סקירה: שרתי דואר ארגוניים

השווינו בין המתחרים המאפשרים לכם לשתף יותר מאשר את הדואר האלקטרוני בין כל עובדי הארגון.

עוד בסקירה:

השרתים המובילים - סקירת שרתי Lotus Domino, GroupWise ו-MailSite.

השרתים המובילים: המשך - Exchange ו-Openexchange.

טיפים והמלצות.

מערכות דואר אלקטרוני ארגוניות הן ברכה מעורבת. מצד אחד, הן מערערות את הסבלנות אפילו אצל מנהל ה-IT הרגוע ביותר, ומצד שני הן לב מערכת התקשורת העסקית.

הן כבר מזמן לא אחראיות רק על שליחת וקבלת הודעות. מערכות עדכניות מתזמנות פגישות של קבוצות עבודה, משמשות פלטפורמה לדיונים על משימות ותשתית לשותפות במסמכים - והכל כחלק ממערך הפעולות שקבוצות עבודה מקיימות.

השינוי חל בסוף שנות ה-80 כשלוטוס הוציאה את מערכת Notes, הפלטפורמה הראשונה לשיתוף ידע וניתוב עבודה במבנה לקוח-שרת. Notes הפכה להצלחה כבירה, ו-IBM שילמה מחיר מופרז תמורתה. מאוחר יותר הבינה IBM שהמודל זקוק לעדכון דחוף, משום שהאינטרנט הפכה לתשתית דואר גלובלית, וחייבים למזג בין שרתי הדואר הפנימיים לבין שרתי הדואר האינטרנטי. כך נוצקו יסודותDomino.

אבל IBM לא היתה זריזה מספיק, או שמיקרוסופט היתה הרבה יותר מוצלחת. כרגיל, היא התחילה עם מוצר לא בוגר, שעיקר כוחו במחיר הנמוך ובקשרים הפנימיים שלו עם אאוטלוק. האמת, שפתרון Exchange+אאוטלוק רץ על שרתי Windows בזמן שפתרון Notes+Domino עוד היה קשור ל-OS/2.

היא לקחה קונספציה ידועה מסביבת ה-Mainframe והתאימה אותה לרשתות PC תוך שימוש בתצורת לקוח-שרת. מיקרוסופט לא הסכימה לראות מוצר של חברה אחרת מצליח, וכך יצא לעולם Active Directory, מוצר נחות טכנית, שקשה היה להתווכח על מחירו והאינטגרציה שלו עם שרתיה.

כשהשרת של מיקרוסופט הפך למוקד הרשת הארגונית, המתחרים נחלשו. עם Active Directory בליבת הארגון, השערים ל-Exchange נפתחו לרווחה. תוכנת GroupWise של נובל בקושי קיבלה הזדמנות הוגנת להוכיח את יתרונותיה.

כל זה לא אומר שפסקה התחרות. מנהלי IT יכולים לבחור האם ללכת עם העדר ולהתבסס על השרת הפופולרי Microsoft Exchange Server 5.5 או לחפש במקום אחר.

למרבה המזל, כלי ניהול הדואר האלקטרוני משתפרים תדיר, וזה טוב כשחושבים על המורכבות הגדולה והולכת, כמו גם על דרישות המשתמשים. "מערכות הודעות מורכבות מדי עבור עסקים מסוימים", אומר מייקל נינויס, אנליסט בכיר בחברת המחקר Radicati Group.

"לפעמים יש יותר מדי נושאים לחשוב עליהם - טיפול בדואר זבל, חסימת וירוסים והתקפות אחרות, אופטימיזציית שטח האחסון, עמידה בדרישות משפטיות (בעיקר החוק החדש שמחייב לשמור את הדואר האלקטרוני כמו כל מסמך עסקי/חוקי אחר), מערכת שלמה של כללי התנהגות הנובעים ממדיניות החברה - מכדי שמנהל רשת עסוק יפתור את הבעיה בצורה אופטימלית. החלופות הן: לחפש פתרונות פשוטים שעובדים ישר מהקופסה, או לחפש עזרה של גוף מתמחה".

שרתי הדואר האלקטרוני שבחנו מציעים כלים חדשים, כמו רשת מאובטחת או גישה למכשירים ניידים, כדי לחלוק בידע בצורה אפקטיבית. כדי לבחון את הדור האחרון של התוכנות, התקנו במערכת PC Magazine שישה שרתי קבוצות עבודה, ובחנו אותם מהפרספקטיבה של עסקים קטנים עד בינוניים.

החברה הדמיונית היתה גדולה מספיק כדי שיהיו בה עובד או שניים שהתמחותם ב-IT, אבל לא גדולה עד כדי כך ששיקולי ביצועים או דרישות התמודדות עם עומס גבוה יהיו קריטיים.

חברות קטנות עם תמיכת IT מועטה (או בלתי קיימת) יעדיפו להישען על מערכת חשבונות דואר אלקטרוני מבוססת POP3 או IMAP מספק הגישה לאינטרנט, כשהן מעבירות את כל תחום הדואר האלקטרוני למיקור חוץ. מי שלא רוצה שירות חוץ, יכול להתבסס על אחד המכשירים הפופולריים שכוללים שרת דואר ייעודי לעסקים קטנים.

אלה נותנים בדרך כלל תשובה סטנדרטית למספר צרכים סטנדרטיים - כמו אחסון קבצים, אתר, שרת דואר וכדומה. הם קומפקטיים, זולים וקלים להתקנה ותחזוקה. ארגונים בינוניים יכולים להחליט שהמכשירים אינם מספיק גמישים לדרישות הייחודיות שלהם ולכן הם רוצים להתקין שרת דואר "גדול", כזה שרוכב על פלטפורמת Windows או לינוקס או יוניקס.

שרתי הדואר שסקרנו תומכים בפעילויות עבודה קבוצתית לפחות ברמה הבסיסית, כשהם מאפשרים לחלוק מידע. דרישותינו חרגו ממה שמערכות המיועדות רק לדואר אלקטרוני יכולות לספק, כמו שרת IMail של Ipswitch או מערכת Java System Messaging Server של Sun.

כמו כן לא בחנו את Oracle Collaboration Suite Release 2, המכוון רק לארגונים גדולים עם תשתית IT מסיבית יותר - שלא לדבר על אנשי צוות תחזוקה מיומנים יותר - ממה שנופל בהגדרת קהל היעד שלנו.

הסוג השני מוגדר בקלות על ידי CommuniGate Pro, MailSite ו-SUSE Openexchange. מערכות המציעות שרת דואר אלקטרוני וקבוצות עבודה, ללא תוכנת לקוח ייעודית. במקום זאת הן כוללות תוסף תוכנה מותאם לאאוטלוק, המאפשר להשתמש בו למשימות קבוצות העבודה.

כל השרתים תומכים בדפדפני אינטרנט ברמות שונות, כך שהדפדפן הוא תוכנת הלקוח. לקוח האינטרנט של SUSE Openexchange, למשל, הוא דרך אידיאלית להשתמש ביכולות העבודה הקבוצתית שלו. לקוחות האינטרנט של Domino ושל אאוטלוק מספקים חוויה עשירה כמעט כמו בתוכנות עצמן. מצד שני, ממשק ה-Web של MailSite אינו כולל אפשרות עבודה בקבוצות - למרות שהתכונות קיימות בתוסף התוכנה שלו לאאוטלוק.

תמחור שרתי הדואר יכול להיות מורכב, לא רק מבחינת מספר המשתמשים אלא גם מבחינת האפשרויות. לרוב יש הבדל במחיר בין השימוש במערכת דואר אלקטרוני בלבד (האופציה הזולה והמוגבלת) לבין התקנה כל האפשרויות לקבוצות עבודה (כשהמחירים נעים בין 50-100 דולר לעמדה).

שרתים מסוימים מגיעים עם יכולות אנטי וירוס ואנטי ספאם מובנות, אחרים דורשים תשלום נוסף כדי להתקינן. עדיין, לארגון המונה מאות עובדים, מחיר רשיונות השימוש בשרתים ובתוכנות הלקוח יכול להצטבר להון קטן. לכך יש להוסיף את מחיר החומרה לשרתים, ורשיון השימוש במערכת ההפעלה.

ויש כמובן לחשב את העבודה על התקנת והתאמת שרת הדואר הקיים, פרישה והתקנה של תוספי הלקוח, ושילוב פרופיל המשתמשים הקיימים ומערכות אחסון המידע. הוסיפו לכך את העלויות השוטפות כמו אבטחה, גיבוי, ביצוע פעולות ניהול שוטפות, אימון העובדים ותמיכה טכנית, ותבינו מדוע מיקור חוץ היא אופציה קורצת לארגונים רבים.

אבטחת דואר אלקטרוני אינה מובנת מאליה, כך שכחלק מההערכה, בחנו אפשרויות למנגנונים שיטפלו בדואר זבל ווירוסים, וישמרו מפני הפיכת השרת לממסר SMTP, קצירת כתובות המשתמשים בו והתקפות שונות אחרות. שרתי דואר צריכים גם לאפשר גישה מאובטחת של משתמשים במגוון של סביבות עבודה.

מצאנו שכל המוצרים היו כשירים לכך. הם אמנם שונים בדרך היישום וקיים מגוון אפשרויות, אבל הבחירה תישען לפחות בחלקה על המערכות הקיימות, ועל יכולות צוות ה-IT. מכיוון שיש כל כך הרבה אפשרויות בשוק, רוב הסיכויים שתמצאו מערכת מתאימה לדרישות.

כתבות נוספות:

• השרתים המובילים - סקירת שרתי Lotus Domino, GroupWise ו-MailSite.
• השרתים המובילים: המשך - Exchange ו-Openexchange.
• טיפים והמלצות.