haw his yore English? מנע מבוכה בעבודה

ידיעת אנגלית היא תנאי מקדים להרבה עבודות נחשבות. אבל לדעת אנגלית זה לא רק לדבר - אלא בעיקר לכתוב. איך מתחילים דוא"ל, לעובד, למנהל, להנהלת החברה בחו"ל; איך מסיימים דוא"ל ובאיזה הקשר? חשוב שתשדרו מקצועיות

אמצעי התקשרות השימושי ביותר בסביבת העבודה הואהדואר האלקטרוני. קשה להימנע מכתיבת דואר אלקטרוני בשפה האנגלית כיוון שהרבה מהדואר היוצא, והנכנס, ממוען או מיועד ללקוח או ספק דובר אנגלית. כך גם בנוגע לעובדים בחברות גלובליות שחייבים לשלוט ברזי השפה ובאופן הנכון לכתיבת מכתב כדי שלא יביכו את עצמם בפני ההנהלה. לפניכם מספר נקודות קריטיות בכל הקשור למייל באנגלית.

 

• הצטרפו לעמוד הפייסבוק של ynet 
• מה מתרחש בשוק העבודה? קרא בקריירה
• העובד שלח דוא"ל אישי - מותר למעסיק לחטט?
• רילוקיישן מחזיר אותך לארץ משודרג 

 

כדי להימנע מטעויות כדאי לשמור על ברזל מספר - חוק ה-KISS שהוא בעצם ראשי תיבות של: keep it short and simple. למה? כי משפטים קצרים ופשוטים הם משפטים ברורים.  אך בכדי שנוכל לעמוד בחוק ה Kiss  ועוד לפני שניגש למחשב לכתיבת הדוא"ל חישבו - מה אנחנו רוצים לומר? לאחר מכן, נכתוב את הנקודות העיקריות אשר נרצה להעביר באמצעות המייל. אלו יסייעו לנו להתמקד ולבחור את נושא המייל, ה-Subject.

 

שורת הנושא היא הפתיון

שורת נושא המייל מאוד חשובה, מחד היא צריכה להיות תמציתית ומאידך היא צריכה לשקף את גוף המייל. לעיתים, ה-Subject יכול לגרום לאדם השני לפתוח או למחוק את המייל. לכן, יש להקפיד על רישום נושא ברור. כך אתה תכין את הקורא שלך לקראת הכתוב ויהיה לך קל יותר לשלוף את המייל בעת הצורך. דוגמא ולניסוח לא ברור היא Budget, לעומת ניסוח ברור וטוב שייכתב כך: Budget for computer upgrades.

 

דבר נוסף שחשוב לזכור בכתיבת מייל באנגלית הוא צורת הפניה לנמען. במידה והמייל הוא פורמאלי יש להשתמש בתארים: Dear Sir / Dear Ms. בעבר הפנייה לנשים נשואות וללא נשואות הייתה שונה (Miss/ Mrs). מכיוון שלא תמיד ניתן לדעת את מצבה המשפחתי של האישה וכדי להימנע מפגיעה, כיום מקובלת צורת פנייה אחת לכל הנשים והיא Ms.

 

דבר חלש - ובכחול

לפני שנעבור לכתיבת התוכן, מהות המייל, נדגיש כלל נוסף; בדיוק כמו ששפת הגוף שלנו משפיעה על אופי פגישת עסקים ואף שיחה בין חברים, כך גם במייל, נתייחס לפן הוויזואלי. חשוב לא לכתוב את המייל באותיות גדולות, ב CAPS LOCK. משמעות הכתיבה באותיות גדולות היא צעקה. כמו כן, שימוש בסימני קריאה לצורך הדגשה. בנוסף, רצוי להימנע משימוש בצבע אדום, הדבר מתפרש כטון דיבור כועס. הצבעים המקובלים הם בצבע כחול או שחור.

 

עתה, לאחר שעברנו על הדגשים לכתיבת המייל, נוכל לגשת לעיקר, כתיבת גוף המייל. כל סיטואציה מובילה לכתיבת נוסחים שונים. אמנם יש אינספור מצבים, אך ניתן ישנם נושאים שניתן להיערך אליהם מראש על ידי שימוש בנוסח קבוע, עליו נוסיף את הפרטים הרלוונטיים לכל אירוע.

 

• ראשית, אם  רצונך לקבוע תאריך לפגישה ולקדם זאת באמצעות מייל, הצע יום ושעה לקיום הפגישה. לשם היעילות, תמיד עדיף לא להשאיר את האופציה פתוחה לשיקול דעתו של הנמען.

 

• שנית, במידה ותוכן המייל מכיל גם חדשות רעות וגם חדשות טובות, התחל קודם בחדשות הרעות ותסיים עם הטובות. לדוגמה:

 

 

שמרו על נוסח קבוע

תלמידים רבים חוששים מטעויות בהתנסחות, בייחוד כאשר אתה עובד מול בכירים החברה בה אתה עובד או לקוחות חשובים. לרוב המיילים יעסקו בנושאים, כגון: מייל לאחר קיום פגישה, בקשה כלשהי, אישור נושא, הכרזה או אי שביעות רצון. לכן, אנו גם יכולים ללמוד נוסחים מתאימים לכל סיטואציה. להלן דוגמאות לניסוחים מתאימים לפתיחת מייל, בהתאם לסיטואציות השונות:

 

יש לך משהו חדש וברצונך להודיע לעולם?

 

 

צריך משהו ממישהו ומעוניין לבקש כמו שצריך?

 

שלחת דוא"ל, קבעת פגישה, מסרת מידע - ומעוניין לראות אם הצד השני מודע לכך?

 

רוצה להראות שאינך מרוצה - אבל באופן מנומס? 

 

כך תסיימו את המכתב:

בדומה לפתיחת המייל, כך אנו יכולים ללמוד גם מהם הניסוחים המתאימים לסיומת למייל, בהתאם למקרים השונים:

 

 

מעוניין לוודא שהצד השני ימלא את חלקו במשימה?

 

חושב שהצד השני ישמח לסיוע - הצע עזרה:

 

כך תרמוז על תקוותיך מהתכתובת:

 

לפני משלוח - עבור על הדוא"ל שנית  

דבר אחרון, הוא בדיקת איות באמצעות המחשב. אמנם חשוב לבצע בדיקת איות ולרוב הבדיקה אמינה, אך בדיקת האיות אינה מבדילה בין מילים הנשמעות אותו הדבר, למשל: red / read. לכן חשוב תמיד לקרוא את המייל בשנית לפני שליחתו לנמען.

 

 

ג'פרי לוי הוא מרצה בכיר במחלקה העסקית של ברליץ, בית הספר הבינלאומי לשפות והכשרות בינתרבותיות.