כך תגבו ותנקו את תיבת ה-Gmail שלכם

בעת ההשקה, גוגל הבטיחה שתיבות ה-Gmail הענקיות שלה יספיקו לנו לכל החיים ואין שום סיבה לרוקן אותן.  "מי צריך למחוק מיילים בכלל, כשיש ג'יגהבייט שלם של דואר?" שאלה תיבת ההודעות של שירות הדואר הפופולרי.

ובכן, גם ענקיות כמו גוגל טועות לפעמים. המציאות והקידמה הטכנולוגית הוכיחו אחרת, והגידול בשימוש בקבצי מדיה גדולים וברוחב הפס גרמה לתיבות Gmail רבות להתמלא עד גדותיהן בסרטים, שירים, מצגות או סתם מסמכי וורד גדולים מאוד - על אף שגוגל מגדילה באופן תמידי את נפח האחסון העומד לרשות כל משתמש. כיום הוא עומד על כשבעה גיגהבייט לכל משתמש.

לא חייבים לשלם

החיסרון הוא שגוגל לא ציידה את התיבות מייל שלה בתכונה הבסיסית של מיון המיילים לפי הגודל שלהם. קשה מאוד לאתר הודעות דואר עם קבצים שמנים במיוחד שתוקעים את התיבה וחוסמים אותן. למרות שהמגבלה על כל קובץ עומדת על 20 מגהבייט, כמות גדולה בהחלט מורגשת.

לשם כך יש להעביר את המיילים מה-Gmail לתיבת ה-Outlook שעל המחשב ( Windows Mail, או Outlook Express בגירסאות הישנות יותר של מערכות ההפעלה טרום-ויסטה). לשם כך ניכנס ל-Gmail, ללשונית Settings בחלק העליון של החלון ומשם ל-Forwarding and POP/IMAP. שם נסמן את האפשרות Enable POP for all mail. ואז נלחץ על Save Changes, שבתחתית העמוד.

בשלב זה ניכנס לתוכנת הדואר כדי להגדיר את הגישה ל-Gmail. אופן ההגדרה משתנה, ותלוי בתוכנת הדואר שאתם מעדיפים, אבל ב-Oulook, Outlook Express, Windows Mail ו-Mozilla Thunderbird - העקרונות דומים. אפשר למצוא הגדרות כאן באדיבות גוגל, או לקרוא את המדריך הזה שלנו.

קדימה למחוק

הדואר סיים לרדת למחשב (שימו לב, זה יכול לקחת לא מעט זמן) ואפשר לגשת לעבודה ולמחוק את המיילים המיותרים. נלחץ בלחצן הימני של העכבר בשורה העליונה של התוכנה ונמיין את דברי הדואר לפי גודל, כשהחץ מפנה כלפי מטה. כעת המיילים

עם הקבצים המצורפים יופיעו בראש הרשימה, מסודרים כך שהכבד ביותר הוא הראשון והקל ביותר הוא האחרון.

כעת, בצורה ידנית, נעתיק את מילות המפתח מאותם מיילים מפלצתיים אל שורת החיפוש של Gmail, ונמחוק את הגדולים ביותר. למשל, אם דודה רינה שלחה לנו סרטון של כלב הרודף אחרי כדור הנורה בידי מכונה, והיא כתבה: "תראו את הכלב החכם הזה" – כל מה שצריך לעשות זה להעתיק את השורה הזו לשורת החיפוש ב-Gmail, ואז נמחוק את המייל. סביר להניח שגם חיפוש אחרי הצירוף "ענק!" יניב לכם לא מעט מיילים מיותרים שאפשר למחוק...

הערה למתקדמים: קיים אומנם פרוטוקול נוסף שגוגל תומכת בו, בשם IMAP שיאפשר לנו למחוק את המיילים הגדולים משרתי גוגל ישירות דרך ה-Outlook, אך הרעיון שלנו במדריך הזה, הוא ליצור גיבוי לתיבה - ולא לשנות אותה באופן מהותי, או למחוק משהו שלאחר מכן נצטער על אובדנו.

כעת, יש לנו אפשרות לגבות את התוכן של תיבת ה-Gmail שלנו באמצעות קובץ PST. איך לגבות את האאוטלוק? קראו כאן. לאחר שסיימנו לגבות, אפשר להחזיר את ההגדרות ב-Gmail לקדמותן.

הערה לסיום

חשוב לזכור שכמה מהתכונות של Gmail לא מיתרגמות היטב. למשל, השרשור האוטומטי של מיילים שנכתבו כתגובה לא קיים. ב-Gmail, התוויות (לייבלים) המוצמדות להודעות דואר יתורגמו לתיקיות ב-Outlook. אחרי שמוחקים אפשר לחזור תמיד לשיטה הישנה.