טיפול מונע ל-Outlook

דבר אחד לא נעשה בכתבה הזו: לא נלמד להשתמש ב"כללים" של Outlook למיון דואר. אני פותח בזה משום שמדובר בנושא חשוב בפני עצמו, אבל המטרה העיקרית שלנו בעמודים הבאים היא לא לעשות סדר, אלא למנוע קטסטרופה. נלמד כיצד לארגן מחדש את תיקיות הדואר וקבצי הנתונים של התוכנה, כדי, קודם כל, למנוע מצב שבו התוכנה תושבת כתוצאה מעודף הודעות (תופעה בכלל לא נדירה). תוך כדי, גם נעשה קצת סדר, נשפר את ביצועי Outlook, ונצמצם משמעותית את נפח ההודעות המיותרות מהן נסבול בעתיד.

שלב א': בדקו את חומרת המצב

לפני שנתחיל כדאי לחדד נקודה: יכול מאד להיות שכבר עכשיו המצב חמור, ו-Outlook נמצא על סף קריסה. נכון, זה נשמע דרמטי קצת, אבל רגע אחרי שזה נשמע דרמטי ונראה רגוע, זה עלול להיות מאוחר מדי.
מסיבות לא ברורות, תוכנת Outlook שומרת את כל בסיס הנתונים שלה בקובץ אחד, וכשהקובץ הזה עובר גודל מסויים (שאף אחד לא יודע מהו בדיוק), התוכנה קורסת, בדרך-כלל לבלי שוב. כברירת מחדל, לקובץ קוראים outlook.pst והוא מאוחסן בתיקייה C:/WINDOWS/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook. אם הקובץ שלכם קרוי בשם אחר, או מאוחסן במקום אחר, לא תתקשו לגלות אותו באמצעות חיפוש מהיר של קבצים בעלי סיומת *.pst.
אם הגודל שלו עולה, נאמר, על חצי גיגהבייט, אז מצבכם גבולי.
אם זה אכן המצב, ייתכן שעדיף לכם לדלג היישר לשלב ד' כדי לבצע דחיסה של תיקיות Outlook ו/או לפצל אותן לקבצי pst נפרדים, עוד לפני שתמשיכו. כיצד תדעו? האמת היא שקשה לדעת. כלל, אם הקובץ מנופח בצורה לא סבירה, למרות שמחקתם כבר הרבה הודעות דואר מיותרות, אז קרוב לוודאי שהדחיסה תהיה אפקטיבית. אם אתם לא בטוחים, כדאי להתחיל במחיקה סלקטיבית של הודעות דואר שמצורפים אליהן קבצים גדולים במיוחד.

שלב ב': מיינו את הקבצים

אז בוודאי גם אתם לא מצליחים להוריד את מספר ההודעות שמאוחסנות בתיבת הדואר הנכנס למספר בן שתי ספרות. זה קשה אבל אפשרי, וזה שלב חיוני ראשון בדרך לסדר בתיקיות הדואר שלכם.
הניסיון מוכיח שמיון הדואר לפי שם השולח ("מאת") מקצר את התהליך בצורה משמעותית. יש אנשים ששולחים פחות או יותר אותם דברים (או אולי יש לומר - אותם דברים מיותרים), ואת ההודעות שלהם הכי פשוט וקל להעביר במרוכז לתיקייה נפרדת, בפעם אחת (או לחלופין - למחוק במרוכז). אם חסרות לכם תיקיות לאחסון הדואר שלכם, זה הזמן ליצור אותן. כדי להבטיח שבסיום התהליך הדואר שלכם יהיה מסודר ולא מבולגן יותר, רצוי שיהיו תיקיות משלושה סוגים לפחות:
- תיקיית המיותרים: הקבצים שאפשר לוותר עליהם, ורוצים בכל זאת לשמור. כמו בדיחות, תמונות וסרטים.
- תיקיית החשובים: ההודעות שאתם רוצים לשמור, אבל אינכם זקוק להן באופן יומיומי או לשימוש בקרוב.
- תיקיית הדחופים: תכיל את ההודעות שדורשות את טיפולכם בהקדם.
מובן שאפשר ליצור תיקיות נוספות, בהתאם לפרוייקטים שונים בהם אתם מעורבים, או גורמים שונים איתם אתם רוצים להיות בקשר. אם מדובר בתיבת דואר במשרד, כדאי ליצור תיקייה נוספת, בה תאחסנו דברי דואר אישיים. המטרה בשלב הזה, היא להגיע למצב שבו הדואר ממויין ומאורגן, כך שתוכלו לעבור עליו, לסלק את כל מה שמיותר, ולפצל לקבצי דואר נפרדים.

שלב ג': להעיף את המיותרים

בשלב הזה - כמו במעבר דירה, ניקיון פסח וכיוצא באלו מעמדות גורליים בחייו של האדם - שם המשחק הוא "למחוק". מחקו כל מה שמיותר, גם אם אתם חשים צורך עז להשאיר הכל. השתמשו לשם כך בצירוף Shift+Del, וכאשר Outlook שואל האם אתם בטוחים שאתם רוצה למחוק את הפריטים לצמיתות, אשרו. בניגוד למחיקה רגילה, מחיקה כזו אינה מעבירה את ההודעות לתיקיית פריטים שנמחקו, אלא באמת מוחקת אותם. השלב הבא, יהיה לעבור לתיקייה ההיא, כדי למחוק את הפריטים שאותם בעצם לא מחקתם עד היום.
אם זו הפעם הראשונה שאתם עושים את זה, קרוב לוודאי שתמצאו בתיקיית פריטים שנמחקו משהו שיזכיר את "חיים שכאלה". כל ההודעות שמחקתם מעולם יחכו לכם שם. אתם יכולים פשוט לסמן את כל ההודעות (Ctrl+A) ולמחוק מייד. אם זה מלחיץ אתכם, תוכלו לקבוע נקודת זמן (נניח, חודש אחורה), שמעבר לה ההודעות שנמחקו כנראה מיותרות. את כל ההודעות הישנות יותר תוכלו למחוק. נכון, השימוש בתיקייה פריטים שנמחקו כמתווכת בין תיבת הדואר הנכנס לבין תהום הנשייה, עשוי להיות שימושי כאשר אתם מוחקים הודעה בטעות. אבל אם מחקתם הודעה מסויימת ולא נאלצתם לחפש אותה כבר במהלך החודש האחרון, קרוב לוודאי שזו באמת הודעה מיותרת.
כדי לבצע את המחיקה בצורה נוחה, מיינו את ההודעות בתיקייה לפי תאריך ("התקבל"), סמנו את ההודעה המוקדמת ביותר שברצונכם למחוק, ואז סמנו את ההודעה המאוחרת ביותר שברצונכם למחוק תוך כדי לחיצה על מקש Shift. התוכנה תסמן את כל ההודעות שבין השתיים שבחרתם, ותאפשר לכם למחוק את כולן בבת אחת. אם אתם נוהגים לקבל בדואר קבצים גדולים במיוחד, תוכלו למיין את ההודעות שנשארו במיון לפי קבצים מצורפים (אלו שיש להן ואלו שאין), ואז לעבור ולמחוק סלקטיבית הודעות מיותרות וכבדות במיוחד.
המקום השני אליו כדאי ללכת, היא תיקיית ה"מיותרים" שהזכרנו קודם. זו התיקייה שבה תמצאו את קבצי התמונה והוידאו, המצגות והתוכנות שנשלחו אליכם בדואר אלקטרוני. תוכלו לעבור עליהן בצורה מסודרת בזו אחר זו, וזה בוודאי מה שהייתם רוצה לעשות עכשיו. אבל מכיוון שזה עשוי לקחת שעות, עדיף פשוט לשמור את הקבצים המצורפים לדיסק ולעבור עליהם בזמן מאוחר יותר. כדי לעשות זאת בקלות ומהירות, תוכלו להשתמש בתוכנה שמאפשרת לשמור קבצים מצורפים מהודעות דואר רבות בפעולה אחת. יש כמה כלים כאלו. אנחנו מחבבים במיוחד את התוכנה Todi.

שלב ד': לדחוס את המידע

קודם כל, אזהרה: קראו את הסעיף הזה עד הסוף לפני שתעשו משהו. עד לשלב הזה קרוב לוודאי שמחקתם מאות מגהבייט מתיקיות ה-Outlook שלכם (אלא אם כן דילגת אליו ישירות משלב א'), אבל אם תבדוקו את קובץ ה-pst תגלו שגודלו לא השתנה. למה? ככה. איך משנים את זה? מבצעים אופטימיזציה של הקובץ. איך? בחלונית רשימת התיקיות מסמנים את תיקיות אישיות, מבצעים קליק ימני ובוחרים מאפיינים עבור תיקיות אישיות. כעת בוחרים מתקדם ואז Compact Now.
פעולה זהה אפשר לבצע על כל תיקייה רצויה בנפרד. לפעמים זה אורך קצת פחות זמן, אבל לפחות הפעם, אחרי פעולת הניקוי היסודית שערכנו, כדאי לבצע את הפעולה על כל בסיס הנתונים. לפני כן, יש צעד חשוב שכדאי לעשות, והוא יצירה של קובץ pst נוסף. הקובץ הנוסף יסיר את נקודת התורפה המרכזית של Outlook, והדבר הנכון יהיה להעביר אליו את תיקיית ה"מיותרים" שלנו. זו בדרך כלל התיקייה הכבדה ביותר, והאפשרות שנאבד אותה פחות מטרידה.
כדי לעשות זאת, ניגש שוב לתפריט שפתחנו קודם בקליק הימני, ונבחר באפשרות פתיחת קובץ תיקיות אישיות. אחרי שנבצע את הפעולה, תהיה לנו תיקיית "תיקיות אישיות" חדשה, ונוכל לגרור ולהשליך אליה תיקיות לפי בחירתנו. פעולה כזו רצוי בכל מקרה לבצע אם גילינו שקובץ ה-pst שלנו גדול במיוחד.

שלב ה': שיפורים אחרונים

בתפריט מאפיינים עבור תיקיות אישיות ניתן לבחור גם לבדוק את נפח התיקיות השונות. הבדיקה הזו תיתן לנו תמונת מצב, ותאפשר לנו להחליט אם ואילו תיקיות זקוקות לקבצי pst משלהן, או לפעולות סינון ומחיקה נמרצות.
התיקייה שתפתיע אותנו במיוחד בגודלה היא פריטים שנשלחו. בכל פעם שעשינו Forward להודעות דואר שכללו קבצים מצורפים, נוסף פריט מתאים לתיקייה הזו. כולל קבצי וידאו עצומים ששלחנו בהזדמנויות נפרדות לשמונה אנשים שונים. בכל זאת, יש לפעמים חשיבות לשמירת הודעות ששלחנו, ולכן ניגשנו לתיקייה הזו רק עכשיו, בסוף, לשלב שבו כדאי לבצע מחיקה סלקטיבית של הפריטים המיותרים בה. כדי שלא יהיו פריטים כאלה בעתיד, אפשר לשנות את ההגדרות כך שלא ייווצרו עותקים של פריטים שהעברנו (Forward) בתיקייה הזו.
ההגדרה המתאימה קבורה עמוק בתוך התפריטים: כלים / אפשרויות / העדפות / אפשרויות דואר / אפשרויות דואר אלקטרוני מתקדמות. אחרי שהגענו לחלון הנידח הזה מבטלים את הסימון מהאופציה שמור הודעות שהועברו לנמענים.