, מלאי מרץ ומוכנים להתחיל בביצוע סדר היום שתכננתם. למרבה הצער, בתכנון המדוקדק שלכם לא לקחתם בחשבון את מרים. מרים תיכנס אליכם למשרד לרוב בשעות הבוקר כשבידה כוס קפה מהביל, תתרווח בכיסא מולכם, תשאל לשלומכם, תברר מה עשיתם בחג, תשאל לדעתכם בענייני דיומא, ולפני שהבנתם מה קורה, חלפו להן שעה וחצי יקרות מפז.

 

מרים היא דגם חביב לגזלן זמן קטלני. כמוה יש עוד "בזבזני זמן", שגורמים ליום העבודה שלנו להיות הרבה פחות פורה מכפי שהיינו רוצים. רבים מאיתנו מוצאים את עצמם נשארים במשרד שעות נוספות כדי לסיים עבודה חשובה שלא הספקנו לבצע במהלך היום, או דוחים את העבודה ליום הבא – מה שבדרך כלל מוביל לשרשרת דחיות נוספות בביצוע משימות. היכולת של עובד לנהל את הזמן שלו ביעילות היא קריטית להצלחתו. לפניכם 5 גזלני זמן עיקריים וטיפים כיצד להתמודד איתם.

 

העובד האובר-חברותי: לנתב לשעות מוגדרות

מה אפשר לעשות נגד מרים, עובדת חביבה ולא מזיקה לכאורה? ראשית, בתכנון הזמן שלכם הקצו זמן לבעיות בלתי מתוכננות מסוג זה. בנוסף, תכננו הפסקות יזומות ביום העבודה ונתבו את מרים לחלונות הזמן שתכננתם מראש לגזלני זמן כמוה. תוכלו בחביבות להגיד לה: "בואי נשוחח בסביבות 11:00, אני פנוי עבורך לכמה דקות". היא תשמח על תשומת הלב ואתם תרוויחו את הבוקר.

 

בנוסף, מומלץ כי הארגון יכריז על שעות הבוקר (08:00- 09:30) כזמן אישי של המנהלים והעובדים – כלומר, זמן שמוקצה לטיפול ממוקד בבעיות ללא הפרעות מתוך הארגון. משמעות הדבר היא כי לא לגיטימי בזמן הזה להפריע אחד לשני, לא בענייני עבודה ולא בשום נושא אחר. במבט ראשון הרעיון נראה קשה ליישום, אך באחד הארגונים שבו הנהגנו אותו, לאחר תקופת הסתגלות, היתה לו השפעה דרמטית. גזלני זמן מסוגה של מרים אוהבים להגיע בבוקר, ולכן הזמן האישי פותר חלק משמעותי מהבעיה.

 

"המנהל גזלן הזמן": ללמוד לנהל את הבוס

קשה לחשוב על הבוס במונחים של גורם שגוזל זמן, אולם בפועל, ולמרבה האבסורד, במקרים רבים הבוס הוא אחד מגזלני הזמן הגדולים של עובדיו.

 

מה הפתרון? כל עובד צריך ללמוד "לנהל" את הבוס שלו. זה לא פשוט, אבל אפשרי. להלן כמה טיפים:

 

• ראו את הבוס "כמשאב". תפיסתו כמשאב הופכת אותו למשהו חיוני שכדאי ללמוד איך משפיעים עליו.

 

• למדו את מערכת הצרכים, נקודות החולשה והעוצמה שלו.

 

• למידה טובה של מערכת הצרכים שלו תאפשר לכם לעצב ולשנות התנהגויות שלו לכיוונים יותר רצויים עבורכם. לדוגמה, הבוס שלכם אינו קורא מחשבות, ולכן צריך להסביר לו מה אתם עושים כדי שיבין. הצלחתם להסביר לו בזמן – מנעתם מעצמכם הרבה שאלות והרבה זמן אבוד.

 

• כדאי ללמוד כיצד להגיש חומר לבוס באופן שמותאם להעדפותיו. כך תימנעו מחזרות על פורמט ההגשה, מתיקונים ומעגמת נפש.

 

• כמו כולם, הבוס רוצה לדעת מה קורה. אם הוא יידע שתמיד יקבל מכם דיווח אמין ובזמן על הנושאים החשובים לו, הוא לא יציק לכם ולא ישאל כל כמה דקות מה קורה.

 

המטלות הקטנות: להשאיר לסוף

כמה פעמים התחלתם את היום בטיפול במטלות הקטנות, מתוך כוונה לנקות אותן מהשולחן מהר ולהתפנות לנושאים החשובים יותר? זוהי טעות נפוצה. ברוב המקרים תגלו כי חלף שבוע ואתם עדיין עסוקים בניקוי השולחן מהמטלות הקטנות, אבל אל המטלות החשובות טרם הגעתם. טפלו קודם במטלות הגדולות והחשובות ורק אחר כך, אם יישאר זמן, בכל היתר.

 

ישיבות: לפעמים עדיף דווקא בעמידה

ישיבה נותנת תחושה של עשייה, של התמודדות קולקטיבית עם בעיה כלשהי. לפעמים זה כך, אך פעמים רבות הישיבות ארוכות, משמימות, לא מתוכננות מספיק, האנשים הלא רלוונטיים משתתפים בהן, ולאחר שעה וחצי של ברברת אין אפילו סיכום לפעולה. כך הלכו לאיבוד שעה וחצי, כפול מספר המשתתפים - הרבה שעות עבודה שלא יחזרו עוד.

 

כמה טיפים לנטרול גזלן הזמן הזה:

 

• אין ישיבה ללא סדר יום ידוע מראש. בטל את הישיבה אם אין סדר יום.

 

• הגדר מראש את התוצאה הרצויה מהישיבה.

 

• הזמן לישיבה רק את מי שיכול באמת לתרום להשגת המטרה.

 

• ישיבות צריכות להיות קצרות ולא להימשך מעבר לשעה וחצי.

 

• קבע את זמן ההתחלה וזמן הסיום מראש ועמוד בקביעה, גם אם המשמעות היא שהפסקת מישהו באמצע המשפט. עם הזמן אנשים ילמדו לדבר לעניין, במיוחד לאחר שיבינו שהישיבה מסתיימת בדיוק בזמן שנקבע.

 

• ישיבות קצרות של עד 45 דקות אפשר ואפילו רצוי לקיים בעמידה. כשהרגליים כואבות מדברים פחות, ורק לעניין.

 

הגדרות תפקידים לא ברורות: להבהיר מי אחראי למה

בארגונים רבים לא מייחסים חשיבות רבה להגדרות ברורות של תפקידי העובדים. זו כמובן טעות. כשאין הגדרה מדויקת, גם העובד אינו יודע בדיוק את הגבולות וגם המנהל עלול להטיל מטלות שאינן מתאימות לו, או שעל מנת לוודא ביצוע, הוא יטיל את אותה מטלה על שני עובדים מכיוון שלא ברור מי באמת אחראי על תחום מסוים. זהו כמובן בזבוז זמן משווע של הארגון.

 

גם גבולות גזרה לא ברורים בין מחלקות הן גורם משמעותי לבזבוז זמן ואנרגיה. הרבה פעמים יסתבר ששתי מחלקות עוסקות באותו נושא, מכיוון שהגבולות לא הוגדרו כראוי. התרופה כאן פשוטה למדי. ככל שהארגון יגדיר טוב וברור יותר את תכולת התפקיד של העובד הבודד ושל המחלקה שלו, כך תהיה העבודה יעילה יותר ובזבנית פחות.

 

הכותב הוא מנכ"ל חברת HRF שירותי משאבי אנוש מתקדמים, מקבוצת שקל.