מה קורה כשבעל סמכות מתייצב פתאום בבית העסק שלכם ודורש נתונים? קשה אולי להבין עד כמה פעולה פשוטה כמו ביקורת מס הכנסה שגרתית, למשל, עלולה להכניס משרד שלם לבלאגן ולגרום לנזק לא קטן בגלל התנהלות מוטעית.
הנה דוגמה מהחיים: נציג עירייה הגיע למשרד. הוא הציג את עצמו בסמכותיות רבה ואמר שמתפקידו לוודא מה שטח המשרד. המזכירה ושאר העובדים לא ראו בכך כל בעיה ואפשרו לו לבצע את הבדיקה ללא הפרעה. המזכירה אפשרה לו להיכנס למשרד ולעשות את עבודתו ללא ליווי, מהלך שהביא לתוצאה לא רצויה.
הפקח מצא, כי שטח העסק אינו תואם את גובה הארנונה המשולמת וחייב את העסק לשלם ארנונה רטרואקטיבית, על שטח נוסף.
אילו המנכ"ל היה מלווה את הפקח, הוא היה מספק לו נתונים מדויקים - מדוע אושרו לו תשלומי הארנונה, על איזה תחשיב הם מבוססים, ומדוע הוא זכאי להנחות מסוימות.
דבר פעוט זה לא נעשה ובית העסק נדרש להוכיח לעירייה שלמעשה הובטח לו בעבר שלא יצטרך לשלם על כל השטח.
עוצמת ההפתעה יכולה לגרום להתנהלות מאוד שגויה. ביקורת פתע כשמה כן היא, היא אכן מבקרת והיא בהחלט מפתיעה, אבל עדיין אין סיבה להיתפס לגמרי לא מוכנים כאשר ידוע שזה תרחיש שעלול לקרות.
ניתן להפוך את ההפתעה לפחות מפתיעה על-ידי הכנת המשרד מבעוד מועד. הנחיה ברורה של העובדים בצירוף נוהל פשוט ותמציתי ישאירו את האזור רגוע. הפקח, או כל נציג אחר יוכל לבצע את תפקידו כחוק ושגרת העסק לא תופר.
כדי להמחיש את העניין, אספר כי בדיוק החודש הייתה אצלנו ביקורת מס שגרתית באחת החברות.
המזכירה ביקשה מהם להמתין במשרד ומייד קראה למנהלת האדמיניסטרטיבית, שהזעיקה אותי, לאחר שבדקה שלאדונים שהגיעו אכן הייתה תעודה מזהה של מס הכנסה. תוך רבע שעה החבורה סיימה את פעולתה ויצאה לדרכה והעבודה לא הופרעה כלל.
ניתן להימנע מבעיות רבות אם המשרד היה מיישם נוהל אחד פשוט, שחייבים ליישם בכל עסק כדי למנוע את התרחיש הזה.
לפי הנוהל, אנשים חיצוניים, ולא משנה עד כמה הם סמכותיים או מעוררי יראה, חייבים להיות מלווים על-ידי מנהל, שבאמת מבין את הנושא ובדק אותו לעומק.
יש להתייחס אליהם בכבוד ובנימוס, כמובן. הם רק מבצעים את תפקידם, אבל אי אפשר להטיל את האחריות במקרה כזה על עובד מן המניין.
עובד אמור להתמקד בעבודתו. במצב עניינים כזה הוא לא יכול לקבל החלטות באופן עצמאי, ובוודאי שאין זה מתפקידו לתת תשובות לשאלות.
במהלך עבודה יתכן ויגיעו גורמים שונים לבצע ביקורת בחברה: נציגים של מע"מ, מס ההכנסה, משטרה, עירייה וכו'. גורמים אלו יכולים להיות גורמים מורשים על ידי רשויות החוק בישראל, אך גם כאלו שאין חובה להכניסם. בכל מקרה גורם כזה חייב להיות מצויד בתעודה (גם אם אותו גורם רשמי לובש מדים).
מומלץ לאמץ את הנוהל הבא, שמטרתו להגדיר התנהגות במקרים של ביקורת חיצונית:
יש להנחות את העובד שלא לנדב מידע בשום מקרה, במיוחד אם הוא לא קשור למחלקה הרלוונטית (למשל אם הוא לא קשור לניהול כספי החברה, עליו להסביר שיש להפנות שאלות אך ורק למנהל הכספים. גם אם אותו עובד יודע דברים מסוימים במסגרת תפקיד, עדיין, עליו להפנות לגורם המקצועי בחברה).
להלן כמה דוגמאות להתנהלות מול בעלי סמכות:
מס הכנסה ומע"מ
מס הכנסה מבצע מעת לעת ביקורות פתע בעסקים. על המבקר להציג תעודה רשמית של מס הכנסה ועליו להודיע לך מה מטרת ביקורו. הוא לא חייב להיות מצויד בצו. בחברה יש מספר בעלי תפקידים העוסקים בכספים, בנוסף לגורם חיצוני – רואה החשבון של העסק.
במידה ומגיעה ביקורת כזאת, הסבירו למבקר כי אחד מבעלי התפקידים חייב להגיע על מנת ללוות אותו. יש ליצור קשר מיידי עם האנשים הללו ולוודא שלפחות אחד מהם מגיע.
BSA (ארגון למניעת שימוש בתוכנות פיראטיות)
ארגון BSA הינו ארגון פרטי. אין להכניס מבקרי BSA אלא אם הופיעו עם שוטר המצויד בצו (מצב נדיר).
אם יוצרים עמכם קשר או מגיעים ודורשים להיכנס ולבדוק האם אתם אוחזים בהרשאה לשימוש בתוכנות (רישיון) ואין צו בית משפט, אין לאפשר לבצע כל ביקורת ללא הודעה למנכ"ל וקבלת אישור מפורש, גם אם המבקר הופיע יחד עם עורך דין.
לסיכום: ככלל, יש לפעול תמיד על פי הנוהל הבא: אם אין צו בית משפט אין להכניס את הגורם ללא הגעה למקום של המנכ"ל ואישורו המפורש.
הכותב הוא מנכ"ל ובעלים של קבוצת קומליין - חברת החזקות וניהול עסקי
