אותי זה מרגיז: די למענה אוטומטי בדוא"ל

היום אנשים מעבירים את תיבת הדואר האלקטרוני שלהם למענה אוטומטי כמעט בכל הזדמנות.

"הי כולם, אני מחוץ למשרד" זו התשובה שאני מקבל מתיבות אימייל - לא רק כשהבעלים יוצא לחופשה השנתית (עם זה אולי אפשר לחיות), אלא גם כשהוא או היא יוצאים ליום חופש או לנסיעת עסקים קצרה.

השלב המתיש הבא יהיה העברת התיבה לירי באוטומט לפני יציאה להפסקת צהריים. רבותיי, זה אפילו יותר גרוע ממשיבון. 

משמעות המענה אוטומטי

מענה הפינג-פונג שמקבל שולח ההודעה המקורית הוא "Out of Office AutoReply", ואת נושא ההודעה. למה זה מעצבן אותי? להלן המשמעות האמיתית של המענה האוטומטי:

• יכול להיות שאין לי זמן לקרוא את הדואר שלך.
• יכול להיות שאני משתזף בשמש של הוואי ושותה פינה קולדה.
• אני לא במשרד, ולא אהיה בו בזמן הקרוב.
• אולי החברה בה אני עובד קמצנית מדי מכדי לרכוש לי מחשב נייד.
• אולי לא מתחשק לי להיסחב עם מחשב נייד.
• אולי יש לי מחשב נייד, אבל בכלל לא בא לי לבדוק דואר.
• מה שלא יהיה, אתה יכול לשכוח ממענה בזמן סביר.

באופן אישי, מעולם לא השתמשתי בתכונה זו של דואר אלקטרוני. אני לא מוצא שום סיבה לעשות כן. אני לוקח איתי מחשב נייד בעת נסיעות, שכן אני שונא לחזור לתיבת דואר שמפוצצת בהודעות מצהיבות.

הרי זו לא כזו משימה קשה לבדוק דואר במהלך נסיעות ממושכות. אלא אם כן אתם חייבים לכתוב מגילות במענה לכל דואר נכנס, הרי שניתן לסיים את טקס קריאת הדואר והמענה לו תוך חצי שעה.

בפנים או בחוץ?

כפי שאני רואה זאת, או שאתם בתוך העולם הדיגיטלי, או שאתם מחוץ לו. אתם לא יכולים להיות בתוכו מדי פעם, ואז להיעלם - סתם כך כי מתחשק לכם.

אני כמעט אף פעם לא מסתובב עם טלפון סלולרי, ומכרי יודעים שאי אפשר להשיג אותי בזמן שאני בתנועה. נראה לי מוזר שרוב האנשים שמעבירים את תיבת הדואר ל-AutoReply זמינים לחלוטין בסלולרי.

הבעיה הגדולה - זבל

התכונה המעצבנת ביותר של AutoReply היא שזה מנגנון נוסף שמייצר דואר זבל. על פי רוב, הבעלים של התיבה - זה שיצא לחופשה והעביר את התיבה למענה אוטומטי, ממילא בודק את הודעות הדואר. כך זה הופך להיות מנגנון סינון זול.

ברגע שאתם שולחים הודעה לתיבה, היא משיבה לכם שהבחור בהוואי. אם הנופש בוחר לענות לכם (שהרי הוא מחליט את מי לסנן) ואתם עונים לו - תקבלו עוד מענה אוטומטי, וכן הלאה. במידה שאתם שולחים דואר קבוצתי למספר משתמשים (שנמצאים בחופשה עם מענה אוטומטי) תיבת הדואר שלכם פשוט תופצץ.

חזרה לשירותי מזכירות

כאמור, אני חושב שאנשים צריכים להחליט האם הם רוצים להיות בפנים או בחוץ. אם אתם בפנים, בחרו את סוג החיבור החביב עליכם. אם אתם אנשים חשובים שמטיילים כל הזמן בנסיעות עסקים, ואין לכם חשק או זמן לענות לדואר, קחו שירותי מזכירות - מישהו שיענה בשמכם על הדואר. גישה זו נפוצה מאוד, והיא מקובלת עלי לחלוטין.

לעיתים אני שולח דואר למישהו, מישהו אחר עונה לי בשמו ומעדכן אותי שהבחור נמצא - נגיד - בסין, ושואל

מה אני רוצה. המענה מהיר, ואני מקבל תשובה עניינית (פחות או יותר). מה שלא יהיה - אני לא נשאר באי הוודאות המציקה של AutoReply.

דואר אלקטרוני ייחודי בכך שהוא ממקסם את יעילותה של התקשורת הכתובה בין בני אדם. הוא חוסך את הצורך בשיחות טלפון ובאמצעי תקשורת אחרים. מה שמבטיח את השימוש בדואר אלקטרוני הוא העקביות של תחלופת המסרים.

חלק מהמשתמשים לעולם לא עונים לדואר אלקטרוני, אף על פי שהם קוראים את תוכנו. אחרים מסננים את הדואר באופן קפדני, ומשיבים להודעות נבחרות. לכל משתמש דפוס מענה אחר.

לגבי AutoReply - אלא אם כן אתם משתמשים בתכונה זו כל הזמן, עדיף שלא תשתמשו בה לעולם. מה שבטוח - זה די מטופש להפעיל אותה כל הזמן. פשוט היפטרו ממנה. כשמישהו ישאל - פשוט תגידו לו "אני לא משתמש בדואר אלקטרוני". עם זה אני יכול לחיות, לא עם AutoReply.

הכתבה פורסמה במקור בגליון אפריל של PC Magazine. לחצו כאן לרכישת מנוי במחיר הכרות. לאתר הבית של PC Magazine