מנהלים: 9 כללי ניהול שלא תלמדו באוניברסיטה

חוסר תקשורת במקום העבודה גורר תסכול, תפוקה נמוכה ובזבוז משאבים. מה עושים? היו זמינים ואמפתיים, פרגנו על עבודה טובה, אל תאשימו, ותעודדו עבודת צוות. תשעה טיפים חשובים שלא מספקים בביה"ס למנהל עסקים

מבין שלל האיומים שנשקפים לארגון או לחברה גדולה, בולטת במיוחד בעיית חוסר התקשורת: מחקרים מצביעים על כך שמנהלים בישראל אינם משקיעים מספיק זמן ביצירת דו-שיח עם העובדים, וכי תקשורת אפקטיבית היא תנאי הכרחי למרבית תהליכי העבודה בארגון.

 

כתבות נוספות בערוץ הקריירה:

• נמאס מהמחיה בת"א? יש משרות פרסום במצפה
• ים הטבות: עובדי נמל אשדוד יקבלו נופש בחו"ל
• צריכים לקצץ בעובדים? בלי פאניקה בבקשה

 

תקשורת ארגונית היא ערוץ העברת המידע המרכזי בתוך ארגונים. היא מתבצעת בכל הרמות, מהעובד הזוטר ועד ההנהלה, אבל מחקרים שנעשו בנושא גילו כי הוא נתפש בארגונים רבים כזניח בחשיבותו - דבר שעשוי להביא לקשיים בעבודת הארגון. בישראל, איכות הקשר בין עובדים למנהלים בחברות אף נמוכה בהרבה מהמקובל בחברות בעולם, כך לדברי ד"ר סנג'וי מוקהרג'י ריצ'רדסון, יועץ התקשורת הפנימית ב'טבע' ומומחה בהנעת עובדים.

 

 

תסכול ובזבוז משאבים

חסמים בתקשורת מתבטאים בחוסר הבנה של העובד את המשימות אותן הוא אמור לבצע, תסכול, אי-השגת יעדי הארגון, בזבוז משאבים כגון זמן וידע ועוד. העברת מידע בצורה נכונה גורמת להבהרת המשימות, לייעול ממשקי העבודה, לשיתוף פעולה של העובדים עם ההנהלה ובמסגרת הצוותים, לריכוזו של הידע המקצועי ולאווירה טובה ופרודוקטיבית.

 

"חוסר התקשורת הוא תופעה מוכרת בנוף העסקי בישראל משום שזוהי בעיה שמרבית המנכ"לים לא נותנים עליה את הדעת", אומרת איריס לוונשטיין, מגשרת עסקית וכלכלנית בריאות. "חשוב לשמור על העסק מפני התנהלות שכזו, משום שהדרך ממקום שכזה להתדרדרות היא מאוד קצרה".

 

טיפים לשיפור התקשורת בארגון

קיימים מספר מודלים שנועדו להתמודד עם הקשיים בתקשורת פנים-ארגונית. כך למשל מודל ארבעת התפקודים (PAEI), שפותח על ידי פרופ' יצחק אידג'ס ולפיו ניתן לאפיין כל עובד בארגון כטיפוס תפקודי בעל מקורות הנעה שונים, כךש המנהל יכול להתאים את סוג התקשורת שלו לאופי העובד.

 

עם זאת, לנוכח מורכבותו של המודל ואם נהיה כנים – גם בשל לחץ העבודה ומיעוט הזמן במשך היום - קשה ליישמו בכל אחת מן האינטראקציות בתוך הארגון. עם זאת, ישנם מספר צעדים שגם מנהל עסוק יכול לנקוט ברמת המאקרו על מנת לשפר את התקשורת בתוך הארגון. לפניכם תשעה טיפים לשטיפור התקשורת הארגונית:

 

• היו קיימים - הראו נוכחות וזמינות, ואפשרו לעובדים ליצור קשר אתכם גם באמצעים בלתי פורמאליים. טפחו את מיומנות ההקשבה שלכם ושל עובדיכם ועודדו הצפת תחושות ובעיות שעלולות לגרום למשברים בעתיד.

 

• על תבונה ורגישות - היו אמפאתיים לעובדים. גם אם אתם מתקשים להבין את המצוקה של העובד העומד מולכם, שימו עצמכם במקומו והביעו הזדהות עימו.

 

• חיוביות היא שם המשחק - הרבו להשתמש במילים בעלות קונוטציה חיובית: "קדימה", "יופי", "ביחד", "אתגר" והימנעו ממילים שליליות: "מפרך", "חסר תוחלת", "אין כיוון", שעלולות להוריד את הרוח מהמפרשים.

 

• מילה טובה - עודדו ושבחו את העובדים, פרגנו להם על עבודה טובה וחלקו קרדיט במקום שמגיע. הדגישו הצלחות ורק אז דברו על שאיפות ויעדים.

 

• אל תאשימו - האשמה נובעת מתסכול ואיננה מקדמת דבר. ידוע שהתגובה המיידית להאשמה היא התגוננות וכך שני הצדדים מוסחים מטיפול במהות הבעיה.

 

• צוות לעניין - עודדו עבודת צוות ותגמלו אותה. שמרו את הערכים החיוביים שהתגלו במהלך העבודה. הרחיבו את עבודת הצוות כאשר היא הגיעה להישגים מרשימים. עודדו את השימוש במונח "אנחנו".

 

• גיבוש חברתי (או משפחה אחת גדולה) - הקפידו לקיים ערבי חברה וימי גיבוש שיאפשרו לעובדים להכיר אחד את השני באופן אישי, לפרוק מתחים וליצור חוויות משותפות ביחד. הקימו דף חברה ברשתות החברתיות בו תוכלו להציג כלפי חוץ את ערכי החברה ובמקביל, גם ליצור קהילת עובדים. בנוסף מומלץ לבנות מנגנון של הצעות ייעול, המאפשר לעובדים להשתתף בתהליכי השינוי ולהרגיש חלק משמעותי מהארגון.

 

• כוחו של משוב - העבירו משובים על תיפקוד המנהלים, כולל תפקודכם שלכם, והתייחסו אליהם. כך תאפשרו לעובדים להביע את דעתם, בין אם באמצעות שאלות סגורות (בחירה בין אפשרויות) ובין בהוספת שורות ריקות למילוי על ידי המשיב. אל תחששו מהביקורת של העובדים. התייחסו באופן ענייני ומעמיק למשובים והציגו את המסקנות בפניהם, כך שהעובדים יקבלו תחושה של התייחסות רצינית והולמת מצד ההנהלה.

 

• קיימו דו שיח - התחשבו בדעת העובדים, או לפחות הסבירו מדוע לא התקבלה הצעתם. דיאלוג פתוח וכנה יוצר תחושת אמון ומעלה את רמת המוטיבציה של העובד. 

 

הכותבת היא מגשרת המתמחה בגישור סכסוכים בחברות וארגונים, ומשמשת כדירקטורית בתאגידים