להדפיס או לא להדפיס? זאת השאלה

הדפסה בתקשורת היא היום הנורמה, בין אם דרך הרשת המקומית ובין באמצעות האינטרנט. המחשב, במקרים רבים, אינו יותר ממסוף, שתפקידו להעביר קבצים אלקטרוניים ממדיום התקשורת למדיום הנייר או המסך. אז מי אמר שחייבים להדפיס?

מסיבות היסטוריות, מדפסות נחשבות לציוד "היקפי" של המחשבים. בעבר למושג "היקפי" הייתה משמעות פיזית פשוטה - מדפסת עם ממשק Parallel-י (במקור Centronics) חוברה למחשב בכבל שאורכו לא עלה על 3 מטר - אך גם קביעה אופרטיבית: כל מה שהמדפסת הפיקה הגיע מהמחשב. בלעדיו היא היתה חסרת שימוש. וגם כל היישומים של המחשב הסתיימו בדרך כלל בהדפסה. Hardcopy הייתה התחנה הסופית בכל תהליך ממוחשב. זה לא המצב היום. הדפסה בתקשורת היא הנורמה, בין אם דרך הרשת המקומית ובין באמצעות האינטרנט.

 

המחשב, במקרים רבים, אינו יותר ממסוף לוגיסטי, שתפקידו להעביר קבצים אלקטרוניים ממדיום התקשורת (קווי או אלחוטי, דואר, Web, IPTV) למדיום הנייר או המסך. ובמספר הולך וגדל של שימושים מוותרים בכלל על המחשב. טלפונים חכמים, מדפסות "משולבות" עם כתובת דואר עצמאית, והשיטפון האחרון של Tablets, הוציאו את המונופול על המדפסת מידי המחשב. ובכל זאת, מבחינה ארגונית המנמ"ר הוא "אדון המדפסות" ובאחריותו לספק לארגון את שירות ההדפסה הטוב ביותר במחיר הנמוך ביותר.

 

איך הפך המנמ"ר לשק חבטות

 

האם זו שמרנות גרידא? רוב המנהלים ששאלתי ענו לי באנלוגיות כאלה ואחרות, שלא ממש שיכנעו אותי. לדוגמה, מנהל בחברת מדיה, המחזיקה צי של עשרות מדפסות, רובן מסיביות, חלקן להדפסות צבע, הסביר לי שזו אותה מדיניות האצלת הסמכות והאחריות, כפי שבחירת מכוניות, תחזוקה, תיקונים ושדרוגי רכב צמוד הועמסו על כתפי מנהל שירותי ההובלה של הארגון. "נכון שהגדרת האחריות של התפקיד מדברת על שינוע העיתונים לנקודות ההפצה, לא על טיפול 10,000 לרכב הצמוד של מנהלים בדרגות הביניים", הוא אומר, "אבל לחיים הארגוניים יש דינמיקה משלהם."

 

היום כבר אין לו צי משאיות ופלוגת נהגים, כי זה לא כלכלי. "אנו משתמשים בשירותי קבלנים למיקור חוץ של הלוגיסטיקה ובאופן עקרוני לא צריך להבין דבר בתחזוקת משאיות כדי לבצע את התיאומים מול ספקי השירות. אבל פרקינסון לא יצא לחופש כאשר היועצים העסקיים הסבירו לנו את יתרונות ה-Outsourcing. זה היה בדיוק בזמן לפתור את בעיית ההתנהלות מול חברות הליסינג." כך מנהל ההובלה נשאב לוואקום והתחיל לטפל גם בנושא הזה, שבאופן תיאורטי היה אמור ליפול באחריות משאבי אנוש, משום שמדובר בעיקר ברווחת העובדים.

 

מנהל אחר טען באוזני שהסיבה היא פשוטה עוד יותר, תרבות העבודה. "אני רוצה שמחלקת ה-IT תטפל בנושאים מורכבים מבחינה טכנולוגית, משום שמקובל על מנהל ה-IT שעליו למצוא דרכים להורדת עלויות תפעול גם אם אלה מסבכים לו ולאנשיו את החיים. בכל המחלקות האחרות כל שינוי מעורר התנגדות ושינוי הדורש עבודה קשה יותר אין לו סיכוי לעבור. אבל מנהל ה-IT שלי רק מחפש אתגרים נוספים, הוא מת על שינויים. כאשר נושא ההדפסה נמצא תחת אחריותו אני בטוח שבלחץ פסיכולוגי מתון נוכל להוריד עלויות שנה אחר שנה".

 

את התשובה הצינית ביותר קבלתי ממנהל חברה ממשלתית גדולה: "מנהל טוב, כמו פוליטיקאי מצליח, צריך צוות מוציאים לפועל, שמבצעים עבורו את הג'ובים הלא נעימים וסופגים את הביקורת בגין התוצאות של החלטותיו הפיננסיות. אם אני רוצה להוריד עלויות הדפסה, למשל, עלי לתת את הסמכות והאחריות לכך למי שכבר התרגל לספוג ביקורת על טיב השירות שהמחלקה שלו מספקת למשתמשי הקצה. ומי עונה להגדרה זו טוב יותר מהמנמ"ר?".

 

שיטת המקל והגזר

 

איך הם משכנעים את המנמ"ר לקחת על עצמו תפקוד כפוי טובה זה? השיטות רבות וברוב המקרים הן שילוב של "מקל וגזר". איום המקל הוא פשוט ומכוון ישר למוקד חוסר הביטחון העצמי של המנמ"ר. "אתה לא רוצה לקחת אחריות?" הרטוריקה מתקשחת, "אין בעיות. איזה נושאים נוספים אתה רוצה להעביר לאחריות מנהלים אחרים? מה בנוגע לרכישת שירותי יישומים? אומרים לי שמתודת SaaS, תוכנה כשירות, עושה פלאות בהורדת עלויות IT. מה דעתך שכל מנהל יחידה עסקית יהיה עצמאי גם בהחלטה, לא רק איך לבצע תהליך עבודה שבתחום אחריותו אלא גם מי יבצע אותו ובאיזה תנאים?"

 

הגזר, לעומת זאת, הרבה יותר מרומז ולא מחייב: "אנחנו סומכים עליך ורוצים לתת לך הזדמנות להראות שיש לך חשיבה עסקית הוליסטית. הרי אתה רוצה להשתלב בצוות ההנהלה הבכירה. תקבל תקציב כדי לבצע את התוכנית שניסית למכור לנו בשעה שעברה - להחליף דגמים ישנים במוצרים חסכוניים יותר; לאחד את כל שירותי ההדפסה במספר קטן של מרכזים; להכניס מערכת ניהול וחיוב תקציבי הדוקה, שתגרום להעמקת תודעת החיסכון בכל שדרות הניהול, וכדומה. בשורה התחתונה, תהייה לך הזדמנות להוכיח את התזה שלך, שניהול אפקטיבי הוא פועל יוצא של IT מתקדם".

 

המצב המתואר לעיל הביא את כל יצרני המדפסות לפתח מערכות ניהול לצי מדפסות ארגוניות, פתרונות IT שאמורים להבטיח ציות למדיניות החברה ללא צורך בהצמדת "מפקח הדפסה" לכל ריכוז מדפסות. כמו כל מערכות הבקרה המקוונות, היעילות נקבעת בסופו של דבר על ידי הנכונות של מנהלים להתעמת עם כפופים סרבנים, שבוחרים להתעלם מההנחיות, בין מתוך זלזול ובין כמפגן התרסה.

 

היום כך נדמה, החברות מתחרות יותר בתחכום של מערכות הניהול מאשר בתכונות החומרה עצמה. וזה קצת מזכיר את הביטוי "הזנב שמנופף בכלב". מערכות הניהול חשובות, ללא ספק, אך הן מוגבלות על ידי תכונות החומרה. היחסים דומים לקשרים שבין תוכנה וחומרה במערכות IT אחרות: החומרה קובעת את מעטפת היכולות, התוכנה מנסה לנצל את המעטפת הזאת בצורה האופטימלית.

 

שחור על גבי ענן

 

האנליסטים משוכנעים שניתוק נושא המדפסות מליבת ה-IT הוא מגמה ארוכת טווח, שתתחזק כתוצאה מהנהירה לענן. כי בניגוד לשרתים ואמצעי איחסון, מכונות הפלט לא יכולות להיות "וירטואליות". הדף המודפס צריך להגיע לידי הקורא - או לא להיות מודפס. האפקט הצפוי הוא חזרה לימים העליזים של "מדפסות אישיות" או מכונות שמשרתות קבוצה קטנה של משתמשים העובדים כצוות. "אפשר לראות זאת בניתוח סל המוצרים של היצרנים", אומר ג'ף ווייטהול. "רואים יותר מדפסות קטנות יחסית, שמנסות להביא יעילות וניהוליות לרמת הקבוצה או המחלקה, בלי לדרוש ריכוזיות גבוהה. לעומת זאת, הפסיקה כמעט לגמרי המגמה להגדיל את התפוקות ואת העומס המכסימלי (Duty Cycle) של מדפסות "מפעליות" ענקיות."

 

את הסיבות לכך אפשר למצוא בתמהיל התכנים המודפסים, שעובר שינוי איכותי ולא רק כמותי. אם בעבר הייתה הפרדה ברורה בין הדפסת דוח מתוכנת ה-ERP לבין הדפסת עמוד Web, בסביבת הענן רק הקלקה אחת מפרידה בין שני המקורות - למעשה, מאחר ובמחשוב ענן המחשב האישי אינו יותר ממסוף חכם, אין כל הכרח להחזיק אותו "בתוך הלולאה". טלפון חכם או iPad יכולים לעשות את עבודתו בלי להזיע.

 

המדפסת היא תיבת הדואר

 

מכאן מסיק ג'ף, שהחידוש האחרון של HP, תכונת ePrinting, הדפסה ישירה מאינטרנט או מטלפון סלולרי, תהפוך במהירות לסטנדרט. העיקרון פשוט להבנה: כל מדפסת מקבלת כתובת Email עצמאית ברשת שרתי דואר המנוהלת על ידי HP כשירות - המודל דומה לשירות "הענן" של Blackberry. משיקולי אבטחה ומניעת Spam הכתובת נשמרת בסוד ומגלים אותה רק למי שהרשתם לו לשלוח אליה תכנים להדפסה דרך הרשת.

 

"הדפסה דרך האינטרנט אינה דבר חדש, וגם סריקה ל-Email נמצאת איתנו כבר מספר שנים. החידוש של HP ניתן להשוואה להתלכדות הערוצים של Unified Communications. כל תוכן שיכול להיות משודר ברשת IP יכול להגיע למדפסת. מבחינת המשתמש, ערוץ התקשורת "שקוף" לחלוטין והוא לא צריך לדאוג לדרייברים המתאימים או לפרוטוקול שליטה מרחוק."

 

כך אפשר להדפיס במשרד כשאתם נמצאים בפועל ברכבת או בבית קפה, בין אם התחברתם ל-Wi-Fi המקומי ובין אם מעבירים מידע ברשת הסלולרית. גמישות דומה קיימת אם ברצונכם להדפיס מסמך כלשהו באתר הלקוח - בלי להזדקק למחשב מקומי - או לשלוח תמונות מהטלפון ישר הביתה, למשפחה שמחכה לסימן חיים מהטראק שאתם עושים בדרום אמריקה.

 

חיסכון מול ביטחון

 

מדפסות "קבוצתיות" או "אישיות", שמנוהלות כנכס אוטונומי של קבוצת משתמשים קטנה בלי מעורבות ה-IT, מציבות הרבה בעיות למנהל המעוניין בחיסכון. קשה לפקח עליהן. מצד שני, הרבה מנמ"רים ישמחו לראות את תעבורת התכנים "המפוקפקים" עוקפת את מערכות ה-IT הארגוניות וזורמות ישר למדפסת בלי הזדמנות לשתול וירוסים או סוסים טרויאניים בדרך.

 

"האחריות על חסכון במתכלים עוברת כך למנהלי הקבוצות, שיצטרכו לדאוג לתקציבי הדפסה עצמאיים", אומר ג'ף. "רובם לא יודעים להעריך מראש את הדרישות לשנה, על מנת לכלול את הכסף בתקציב, ולכן תדרש תקופת הסתגלות להטמעת השינויים. גם החברות שמספקות שירותי הדפסה מיקור-חוץ תיאלצנה להסתגל למצב החדש. לאחר שנים של מאמץ עליון לקונסולידציה של שירותי ההדפסה, הניסיון לרכז את כל המשאבים במספר לא גדול של מכונות מסיביות הניתנות לניהול מרחוק, הם יצטרכו לחזור למצב בו המכונות מפוזרות בארגון."

 

הבלקניזציה של ההדפסה

 

במודל המבוזר, הלקוחות של השירות הם ראשי קבוצות ומנהלי מחלקות - ולא המנמ"ר - וכמות שעות התחזוקה תחזור לגדול. "בלקניזציה" קורא לכך אחד המנמ"רים בעלי תודעה היסטורית חזקה. הוא בטוח שבלקניזציה היא מתכון בטוח לאסון צפוי מראש, אך אני לא השתכנעתי. די להיזכר בתגובות של הממסד לחדירה של PC למשרדים בשנות ה-80', למחשבי כף-יד (PDA) בשנות ה-90' ולטלפונים חכמים בעשור האחרון כדי להבין שארגונים מסוגלים להתמודד בהצלחה עם אתגרי ביזור ומורכבות.

 

למעשה, כך אני חושד, מנמ"רים אוהבים את האתגרים האלה - וכאשר הם לא מגיעים מצד המשתמשים, המנמ"ר כבר ידאג לסבך לעצמו את החיים. לכן הוא גם ימשיך לקחת אחריות על "ציוד היקפי" הרבה אחרי שליבת ה-IT תעבור סופית לענן. פרדוקסלי? כנראה. אבל זאת אפשר היה לומר על מרבית ההתפתחויות בהיסטוריה הקצרה של מחשוב ארגוני.