לא מספיקים כלום? איך לצאת מזה

שיעור ראשון: בעקבות הזמן האבוד

אין לכם זמן לעשות כל מה שאתם רוצים? זה יכול להשתנות. אנשים יעילים מוצאים זמן לכל דבר בשתי דרכים: האחת, הם מפסיקים לעשות דברים לא חשובים. השנייה, הם עושים את הדברים שכן חשובים להם בדרכים אחרות. רוצים גם? בבקשה:

‭.1‬ אל תגידו: "אין לי זמן"  

בולען הזמן הגדול ביותר הוא האמירה "אין לי זמן‭."‬ ולמה? כי כשאין לנו זמן למיין מסמכים, נצטרך פי שניים זמן כדי למצוא מסמך בערימה, וכשאין לנו זמן להניח כביסה מקופלת בארון, נמצא אותה מתגלגלת על השטיח ונצטרך לכבס מחדש. ה"אין זמן" גורם לנו לעבוד כפול!

‭.2‬ איך חוסכים זמן?  

עשו סידורים בסידורים. חבל לבזבז זמן איכות של בית או של עבודה על סידורים. במקום זאת, כשאתם ממתינים בבנק או במס הכנסה, נצלו את הזמן כדי לבצע סידורים אחרים (טלפון לסוכן הביטוח, בירורים בעירייה‭.(‬ שלבו, עשו שני דברים יחד (למשל, דברו בטלפון עם המורה של הילד תוך כדי הדחת כלים‭,(‬ ותחסכו זמן יקר. תכננו קדימה: בכל פעולה שאתם עושים, חישבו על השלב הבא, וכך תחסכו זמן. למשל, כשאתם תולים כביסה, תלו את הגרביים בזוגות, ותחסכו זמן בקיפול.

‭.3‬ למדו להחליט  

דחיית החלטות לאחר-כך גורמת לכם להקדיש שוב ושוב זמן לאותה החלטה. כשאתם ממיינים (ניירת, ציוד) או אורזים, החליטו מיד מה הולך לאן – ומה הולך לפח. מתקשים להחליט? שאלו את עצמכם: "זה באמת כל-כך חשוב‭"?‬ יש החלטות שמספיק להחליט פעם אחת, כמו מה – לארוז לסופשבוע/ חופשת חג/ פיקניק ועוד. מכינים רשימה קבועה וגומרים אחת ולתמיד עם ההתלבטויות!

טובעים בעומס? יש לנו פתרונות יצירתיים. צילום: index open

4. רכזו משימות  

במעבר ממשימה למשימה נדרשות מאיתנו כמה דקות של התמקדות מחדש. ריכוז משימות דומות (כל התיוקים ביחד, כל הטלפונים ביחד) חוסך לנו את הדקות הללו. ‭

5. שיטת הדד–ליין 

כשאנחנו מעמידים לעצמנו דד-ליין (למשל: להגיש דו"ח עד תאריך מסוים, לסיים לשטוף כלים עד שמונה‭,(‬ אנחנו מגלים שכל צורת החשיבה שלנו מתכווננת אליו, ואנחנו הופכים יעילים יותר, ומשיגים יותר תוצאות בפחות זמן (לא מאמינים? נסו להיזכר איך למדתם בערב שלפני מבחן‭.(‬ דד-ליין מוצלח במיוחד הוא ההחלטה לצאת בזמן מהעבודה: לא רק שיום העבודה הופך יעיל יותר, אלא גם נופלים עליכם פחות "תיקים" – פשוט מפני שלא הייתם שם כדי לקבלם.

‭.6‬ הכפילו תוצאות  

זהו את השעות הקשות לכם ביותר ביום, אלו שאתם מבזבזים בבהייה במחשב או בטלוויזיה, והיפכו אותן לשעות של השקעה בעצמכם. עשו בהן כושר או כל פעילות אחרת שאחריה תחושו מלאי מרץ. כך גם תמצאו זמן לתחזוק עצמי, וגם תפיקו יותר מהמשך היום. מהי השעה הכי טובה שלכם ביום? זו שבה כל עשייה מתרחשת בחצי מהזמן הרגיל? אל תבזבזו אותה: עשו בה רק מה שדורש הכי הרבה ריכוז ויצירתיות. נתקו לשעה את הטלפונים. נו, נכון שבלי הפרעות התוצאות הרבה יותר מרשימות?

‭.7‬ הוסיפו שעות לשעון 

בדקו: האם יש שעות בשעון שניתן לנצל באופן לא קונבנציונלי? למשל, לקום בחמש בבוקר כדי לעשות מדיטציה, או לקחת בייבי-סיטר אחר הצהריים כדי לעשות טלפונים חשובים?

קצבו הפסקות: עייפות עלולה לגרום לנו להתפתות ל"בולעני זמן" (טלוויזיה, גלישה באינטרנט‭.(‬ שימו לב אחרי כמה זמן אתם מאבדים ריכוז, וקיבעו הפסקות קצרות בהתאם. כך אפשר לקצוב את הזמן שהולך לאיבוד.

נקודה למחשבה: שונאים לעשות משהו? אל תבזבזו עליו זמן! חישוב מהיר מראה שחצי שעה ביום שאתם מקדישים לניקוי ולארגון הבית, למשל, מסתכמת בשנה שלמה‭(!)‬ מתוך ארבעים ושמונה שנות פעילות בחייכם. ועכשיו, ישמו את החשבון על דברים נעימים, אך לא חשובים, כגון בהייה בטלוויזיה.

שיעור שני: ממה להתחיל?

כששאלנו אנשים מה מפריע להם להיות יעילים, שמענו מהם שוב ושוב אותו המשפט: "מרוב מטלות אני לא יודע במה להתחיל – אז אני מתייאש, ולא עושה כלום‭."‬ יש שתי דרכים עיקריות לצאת מחוסר האונים הזה: האחת – להתחיל לעשות, לא חשוב מה. השנייה – לעצור לרגע, למיין את המטלות בראש, ואז לגשת לעבודה.

‭.1‬ לא יודעים ממה להתחיל?  

בחרו משימה אחת קטנטונת, שהכי קרובה אליכם: הנייר שלידכם על השולחן, הפינה שבה אתם נמצאים בבית. יש לפניכם רק משימות גדולות? קחו אחת, פרקו אותה לשלבים הקטנים ביותר, ועשו רק שלב אחד. ברגע שתיכנסו לעשייה, יהיה לכם קל יותר להמשיך בה.

‭.2‬ דחוף או חשוב?  

עצת זהב ליעילות: את כל הפעילויות שלנו ניתן לחלק לארבעה תחומים: דחוף וחשוב (לעזור לילד להתכונן למבחן‭;(‬ חשוב ולא דחוף (להתעמל‭;(‬ דחוף ולא חשוב (לענות לטלפון‭;(‬ לא חשוב ולא דחוף (בהייה בטלוויזיה‭.(‬ רגע לפני שאתם מתחילים להתרוצץ, עיצרו, קחו דף, רישמו כל מה שצריך לעשות, וחלקו את המשימות לארבעת התחומים של החשיבות והדחיפות. ועכשיו: מיחקו את אלה שלא חשובות ולא דחופות. מיצאו מישהו אחר להעביר אליו את המשימות הדחופות אך לא חשובות. שבצו ביומן את החשובות אך לא דחופות. אם יש משימה שאינכם מוצאים לה זמן, בידקו: האם היא באמת חשובה? אם כן, בטלו משימה קודמת, חשובה פחות, ושבצו אותה במקומה. נשארתם עם מספר מצומצם של משימות חשובות ודחופות לביצוע עכשווי. אחרי שהראש שלכם נכנס ל"אווירת מיון‭,"‬ יהיה לכם קל יותר להחליט מה מהן תעשו קודם.

מה הסיוט הגרוע ביותר שלכם? אחרי שתדמיינו אותו, הכל יראה קל יותר. צילום: סי.די בנק

3. החזירו משימות 

גיליתם שאתם מתקשים להעביר למישהו אחר משימה דחופה אך לא חשובה? חזרו לזה שנתן לכם את המשימה ואימרו: "אני לא מגיעה לכך ומבקשת להשתחרר‭."‬ בזכות הכנות שלכם, המשימה תוכל לעבור למישהו שיבצע אותה בזמן.

‭.4‬ רשימת אולי  

במהלך העבודה חשבתם על משימה נוספת, שאינכם בטוחים בחשיבותה? רשמו אותה ב"רשימת אולי‭."‬ כך היא אינה מאריכה את רשימת המטלות, אך גם לא נשכחת מהלב.

‭.5‬ משימות זהב  

בחרו מדי יום שלוש משימות (בלבד‭,(!‬ שאם תבצעו אותן, תרגישו שהיום היה שווה. עכשיו, התחילו בהן.

‭.6‬ לא אני!  

התייחסו אל עצמכם בגוף שלישי, ושאלו: "מה מור צריכה לעשות עכשיו‭."?‬ כשאנחנו מסתכלים על עצמנו מהצד, משהו בהסתכלות שלנו נפתח. או: העלו בדמיונכם אדם יעיל שאתם מכירים. שאלו את עצמכם מה הוא היה עושה במקומכם, ועשו כמוהו.

‭.7‬ צאו מהאוטומט  

דווקא כשמשימות חשובות עומדות בפניכם, אתם מוצאים את עצמכם עוסקים בעבודות שוליות לחלוטין (למשל, במקום ללמוד למבחן אתם שוטפים כלים‭?(‬ זה טבעי. כשאנחנו נמצאים במתח או בחרדה, אנחנו נוטים ללכת לפעילויות שקלות לנו. הפתרון – "להיכנס" במשימה המפחידה בכל הכוח. איך? הולכים עם הדמיון עד הסוף: "מה הדבר הכי גרוע שיקרה, שאכשל במבחן? בסדר. ומה עדיף, לא לגשת למבחן ולקבל אפס, או ללמוד ולקבל ציון שישים?"

8. הקול הפנימי 

עדיין לא יודעים ממה להתחיל? שבו רגע בשקט, עיצמו עיניים, ושאלו את עצמכם: מה באמת אני צריך לעשות ברגע זה? התשובה תעלה מאליה.

‭.9‬ הריצו קדימה  

במקום להמשיך להתלבט, דמיינו שיש בידיכם שלט-רחוק מיוחד, שמאפשר לכם להריץ את המציאות קדימה במהירות. בחרו אחד מנתיבי הפעולה האפשריים ‭")‬עכשיו אסיים את המסמך, גם את אאחר לפגישה‭("‬ והריצו אותו קדימה. מה התוצאות? (למשל, "הלקוח יכעס עליי‭.("‬ עכשיו, נסו זאת על נתיב פעולה אחר ‭")‬עכשיו אצא לפגישה גם אם לא אסיים את המסמך‭.("‬ מה התוצאות? (למשל, "הבוסית תכעס עליי‭.("‬ עכשיו אפשר לעשות שקלול ולהחליט מה עדיף לעשות.

שיעור שלישי: בזמנכם החופשי, אל המטרה!

לבצע ביעילות את המטרות הלא נכונות זה כמו לרוץ במהירות אל הכתובת הלא נכונה. יעילות אמיתית היא לפעול בנחישות להשגת המטרות שלנו – ובשביל זה צריך שיהיו מטרות. כדי להחליט מה המטרות שלנו, עלינו לבדוק: מה חשוב לנו? מה אנחנו רוצים להיות כשנהיה גדולים? ומה אנחנו רוצים עכשיו?

‭.1‬ כתבו חזון אישי  

"חזון אישי" הוא סיכום כללי של כל מה שחשוב לנו בחיים. הוא כולל מערכות יחסים שאנחנו רוצים לטפח, רגשות שהיינו רוצים להרגיש, חלומות שהיינו רוצים להגשים. כדי לכתוב אותו, ענו על השאלות הבאות: מה הן מערכות היחסים המשמעותיות עבורכם ביותר? מה אתם נהנים לעשות? מה היתרונות שלכם? אילו תכונות אופי אתם מעריצים אצל אחרים? אילו רגעים בחייכם היו המאושרים ביותר בחייכם, ולמה? אילו מהפעילויות שלכם, בחיים הפרטיים ובעבודה, נראות לכם החשובות ביותר? לאיזה חלומות הייתם רוצים להגיע? איזה רגשות הייתם רוצים להרגיש? מתקשים לכתוב את החזון? בספר "העיקר להתחיל בעיקר‭,"‬ בהוצאת אור-עם, מכנים אותו "הצהרת משימה אישית‭,"‬ ומסבירים כיצד לעשות זאת.

‭.2‬ אל המטרות  

כדי לתרגם את החזון האישי למציאות, אתם צריכים להחליט מה מתוכו יהפוך למטרה שתחליטו להשיג. מטרה יכולה להיות, למשל, פיתוח תכונת אופי ‭")‬להיות אדם שמח‭,("‬ הגשמת חלום ‭")‬לפתוח סטודיו לקרמיקה‭,("‬ או התמקדות במה שחשוב לכם ‭")‬להיות בת זוג קשובה‭.("‬ שימו לב: מטרות יעילות מתמקדות בתוצאה ‭")‬להיות סמנכ"ל‭("‬ ולא בתהליך ‭")‬להתקדם בעבודה‭.("

‬‭.3‬ גיליתם שיש לכם הרבה מטרות?  

כדי לא להתבלבל, סדרו אותן לפי תחומים: "עבודה‭,"‬ "זוגיות", "הורות", "התפתחות אישית‭."‬ עכשיו סמנו מתוכן את המטרה החשובה ביותר בכל תחום (נקרא לה: "מטרה עיקרית‭,("‬ והחליטו להתמקד בה בתקופה הקרובה. נקודה למחשבה: שימו לב למטרות שבחרתם לעצמכם. רובן ככולן שייכות למה שהגדרנו מקודם כ"משימות חשובות אך לא דחופות"!

4. ‬ קשה לכם להגדיר מטרות?  

נסו את התרגיל הבא: דמיינו שאתם במסיבת יום הולדת שמונים שלכם. מה תרצו שיאמר כל אחד מהמברכים – הבת שלכם, בן זוגכם, עמיתכם מהעבודה? הברכות שלהם הן המטרות שלכם.

הגיע הזמן להתעורר למציאות חדשה. צילום: ויזו'ואל פוטוס

‭.5‬ הגדירו יעדים  

היעדים הם הדרך למילוי המטרה. עליהם להיות ממוקדים, מדידים ‭")‬בוצע או לא‭,("?‬ לא קשים מדי להשגה, קשורים לחזון ומוגדרים בזמן. אם, למשל, מטרתי היא "לפתוח סטודיו לקרמיקה‭,"‬ היעד יכול להיות "לקנות אובניים בתוך שלושה חודשים‭."‬ הגדירו לכל אחת מהמטרות שלושה עד חמישה יעדים.

‭.6‬ מה השבוע?  

בכל מטרה, החליטו מה היעד שאם תבצעו אותו השבוע, תפיקו מקסימום השפעה חיובית. למשל, "בירור כמה עולים אובניים לקרמיקה‭."‬ עכשיו, קבעו יום ושעה שבו תבצעו את היעד הזה. אם מדובר במשימה שאי אפשר לשבץ כרגע, רישמו אותה בצד היומן, והדגישו אותה במרקר: כך, בכל פעם שתפתחו יומן, תיזכרו בה. רק אחרי שסיימתם לשבץ את היעדים שעליהם החלטתם, הכניסו ליומן מטלות אחרות. כך יהיה לכם תמיד זמן למטרות שלכם – במקום למטרות של אחרים!

‭.7‬ משאבים ונקודות תורפה  

כדי להגשים את היעדים, בידקו: מה המשאבים שעומדים לרשותכם כדי להשיגם (למשל, ‭3,000‬ שקל למימון אובניים‭,(‬ מה נקודות החולשה (חוסר בסכום נוסף‭,(‬ ובמי אפשר להיעזר כדי להגשים את היעדים (ההורים שלכם).

8. ‬ הקרנה מוקדמת  

בתחילת כל יום עירכו לעצמכם "הקרנה מוקדמת" דמיונית של מה שצפוי באותו היום. סמנו בעיגול את הפעילויות הדחופות ביותר, ושאלו את עצמכם: "האמנם הן מקדמות אותי לקראת מטרותיי‭"?‬ אם לא, בידקו: האם אפשר להעביר אותן למישהו אחר?

‭.9‬ תכננו זמן פנוי  

גם לזמן פנוי כמו שבתות צריך לקבוע מטרה (למשל, מנוחה‭.(!‬ כשהמטרה ברורה, קל להתעלם מהדשא הלא מכוסח.

שיעור רביעי: ניקוי ראש

אחד הדברים שהכי מפריעים לנו להיות יעילים זה ראש עמוס, שמתפוצץ מרוב דברים שצריך לעשות. ראש כזה לא יכול לתכנן, לקבוע העדפות, לחשוב קדימה – ובאופן פרדוקסלי, לא יכול לטפל בעומס שמעיק עליו.

איך יוצאים מזה? מבינים שלא המטלות מעמיסות עלינו, אלא האופן שבו אנו תופסים אותן (לא מאמינים? נסו לחשוב מתי אתם מטפלים טוב יותר במשימה נכנסת: כאשר אתם שמחים ומלאי אנרגיה, או כאשר אתם טרודים במחשבות על בעיה אחרת‭.(?‬ כדי להשיג ראש נקי, צריך לפנות אותו ממשימות ‭")‬אני חייב לזכור לעשות את זה‭,("‬ ממחשבות שליליות ‭")‬לעולם לא אספיק‭("‬ ומרגשות (אשמה, בלבול‭.(‬ וככה עושים את זה:

‭.1‬ אל תזכרו  

הניסיון לזכור דברים תופס נפח מחשבה יקר. הפתרון: החזיקו אתכם פנקס שבו אתם רושמים כל רעיון או עניין שעולה בדעתכם, כדי שלא תצטרכו לזכור כלום.

‭.2‬ דבר דבר  

כשאנחנו מסיימים משימה עד הסוף, היא יורדת לנו מהראש. אבל אם אנחנו מנסים לבצע כמה דברים ביחד, כולם נשארים בתוכו והמיקוד מתפזר ביניהם. כך שבסופו של דבר, דווקא אז אנחנו יעילים פחות. תרגיל: מבשלים ארוחת צהריים? קחו זמן ובדקו כמה לוקח לכם לבשל הכל. למחרת, עשו אותו הדבר, אבל שנו את צורת הבישול. אל תתחילו סיר לפני שסיימתם את הסיר הקודם. כמה זמן לקח הפעם? ואיך הרגשתם? נכון שעמוסים פחות?

‭.3‬ די לפרפקציוניזם  

פרפקציוניזם דוחף אותנו לקחת על עצמנו עוד ועוד משימות ולהימנע מלהיעזר באחרים. בנוסף לכך, הוא מייצר עבורנו רגשי אשם כשאנחנו לא מספיקים – וגם רגשי אשם תופסים מקום בראש ויוצרים עומס נוסף.

‭.4‬ הוד מעלתו היומן  

היומן הוא אחד מכלי העזר העיקריים לשמירה על ראש פנוי וממוקד – אם מתייחסים אליו כראוי: מלאו את היומן במקום את הראש. "מתישהו צריך לעשות את זה" הוא אחד המשפטים הכי יוצרי עומס שאנחנו יכולים להגיד לעצמנו (וזו אחת הסיבות שערמות הניירת הבלתי מטופלות על השולחן מייאשות כל-כך‭.(‬ אבל, אם לכל מטלה שנכנסת נצמיד מיד תאריך ושעה לביצוע – יירד מאיתנו עול מחשבתי כבד.

אל תדחסו. גם יומן גדוש יוצר תחושת עומס. עומדים לתת לכם משימה חדשה? היו כנים עם עצמכם: האם יש סיכוי שתבצעו אותה, או שאתם עתידים לדחותה עד אין סוף? אם אין בכוונתכם לבצעה בזמן הקרוב, אל תיקחו אותה בכלל (ושחררו את רגשי האשם‭.(!‬

בחרתם לקחת? זיכרו שעמודת היום ביומן מסמלת יום אמיתי, מוגבל בשעות. הכניסו את המשימה רק ליום שבו יש סיכוי טוב שתצליחו לבצע אותה.

מרקרו. בכל זאת היומן גדוש מדי? קחו מרקרים בשני צבעים, וסמנו מה בעדיפות ראשונה ומה בשנייה.

רווחו. במציאות תמיד נכנסות משימות שהורסות את תכנון היום. כדי שלא תיקלעו לעומס יתר, קיבעו ביומן מראש מרווחי זמן בין משימה למשימה. קיבעו לכם בכל יום "שעת מקלט" – שעה ריקה לפגישה עם עצמכם, שבה תוכלו לארגן מחדש את המחשבות, לקבוע סדרי עדיפויות מחודשים, לטפל במשימות בלתי צפויות. בונוס: עצם המחשבה על "כיס האוויר" שמחכה לכם יפחית מתחושת העומס.

‭.5‬ די לרעש  

התמודדות עם גירויים חיצוניים, כגון קולות מהטלוויזיה או מהרדיו, מעמיסה עוד על הראש העמוס ממילא. כבו ותרגישו הרבה יותר טוב.

‭.6‬ צאו החוצה  

לפעמים, עצם המעבר לסביבה אחרת יכול לשנות לחלוטין את הפרספקטיבה שלכם ולעזור לכם להתמקד מחדש.

‭.7‬ סדרו משהו  

כשהראש שלנו מבולגן, התעסקות במיון יכולה להכניס אותו לאווירה הנכונה של מיון בין עיקר לטפל.

‭.8‬ דברו  

לפעמים עומס בעבודה או בבית הוא בכלל עומס רגשי שלא נפרק, ולכן תופס מקום אחסון בראש. שיחת נפש יכולה לסייע לפרוק אותו ולהחזיר למיקוד.

‭.9‬ אל תחליטו  

אתם מתלבטים כרוניים? החליטו רק החלטות חשובות, ובקשו ממישהו אחר שיחליט החלטות שוליות: לאיזו מסעדה ללכת, או איזה נייר טואלט לקנות. נקודה למחשבה: כשהעומס המחשבתי מאיים להכניע אותנו, אנחנו מרגישים חסרי אונים. חוסר אונים גורם לנו לרצות "לעשות משהו" רק כדי לצאת ממנו, ולא פעם אנחנו עושים את הדבר הלא נכון (לצעוק, להתפרץ‭.(‬ בפעם הבאה שאתם מרגישים חוסר אונים, נסו רגע לשבת בשקט ורק לחכות שהתחושה תעבור.

המידע בכתבה התקבל מהמומחים הבאים: עמירם קאופמן, מאמן אישי; גיורא רווה, מאמן אישי ועסקי; רונית סנה, מנהלת חברת "אינטלימנג‭"'‬ המייעצת בניהול פרויקטים; שוש מניקס ומיכל שרגא-מילנר, מאמנות אישיות ועסקיות בשיטת "חיבורים‭;"‬ אמיר עליון, מנהל תחום הדרכה בחברת zooz לייעוץ לעסקים; אביגיל ברג, מאמנת רוחנית. ומהספרים: "ניהול זמן" מאת ג'ף דייווידסון (הוצאת אופוס‭;(‬ "העיקר להתחיל בעיקר" מאת סטיבן קובי (הוצאת אור-עם‭;(‬ "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" מאת סטיבן קובי (הוצאת אור-עם‭;(‬ "היום ולא מחר‭,"‬ מאת מישל טולייר (הוצאת אופוס‭;(‬ "שליטה בלחץ" מאת ג'ף דייוידסון (הוצאת אופוס).

כתבה זו פורסמה לראשונה בעיתון "לאשה".

הקליקו כאן כדי לגלות מה מחכה לכם השבוע בגיליון "לאשה"

‬