טיפים ל-Excel ו-PowerPoint
כיצד לחשב נוסחאות קובעות, איך לתזמן פקודות, היכן יוצרים מיון מותאם אישית ב-Excel, וכיצד להסתיר שקופיות ב-PowerPoint? כל התשובות במדריך. כתבה שנייה בסדרה
בכתבה הקודמת: טיפים וטריקים ל-Office ו-Word.
עצות שימושיות לתוכנת הגליונות האלקטרוניים Excel
הנה כמה עצות וטיפים ליכולות שלא ידעתם שקיימות בתוכנה:
התשובה הנכונה - בעת כתיבת נוסחאות, ודאו שהתוצאות המתקבלות תואמות את ציפיותיכם. אקסל עוקב אחר חוקי סדר פעולות חשבון פורמלי, כך שאחוזים, חזקות, כפל וחילוק מבוצעים, לפי סדר זה, לפני חיבור וחיסור. למשל, הביטוי "=7+5*3" יניב את התוצאה 26, לא 36. כדי לכפות חישוב על פי סדר פעולות אחר, הציבו את הפעולות בסוגריים. בדוגמה, "=(7+5)*3" יחושב כ-36. על מנת להיות בטוחים, לחצו על התא ובחרו ב"כלים | ביקורת נוסחאות | הערך נוסחה". לחצו על "הערך" כדי לצפות ברצף חישוב חלקים שונים בנוסחה.
סדרת תרשים מתרחבת - בגירסאות קודמות של אקסל, קשה היה ליצור תרשים המתרחב אוטומטית. מושג הרשימות של אקסל 2003 פותר את הבעיה. כדי לציין שסדרת נתונים כלשהי מהווה רשימה, לחצו על תא המיועד להיות רשימה, ובחרו ב"נתונים | רשימה | יצירת רשימה". לאחר מכן, צרו את התרשים. כעת, בכל פעם שתוסיפו נתונים, יתחדש התרשים וישקף את הנתונים שנוספו.
דף אחד, תרשים אחד - לעיתים קרובות, נוח להטמיע במסמך תרשים בסמוך לנתונים אליהם הוא מתייחס. אך מדי פעם יתכן שתרצו להדפיס רק את התרשים. לשם כך, בחרו את התרשים, וגשו ל"הדפסה" בתפריט "קובץ". הדף המודפס יכיל אך ורק אותו.
תרשימים בשחור לבן - אפשרות שימושית אחרת בעת הדפסת תרשימים היא התצוגה המקדימה. כדי להדפיס תרשים בשחור לבן, בחרו אותו, גשו ל"קובץ | הדפסה", ולחצו על "תצוגה מקדימה". לחצו על כפתור "הגדרה" ובחרו בכרטסת "תרשים". במסגרת "איכות הדפסה", סמנו את התיבה "הדפס בשחור לבן". התצוגה המקדימה תופיע כעת בשחור לבן, ותאפשר לקבוע הבדלים בגווני האפור.
שמות קבצים בכותרת הגיליון - באקסל 2002, התווספה האפשרות לכלול את המסלול לגיליון העבודה בכותרת, כשהמסלול משתנה בכל פעם שהמסמך מועבר. תוכלו להוסיף את הכותרת על ידי בחירת "תצוגה | כותרת עליונה ותחתונה", ולחיצה על "כותרת עליונה מותאמת אישית" או "כותרת תחתונה מותאמת אישית". כפתור התיקייה מוסיף את הקוד הראוי לשדה הנבחר ואפשר לבחור את המסלול הרצוי מרשימת האפשרויות הזמינות מראש. כותרת מותאמת אישית מאפשרת להוסיף תמונה או טקסט.
אימות נתונים - תכונת אימות הנתונים מאפשרת להגביל את הנתונים שניתן להזין לתא מסוים לפי חוקים מספריים. לדוגמה, הגבלת תוכנו של תא מסוים, כך שרק מספרים שלמים הגדולים מאלף יכתבו בו. התראת השגיאה שתוצמד להגבלה תגדיר את ההרשאות. רק התראת "עצור" מונעת הזנת נתון פסול לחלוטין. שתי האפשרויות האחרות, "אזהרה" ו"מידע", מזהירות אך אינן מונעות את ההזנה.
רשימות ומיונים מותאמים אישית - אקסל מאפשר יצירת רשימה ייעודית. מתפריט "כלים | אפשרויות", בחרו בכרטסת "רשימות מותאמות אישית", והוסיפו את הערכים החדשים, שורה אחר שורה, לתיבת "ערכי רשימה". תוכלו להשתמש בשדה "ייבא רשימה מהתאים" כדי לצור רשימה מערכים המופיעים כבר בגיליון עבודה. לאחר יצירת הרשימה, תוכלו לכתוב את אחד מערכי הרשימה (לדוגמה, שם אחד מעובדי החברה) ולגרור את ידית המילוי (אותה נקודה הבולטת מפינתו השמאלית-תחתונה של התא הנבחר) כדי למלא תאים נוספים בשאר הערכים. אפשר להשתמש ברשימה כדי למיין נתונים: גשו ל"נתונים | מיון", בחרו את העמודה המכילה את ערכי הרשימה, לחצו על "אפשרויות", ובחרו את הרשימה המתאימה מרשימת "סדר מיון מפתח ראשון".
התאימו את אקסל לדרישות - אקסל משתמש בשני קבצים, Book.xlt ו-Sheet.xlt, כשתי תבניות ברירת מחדל. Sheet.xlt אמור להכיל גיליון אחד בלבד, ומטרתו לקבוע העדפות ברמת הגיליון הבודד. השתמשו ב-Book.xlt כדי לקבוע תבניות ברירת מחדל של חוברות עבודה, דוגמת סגנונות. אם הקבצים לא קיימים, צרו חוברת עבודה חדשה, ושמרו אותה תחת השם המתאים בתיקית XLStart, הממוקמת לרוב ב-C:>Program Files>Microsoft Office>Office11.
מאקרו במועד מתוכנן - תוכלו להשתמש בפקודת OnTime כדי ליצור תסריטי מאקרו הרצים מאליהם במועדים רצויים. בדוגמה הראשונה, יצרנו שעון עצר, כך שהמאקרו ירוץ לאחר חמש שניות.
עשינו זאת עם "Now + TimeValue(time)", כשהערך בסוגריים מציין את מניין השעות, הדקות והשניות שיחלפו בטרם ירוץ המאקרו. התסריט השני מציג את ההודעה שהגיע הזמן:
Sub runMyApp1()
'run in 5 seconds
Application.OnTime Now + TimeValue ("00:00:05"), "showAlert"
End Sub
Sub showAlert()
MsgBox "Time's up!"
End Sub
תוכלו גם לתזמן את המאקרו. בדוגמה runMyApp2 גורם להצגת הודעה בשעה 11:30:
Sub runMyApp2()
'run at 11:30am
Application.OnTime TimeValue("11:30:00"), "showAlert"
End Sub
Sub showAlert()
MsgBox "Time's up!"
End Sub
עיבוד סיטונאי - כשמטרת תסריט המאקרו היא עיבוד כל התאים בטווח מסוים בזה אחר זה, השתמשו בלולאת For. בדוגמה המאקרו מכפיל את הערך המאוחסן בכל תא בטווח הנבחר. (הוראת הטיפול בשגיאות הכרחית עבור תאים המכילים נתונים לא מספריים.)
Sub processRange()
Dim myCell As Range
For Each myCell In Selection
On Error Resume Next
myCell.Value = myCell.Value * 2
Next myCell
End Sub
כדי להתאים את הדוגמה, החליפו את הקוד המופיע בין השורות "For Each myCell In Selection" ו- "Next myCell".
ערכים קבועים - באמצעות "שמות" הגדירו ערכים קבועים, כמו שיעור המס, המופיעים לעיתים קרובות בנוסחאות. גשו ל"הוספה | שם | הגדרה", ורשמו את שם הערך - TaxRate, למשל. בשדה "מפנה אל", רשמו את ערכו המספרי, ולחצו על אישור. עבור שיעור מע"מ של 17 אחוז, הזינו 0.17. כעת תוכלו לכתוב נוסחה כמו "=SalePrice*TaxRate" ואקסל ישתמש בערך הקבוע שהוגדר כדי לחשב את סכום המע"מ.
חיפוש התאמה מדויקת - כדי לחפש התאמה מדויקת לפריט בטבלה ולהחזיר נתונים רק במקרה של התאמה, השתמשו בפונקצית LOOKUP, עם ארגומנט FALSE. ארגומנט זה יגרום לפונקציה לחפש אך ורק התאמות מדויקות. אם הרשימה הרצויה נמצאת בטווח A2:C5, והערך נמצא בתא A8, הנוסחה "=VLOOKUP(A8,A2: C5,2,FALSE)" תחזיר התאמה מדויקת, אפילו אם הערך שאותר נמצא בעמודה B. אם לא נמצאה התאמה, תוצג שגיאת #N/A.
אם כל הדרוש הוא מיקום התא ברשימה, השתמשו בפונקצית MATCH. לדוגמה, הנוסחה "=MATCH(A8,A2:A5,0)" מחזירה את מיקום התא, או #N/A אם לא נמצאה התאמה.
תוכלו להשתמש בפונקצית IF כדי להציג הודעה ידידותית במקרה והחיפוש נכשל:
=IF(ISNA(MATCH(A8,A2:A5,0)),"Not Found",MATCH(A8,A2: A5,0))
אם רק רציתם לדעת האם ישנה התאמה, השתמשו ב: =if(ISNA(MATCH(A8,A2:A5,0)),"Not Found", "Found")
נוסחאות מהירות - כדי להעתיק נתונים או נוסחה לסדרת תאים לא רציפים, העתיקו את הנתונים מתא המקור, ולחצו על כל תא יעד, בעוד מקש ה-Ctrl לחוץ. לאחר שכל תאי היעד מסומנים, הקישו Ctrl-Enter כדי להדביקם.
שליטה בכיוון הסמן - כברירת מחדל, הסמן עובר לתא הבא בעת הקשה על Enter. אך תוכלו לקבוע לאיזה כיוון ינוע הסמן עבור כל הקשה על Enter. גשו ל"כלים | אפשרויות", והיכנסו לכרטסת "עריכה". ודאו כי התיבה "לאחר הקשת Enter עבור לתא הבא" מסומנת, ובחרו את הכיוון הרצוי מהרשימה הזמינה. בעת העבודה ניתן לשנות את הכיוון, על ידי לחיצה על Shift ו-Enter במקביל.
טיפים לתוכנת המצגות פאוארפוינט
כיצד קובעים רקע שונה למצגת ומהו שקופית מוסתרת? הנה ההסברים:
תצוגה מקדימה למצגת - כדי לקבל מבט חטוף להצגת השקופיות בעת עריכת מצגת, לחצו על Ctrl ובחרו ב"הצגת שקופיות | הצג הצגה". במקום הצגה במסך מלא, תופיע חלונית עם המצגת מעל אזור העריכה. כדי לערוך את המצגת ולצפות בה בזמן אמת, שנו את גודל החלון, כך שהתצוגה המקדימה תזכה למספיק מקום, מבלי לדרוס את החלון הראשי.
רקע שונה - לשינוי מראה של שקופית יחידה, השמיטו את רקע הבסיס. לחצו על השקופית הרצויה, גשו ל"עיצוב | רקע", סמנו את התיבה "השמט גרפיקת רקע מתבנית הבסיס" והחילו את השינויים. כדי לבחור מספר שקופיות במקביל, בחרו ב"סדרן שקופיות" מתפריט "תצוגה", לחצו על Ctrl ועל השקופיות הרצויות. כעת גשו ל"עיצוב | רקע", ובצעו את הפעולה.
יישור פריטים - תוכלו ליישר פריטים גם בלי רשת וקווי יישור. בחרו את הפריטים בלחיצה מקבילה ללחיצה על מקש Ctrl. לחצו על כפתור "צייר", הממוקם בפינת החלון השמאלית תחתונה, גשו ל"ישר או פזר", ובחרו אפשרות מהתפריט. הפריטים יסודרו אוטומטית על השקופית.
הסתרת שקופיות - תוכלו ליצור שקופית עזר חבויה. כדי להסתירה, על מנת שלא תוצג במצגת, גשו ל"הצגת שקופיות | הסתר שקופית". שימו לב למספרה. בכל נקודה בזמן ההצגה, תוכלו לדלג אליה על ידי הקלדת מספרה והקשה על Enter. אם יצרתם כמה שקופיות מוסתרות, שאינן מסודרות ברצף, הקישו על H כדי להציג את השקופית הבאה. כדי לשוב לשקופית המקורית, לחצו קליק ימני על המצגת ובחרו ב"הוצגה לאחרונה".
אפשר גם ליצור לחצן הפעלה להצגת השקופית המוסתרת. גשו לשקופית עליה יוצב הלחצן, בחרו ב"הצגת שקופיות | לחצני פעולה", בחרו את האייקון הרצוי והציבו אותו על השקופית. חלון "הגדרות פעולה" שיופיע, יאפשר הפעלה על ידי לחיצת או מעבר עכבר. בחרו את הכרטסת הרצויה, וב"שקופית..." מרשימת "היפר-קישור ל", בחרו את השקופית המוסתרת.
בכתבה האחרונה בסדרה, שתפורסם מחר: טיפים ל-Outlook.
