הביאו את היום
איך מוודאים שבאמת נקיים את החלטות ראש השנה שלנו
דצמבר וינואר לא היו קרים כמו שאנחנו רגילים. אף אחד לא יכול לתכנן את מזג האוויר, ידוע שהחורף בניו יורק קר והקיץ חם, אין כמעט תוכנית שמאפשרת פתאום לעבור למיזוג באמצע החורף. אני מספר לכם את זה כי דברים אחרים כן ורצוי לתכנן.
בטור הקודם סיפרנו על אהוד שמנהל עסק עם 15 עובדים, הוא מתכנן בתחילת כל שנה לעשות דברים כמו לארגן את סביבת העבודה, להרחיב את העסק ולייצב אותו ועוד. אבל הוא נבלע לתוך המשימות היומיות הנדרשות בעסק ומתמקד בעיקר בלכבות שריפות מדי יום. כתוצאה מכך הוא מגיע לסוף השנה עם המון תוכנית ומעט תוצאות.
אהוד צריך עזרה בארגון ההתנהלות שלו. הגענו להבנה שהעבודה תתמקד ביצירת הרגלים שיאפשרו בדיקה בטווח קצר על מנת לוודא שהוא אכן בדרך. בשבוע שעבר דיברנו על כך שתכנון רצוי שיתחיל מיום עבודה, אבל לפני כן צריך לבדוק מה בעצם רוצים להשיג. אהוד מדבר על הרחבת העסק, השגת יציבות ויצירת נהלי עבודה ברורים. מתוך המטרות שהצבנו לעצמנו, אנו מבצעים פירוק לאחור כלומר לבדוק מהם הפעולת התלוית בי היום על מנת להיות בתוצאה שהצהרתי עליה בעתיד. חשוב מאוד לזכור שלשפה שבה אנו משתמשים יש חשיבות עצומה על האופן שבו נפעל, ולכן הגדרת מטרות כלליות כמו מה רוצים להשיג, תוך כמה זמן ואיך היא קריטית להצלחה.
מתחילים בהגדרה ברורה שחייבת לבטא את מה, כמה ואיך. ולכן הרחבת העסק תאמר בצורה הבאה: "אני מרחיב את העסק בעוד X אחוזים עד חודש Y בשנת Z. לדוגמא: הרחבת העסק תתבטא בפתיחת סניף נוסף בשדרה הזאת והזאת ברחוב הזה והזה, העסק יהיה בגודל כזה וכזה ויכלול M עובדים במחזור כספי של כך וכך דולרים. ההגדרה כזאת יוצרת בהירות היא גם מאפשרת למצהיר לייצור תוכנית עבודה ברורה. כשיודעים מה רוצים להשיג ולמה האיך נעשה יותר פשוט.
עכשיו ניגשים לאיך: אמרנו שהעבודה מתחילה בפירוק לאחור כלומר מהעתיד להווה, אם ניקח את הדוגמא שלנו ונראה שהרחבת העסק מחייבת השכרת מקום נוסף, אני יודע שמציאת מקום עשויה לקחת לקחת זמן וכל תהליך התאמת המקום לצרכים המיוחדים של העסק המסוים גם עשויה לקחת זמן. אני צריך להעריך אם אני רוצה להרחיב את העסק באמצעות פתיחת סניף נוסף בעוד 6 חודשים, מה הפעולות שאני צריך לעשות היום על מנת שזה יקרה, אולי אני צריך לדאוג שיהיה לי סוכן שיראה לי כמה אפשרויות ואולי ללהכין את הבסיס פיננסי על מנת לעשות את הפעולות שקשורות בהרחבה של העסק. הצהרה כשלעצמה היא טובה ונהדרת, אבל ללא הגדרת עשיה ברורה הסיכוי להוציא אותה אל הפועל הוא קלוש מאוד.
כשאני יודע את הדברים הללו אני ניגש לתכנן את החודש, השבוע והיום. לכן, בתוכנית החודשית יהיו רשומות לדוגמא התוצאות לחודש הקרוב:
למצוא את המקום במחיר המתאים. אם אני יודע שעל מנת למצוא מקום מסויים אחד עלי לראות לפחות 26 נכסים ויש לי בחודש 26 ימי עבודה, המשמעות היא לראות בכל יום נכס אחד. כבר יש לנו משהו שצריך להיכנס לתוכניות שלנו ולכן בתוכנית החודשית יהיה רשום בדיקה של 26, נכסים נכס אחד בכל יום עד לקבלת הצעה מסודרת וחתימת חוזה בתוכנית השבועית זה יהיה רשום וגם ביומית.
את התכנון החודשי צריך לעשות בתחילת כל חודש, לוודא שהוא מתאים לתוכנית השנתית והוא לא מנותק ממה. את התכנון השבועי רצוי לעשות בתחילת השבוע, להקדיש לכך לפחות שעה עד שעתיים, כך יש סבירות גבוהה שתצליחו להשיג את התוצאות שלכם.
ועכשיו הגענו סוף סוף לתוכנית היומית שלנו. מכינים רשימה של כל הדברים שאנו רוצים להשיג במהלך היום, לפי סדר קדימויות: חשוב ודחוף, דחוף ולא חשוב, חשוב ולא דחוף ולא דחוף ולא חשוב.
יש לבחור רק 6 דברים מתוך כל הרשימה, רצוי את החשוב והדחוף. לצד כל דבר לרשום מהי כמות הזמן שאני הולך לתת לדבר הזה. חשוב לזכור שסה"כ מסגרת הזמן לטיפול בכל 6 הדברים לא תעלה על 6 שעות, השעות האחרות נועדו לטפל בדברים לא מתוכננים שעשויים לקרות. רצוי גם לשים לב מה מתוך הפעולות הוא תגובה למה שקורה, וכמה הוא בעצם יוזמה. חשוב לשמור על איזון גם במקום הזה.
כך ניגשים להתחיל את היום!
מה שנשיג זה מיקוד בעבודה חשובה ודחופה עם דגש על יוזמה ופחות תגובה.
תנסו, מקסימום זה יצליח.
ניסים שדה, בעל M.A מטעם אוניברסיטת תל אביב,
בעל ניסיון בתחום הניהולי בסקטור הפרטי והציבורי.
בוגר - Antony Robbins Mastery University
מאמן בכיר למנהיגות ותקשורת בתחום האישי והעסקי
מעביר הכשרת מאמנים בעיר ניו יורק יחד עם סדנאות ייחודית בתחום תקשורת והעצמה אישית.
nissimsade@gmail.com
www.nissimsade.con
917-225 8549
שלמות זה מבחירה.
ניסים שדה
מומלצים
