לא מספיקים כלום? המדריך היעיל לניהול זמן

כולם מדברים איתכם על איך לנהל את הזמן שלכם טוב יותר, ואומרים שבמציאות שמכתיבה קצב רצחני ואינספור משימות בכל החזיתות - אין דרך אחרת אלא להתייעל. ואתם מסכימים איתם. לגמרי. אבל בכל פעם שאתם מחליטים לקרוא כתבה מרחיבת אופקים בנושא, אתם מגלים שמדובר במלכוד. פשוט אין לכם די זמן בשבילה. היא ארוכה מדי, ולכם יש אלף משימות על הראש. היא עמוסה מדי, והמוח שלכם מפוצץ בפרטים. ככה זה כשאין לכם כל הזמן שבעולם.

אז כדי לנטרל את התירוץ של "אין לי זמן לקרוא עוד כתבה על ניהול זמן", הפעם עשינו עבורכם את העבודה. גם קצר, גם מסודר, וגם קל ליישום. הרעיון הוא לא להפוך ביום אחד למר או לגברת יעילות, אלא לבצע תהליך הדרגתי - לשנות הרגלים קטנים ולסגל חדשים. בשלב ראשון נציע שינויים קטנים שיגזלו מכם שניות ספורות, בשלב השני נבקש מכם לפנות כמה דקות לצורך השינוי, ולסוף נשמור את השינויים הגדולים יותר, אלה שדורשים שינוי תפיסתי. כולם, בסופו של תהליך, יהפכו אתכם לסופר-יעילים ויספקו יותר זמן פנוי בעבודה ובבית.

תשקיעו שניות

1. תתנתקו מהנייד: כבו את הנייד ברגע שאתם נכנסים הביתה. הפעולה לוקחת שנייה ומסייעת לכם להציב גבולות. אם החלטתם שעכשיו אתם עם הילדים, כל שיחת טלפון מהעבודה תרחיק אתכם מהמטרה.

2. תתחברו לעצמכם: מצאו לעצמכם רגע של שקט בתוך ההמולה. במהלך היום אנחנו מוצפים בטלפונים, במיילים, במשימות, באנשים, ובשלב מסוים מפסיקים לנהל את הזמן שלנו ומגיבים רק לגורמים חיצוניים. כדי לעשות קאט לפני שהשוטף שוטף אותנו, כדאי להשיג רגע שקט בתוך הבלגן, שיגרום לנו להתאפס בחזרה ויחזיר לנו את השליטה. זה יכול להיעשות במגוון דרכים: לקחת לגימה מהקפה, לנשום עמוק, להעיף מבט בתמונה מהטיול המשפחתי.

3. תשלטו בתקשורת: השתמשו באמצעי תקשורת מהירים. בכל הנוגע לדחיות בלו"ז או הודעות היעזרו בשירותי הדוא"ל, ה- sms, התא הקולי ופונקציות נוספות המאפשרות תקשורת מהירה. זו דרך בטוחה לחיסכון בזמן. הודעתם, התנצלתם, הסברתם - ביצעתם את המשימה.

4. תתחילו היום את מחר: תכננו בערב מה תלבשו למחרת ומה ילבשו הילדים. הבוקר, הלחוץ מטבעו, הוא זמן רע מאוד להתחיל להתלבט. ככה תחסכו לעצמכם זמן יקר בשעות קריטיות של היום.

תשקיעו דקות

1. פעלו במקביל: נסו לעשות כמה פעולות בו זמנית - אבל שימו לב שמדובר במשימות שאינן דורשות ריכוז או מאמץ מיוחד. למשל, בזמן ההמתנה ברמזורים תחזירו טלפונים. בזמן ההליכה על ההליכון בחדר הכושר צפו בטלוויזיה ותתעדכנו בחדשות. בזמן שאתם עושים את עבודות הבית השתמשו ב"אוזניית מדונה", המאפשרת לדבר בטלפון ולהשאיר את הידיים פנויות. בזמן שאתם ממתינים על הקו, דפדפו בעיתון.

2. נגעתם - טיפלתם: אתם מקשיבים להודעות במענה הקולי - הגיבו מיד. במקום לסגור את הטלפון, להיכנס שוב לתא הקולי בעוד כמה שעות, להקשיב מחדש להודעה, להיזכר במה העניין ומה רציתם להגיד, הקישו סולמית (ככה תחסכו את זמן החיוג) וטפלו בעניין. העיקרון בשאר המטלות זהה: פתחתם מייל, עיינתם במסמך, טפלו בו מיד. המטרה: לטפל כמה שפחות פעמים באותו נושא. האמצעי: לא לדחות.

3. רשמתם - השתלטתם: אחד הקשיים של רובנו בניהול זמן נובע מעומס מחשבתי של מטלות. רשימת מטלות שנותרו או סימון V ליד משימה שבוצעה יפחיתו את העומס וישפרו את היעילות, וזה לא לוקח יותר מכמה דקות. אפשר לעשות זאת באמצעות פנקס, או תוכנת אאוטלוק - אבל לא על דפים ופתקים, כי אחר כך לוקח המון זמן למצוא אותם. אגב, הזמן המומלץ לעריכת הרשימות ליום המחרת הוא שעות אחר הצהריים והערב. בדרך זו תתחילו את היום ממוקדים יותר.

4. צאו מהבלגן: סדרו את השולחן והניירת וסדרו גם את הבית. מה שקורה בסביבה החיצונית שלנו, משפיע גם על מה שקורה לנו בתוך הראש. בלגן בשולחן העבודה, בארון הבגדים, בתיקיות ובמסמכים ישפיע לרעה על תפקודנו. הקדישו כמה דקות מדי יומיים או שבוע לסידור הערמות שהצטברו, ותגלו שקל יותר להתנהל בסביבה שמשדרת שליטה וארגון.

תשקיעו שעות

1. תהיו יעילים: נסו לזהות את השעות הטובות שלכם ביום ופעלו לפיהן. בשעות היעילות עבדו בקצב טורבו: קבלו החלטות, קבעו פגישות, תפעילו את הראש, תהיו יצירתיים ודחסו כמה שיותר במסגרת האפשר. בשעות הפחות טובות שלכם, כשקשה לכם להיות מרוכזים וממוקדים, אפשרו לעצמכם לנעול נעלי בית מטאפוריות, ותנו לעצמכם להשתחרר ולשחרר. דללו את הלו"ז, הימנעו משיחות או מפגישות חשובות, ונסו להעביר אותן במינימום עשייה.

2. שלטו אתם במדיה: דרך נוספת לסדר את היום היא לפעול לפי תחומים, ולא לפי שעות יעילות. מה זה אומר? השעה הראשונה של היום מוקדשת לטיפול במיילים, שעה נוספת לטיפול בניירת, שעתיים לפני הצהריים מיועדות לשיחות טלפון, ואחרי ארוחת הצהריים מפנים זמן לפגישות עם אנשים. הרעיון הוא לשלוט במדיה, ולא לאפשר למדיה לשלוט בכם. נכון, טלפון ודוא"ל הם המצאות טכנולוגיות שמקילות על החיים, אבל לא בכל רגע נתון מתאים לנו לענות למייל או לשיחה. אנחנו רוצים להחליט על המינונים והזמנים ובדרך זו נצליח.

3. תתחילו מהשנוא: קבעו סדר עדיפויות הפוך. התחילו בדברים שאתם לא אוהבים לעשות, במשימות הקשות והמעיקות, ורק אחר כך עברו למשימות הנעימות, שלא דורשות מכם מאמץ. ברגע שתיפטרו מהדברים הקשים, תופתעו כמה זמן ממשי ורגשי יתפנה לכם למשימות נוספות, ובאיזו קלילות תיגשו לבצען.

4. תחשבו קטן: פרקו משימות מורכבות למשימות קטנות, והתחילו משם. למשל, אם קיבלתם פרויקט גדול בעבודה, השלב הראשון יהיה לפרק אותו לפרטים קטנים, לראות ממה הוא מורכב, ואז להתחיל שלב אחר שלב: את השבוע הראשון תקדישו לתכנון, את השני למציאת משאבים, את השלישי לחלק הלוגיסטי וכך הלאה. כשאנחנו מפרקים משימה שנראית עצומה למשימות קטנות, יותר קל לנו להתמודד ולבצע.

5. זהו את זולל הזמן: שבו עם עצמכם בשקט (אנחנו בחלק של השעות, אז קחו לפחות שעה למשימה) ונסו להבין מה בדיוק הנקודה שגורמת לכם להיות לא יעילים. תזכרו שאנחנו מדברים על סיבה פנימית ואישיותית, ולא חיצונית. מהנקודה הזאת חשבו איך ליצור את השינוי המבוקש. אתם פרפקציוניסטים? נסו לראות איפה אתם יכולים בכל זאת לעגל פינות. יש לכם צורך חזק בשליטה? נסו לראות איפה בכל זאת אתם מסוגלים להאציל סמכויות. לא נעים לכם להגיד לא לממונים עליכם? עבדו על האסרטיביות שלכם וכך הלאה.