הרי את המפיקה שלי

ניסיתם לתכנן את החתונה שלכם ובדרך חטפתם הלם קרב? לכו לסדנת הפקת חתונות וכבר תרגישו יותר נמרצים, יעילים וחסכוניים. ובינתיים קחו 20 טיפים מובילים מהסדנה

חתונה ממוצעת בישראל עולה ‭150-100‬ אלף שקל, סכום עצום לכל הדעות, ועל כן הזוגות המאושרים יעשו הכל כדי לקצץ בעלויות. המילה האחרונה במאמצי החיסכון היא סדנת טיפים כלכליים לכלות, ששמה "כלה שיודעת‭."‬ מפעילת הסדנה היא עידית לוי-בלנק (32)‬ מכפר-סבא, מפיקת אירועים זה שמונה שנים, שנכנסה לתחום, מטבע הדברים, בעקבות הפקת החתונה שלה עצמה.

 

"כשהתחתנתי, היה לי מאוד קל לתכנן את החתונה‭,"‬ היא מספרת, "ממש תיקתקתי את זה. היה לי מאוד ברור מה ואיך, ידעתי לבחור את הספקים הנכונים, מה לשאול, מה לוודא, ידעתי איך לנהל משא ומתן, איפה ללחוץ ואיפה יש טעות, במה להתפשר ובמה לא, מה המקסימום שאפשר להוציא, איך לחסוך במקומות הנכונים בלי להצטער על זה אחר כך, מה חשוב בחוזים שיגן עלינו, ובעיקר איך לנהל את האירוע ולתכנן אותו, שכן זה לא מספיק רק 'לסגור ספקים'.‬

 

 

"כשחברות שלי התחילו להתחתן מצאתי את עצמי נותנת להן טיפים. הבנתי שזה מידע שצריך להיות נגיש לכל מי שמתחתן‭,"‬ היא מסבירה. "התחלתי לבדוק אילו עצות מוצאים כשמחפשים בגוגל ומצאתי כל מיני דברים, כמו למשל שאפשר לחסוך על ידי כך שלא מתחתנים ביום חמישי, או בעונת הקיץ, שאפשר להביא לבר את האלכוהול ובכך לחסוך עוד עלויות. מצאתי רשימות של מה להביא ליום האירוע וכל מיני דברים בסגנון, שבמקרה הטוב לא מחדשים ובמקרה הרע הם אפילו טיפים מטעים‭."‬

 

השלב הבא היה מיזם חדש: סדנה בת מספר שעות, שבה היא מנגישה לכלות המיועדות (‬"אין מה להגיד, הכלות הן שלוקחות בדרך כלל את המושכות בנושאים הללו") את המידע שהיא רואה בו מכרה זהב ממש ועשוי לחסוך הרבה מאוד כסף, ובעיקר עוגמת נפש, בדרך לחופה וגם לאחריה.

 

המיזם "כלה שיודעת" מתקיים בקבוצות של עד עשר משתתפות במחיר השקה של 390 שקל. אבל כאן לוי-בלנק מעניקה 20 טיפים בחינם.

 

 

‭.1‬ תכננו תקציב מראש

זה נשמע בנאלי, אבל אנשים לא נוטים לעשות את זה. רובנו רוצים קודם כל "לקבל הצעת מחיר‭."‬ לפני שתבדקו מחירים חשוב להגדיר מה סך התקציב לחתונה ולגזור ממנו מה התקציב למרכיבים (מחיר מנה, עלות הדי-ג'יי, צלמים, שמלה וכדומה).

 

כדאי לבצע הערכה ראשונית כדי להבין מה סדר גודל ההשקעה בכל מרכיב, ובכך לקבוע לעצמכם עוגנים ולהבין איפה אתם נמצאים. למשל, אם אתם יודעים שסדר הגודל של המחיר למנה שתרצו נע סביב ‭300-250‬ שקל, לא תבזבזו זמן על מקום שלוקח 400 שקל‭.‬ זה מסדר את הראש, נותן פרופורציה ועוזר בתכנון ובבחירת נותני השירות לאירוע.

 

‭.2‬ אל תבדקו יותר משלושה מקומות לאירוע

זה בזבוז זמן ורק יכול לבלבל. קודם כל תחשבו על התקציב שלכם (סעיף 1), ואז תעברו לחיפוש מקומות שיעמדו בו. אם אתם לא בטוחים, דברו איתם בטלפון ומראש תגדירו את התקציב. הם כבר יודיעו לכם אם הפער גדול מדי.

 

‭.3‬ מספר המלצרים

ברוב המקומות לא מדברים על זה, אנחנו גם לא שואלים. זה ממש נראה לנו נהדר שהצלחנו להוזיל חמישה או עשרה שקלים ממחיר המנה, ואם התווספו לזה קינוח ומנה ראשונה בכלל אנחנו מרגישים על גג העולם. אבל על מה ויתרתם בדרך? חשוב לוודא שאיכות השירות לא נפגמת.

 

תדרשו לפחות מלצר אחד על כל עשרה אורחים באירוע בסגנון מזנונים, ולפחות מלצר אחד על כל שמונה אורחים באירוע בהגשה לשולחן. זה המפתח הלוגיסטי הנכון להבטחת רמת שירות נאותה. בקשו שזה יהיה כתוב בחוזה.

 

‭.4‬ מספר המזנונים

אם אתם עורכים אירוע שבו המזון מוגש ממזנונים, חשוב לוודא את כמות המזנונים. בדרך כלל יש שלוש מנות (מנת דג, מנת עוף ומנת בשר), ולכל מנה תוספת. כל שלישייה כזו נקראת "סט‭."‬המפתח האופטימלי הוא סט לכל 100 אורחים, כלומר 300 אורחים = שלושה סטים.‬ לעולם אל תתפשרו על פחות – אחרת ייווצרו תורים מאוד-מאוד ארוכים.

 

‭.5‬ בר אלכוהול

לא תמיד זול יותר להביא בקבוקים כתוספת לבר הבסיסי במקום לשדרג אותו. ברוב המקרים מביאים מעט מדי, ואז בשלב מסוים השתייה המשודרגת נגמרת וזה מבאס, ואז יכול להיות שחלק מהבקבוקים יישארו בבר מבלי שבכלל נדע על כך. הגדירו את תקציב השדרוג לאלכוהול ותנו לבר לבוא עם הצעה נגדית לפי התקציב שלכם. אפשר גם להנחות אותם על סוגי שתייה מיוחדים, שאתם יודעים שרק אותם תרצו לשדרג. ברוב הפעמים הבר יעמוד בתקציב שלכם ואז לא תצטרכו לדאוג שנגמר או שביזבזתם.

 

‭.6‬ שלב הסקרים וההשוואות

חשוב מאוד להשוות "עגבנייה לעגבנייה‭,"‬ כלומר, שהמחיר שאתם משווים כולל הכל (מע"מ, הגברה, תאורה, אקו"ם, מלצרים ומנהל אירוע‭.(‬ כל מקום מציג את המחירים בצורה שונה וחשוב לוודא שמשווים את אותו הדבר, כך שלא תמצאו את עצמכם מרוצים ממחיר טוב למנה ואז תגלו שהוא לא כולל דברים שאתם חייבים (תאורה, הגברה, מלצרים וכדומה)‬.

 

‭.7‬ הגנו על עצמכם בחוזה

בקשו מהמקום להוסיף לחוזה סעיף שמגן עליכם במידה של ביטול לאור נסיבות ביטחוניות (למשל,

דחייה ללא תשלום נוסף או חלילה במקרה מחלה או מוות של קרוב משפחה מדרגה ראשונה). בקשו שאם יבוטל האירוע, ויימצא לכם מחליף באותו התאריך, לא תצטרכו לשלם דבר והמקדמות שלכם יוחזרו. זה נשמע דמיוני ואין סיכוי לכך ובאמת שלא נדע, אבל עדיף שהסעיף יגן עליכם מאשר שתמצאו את עצמכם במצבים קשים, נתונים לחסדיו של המקום.

 

‭.8‬ הדיג'יי

הדיג'יי נוטל חלק מאוד מרכזי בהצלחת האירוע. הוא יקבע איך תיראה המסיבה, כמה זמן תימשך וכמה שמחה תהיה. לפעמים מרוב רצון לשליטה ופחד ממוזיקה "לא טובה", נוטים לתת לדיג'יי רשימה של כל השירים לאירוע. דיג'יי טוב יודע לקרוא קהל, מה הוא אוהב, מה מרקיד אותו ומה פחות. מספיק לתת לו רקע על הקהל (כמה מבוגרים, כמה צעירים, מי הם, האם הם אנשי מסיבות או לא וכדומה)‬, ועשרה שירים שבטוח תרצו ועשרה שירים שממש לא תרצו. איש מקצוע טוב יידע לקחת את כל זה ולהפוך הכל למסיבה בלתי נשכחת.

 

‭.9‬ המוזיקה

באותו הקשר, אל תאפשרו לאנשים לגשת לדיג'יי ולבקש שירים, תנו לו לעשות את העבודה שלו. אתם לא צריכים להכין את הקהל שלכם לזה מראש כמובן, פשוט תנחו את הדיג'יי לסרב בנימוס או לומר "נראה, אולי אחר כך‭."‬

 

‭.10‬ תמונות

צילום ותיעוד הם נושא בפני עצמו, שהכי הרבה אנשים מתחרטים עליו בדיעבד. נסו לתאם ציפיות קודם כל עם עצמכם, לפני הצלם. מה חשוב לכם בצילום, מה התוצר שתרצו לקבל. חפשו גם תמו נות להשראה עם סגנון דומה למה שתרצו. הרבה פעמים אנחנו אפילו לא חושבים על זה ולכן גם לא נותנים הכוונה לצלם.

 

 

‭.11‬ חתונת קונספט

אם אתם אמיצים ורוצים לארגן חתונה בלתי נשכחת, בחרו בנושא מסוים. זה יכול להיות חג שמתקיים סביב התאריך שלכם. למשל, לקראת פורים, חתונת תחפושות – הנחו את האורחים להגיע בתחפושות או עם אביזרים מדליקים. מובטחת לכם חתונה שמחה וצבעונית במיוחד.

 

אם החתונה מתקיימת לפני ראש השנה, מבחינת העיצוב זה בכלל עשוי להיות חסכוני – מלאו כלים בתפוחים ורימונים, ואפשר להוסיף פמוטים עם נרות להעצמת האווירה. אספו אטבי כביסה ופתקים ובקשו מהאורחים בכניסה לכתוב איחולים לשנה החדשה ולתלות במקום מרכזי באתר. החתן והכלה יכולים לברך זה את זו באיחולים לשנה החדשה ולהרים עם כולם כוסית לחיים.

 

‭.12‬ קהל יעד

יש הורים שמעורבים יותר ויש שמעורבים פחות, אבל כל המעורבים רוצים לדאוג לאורחים שלהם, וכולם יאמרו את דעתם. מתישהו במהלך התהליך אתם, כזוג, מוצאים את עצמכם נעים בין הרצון לרצות את כולם לבין הרצון שיפסיקו לבלבל לכם את המוח וייתנו לכם לערוך את האירוע כמו שבא

לכם. בעולם השיווק תמיד מנסים להבין מי קהל היעד, אז למה לא באירועים?

 

אפשר בהחלט למצוא פשרה שנותנת מענה לכולם וגם מאפשרת לכם ליהנות מהאירוע בדרך שלכם. תחשבו מי הקהל שלכם: כמה צעירים יהיו? כמה מבוגרים? האם יהיו הרבה ילדים? באופן טבעי המבוגרים יותר רוצים לדבר עם קרובי משפחה שהם לא רואים כל יום, לאכול ולשתות בנחת, והצעירים רוצים בעיקר לשתות, לרקוד, לשמוח ועוד קצת לשתות. ויש גם את "הצעירים ברוחם‭,"‬ לא עלינו, שמפזזים בגמלוניות על רחבת הריקודים. תתפלאו, אבל לא קשה לרצות את כולם: הושיבו את המבוגרים רחוק מרחבת הריקודים ואת הצעירים קרוב.

 

‭.13‬ אם אתם מתחתנים בקיץ

הציבו את עמדת הקפה בחוץ. עם תחילת המסיבה הצעירים יישארו לרקוד בפנים והמבוגרים ייצאו החוצה לפטפט ולשתות קפה. בחורף – בדקו מול האולם אם אפשר להנמיך את הווליום ברמקולים שלא מופנים לרחבה, או אפילו לנתק אותם לחלוטין, כך שרק ברחבה עצמה יהיה רועש ומסביב יהיה אפשר לשוחח.

 

‭.14‬ יש הרבה משפחות עם ילדים?

דאגו לאטרקציה לילדים (החל מבלונים, בועות סבון, ממתקים ועוד‭.(‬ זה יעסיק אותם וישמח את

ההורים. לחילופין, חשבו אם זה מתאים לכם: אפשר לבקש בנימוס לכתוב בהזמנה להגיע בלי ילדים לאירוע. זוהי זכותכם.

 

‭.15‬ חשבו מי האורחים שלכם

אפילו חלקו אותם תיאורטית לקבוצות ונסו לראות איך כל קבוצה מוצאת את עצמה באירוע, על רקע מה שחשוב לכם ואיך עם כל הרצונות של כולם אתם מוצאים את האיזון ומגשימים את ערב החלומות שלכם.

 

‭.16‬ ודאו שיש מזנון מאחרים

זהו מזנון שפתוח עד שעה מאוחרת. תקבעו יחד עם המקום מה השעה בהתאם לזמן פתיחת הסעודה,‬ כך שגם אם מישהו מגיע מאוחר, או שפתאום יש איזה דוד רעב, תמיד יש מענה.

 

‭.17‬ הקפידו על מנות ילדים

בדרך כלל ילדים עד גיל שנתיים-שלוש לא משלמים, אבל חשוב שיהיה תעריף מוזל או מנה מיוחדת לילדים מגיל זה ועד גיל 12. בכל מקום הגיל מוגדר אחרת, כך שתוכלו לשלם עבור 300 מנות מבוגר ועוד 20 מנות ילדים ולהוזיל משמעותית את העלות, במקום לשלם עבור 320 מנות.

 

‭.18‬ האם יש אורחים צמחונים/טבעונים/ רגישים לגלוטן?

ודאו שיש עבורם מענה הולם ושלא יישארו רעבים.

 

 

‭.19‬ הגיעו לטעימות בראש פתוח

ואם לא מצאתם משהו שמספק אתכם במאת האחוזים, בקשו לשוחח עם השף ולמצוא מנה, גם אם לא טעמתם אותה, שתספק אתכם. הרבה פעמים חושבים שצריך לבחור מההיצע הקיים, אבל אם אתם לא מספיק שלמים איתו, אל תוותרו.

 

‭.20‬ היכנסו לאחד הפורומים

ונסו לדבר עם זוג או שניים שהתחתנו במקום לאחרונה. בדקו איתם אילו מנות היו שוס ואילו היו פלופ. כולם יודעים שיש פער בין הטעימות למציאות.

 

 

• הבלוג של עידית ‭BrideWhoKnows.co.il