כל האמת על PDF

מה זה PDF?

PDF הוא פורמט קבצים אוניברסלי להעברת מסמכים וטפסים ברשת. הקיצור הוא ראשי תיבות ל Portable Document Format או בתרגום חופשי :פורמט מסמכים נייד. יחודו של פורמט PDF הוא בכך שהוא מסוגל לשמור על העיצוב, הפונטים, העימוד והגרפיקה של המסמך המקורי ללא תלות במערכת ההפעלה בה המסמך נוצר. כך למעשה יכול משתמש מקינטוש ליצור מסמך, לשמור אותו בפורמט PDF ולהעביר אותו למשתמש חלונות. גם על חלונות המסמך ייראה בדיוק אותו הדבר כפי שנוצר על המק.
פורמט PDF מציע גם הגנה מפני שינויים במסמך. יוצר המסמך יכול לקבוע מניעת שינויים או הוצאה ושימוש בחלקים מתוך המסמך לאחר שהוא נוצר ונשמר. כך למעשה, הפך PDF לפורמט אידיאלי לטפסים, חוזים ושאר מסמכים הדורשים נאמנות למקור.
גם באתרים ממשלתיים רבים בארץ, כמו למשל מס הכנסה או משרד החינוך ניתן למצוא טפסים שימושיים בפורמט PDF להורדה למחשב הביתי.
PDF פותח על ידי חברת Adobe, המוכרת מתחום הגרפיקה הממוחשבת, בעיקר בשל תוכנת Photoshop המפורסמת. הוא הוצג לראשונה בשנת 91' ומאז תפס תאוצה רבה, בעיקר בשל קצב השימוש הגובר באינטרנט. עם השנים התקן התפתח וכיום הוא מציע אפשרויות מתקדמות של הצפנת מסמכים, שימוש בבסיסי נתונים בתוך המסמך, טפסים מקוונים ועוד. מכיוון ש-Adobe הציעה תוכנת צפייה בקבצי PDF בחינם, הוא הפך לתקן דה פקטו למסמכים וטפסים ברשת.

הורדת והתקנת Acrobat Reader

על מנת לצפות במסמכי PDF יש צורך בתוכנת Acrobat Reader. התוכנה מאפשרת לנו להציג מסמכים על המסך להדפיס אותם ועוד. כאמור, תוכנה זו היא חופשית להורדה ולשימוש. Acrobat Reader היא למעשה תוכנה מוגבלת, שאינה מאפשרת ליצור מסמכי PDF על המחשב שלכם. על מנת ליצור מסמכים כאלו, יש צורך בחבילת התוכנה Acrobat המלאה, הניתנת לרכישה בנפרד.
הגרסה האנגלית הנוכחית של התוכנה היא 5.05 Acorbat Reader. מגיעה גם בגרסה מותאמת לעברית, אך בגרסה 4.05 הישנה יותר. הגרסה העברית מציעה תמיכה משופרת בצפייה במסמכים המשתמשים בגופנים עבריים. למרות זאת, לא נתקלנו בבעיות של צפייה במסמכים בעברית באמצעות הגרסה האנגלית. Acrobat Reader מגיעה גם בגרסאות המותאמות לפאלם ול-Pocket PC.
התקנת התוכנה עצמה היא פשוטה – פשוט הפעילו את הקובץ שהורדתם. התוכנה תעתיק את הקבצים לספריית התוכנה, ובסיום ההתקנה ייתכן ותבקש ממכם לאתחל את המחשב. בהפעלה הראשונה יש לאשר את רשיון השימוש בתוכנה וכל שנותר לכם לעשות לאחר מכן, הוא פשוט להתחיל להשתמש בקבצי PDF.

צפייה במסמכי PDF

Acrobat Reader כוללת בתוכה תוספים לאינטרנט אקספלורר ולנטסקייפ, המאפשרים צפייה במסמכי PDF ישירות מתוך הדפדפן. כאשר תקליקו באתר מסויים על קובץ עם הסיומת PDF, תהליך ההורדה יתחיל באופן אוטומטי והדפדפן יציג את המסמך בתוך חלון הדפדפן. היתרון הגדול בצפייה בשיטה זו, הוא בעיקר במסמכים גדולים. Acrobat Reader יודעת להתחיל להציג את המסמך גם לפני שתהליך ההורדה הסתיים, וכך בזמן הקריאה, יתר חלקי המסמך ממשיכים לרדת ברקע. בתוך חלון הדפדפן יוצג לכם סרגל הכלים של ה-Reader, וכך תוכלו לבצע פעולות נוספות ואף לשמור את המסמך.
שיטה אחרת לצפייה במסמכי PDF, היא פשוט לשמור את המסמך באמצעות קליק ימני בדפדפן ובחירה ב-Save Target Asאו שמור כ.. ושמירת המסמך במחשב שלכם. שיטה זו עדיפה במקרה שמעוניינים להוריד מספר מסמכי PDF באופן מרוכז ולצפות בהם מאוחר יותר.
סרגל הכלים של התוכנה מאפשר לבצע מספר אפשרויות המקילות על הקריאה. האפשרויות דומות למדי לאפשרויות המוכרות מתוכנות Office. חוץ משמירה, פתיחה והדפסת מסמכים, ניתן גם לשנות את מרחק הצפייה (זום) מן המסמך. ניתן לעבור באמצעות הכפתורים בחלק הימני של המסמך לתצוגת המתאימות לרוחב עמוד או לרוחב המסך.
במסמכים ארוכים כמו ספרים המכילים תוכן עניינים מובנה, ניתן לעבור לתצוגת ניווט, המאפשרת מעבר קל בין הפרקים השונים.
כפתור שימוש אחר הוא כפתור החיפוש (המסומן באייקון של משקפת) ובעזרתו ניתן לבצע חיפושים שונים אחר מילים במסמך.

פתרון בעיות

מכיוון שלרוב רק צופים ומדפיסים קבצי PDF, נתקלים בבעיות בשימוש בהם לעיתים רחוקות.
- לעיתים אפשר להתקל בבעיה תצוגה של מסמך שמוצג בצורה פגומה או מסרב להיפתח. במקרה הזה, ייתכן שהורדת הקובץ לא הייתה תקינה, לכן נסו להוריד את הקובץ שנית.
- לעיתים ניתן להתקל גם בבעיות הדפסה, בעיקר בטפסים מורכבים או במסמכים המכילים עיצובים מיוחדים. במקרה הזה, כאשר אתם מדפיסים את המסמך, סמנו את האפשרות Print As Image בתיבת הדו שיח של ההדפסה. אפשרות זו מאטה את ההדפסה, אולם מעבירה את המסמך בשלמותו כתמונה למדפסת. שימו לב שבמסמכים גדולים כדאי לסגור תוכנות אחרות, על מנת לאפשר ל Acrobat Reader שימוש מקסימלי בזכרון המחשב שלכם.
- אם אתם לא מצליחים להדפיס מסמכי PDF באופן קבוע, וודאו כי אתם משתמשים בגרסה העדכנית של Acorbat Reader . באותה הזדמנות, כדאי לוודא שאתם אכן משתמשים בדרייברים העדכניים של המדפסת שלכם.