טיפים ל-Outlook 2003

תוכנת הדואר האלקטרוני והיומן החדשה כוללת מגוון אפשרויות חדשות ובלתי מוכרות, כגון מסנן ספאם יעיל, אפשרות מיון וסימון הודעות, ובניית ארכיון הודעות. הנה כמה עצות שיסייעו לכם לקצר ולייעל את העבודה. כתבה שלישית בסדרה

בכתבה השלישית והאחרונה בסדרה נביא עצות לשיפור העבודה עם אאוטלוק 2003, תוכנת ניהול הזמן המשולבת ב-Office 2003. אם לא קראתם את הכתבות הקודמות, הנה הקישורים לפניכם:

 

• טיפים ל-Office ו-Word.
• טיפים ל-Excel ו-PowerPoint.

 

הנה העצות שלנו ל-Outlook 2003.

 

מיון היררכי על פי עמודות מרובות - מיון על פי עמודה בודדת דורש רק לחיצה על כתובת העמודה. עם זאת, מיון על פי עמודות מרובות אינו ברור כשמש. ראשית, מיינו על פי הקריטריון הראשון; עמודת "מאת" לצורך העניין. לאחר מכן, לחצו את מקש Shift בזמן לחיצה על כותרת עמודת הקריטריון השני, "התקבל", לדוגמה. הודעותיכם ימויינו עתה על פי השולח, וכל ההודעות מכל שולח ימויינו על פי סדר קבלתן הכרונולוגי. ניתן להוסיף עוד עמודות למיון.

 

צפיה בשיחות - לא רק Gmail - גם אאוטלוק 2003 מאפשר לצפות בשיחות על פי נימים (threads), דרך מצוינת לסרוק את הדואר הנכנס במהירות. סמנו את "תצוגה | סדר לפי | שיחה", והדואר יסודר בשיטה זו. שימו לב שכל הודעה מכילה את כל ההודעות שקדמו לה בשיחה, כך שניתן לקרוא את ההודעה האחרונה מבלי לעבור על כל הודעה והודעה בנפרד.

 

עוד מקום לקריאה - אחד השיפורים הארגונומיים של אאוטלוק 2003 הוא הממשק התלת חלוני, כשחלונית הקריאה מצד ימין מקלה על קריאת הודעות ללא פתיחתן בחלון נפרד. אפשר להסתיר את חלונית הניווט בעזרת Alt+F1, למקרה שתרצו להרחיב את חלונית הקריאה.

 

נווטו למחוז חפצכם - בפעם הראשונה שתשמרו או תצרפו קובץ להודעה, תיקיית ברירת המחדל עבור הפעולה תהיה My Documents. אם אינכם נוטים כלל להשתמש בתיקיה זו, פיתחו אותה, וצרו בתוכה קיצורי דרך למבחר תיקיות שימושיות. בכל פעם שתוצג תיבת הדו שיח, השתמשו בהם כדי לנווט ישירות למחוז חפצכם.

 

דגלים - ב-אאוטלוק 2003, אפשר לתת לכל דגל משמעות שונה ולמיין את הדואר לפי הדגלים. זו תכונה שימושית מאוד, אך קל לשכוח מה משמעות כל דגל. כדי לפתור זאת, הציבו את הדגלים על סרגל הכלים, והעניקו לכל דגל כיתוב שונה. כך גם תזכרו וגם תוכלו לסמן הודעות בדגל מתאים.

 

גשו ל"תצוגה | סרגלי כלים | התאמה אישית". בכרטסת "סרגלי כלים", לחצו על "חדש", ציינו "דגלים" כשם לסרגל החדש, והשליכו את החלון הזעיר שנוצר לסרגל הכלים. בחלון "התאמה אישית", עברו לכרטסת "פקודות", אתרו את קטגורית "פעולות", והשליכו את הדגלים המופיעים ברשימה משמאל לסרגל החדש. אל תשכחו גם את "נקה דגל", המאפשר לנקות הודעה מכל הדגלים שהוצמדו אליה. לחיצה ימנית על כל דגל תחשוף תפריט התאמות; סמנו את האפשרות "תמונה וטקסט" ושנו את שם הדגל בהתאם למשמעותו, למשל "בטיפול" או "סודי".

 

הרחבה וכיווץ עץ התיקיות - בעץ התיקיות (הנמצא בחלונית הניווט משמאל) תוכלו להשתמש במקש הכוכבית כדי להרחיב את התיקייה המסומנת. לחיצה נוספת תגרום לתיקיה שאחריה להתרחב, וכן הלאה. מקש המינוס יסגור את כל התיקיות.

 

הקצאת קטגוריות בגרירה - אאוטלוק מאפשר להקצות קטגוריות להודעות כדי להקל על ארגונן. למשל, לסווג הודעות כאישיות או עסקיות. להקצאת קטגוריות להודעות קיימות, הסתייעו בממשק הגרירה וההשלכה: סמנו את הפריט "תצוגה | סדר לפי | קטגוריות". לאחר מכן, אם אאוטלוק אינו מאגד את ההודעות לקבוצות, סמנו את האפשרות "תצוגה | סדר לפי | הצג בקבוצות". כעת תוכלו להקצות קטגוריה להודעה על ידי השלכתה לקבוצה המתאימה.

 

דואר זבל - אאוטלוק 2003 כולל מנוע סינון זבל מכובד, אך בדומה למסננים אחרים, גם הודעות לגיטימיות מתויגות מדי פעם כהודעות זבל. וכשדואר כשר מגיע ממקורות לא צפויים, האפשרות לערוך רשימת "שולחים בטוחים" (whitelist) אינה יעילה. לכן כדאי לעבור על ההודעות שבתיקיה טרם מחיקתן. בנוסף, ודאו כי מותקן מנוע הסינון העדכני ביותר; מיקרוסופט כבר פרסמה עדכון עבורו, שאותו ניתן להוריד בעזרת תפריט "עזרה | בדוק אם קיימים עדכונים".

 

ערכי ברירת מחדל בטפסים - המידע באאוטלוק שמור במסד נתונים, כך שכשניגשים לאיש קשר או פגישה, התוכנה משתמשת בטופס כדי לאחזר את המידע וכדי לספק שדות מתאימים להזנת מידע. אפשר להתאים את הטפסים לצרכים שונים, ולקבוע ערכי ברירת מחדל לשדות המופיעים בהם.

 

נניח שיצרתם טופס, המבוסס על טופס הזנת משימה של אאוטלוק, וקישרתם את המשימה ללקוח כלשהו. אם שמו מופיע בשדה זה לעיתים תכופות ביותר, תוכלו להורות לאאוטלוק למלא את השדה אוטומטית, עבור כל טופס, כברירת מחדל. כדי ליצור ערך ברירת מחדל, לחצו לחיצה ימנית על שם התיקיה כפי שהיא מופיעה בעץ התיקיות ("Tasks", לדוגמה), ובחרו ב"מאפיינים".

 

שימו לב ל-"בעת הצבה בתיקיה זו, השתמש ב". סגרו את חלון המאפיינים, עבור לתיקיה וצרו רשומה חדשה מסוג זה (משימה חדשה, למשל). הוסיפו את ערך ברירת המחדל בטופס המופיע, ובחרו ב"כלים | טפסים | פרסם טופס". נווטו בין התיקיות השונות עד שתמצאו את הטופס הישן, ופרסמו את הגירסה החדשה תחת אותה תיקיה ועם אותו שם. כעת סגרו את הרשומה עליה עבדתם זה עתה, ופתחו חדשה במקומה. הטופס עם ערך ברירת המחדל יוצג.

 

שישבת: יום אחד או שניים? - תצוגת ברירת המחדל של לוח השנה היא לשלב את ימים שישי ושבת ליום אחד. עם זאת, ניתן לשנות את תצוגת לוח השנה כך שתציג את הימים כנפרדים. לחצו לחיצה ימנית על מקום כלשהו בלוח השנה, ובחרו ב"הגדרות אחרות" מתוך התפריט המופיע. בחלון "עיצוב תצוגת יום/שבוע/חודש", הסירו את הסימון מתיבת "דחוס ימי סוף שבוע". הגדרה זו קובעת גם את כמות העמודות שתפלט עם הדפסת לוח השנה.

 

בניית ארכיון הודעות - ככל שהודעות ממשיכות להצטבר, קובץ הנתונים של אאוטלוק גדל. מי שלא רוצה למחוק הודעות יכול ליצור ארכיון. דרך אחת היא להשתמש בפקודה "קובץ | ארכיון", למלא את האפשרויות המוצעות בחלון שיופיע, ולאשר. דרך אחרת היא לפתוח קובץ נתונים נוסף. מחלון התוכנה הראשי, בחרו ב"קובץ | פתח | קובץ נתונים", אם יש קובץ ארכיון קיים, או ב"קובץ | חדש | קובץ נתונים" אם אין. לאחר מכן, גררו פריטים ישנים שאינם בשימוש לקובץ הארכיון, וסגרו אותו.

 

חלופה אחרת היא הארכיון האוטומטי. כדי לקבוע ארכיון אוטומטי לתיקיה מסוימת, פתחו את חלון "מאפיינים" שלה, עברו לכרטסת "ארכיון אוטומטי" וקבעו את ההעדפות.

 

שמירת ארכיון כמלל נקי - כשהגיע העת לשמור עותק ארכיוני של חילופי התכתבות שהסתיימו, עדיף להשתמש ביכולת היצוא לקובץ, במקום קובץ נתונים של אאוטלוק. לא זו בלבד שהוא תופס פחות מקום, גם מתאפשרת פתיחה מהירה ביישומים אחרים. כדי לייצא, בחרו את ההודעות הרצויות, וגשו ל"קובץ | שמירה בשם". ודאו כי הקובץ נשמר כ-Text Only, נווטו לתיקיה הרצויה, תנו שם לקובץ החדש ולחצו על "שמור".