10 דברים שפשוט מפריעים לכם לעבוד

רוצים להספיק יותר בעבודה בפחות זמן? נסו להפטר מכל הגורמים שמפריעים ליעילות שלכם במשרד, כמו חוסר שינה, ניסיון לעשות הכל מהכל וסיעורי מוחות שלא מניבים דבר

הכתבה בשיתוף AllJobs

 

יעילות בעבודה היא היכולת להספיק יותר בזמן שמוקצב לנו. זה בעצם מה שמבדיל בין עובד ש"מתקתק עבודה", לבין זה ש"עוד לא הספיק להגיע לזה". אם בא לכם להימנות על הסוג הראשון, נסו להתייחס לגורמים המפריעים הבאים ולנטרל כמה שיותר מהם:

 

1. חוסר תעדוף

כולנו רוצים להספיק את הכל. אבל מה לעשות שלפעמים, תיבת המייל פשוט נשפכת לעברנו עם בקשות שונות ומשונות, משימות שמתפרצות וזוללות לנו את הזמן, ואנשים שקוראים לנו ומבקשים עזרה. אחד הדברים שמסייעים להשתלט על הבלגאן הוא להתרגל להתחיל את היום בתעדוף. אפילו עם מחברת ועט - לרשום אותן, מהחשובה ביותר לזניחה שביניהן. שאלת תעדוף טובה יכולה להיות "אילו משימות שאסיים היום יגרמו לי לחוש שהיום הזה היה הצלחה?".

 

2. ישיבות מיותרות

רבות נאמר על בריינסטורמינג ("סיעור מוחות") ועל ישיבות; שזה מסייע להגיע לרעיונות יצירתיים, לגיבוש החלטות, לפתרון בעיות ולסגירת פינות. באמת? לא בטוח. לפחות לא באופן שניתן להוכיח. מבחינת יעילות וזמן, כדאי תמיד לזכור שכאשר עשרה אנשים סוגרים שעה ביומן לצורך ישיבה, מדובר למעשה בעשר שעות עבודה לארגון בסך הכל. לכן, אם המטרה לא מצדיקה את שעות הישיבה של סך משתתפיה, אולי כדאי לוותר? רק הצעה.

 

צפו בהרצאתו המעניינת של של ג'ייסון פריד ב-TED, אשר במהלכה הוא מסביר את הבעייתיות הקיימת בין היתר, בישיבות מרובות משתתפים

 

3. עייפות

גם אם נראה לכם שהשעה שגנבתם אתמול בלילה ליד הטלוויזיה לא יכולה להזיק, יתכן מאוד שלמחרת בעבודה תספיקו הרבה פחות בזמן שלכם. השינה חיונית לגוף, ומשפיעה על יכולת הקשב והריכוז, אז שעה שעתיים פחות בלילה, פלוס סחיבה של חוסר השינה הזה ללילות הבאים הם בהחלט חוסרים שעשויים לפגוע ביעילות.

 

4. אינטרנט

רוב האנשים היום, במיוחד עובדי דור ה-Y, יירתעו מלשלוח קורות חיים למשרה שמגבילה אותם ולא מאפשרת להם להיכנס לאתרי אינטרנט בזמן העבודה. גם אם חלק ניכר מהגלישה עבר למחוזות הסמארטפון, עדיין – גלישה חופשית באינטרנט חשובה ליותר ויותר אנשים היום. עם זאת, צריך ללמוד גם איך להציב גבולות לגלישה, למקד אותה בשעות קבועות של היום, או לפחות, להקציב לעצמך מסגרת זמן של עד כמה דקות לכל ביקור בפייסבוק.

 

5. מערכות יחסים

אמא, אח, אחות, חברה שזקוקה לעזרה, או מערכת יחסים בהתנעה. אנשים רוצים להתכתב אתכם בוואטצאפ, להתקשר ולשלוח לכם דברים במהלך יום העבודה. אין עם זה שום בעיה וזה גם אומר שיש לכם חיים (שזה, מעולה). אבל כמו בסעיף הקודם, הצבת גבולות עשויה להיות המפתח לשליטה ביעילות שלכם בעבודה, וההבדל הגדול בין היסחפות לשיחות טלפון ארוכות והתכתבויות שאין להן סוף, לבין התקשרויות בזמן שנוח לכם. הכל תלוי ביכולת לומר לפעמים "עכשיו זה לא נוח, בוא נדבר בצהריים או בסוף היום".

 

6. לא לבקש עזרה

הרבה אנשים חושבים שאם הם יבקשו עזרה, הם יתפסו על ידי הסביבה כפחות חכמים וככאלו שלא ממש שולטים בעבודה שלהם. בהתחשב בכך שבכל מקום עבודה יש מידה מסוימת של תחרותיות, קשה לבקש עזרה מדי פעם ועם יד על הלב - לבקש יותר מדי עזרה גם לא תמיד מחמיא לכם כעובדים. יחד עם זאת, אם יש משימה שנתקעתם איתה ושאורכת זמן רב שעשוי להתקצר משמעותית אם רק תשאלו מישהו, לכו על זה.

 

7. מולטיטסקינג

התמודדות עם ריבוי משימות היא יכולת שמאוד מקובל להשוויץ בה, מה גם שהיא מופיעה במודעות דרושים רבות כיתרון משמעותי בתפקיד. מחקר שנערך באוניברסיטת סטנפורד העלה מסקנות אחרות לחלוטין - מסתבר שכשאנחנו מתאמצים לעשות כמה דברים יחד, היעילות שלנו דווקא נפגעת. זאת כיוון שגם אם מצליחים להתמודד עם כל המשימות יחדיו, עושים זאת לאט יותר, ועם שגיאות רבות יותר בדרך. בקיצור, עדיף להתרכז במשימה אחת בכל פעם.

 

8. לא לדעת במה אתם טובים (ובמה פחות)

אי אפשר להיות מוצלחים בהכל. כל אחד טוב במשהו, גם אם מדובר בתחום רחב. הבעיה מתחילה כאשר אנו נוטים להתבלבל ולחשוב שיש לנו את היכולת לדעת ממש את הכל. בדרך הזו אנו פולשים לעוד ועוד תחומים שאנחנו פחות טובים בהם ושלוקח לנו זמן ללמוד אותם ולשלוט בהם. רוצים יעילות? דעו במה אתם טובים יותר, והשתדלו לעסוק בכך רוב הזמן. אין רע בלמידה של תחומים חדשים, אבל נסו להבין אם אתם מתחברים אליהם באמת. כי באופן טבעי, תצליחו לבצע טוב יותר ומהר יותר משימות שיש לכם זיקה טבעית אליהן.

 

9. לא לדעת לסרב

יש הטוענים שאנחנו חיים בתקופה של "עבדות מודרנית"; עובדים שעות ארוכות, מבלים בדרכים זמן לא מבוטל, מגדלים ילדים ומתנדבים לפעילויות שונות. דווקא כאשר הזמן שלנו הופך להיות מצרך יקר ונדיר, חשוב מאוד לדעת לא רק לתעדף את המשימות שלנו בעבודה, אלא גם את הפעילויות השונות אליהן אנו מנדבים את עצמנו. רוצים קריירה מאוזנת? לימדו לומר לא לדברים שאין לכם זמן אליהם, ואל תעשו דברים רק כי לא נעים לכם מהסביבה. למשל, בילוי שאין לכם עניין אמיתי בו? אפשר להבריז, אי יכולת לוותר על שליטה מלאה בעבודה של העובדים שלכם? שחררו.

 

10. האגו שלכם

למרות שאנחנו אוהבים לראות בעצמנו אנשים מקצועיים ובוגרים, כולנו בני אדם ובשורה התחתונה זה אומר שיש לנו רגשות, שגם הם משפיעים על האופן שבו אנחנו מתפקדים בעבודה - ובין היתר, גם על היעילות שלנו. למשל, מצבים שבהם חשוב לנו להיות יותר צודקים מחכמים. איך זה מתבטא? כשחשוב לנו שהרעיון שלנו יתקבל, שלא יתקנו אותנו ושדברים יעברו בדיוק כמו שרצינו. ואז, כדי לדחוף את הדברים קדימה, באופן שנראה לנו צודק ונכון, אנחנו מבזבזים זמן יקר. לפעמים, דווקא פשרות קטנות בדרך, וקבלה של רעיונות אחרים עשויה לחסוך גם זמן.

 

הכותבת היא מנהלת תוכן בנושא עבודה וקריירה ב-AllJobs