המשרד המקוון: תחליפים ל-Word ול-Excel ברשת
הרעיון של יישומי משרד מקוונים מסתובב בשטח לפחות מאז תחילת העשור. אבל עכשיו, אחרי שהקונספציה התפתחה והטכנולוגיות הבשילו, נראה סופסוף שהתחום מתחיל לזוז. בשביל מה ובשביל מי זה טוב בעצם? ובאיזה כלים כדאי לכם להשתמש? ומה מצב התמיכה העברית? יש לנו תשובות
והתוכנה הבאה? בדרך כלל זהו מעבד התמלילים. אצל חלק מהאנשים, זהו הגיליון האלקטרוני. ובמסגרת ז'אנר היישומים המקוונים שאוהבים לכנות היום Web 2.0, תוכלו לקבל גם את השירותים האלה מאתרי אינטרנט.
המשרד המקוון
חזון המשרד המקוון מציע לכם בעצם לוותר על (רוב) התוכנות הרגילות ולקבל אותן כשירותים מקוונים. תוכלו לקבל את הפונקציונליות גם של היישומים המשרדיים האחרים, לא רק לקוח הדואר, דרך הדפדפן, בשירותים מקוונים של מעבדי תמלילים, גיליונות אלקטרוניים וגם תוכנות מצגת ויומנים אם תתעקשו. ברוב המקרים מדובר בשירותי
חינם, שאמנם מוגבלים בהשוואה לחבילת היישומים המשרדיים הנפוצה של מיקרוסופט, אבל בעלי יתרונות משלהם.
נקודת הציון הכי חשובה אולי בתחום, הייתה ההכרזה של Google על שירות הגיליון האלקטרוני Google Spreadsheets. מאז הספיקה ענקית החיפוש לרכוש את מעבד התמלילים המקוון Writely, ולהשיג אותו בגירסת בטא משופרת, כשלב נוסף באסטרטגיה שלה להציע מענה וירטואלי שלם וחינמי לקופסאות של אופיס. מיקרוסופט, שלא יכולה להרשות לעצמה להתעלם מהמגמה הזו, הודיעה לאחרונה על כוונה להעלות יישומים מתחרים, אם כי לא ציינה מתי.
האם זהו "Hype" או שיש כאן חידוש אמיתי? ומדוע שנסכים להחליף את היישומים הבשלים בשירותי חינם בוסריים כאלה? למעשה, רובנו כנראה לא נפיק מהם תועלת מיידית, אבל לחלק מאתנו הם מציעים פתרון מעשי כבר עכשיו. לאיזה סוג אתם משתייכים? הכי טוב שתנסו ותחליטו לבד.
בשביל מה זה טוב
יישומי המשרד המקוונים נופלים מתוכנות אופיס הרגילות כמעט בכל התחומים. קודם כל, הם מציעים הרבה פחות תכונות. לא במקרה הגיבו במיקרוסופט בלגלוג על הכרזת Google Spreadsheets, והשוו את תכונות השירות ל-Excel 6.0, הגירסה עתיקת היומין של הגיליון האלקטרוני שלהם.
ובכן, אין ספק שאם אתם מחפשים את התכונות המתקדמות שהתרגלתם אליהן מהגירסאות האחרונות של חבילת MS Office, אז השירותים המקוונים הם לא המקום לחפש אותן. בכלל, למשתמשים "נייחים", אנשים של מחשב (שולחני) אחד, אין יתרון אמיתי ביישומים המקוונים. בוודאי כשהם מתאפיינים לעיתים קרובות בביצועים פחות טובים ובתמיכה עברית בעייתית.
אבל אל תזלזלו בשירותים המקוונים. יש להם כמה יתרונות מנצחים, בעיקר אם אתם מאנשים שאוהבים גישה קלה למידע שלהם מכל מקום:
- ניתן להשתמש בהם מכל מקום וזמן, ללא תלות במיקום ובמחשב העומד לרשותכם.
- העלות והזמן הנדרשים לרכישה, התקנה ותחזוקה של תוכנות, נחסכות מכם.
- ניתן להשתמש כדי לשתף מסמכים בין מספר משתמשים. למשל, ליצור גיליונות אלקטרוניים שמתעדכנים על ידי אנשים שונים ממקומות ובזמנים שונים.
- הם תומכים בייבוא וייצוא של קבצים ומסמכים בפורמטים שונים, ולכן נוחים בשלבי היצירה של מסמכים שהיעד הסופי שלהם אינו ידוע. למשל: מסמך שאתם רוצים לאפשר לגולשים להוריד למחשב שלהם, ללא תלות במערכת ההפעלה וביישומים בהם הם משתמשים.
מה האפשרויות, איך בוחרים
ישנם כבר עשרות שירותי רשת שמציעים תכונות דומות או משלימות לתוכנות אופיס. חלק מהם לא ממש יעניינו אתכם, משום שהם כלים חדשים, מוגבלים או בעייתיים, פונים לנישות קטנות של שימושים מקצועיים, או משום שאינם תומכים בעברית.
מפאת קוצר היריעה ועל רקע ריבוי האפשרויות, בחרנו להתמקד בחצי תריסר שירותים וחבילות שירותים, עם דגש על אלו שמציעים תחליף לשני היישומים המשרדיים הכי פופולריים: מעבדי תמלילים וגיליונות אלקטרוניים. נתייחס לשירותים שמציעים רמה בסיסית לפחות של תמיכה עברית , כולם אגב שירותים חינמיים (ישנם מספר שירותים אחרים בתשלום חודשי).
אם אתם רוצים לנסות מספר קטן של שירותי משרד מקוונים כדי להחליט אם ומה מתאים לכם, אנחנו מניחים שתמצאו אותם ברשימה שלפניכם.
כמעט אופיס
בחרנו לפתוח ב-Zoho, מכיוון שמדובר ללא ספק בחבילת שירותי האופיס המקוונים המקיפה ביותר. אם אתם מחפשים פתרון שלם וכולל אחד אז Zoho הוא הדבר הכי קרוב לזה. Zoho כוללת שנים עשר שירותים מקוונים, ביניהם מעבד תמלילים, גיליון אלקטרוני, תוכנת מצגות, כמו גם כלי יומן, ניהול פרוייקטים, ומספר כלים שקשורים יותר לבנייה וניהול אתרים של קהילות מקוונות. אותנו, כאמור, מעניינים במיוחד כלי עיבוד התמלילים והגיליון האלקטרוני.
הגיליון האלקטרוני של Zoho מציע - לפחות למראית עין - היקף קטן יחסית של תכונות, שרובן זמינות דרך סרגל כלים אחד, שמזכיר מאד את יישומי אופיס של מיקרוסופט. למרות פשטות הממשק, זהו גיליון חזק יחסית, עם מנגנון גרפים יעיל ומערך נוסחאות מכובד, מגובה במערכת עזרה מקוונת. הוא מאפשר גם ייצוא לפורמט אקסל, HTML, למסמך טקסט, OpenOffice ו-PDF.
החיסרון העיקרי של Zoho Spreadsheet הם הביצועים הלא מספיק גבוהים - צריך מחשב די חזק כדי להריץ אותו בצורה סבירה.
Zoho Writer, התמלילן המקוון של Zoho, לא סובל מהבעיה הזו, ובכלל - מדובר באחד מכלי עיבוד התמלילים היותר חזקים, נוחים ונטולי באגים. הוא מאפשר שימוש נוח בסגנונות, שילוב תמונות, טבלאות, ייצוא לכל הפורמטים הנפוצים, כולל DOC של וורד, HTML, PDF ועוד (למרבה הצער, הייצוא ל-PDF עברי לא עובד). התמיכה העברית טובה, להוציא בעיות קלות כמו תקלות ביישור.
פנקס אלקטרוני שיתופי
אם אתם מכירים את רעיון ה-WriteBoard, אז הדמיון בשם לא מקרי - כאן מדובר פשוט ביישום נוסף שלו, אם כי די מוצלח לדעתנו.
יהיה מוגזם להגדיר את WriteBoard כמעבד תמלילים. מדוייק יותר לומר שהוא מעין פנקס אלקטרוני, מין Notepad בגירסה מקוונת, שגם אפשר לשתף באמצעותו מידע. הוא מאפשר להקליד או להעתיק לתוכו טקסט, לשמור אותו כדי שיהיה נגיש דרך הרשת באמצעות סיסמה, לייצא אותו לפורמט TXT או HTML, או לשלוח בדואר אלקטרוני בלחיצת כפתור.
מעבר לזה, הוא כמעט ערום מתכונות ואפשרויות העיצוב שלו מוגבלות ולא ידידותיות. תוכלו, אם תתעקשו, להוסיף כותרות, הדגשות, לינקים ותמונות - אבל זהו לא הכלי האידיאלי לכך. מכל מקום, מדובר בשירות פשוט, זמין, נוח ומהיר, שאפשר להשתמש בו בהיעדר פתרון אחר.
מעבד תמלילים אמיתי
הרכישה האחרונה של ענקית החיפוש Google זמינה כרגע בגירסת בטא, אבל גם כך מדובר בשירות מעבד תמלילים שעולה מרוב הבחינות על כל המתחרים.
מצד אחד, Writely כולל את רוב התכונות החשובות המוכרות מ-Word, לרבות כל מאפייני העיצוב, תבליטים ומספור, שילוב של קישורים, תמונות וטבלאות ואפילו בודק איות (באנגלית). מצד שני, הוא מציע תכונות ייעודיות לשימוש המקוון, עם קריצה מיוחדת לבלוגרים - אפשרויות שיתוף, פרסום ישירות לבלוג, תמיכה בתגיות ועוד.
לא כל התכונות עובדות בצורה מושלמת בעברית, אבל אפשר לכתוב, לשמור, להעתיק ולהדביק, לייבא ולייצא ל-HTML, DOC, RTF, OpenOffice, PDF. יש ל-Writely נטייה להפוך את יישור העברית לשמאל, אבל אפשר לעקוף את הבעיה הזו כמו גם את שאר המגבלות של השירות. שווה לנסות אותו.
גיליון אלקטרוני מהיר
שירות הגיליון האלקטרוני של Google לא יכול להוות תחליף לתוכנה כמו אקסל, אבל הוא ידידותי ופשוט לשימוש, ומפגין ביצועים מצויינים - אחת מנקודות התורפה של יישומי גיליון אלקטרוני מקוונים אחרים, שכאן פשוט לא קיימת.
הוא מציע כיסוי טוב לכל נושא העיצוב והסגנונות, כולל פונטים, צבעים, יישורים, הדגשות וכו'. הוא מספק מבחר נוסחאות דומה לזה של אקסל, וגם הניווט בגיליונות מזכיר קצת את התוכנה של מיקרוסופט (אם כי לא ניתן, למרבה הצער, לבצע עריכה דינמית של נוסחא באמצעות לחיצה על F2 כמו באקסל).
הוא לא תומך בתרשימים, הדבקה מיוחדת, עיצוב מותנה ותכונות אחרות שמשתמשי הגיליונות האלקטרוניים עשויים לרצות. אבל זהו כלי שימושי מאד אם אתם רוצים ליצור גיליונות פשוטים ולשתף אותם עם משתמשים אחרים. הוא גם מאפשר ייצוא קל לאקסל בפורמטים .xls ו-.csv, ותומך בשמירה אוטומטית.
בסך הכל זהו כלי מאד סימפטי ונוח, גם אם קצת מוגבל. תלמדו להשתמש בו מהר מאד, ואם הוא מתאים לצרכים שלכם אתם תדעו את זה.
גיליון אלקטרוני מתוחכם
iRows, אחד מיישומי הגיליון האלקטרוני המקוונים היותר מתוחכמים, הוא יצירה של שני ישראלים צעירים, יואב בר-דוד ואיתי רז. זהו שירות גיליון רב תכליתי ואינטואיטיבי, עם ממשק משתמש מרשים ונוח וכמה תכונות ייחודיות.
תמצאו ב-iRows את כל התכונות המוכרות מיישומי גיליון קלאסיים, בתוספת לא שגרתית של מנגנון מצויין ליצירת גרפים ודיאגרמות. מבחר הנוסחאות פחות גדול מאשר ב-Google Spreadsheets, אבל יש כמה הפתעות, כמו האפשרות לשלב שימוש בשירותי רשת אחרים ולגזור נתונים מאתרי אינטרנט אחרים (כמו שערי מניות ומטבע, נתוני מזג אוויר וכו') ישירות לתוך הגיליון.
iRows יכול, אם כן, לשמש אתכם לבניית גיליונות מקוונים הרבה יותר מורכבים ומעניינים מכלים אחרים. אבל הוא גם תומך בכל אפשרויות העיצוב החשובות, מייצא קבצים לפורמט אקסל, OpenOffice או HTML, וקל להפעלה בזכות הנגישות הפשוטה של רוב התכונות היישר מסרגל הכלים.
החיסרון העיקרי שלו הם הביצועים הקצת פחות טובים. עדיין, מדובר בכלי מפתיע ומאד מבטיח.
אופיס בסגנון Wiki
JotSpot הוא שירות שונה מאד משאר השירותים שהצגנו כאן. זהו אוסף של כלים מקוונים, אישיים וקבוצתיים, חלקם מקבילים לכלי אופיס ואחרים מציעים פונקציונליות שקשורה לתחומים אחרים לגמרי.
עם הרישום ל-JotSpot תקבלו כתובת פרטית (למשל shooky.jotspot.com). הכתובת הזו תשמש אתכם כעמוד הגישה לכלי יומן, ניהול פרוייקטים וגיליון אלקטרוני; כלים ייעודיים להקמת בלוגים, פורומים, קיום סקרים מקוונים, ניהול אוספי קבצים ותמונות ועוד.
הכלים האלה מותאמים לשימוש אישי או קבוצתי, תוך דגש מסויים על השימושים האופייניים לקהילה מקוונת, ועם הזנחה מסויימת של תכונות שקשורות לשימוש פרטי (למשל, אפשרויות ההדפסה מאד מוגבלות, כנראה מתוך הנחה שעם המידע המקוון שלכם תבואו במגע בעיקר דרך המסך).
אופי הכלים של JotSpot קצת יותר מקצועי, ובחלק מהמקרים תועיל לכם היכרות בסיסית לפחות עם התחביר המקובל של קוד תכנותי או לפחות עם HTML. זה לא באמת הכרחי, רק מומלץ. בכל אופן, אם אתם משתמשים קצת יותר מקצועיים, או שאתם מוכנים להקדיש קצת זמן ללימוד הכלים האלה, תמצאו שיש בידכם מערך חזק וגמיש יחסית של כלי אונליין שאף שירות רשת אחר לא מציע במרוכז.
