המצגת המושלמת בפאורפוינט

אין די במצגת עשירה בפירוטכניקה. כאשר אתם מתכוננים להרצאה, זכרו שצורת העברת התוכן חשובה לא פחות מהתוכן עצמו. לכן, גם לאחר שתסיימו לבנות את המצגת, ותרגישו שהעברת המסר התבצעה בצורה הטובה ביותר, כדאי מאוד להתאמן על אופן הגשת ההרצאה. חשבו כיצד תוכלו להשתמש במצגת באופן הטוב ביותר, בהתאם לנסיבות.

שכחתי מה רציתי להגיד...

שיכחה היא מחלת הרצאות נפוצה. ברגע מסוים, אתם עלולים לשכוח מה בכלל רציתם להגיד. אל דאגה! PowerPoint יוכל לחלץ אתכם מכל צרה שלא תבוא.

מספר כלים יכולים לסייע לכם להכין עצמכם כראוי לקראת ההרצאה:

דפי הערות - אפשר להוסיף הערות דובר לכל שקופית במצגת, כדי שלא תשכחו דבר. אפשר גם להדפיס ולשנן אותן לפני ההרצאה.

תרגול תזמון - אפשר לעבור על המצגת ולמדוד כמה זמן אתם מתעכבים על כל שקופית, על דברי פתיחה או סיום, על הסברים נוספים וכמה זמן ייקח לכם לעבור על כל המצגת. באופן זה תוכלו לעמוד בלוח הזמנים.

רשמו לעצמכם הערות

הרצאה אידיאלית היא זו בה אתם נמצאים בשליטה מלאה, והקהל קשוב לכל מילה. אך במציאות, תמיד יימצא איזה "נודניק" שישאל שאלות מטופשות ויפריע למהלך ההרצאה. כדאי שתהיו מוכנים להפתעות מסוג זה. לכן מומלץ שתכינו רשימת נקודות מסודרת וגם תשובות מוכנות מראש. תשובה מוכנה יכולה להיות "גש אלי לאחר ההרצאה", ובדרך כלל אותו נודניק יבחר לרוץ לשירותים/לקפה, ולא אליכם.

תוכלו להכין הערות. לשם כך אפשר להשתמש בתצוגה רגילה (תרשים 1), הכוללת חלונית הערות. התצוגה הרגילה מאפשרת עבודה בכל היבטי המצגת במקום אחד. תוכלו להתאים את גודל החלוניות השונות על ידי גרירת הגבולות, כדי שיהיה לכם קל יותר להקליד את ההערות. תוכלו גם להדפיס את הדפים. ראו פירוט בהמשך.

תרשים 1. רשמו הערות מתחת לשקופית. תוכלו להדפיס את דפי ההערות ולחזור ולקרוא אותם לפני ההרצאה, כדי שלא תשכחו שום דבר ממה שרציתם לומר.

שמרו על קצב

כדי להתאמן על זמני ההרצה של כל אחת מהשקופיות, עברו לתצוגת סדרן שקופיות, ולחצו על לחצן תרגל תזמון המופיע בסרגל הכלים:

השקופית הראשונה תופיע במלואה על המסך, ובפינה השמאלית העליונה שלה תראו חלון עם שעון דיגיטלי המודד זמנים.

בעת הרצת המצגת, התחילו לדבר כאילו אתם מול קהל, ו-PowerPoint ימדוד את הזמן שחולף ואת הזמן שהקדשתם לכל שקופית. זכרו כי כדי לעבור לשקופית הבאה, עליכם ללחוץ על לחצן העכבר. כאשר תסיימו, תופיע תיבת דו שיח המדווחת על הזמן הכולל של המצגת. תישאלו אם ברצונכם להקליט את תזמון השקופיות ולהשתמש בו בעת הצגת השקופיות. כלומר, ההעברה תתבצע אוטומטית על פי הזמן שהקלטתם בעת החזרה. אם זה נשמע רעיון טוב? לחצו על כן.

בתחתית כל שקופית מופיעה חתימת זמן (ראה תרשים 3). כעת בדקו אם המצגת נמשכה זמן רב מדי, ואם כן - היכן תוכלו לקצץ בזמן שהקדשתם לכל שקופית. שנו את התסריט שלכם בהתאם, ונסו שוב עד שתגיעו לתזמון הרצוי שהקצבתם לעצמכם (או שהקציבו לכם). בסיום כל ניסיון תישאלו שוב אם להקליט את לוח התזמון החדש - כך תוכלו להתאמן ולשפר את הזמן. 

תרשים 3. אם הקצבתם לעצמכם 10 דקות להרצאה, ועברתם את הזמן - בדקו כמה זמן הקדשתם לכל שקופית והיכן אפשר לקצר. אם נשאר לכם זמן מיותר, תכננו היכן תוכלו להאריך ונסו שוב.

שקופיות מוסתרות

ייתכן שיש לכם מידע רגיש שאתם מעדיפים שלא לדבר עליו, אלא אם כן יכריחו אתכם. למשל, אם מכרתם מעט מאוד ברבעון הראשון של השנה, ודאי לא תרצו לפרסם את הנתון הזה. אך, אם מישהו ישאל אתכם: "מה היו המכירות ברבעון הראשון?" כדאי שתהיה לכם שקופית מוכנה.

PowerPoint מאפשר ליצור שקופיות מוסתרות. שקופיות אלו הן חלק מהמצגת, אך הן מוסתרות ואינן מופיעות בעת הרצת המצגת, אלא אם תבחרו להציגן.

כדי להסתיר שקופית, עברו לתצוגת סדרן שקופיות, בחרו בשקופית הרצויה ולחצו על לחצן הסתר שקופית שבסרגל הכלים.

השקופית אינה נעלמת. אך כפי שאפשר לראות בתרשים 5, על מספר השקופית מופיע ריבוע עם קו אלכסוני. כדי להחזיר שקופית נסתרת למצב רגיל, בחרו בשקופית ולחצו פעם נוספת על לחצן הסתר שקופית. 

תרשים 5. אל תניחו להם לתפוס אתכם לא מוכנים. שקופיות מוסתרות הן הנשק שלכם נגד כל מי שאוהב לשאול דווקא מה שהוא לא אמור לדעת...

כאשר אתם רוצים לחשוף שקופית מוסתרת יש צורך לעבור לשקופית שלפני השקופית המוסתרת, להקיש H והשקופית המוסתרת תופיע. הקהל לעולם לא יידע שניסיתם להסתיר אותה.

סימון על שקופית

אפשרות הסימון מתאימה למיקוד תשומת לב הצופים לחלק מסוים בשקופית. בזמן הרצת המצגת תוכלו להפוך את סמן העכבר לעט סימון, שבעזרתו ניתן לסמן נתונים על השקופית. למשל, להקיף בעיגול מילים או לצייר חיצים וקווים להדגשה.

כדי לקשקש על שקופית, לחצו על הלחצן הצגת שקופיות כדי להריץ את המצגת. במהלך ההרצה, הביאו את הסמן לפינה השמאלית-התחתונה של השקופית המוצגת כרגע על המסך, לחצו על סמל העט המופיע שם ובחרו באפשרות הרצויה לכם (חץ, עט כדורי, טוש או עט סימון).

תוכלו גם לבחור צבע דיו. על המסך יופיע סמן בצורת נקודה או פס, תלוי במה שבחרתם. אם תבחרו בעט הכדורי, הסימון יהיה מאוד דק; אם תבחרו בטוש, התוצאה תהיה פס עבה; ואם תבחרו באפשרות עט סימון, התוצאה תהיה זהה לסימון הדף בעט סימון זרחני המוכר לכם. את הציור שלכם על גבי השקופית מבצעים תוך לחיצה על הלחצן השמאלי.

כדי למחוק את כל מה שציירתם על השקופית, הקישו על מקש E במקלדת. תוכלו גם ללחוץ על לחצן תפריט הקיצור (בעת הזזת העכבר בזמן הרצת המצגת הוא מופיע בפינה השמאלית התחתונה של המסך) ולבחור אפשרויות מצביע, מחקו את כל הדיו בשיקופית.

כדי לחזור ממצב עט סימון למצב סמן, הקישו Ctrl+A.

טיפים למצגת מוצלחת

הצלחת מצגת תלויה בגורמים רבים, אך קודם כל היא תלויה בכם. חשוב מאוד כיצד אתם פונים לקהל, כיצד אתם מנסחים את הרעיון ו"מובילים" את הצופים למטרה, האם אתם מדברים בצורה מעניינת או מונוטונית ועוד עשרות פרטים. הטיפים הבאים יציעו לכם מספר כללים חשובים הקשורים לעריכת מצגות.

בניית השקף

• בהרצאה באולם קולנוע (מדרון מתון) תוכלו לנצל את מלוא השקופית.
  
  
• בהרצאה באולם "חתונות" (משטח שטוח) נצלו רק את 2/3 העליונים של המסך (כי את ה1/3 התחתון רק היושבים בשורה הראשונה יראו).
  
  
• הציגו במצגת את עיקרי הדברים בעזרת כותרות ומשפטים קצרים. את השאר אמרו בעצמכם.
  
  
• השתמשו באותיות גדולות, בגודל 1 ס"מ לפחות (30 נקודות), לטובת אלה היושבים בסוף האולם.
  
  
• אל תציגו יותר משבע שורות טקסט לשקופית.
  
  
• תכננו שמשך הצגת כל שקופית יהיה כשתי דקות.
  
  
• אל תציגו שקף שברקע שלו מופיע צילום של יהודה לוי ויעל בר זוהר. ברור לכם שאיש לא יראה את השקף.
  
  
• שקול היטב האם התמונות במצגת מתאימות לכלל הקהל שלך.
  
  
• לכל נושא התאימו רקע זהה. אל תשנו רקע לכל שקופית. הדבר מעייף את העין, ואת הצופים.
  
  
• במצגות מסחריות ומקצועיות המעיטו ככל הניתן באנימציות מרהיבות ואפקטים קוליים. אלה עלולים "לגנוב" את ההצגה מעיקרי הדברים ואתם הרי לא מנסים למכור את תוכנת PowerPoint.

הופעה

• דברו אל הקהל ולא אל המסך, והשתדלו שלא לדבר אל הרצפה.
  
  
• הרבו בתנועה, אך אל תהלכו בנתיב קבוע. מותר גם לעצור לפעמים, אך כדאי שלא תעמדו בלי לזוז.
  
  
• "דברו" עם הידיים, אך על תנפנפו בהם בצורה מוגזמת.
  
  
• עמדו זקוף והמעיטו בהישענות על רגל אחת.
  
  
• אל תכניסו את הידיים לכיסים ואל תשלבו אותם על החזה.
  
  
• נסו לגוון את קולכם. לפעמים דברו בשקט, ולפעמים הגבירו את הקול.
  
  
• שימרו על קשר עין עם כל הנוכחים, גם עם אלה שיושבים בסוף האולם.
  
  
• אפשר להיעזר בכלי הצבעה: עט אור (סמן לייזר) או מקל.
  
  
• אל "תכו" עם מקל ההצבעה על המסך או על גופכם.
  
  
• תוכלו לכבות (להחשיך) את המסך כדי למשוך תשומת לב - אך אל תגזימו בכך.

חלוקת חומר

• בעת יצירת המצגת הקפידו להשתמש בחלק ההערות שבשקופיות. רשמו בחלק זה את מה שברצונכם לומר לקהל המאזינים.
  
  
• הסבירו את תוכן השקופית כדי שניתן יהיה להבין ממנה את ההרצאה גם לאחר יומיים. בחומר שתדפיסו מהמצגת תוכלו לכלול גם את החלק הזה.
  
  
• החומר המחולק הוא בדרך כלל בשחור לבן - זכרו זאת. הקפידו להשתמש במצגת בערכת צבעים שתתאים להדפסה כזו.
  
  
• אם המצגת נערכת בפורום מצומצם ובאולם מואר, כדאי לחלק את החומר לפני תחילת המצגת.