4 צעדים לגמילה מניירת מיותרת

קשה לדמיין את חיינו כיום ללא ניירת, בעיקר בעולם העבודה, העסקים והארגונים. למרות שרבים חושבים שכולם כבר עברו לפורמט דיגיטאלי, כ-80% מהמידע קיים עדיין בצורה של מסמכי נייר לפי נתוני חברות מחקר.

• לכבות את המחשב - ולחסוך אלפי שקלים לעסק
  

מסתבר שב-20 השנים האחרונות, הצריכה המשולבת של מוצרי נייר ב-10 המדינות הצרכניות ביותר, גדלה ב-126%, כך שהמסקנה היא שהמחשוב לא מאט את הקצב. השימוש בנייר הוא הרגל שדורש תהליך גמילה והכרת העובדות. כך למשל:

פחות נייר = יותר יעילות: עובד משרד ממוצע הולך 61 פעמים בשבוע למכשיר הפקס, למכונת הצילום ולמדפסת. הוא גם מבזבז 30%-40% מהזמן בחיפוש אחר מידע שנשמר בתפזורת במקומות שונים: אימיילים, פתקים, ארונות תיוק, קלסרים ועוד. על רקע ממצאים אלה, פתרונות חכמים יכולים לאפשר לארגונים להשתמש בהרבה פחות נייר וכך לשפר את יעילותם.

פחות נייר = טוב לבריאות ולסביבה: נייר מהווה 40% מהפסולת בעולם המערבי. אם נשתמש בפחות ניירת נוכל למנוע את הקמתם של אתרי מזבלה נוספים שמהווים מקור לתסיסה, לגזים רעילים, ולזיהום האדמה ומי התהום. בנוסף, בתהליך ייצור הנייר משתמשים בחומרי דלק שנצמדים לחלקיקים באוויר, ומשם מגיעים לריאותינו ופוגעים בגופינו.

מה עושים? משנים הרגלים

כדי להפחית את צריכת הנייר כדאי לעבור ל"משרד דיגיטאלי" ("paperless office") - מונח שמתייחס לסביבת עבודה שבה משתמשים במינימום נייר.

ארגונים רבים חוששים אמנם מהצעד הראשון, שכן המעבר דורש הקצאת משאבים והטמעת השימוש בפתרונות תוכנה לבקרה על כל המסמכים הדיגיטליים של הארגון. יחד עם זאת, זהו צעד מתבקש, שכן ארגונים שעברו את השינוי נהנים משליטה גדולה יותר על המידע הארגוני. אז היכן מתחילים?

1. תכנית עבודה - כל פרויקט מוצלח מתחיל עם תכנית מקיפה, כי מה שלא תתכנן היום – לא יתבצע מחר. חברות המתמחות במשרדים דיגיטאליים מעניקות ייעוץ, הדרכה, ואף הטמעה של כל הנהלים והתהליכים הנדרשים לטיפול בכל סוגי המסמכים. חברות אלה גם חונכות ארגונים על ידי ליווי צמוד עד לסיומו המוצלח של הפרויקט.

2. ניהול מסמכים - תוכנה לניהול מסמכים היא הליבה של המשרד הדיגיטאלי. היא מאפשרת לטפל, לסווג ולעקוב אחרי כמות עצומה של מידע, למשל אודות לקוחות. היא גם מהווה תוכנת שליטה על ארכיב מסמכים, כאשר היא שומרת ומאחזרת את המידע ההיסטורי של הארגון. תוכנות אלה מאפשרות למספר בלתי מוגבל של משתמשים גישה לספריות מסמכים, ומספקות הרשאות שונות כדי להגן כראוי על הידע הארגוני.

טווח המחירים נע בין כמה אלפי שקלים למשתמשים בודדים, לבין עשרות אלפי שקלים לארגונים קטנים-בינוניים. אך במידה שצוות החברה מיישם את הכללים של המודל - ניתן לקבל החזר על ההשקעה תוך חודשים ספורים למשתמשים בודדים, או בתוך כשנתיים בארגונים קטנים ובינוניים. עם זאת כל מקרה לגופו כמובן, ובהתאם לגודל החברה ולהיקף הפרויקט. 

3.  אבטחת מידע - מידע דיגיטאלי דורש מערכת הגנות והרשאות, ובמיוחד בעבודה ברשת שבה שותפים משתמשים רבים. אובדן נתונים כתוצאה משריפה, אסון טבע, וירוסים או פריצות של האקרים - יגרום לפגיעה אנושה ומהירה בעסק. 

עם זאת, 67% מהמקרים של אובדן נתונים נובע דווקא מטעויות אנוש של משתמשים, מה שהופך אותם להרבה יותר בעיתיים מכל גורם אחר לרבות וירוסים. לכן הגנות טכנולוגיות אינן מספיקות וארגונים שעוברים למשרד דיגיטאלי חייבים, גם לאמץ מערכת נהלי אבטחה חדשים.

תוכנת ניהול מסמכים משקפת את מדיניות אבטחת המידע של חברות. המשמעות היא שהתוכנה מנהלת מערכת הרשאות גישה למידע (או מידור) ועל ידי כך מגינה על מידע רגיש. התוכנה אינה פוטרת עסקים וארגונים מהצורך להתקין בנוסף תוכנות אנטי-וירוס, אנטי- ספאם והגנות אחרות נוספות.

4. גמילה – כדי ששינוי כה יסודי בתפיסת הארגון יתבצע בהצלחה, צריך לעשות פעולות הסברה, לגייס את הרצון הטוב של העובדים על ידי הצגת הנתונים ולרתום אותם למבצע. נכון, זה יכול להכאיב ולגרום להרבה תלונות והתנגדויות מצד העובדים, אבל אם זה היה קל - זו לא הייתה גמילה.

הכותב הוא מנכ"ל חברת MPL העוסקת במערכות ניהול ואחזור מסמכים, וניהול משרד ללא נייר