רוצים העלאה מהבוס? בקשו מהענן
בכנס שערכה ענקית התוכנה SAP בצרפת עלה הרושם, כי לא רחוק היום שבו מנהלים יוכלו לגשת למידע על העובדים בלחיצת כפתור בנייד, מרגע הגיוס לעבודה, דרך מדידות ביצועים ועד לתכנון הפרישה. אילו שינויים נדרשות חברות לעשות כדי להבטיח את שרידותן, מה יקרה למנהלי משאבי האנוש, ואלו אתגרים מציב דור המילניום?
דמיינו מציאות שבה לכל עובד ועובדת בשוק התעסוקה יש כרטיס אישי בענן, השמור במחשב מרוחק, ממנו מעסיקים יכולים לדלות מכל מקום ובכל זמן נתון מידע אודות ניסיונם התעסוקתי או הביצועים שלהם. אם לשפוט על פי החזון שהציגה לאחרונה ענקית התוכנה SAP בכנס שערכה בצרפת, זה בדיוק הכיוון שאליו אנחנו צועדים.
- לכתבות נוספות בערוץ קריירה
"העולם הולך לכיוון הענן וזה קורה בקצב מהיר מזה שמבחינים בו", אומר בראיון ל-ynet מייק איטלינג, מנהל פתרונות משאבי האנוש ב-SAP העולמית, "אם לפני שנה וחצי הייתי מנהל דיונים עם מנהלים בשאלה אם ללכת לכיוון של טכנולוגיית ענן בניהול משאבי האנוש, היום אין דיון בכלל, השאלה היא רק איך עושים את זה".
הכנס, שנערך בהשתתפות מנהלי משאבי אנוש ומערכות מידע של חברות מובילות מכל העולם, עסק בפתרונות שמציעה החברה להתמודד עם האתגרים בניהול ההון האנושי. פתרון הדגל שהיא מציעה כיום הוא מערכת מבוססת מחשוב ענן בשם SuccessFactors, המאפשרת לנהל עובדים לאורך כל שלבי מחזור החיים שלהם בארגון - מרגע איתור המועמד המתאים ושלבי הגיוס, דרך הצבות יעדים, מדידות ביצועים, נתוני שכר, מתן תגמולים ותכנון מסלולי קריירה, עד לתכנון פרישה.
איטלינג סבור כי 60% מיישומי משאבי האנוש בארגונים ייהפכו כבר בשלוש השנים הקרובות ליישומי ענן, ורומז כי חברות שלא יעמדו בקצב עלולות לאבד במהירות ממעמדן. "אני חושב שבתוך 20 שנה, יגיע דור שלא ידע מה זה להתקין תוכנה", הוא מעריך, "כפי שטלפון סלולרי הפך לברירת מחדל - כך גם הענן יהיה בתוך 5-10 שנים".
פישוט הליכים בארגון
סאפ היא חברה גרמנית ותיקה, שאת מוצריה ניתן למצוא בכ-290 אלף לקוחות ברחבי העולם. החברה, שמפתחת מערכות ממוחשבות לניהול מידע עסקי של משאבי אנוש, כספים, ייצור ולוגיסטיקה, מעסיקה כ-74 אלף עובדים בכ-200 מדינות, וחולשת על פי נתוניה, על מחזור הכנסות של קרוב ל-20 מיליארד אירו.
בשנים האחרונות מתמקדת החברה במעבר ליישומים מבוססי מחשוב ענן, שהמרכזי בהם הוא SuccessFactors - תוכנה המרכזת את כל המידע הנוגע לכוח האדם בארגון, כולל רישום פרטיהם האישיים והמקצועיים של העובדים, ניהול זמני עבודה, נתוני שכר ועוד. בנוסף היא מאפשרת לנהל את הטאלנטים בארגון ומספקת כלים לעיבור מהיר של מידע והפקת אודות ההון האנושי.
התוכנה מותאמת לטכנולוגיות שנמצאות כיום בשימוש כמו גישה מרחוק מאפליקציה במובייל, או חיבור לרשתות חברתיות, למנועי חיפוש ולמיילים. בהרצאה שהעביר איטלינג בכנס, הוא הסביר כי התוכנה מאפשרת לפשט את התהליכים בארגון ולאחד אותם תחת קורת גג אחת, במקום בתוכנות שונות ונפרדות: "חברות רבות מיואשות מהתוכנות הרבות לניהול כוח אדם שהן צריכות לשלב. הענן פותר את זה ומאפשר לעבוד על פלטפורמה אחת".
כך, לשם המחשה, כל מנהל יכול להזין בלחיצת כפתור ימי חופשה או מחלה, לעקוב אחר ביצוע משימה, לבדוק מה הביצועים של עובד מסוים, לעקוב אחר חוות דעת, להזין מסלול ניהול קריירה - כולל קורסים והסמכות, לספק אישורים לנותני שירותים בארגון כגון הרשאות מחשב, ועוד. כל זאת במקום להמתין שאנשי משאבי אנוש יגיעו למשרד וישלפו עבורם נתונים ממערכות שונות ומורכבות, שמצריכות התמצאות מיוחדת בשימוש בהן.
"הענן מאפשר חיבור בין המנהלים השונים בארגון כמו המנכ"ל, הסמנכ"ל, מנהל מערכות המידע ומנהלי משאבי האנוש, בזכות המערכת שמאפשרת להם לדבר באותה שפה ולראות בכל רגע נתון כיצד כל אחד מהעובדים תורמים להשגת היעדים", מפרט איטלינג, "הפתרון מפשט את התהליכים ומאפשר למנהלים להתרכז בניהול העובדים ובעמידה שלהם ביעדים".
דור המילניום
המערכת מגיעה עם מספר אפשרויות סטנדרטיות לשימוש. מדובר בהליך פשוט יחסית, בו הלקוחות מקבלים לינק לאתר, אליו מזינים את נתוני העובדים והמבנה הארגוני מהמערכות הקיימות. איטלינג מפרט כי היתרון בענן זהה בין אם זו חברה של 200 או 30 אלף עובדים - אבל מורכבות ההטמעה גדלה ככל שהחברה גדולה יותר.
עם זאת, האתגר האמתי הוא השינוי הכולל הנדרש בתפיסות הניהול של החברות, כך שיתחילו להתייחס לכוח האדם שלהן כאל המשאב החשוב ביותר לצמיחה. איטלינג מציין כי חברות שמצליחות לשמר עובדים מוכשרים ולחבר אותם למקום העבודה, נהנות מתפוקות גדולות יותר וכתוצאה מכך גם משיפור בתוצאות הכספיות וברווח לבעלי המניות
.
לדבריו, רוב החברות אינן מקדישות מספיק מחשבה ומשאבים לנושא בפועל, מה שמקטין את אפשרותן לשמר את העובדים המוכשרים וכתוצאה פוגע גם ביעילותן. "כדי לשמר 'טאלנטים' צריך לשנות את כל הגישה בארגונים", הוא מסביר. "ניהול אנשים צריך להיות באחריות המנהלים, בעוד שאנשי משאבי אנוש צריכים להפוך להיות היועצים והעוזרים האישיים שלהם, כדי להפוך אותם לטובים יותר".
קושי זה ניכר בעיקר כשמדובר ב"דור המילניום", שגדלו בעידן הדיגיטל והמובייל והופכים לגורם הדומיננטי ביותר בשוק העבודה. איטלינג טוען, כי לצד דמיון בצרכים לבני הדורות הקודמים - לבני דור זה יש גם מספר מאפיינים ייחודיים, כמו צורך בפידבק מיידי או היעדר סבלנות לטכנולוגיות מיושנות. "אנשים צריכים להרגיש שהם מתקדמים בסביבת העבודה", הוא מסביר, "כשבני דור המיליניום פוגשים במסכים ירוקים ומרגישים שהם הולכים לאחור מבחינה טכנולוגית בסביבת העבודה, הם משתעממים ומעדיפים לעזוב".
סטיבן האנט, מומחה לתוכנת סקסס פקטור מחברת SAP, מציין כי כי הערכים החשובים לעובדים לא השתנו ב-100 השנים האחרונות, בהם שכר ויחס הוגנים, אתגר ומשמעות, יציבות וצמיחה ואיזון בין עבודה לחיים. מה שהשתנה לדבריו, הוא התחרות על עובדים. "שוק העבודה סובל ממחסור בכישורים במקביל לעליה בדרישות", הוא אומר. "לאנשים עם כישורים יש היום יותר אופציות וחברות שנתקעות עם שיטות מיושנות יתקשו לשמור על הטאלנטים כי הן לא ייחשבו לאטרקטיביות".
כדי לאתר ולשמר טאלנטים - הוא ממליץ לברר קודם מה הכישורים הנדרשים ולבחור אנשים מתאימים בהתאם, לתת הזדמנויות לבוגרים טריים וחסרי ניסיון, לוודא כי העובדים יודעים איך הם משתלבים באסטרטגיה של החברה ומה בדיוק הגדרת תפקידם, להקפיד על מתן פידבק חיובי מיידי ולייצר לעובדים חרוצים ומוכשרים מסלולי קידום.
"מנהלים מודים שכאשר עובדים מביעים בפניהם רצון להתקדם, הם מעניקים להם במקרה הטוב טפיחה על השכם", הוא מספר. "אם מאתרים את הכישורים ומספרים פידבק לעובדים, זה יכול להגביר ביצועים, הדברים תלויים אחד בשני, זו פסיכולוגיה בסיסית. טאלנטים צריך לגדל ולשמור. אי אפשר להיות חברה שהקריירה של אנשים גוועת בהם, או מקום לעבוד בו שאף אחד אחר לא רוצה. לא ניתן עוד לסבול ניהול גרוע כפי שהיה בעבר. אתם לא רוצים להיות באזור אנשים שלא מתפטרים. זו לא אסטרטגיה טובה".
גם הליך איתור המועמדים צריך להשתנות על פי תפיסת מומחי החברה, כך שחברות ישווקו את עצמן למועמדים לעבודה ולעובדים, ממש כפי שהן משווקות את עצמן ללקוחות, ולא יסתפקו בפרסום מודעות דרושים אנמיות. הענן מספק מענה גם לצורך הזה, בין היתר באמצעות יצירת תכנים ממותגים על החברה והפצתם למועמדים ברשתות חברתיות, ניטור מתמיד של המשרות הפתוחות והפצת מסרים שוטפים על הסיבות שבגללן כדאי לעבוד בארגון.
גם נאס"א וקוקה קולה בענן
בכנס השתתפו חברות שהדגימו כיצד הטמיעו את מערכות החברה. כך למשל, נציגת ענקית התקשורת הגרמנית דויטשה טלקום סיפרה על תהליך שארך כשנה וחצי ויושם בכ-110 סניפי החברה ב-34 מדינות. במסגרת זו יישמו בחברה בהדרגה שינויים בהליכי הגיוס, במדידת ביצועי מנהלים ובהליכי הלמידה. כיום נמצאת החברה בהטמעה של מערכות השכר.
נכון להיום, כ-5,000 מלקוחות החברה כבר עושים שימוש בענן, בהם ענקיות כקוקה קולה וסימנס, בנקים וגופי ממשל. אפילו נאס"א העבירה נתונים מסוימים על העובדים לענן. החברה משדרגת את המערכת מדי מספר חודשים והעדכון מיושם אצל הלקוחות באופן אוטומטי.
אחד היתרונות הבולטים שאיטלינג מציין, הוא החיסכון בהוצאות, בין היתר בזכות שיפור התהליכים והגדלת התפוקות של העובדים, בעיה עמה מתמודדים ברוב החברות. גם הליך הטמעת המערכת פשוט יותר לדבריו: "אם פעם היו קונים תוכנות ומבזבזים 80% על התאמות, בענן אפשר לקחת את היישום הכי טוב ולבצע בכמחצית מהזמן שינויים והתאמות למודל החדש, במאמץ פחות ובעלויות הרבה יותר נמוכות".
לשאלה אם אין במעבר סיכון מוגבר לזליגת מידע, משיב איטלינג כי הם עומדים בכל תקני אבטחת המידע המחמירים וכי לעמדתו, אין בכך סיכון מוגבר לעומת הסיכון למידע שנמצא על שרתים של חברות. "כל עוד המידע מוגן - אין זה משנה היכן הוא מאוחסן", הוא אומר, "העניין בענן הוא הבטיחות. העובדים שלנו עוברים הכשרה ומבדקי בטיחות וחלק מהלקוחות משתמשים בהצפנה".
אל מול הרושם לפיו המעבר לענן יגרום לעובדים להיות נתונים למעקב מתמיד - איטלינג טוען כי הדבר דווקא עשוי לייעל את מערך הציפיות והתקשורת בין המנהלים לעובדים: "זה מספק לעובדים תחושה כי באפשרותם להתקדם בארגון, ומאפשר להם לדעת מהם הצעדים הנדרשים מהם כדי להגיע לכך. אם המידע יהיה נגיש להם, זה יאלץ אותם לקחת יותר אחריות על מסלול הקריירה שלהם".
הבעיה המרכזית במעבר לטכנולוגיית ענן לדבריו, היא היעדר סטנדרטים אחידים בניהול ההון האנושי. "בעולם משאבי האנוש יש מורכבות רבה כי אין תקינה וסטנדרטים. חברות גלובליות פועלות באופן שונה בכל מדינה, רק ב-15% מהתהליכים הן נדרשות לכך לפי חוק ורגולציה - בשאר כל אחת עושה מה בא לה. יש לעשות האחדה של התהליכים וכך להביא לחסכון ופשטות בניהול ההון האנושי".
"למעשה, העתיד של משאבי אנוש הוא ללא משאבי אנוש", הוא חוזה. "לכאורה מדובר בהרבה תהליכים, אבל למעשה מדובר בניהול אנשים ובשיפור האג’נדה של החברה, כך שהתחום צריך להיות במסגרת התפקיד של המנכ"לים וחלק מהאסטרטגיה של חברה".
המעבר לענן של חברת נטפים
בישראל, על פי נתוני SAP, מערכות החברה מותקנות בכ-85% מהארגונים. לדברי איטלינג, הם לא נתקלו בארץ באתגרים אתגרים מיוחדים. "השוק בישראל מאוד טכנולוגי וחדשני. האתגר היחיד הוא שלא מעריכים כמו שצריך את מורכבות התהליך, אבל רואים את זה בהרבה מדינות בעולם.
בין הלקוחות שעשו את המעבר לענן בארץ נמנית חברת נטפים, שמעסיקה כ-4,000 עובדים ב-29 מדינות בעולם. "אנחנו עובדים עם מערבות של SAP משנת 2000 ובחרנו לעבור לענן כי חיפשנו מערכת שתוכל להכיןלאת כל נתוני משאבי האנוש הגלובליים שלנו", מסביר ערן בנימיני מנהל יישומים עסקיים ומערכות מידע בחברה.
"התהליך לקח כ-8-9 חודשים", הוא מוסיף. "מבחינה טכנולוגית זה היה פשוט יחסית, כי לא נדרשנו להתקנות כלשהן, קנינו שירות והתחברנו למערכת על גבי הענן באינטרנט. ההטמעה זה סיפור קצת אחר. על אף שהתוכנה בסך הכל קלה וידידותית, בסדר גודל כזה של ארגונים קיים קושי בהסבת כל המידע והתהליכים לתוך המערכת בזמן קצר".
לדברי לאורה נווה מנהלת מערכות מידע של משאבי אנוש בנטפים, האתגר העיקרי הוא רתימת האנשים הנכונים לפרויקט. "עד היום, כל מנהל משאבי אנוש בכל מדינה ניהל את הרשימות כפי שבחר, במערכות לוקאליות. זו הפעם הראשונה שהכנסנו מערכת לניהול עובדים ברמה גלובאלית לחברה והיה צריך לאסוף מידע מכל המדינות בהם אנחנו פועלים.
"מדובר בשינוי מאוד גדול מבחינת עבודת מנהלי משאבי האנוש", היא מוסיפה. "תהליך ההטמעה כלל יצירת תשתית רשומות עם כל הנתונים על העובדים, כך שעד סוף דצמבר 2014 כל העובדים היו על התוכנה. זו הפעם הראשונה שידענו כמה עובדים יש בחברה בדיוק ולא בערך".
התוכנה מותאמת לטכנולוגיות שנמצאות כיום בשימוש כמו גישה מרחוק מאפליקציה במובייל, או חיבור לרשתות חברתיות, למנועי חיפוש ולמיילים. בהרצאה שהעביר איטלינג בכנס, הוא הסביר כי התוכנה מאפשרת לפשט את התהליכים בארגון ולאחד אותם תחת קורת גג אחת, במקום בתוכנות שונות ונפרדות: "חברות רבות מיואשות מהתוכנות הרבות לניהול כוח אדם שהן צריכות לשלב. הענן פותר את זה ומאפשר לעבוד על פלטפורמה אחת".
בשלב הבא מתכננים לאפשר גם לעובדים להיכנס לתוכנה ולהזין אליה שינויים בעצמם. "יש ערך מוסף בריכוז כל הנתונים במקום אחד. כך אפשר לדעת על אילו נתונים מתבססת העלאת שכר לעובד, מי המנהל שלו ומאיזה מחלקה הוא. הנתונים נכנסים למערכת פעם אחת ולא צריך יותר לנייד אותם כדי להראות למנהלים שיקבלו החלטות".
מדוע כדאי לדעתה לעבור לענן? "בעיקר לשם חדשנות" היא מסבירה. "העולם הולך לשם ודברים אחרים מתחילים להתיישן. המערכת מתפתחת כל הזמן בהתאם לצרכי הלקוחות ותמשיך להשתפר. אפשר לחכות שהמערכות יהיו יותר מפותחות, אבל השאלה היא לא אם, אלא מתי".
הכותבת היתה אורחת של SAP בכנס בצרפת
לפנייה לכתב/ת 
