טובעים במייל וב-SMS בעבודה? כך תשרדו

הם קופצים על המסך בכל רגע, ומפריעים למהלך התקין של העבודה. חלקם אפילו לא רלוונטיים והגיעו רק כהעתקים בתכתובת של עשרות נמענים. כל מייל, וואטסאפ או סמס שאנו מקבלים הופכים את רמת הקשב שלנו לנמוכה יותר. כל ההפרעות הללו מצמצמות את יכולתנו לנהל משימות מורכבות הדורשות ריכוז ממושך.

למדריכים נוספים בערוץ קריירה

• טיפים למציאת עבודה ללא ניסיון
• המעסיק מסרב לכתוב לכם המלצה? בעיה שלכם
• עושים מילואים? היזהרו מפגיעה בשכרכם
  

מחקרים מצאו כי בחינת כל המיילים הללו עלולה לבזבז כ-13 דקות מכל שעה. איך ניתן להיות פחות תגובתי ולהקטין את הצורך להתייחס לכל מייל באופן מיידי? לפניכם כמה רעיונות שייעלו את ההתנהלות שלכם סביב המייל האישי:

1) נצלו "שעות מתות": אל תענו למיילים בשעות בהן האנרגיה בשיאה והעבודה היא האפקטיבית ביותר. נצלו שעות אלה לביצוע משימות חשובות וקידום פרויקטים. העבירו את מענה המיילים לשעות ה"מתות" כשהאנרגיה ירודה.

2) אל תרבו בנמענים מיותרים: כאשר מטילים משימה או מבקשים סיוע, כדאי לשלוח את המייל רק לנמען הספציפי. כשמוסיפים נמענים, גוברת אי הבהירות לגבי האחראי לביצוע המטלה. אם מבקשים ליידע אחרים, ניתן לעשות זאת, על ידי העברת ההודעה המקורית (forward) עם ציון המילה "לידיעה".

3) נתקו את השרשרת: אל תיתנו לאנשים לבזבז זמן בקריאת שרשור מייל ארוך. במקום זאת, סכמו את הנקודות החשובות מהשרשור, ושלחו רק אותן בהודעה חדשה. כך תחסכו זמן קריאה לנמענים.

4) עשו הגהה: לעתים קריאה קצרה ונוספת על המייל לפני שתשלחו אותו, תחסוך בהמשך הרבה זמן על תיקונים במסגרת מיילים נוספים. לכן, עברו שנית על המייל לפני שליחתו ווודאו שהוא בהיר, מנוסח היטב, ונשלח לאנשים הנכונים. כשאתם מנסחים, זכרו: פחות מלל הוא פעמים רבות יעיל ואפקטיבי יותר.

5) זרקו את הזבל: הגדירו את מערכת הדואר כך שלא תאפשר כניסת דואר זבל והצגתו.

6) אמרו לא לדחיינות: כדאי לבצע מה שדורש האימייל בזמן קריאתו (להעביר אותו הלאה, להשיב, למחוק וכדומה). אחרת תאלצו לקטלג את האימייל, לאחסן אותו, לחזור אליו, לקרוא אותו שוב וכדומה. ברור שחלק מסוים מהאימיילים לא יכול להתבצע מיידית. נסו להביא לכך שכמות זו תהיה קטנה ככל שניתן.

7) תבניות חוסכות זמן: לא סתם הן שם, תבניות המענה האוטומטיות והידניות. העזרו בהן, במקום לספק אותה אינפורמציה שוב ושוב.

(צילום: shutterstock)

8) רשימות תפוצה הן בשבילכם, העזרו בהן: הקלקה אחת על רשימת תפוצה קבועה חוסכת זמן רב מאשר טעינת כל כתובת מייל בנפרד. אם אתם שולחים בתדירות גבוהה הודעות לאותה קבוצת אנשים, תוכלו לחסוך זמן על ידי שימוש ברשימת תפוצה.

9) Attachments, לא בשביל כולם: כששולחים קובץ מצורף לקבוצת אנשים, לא כולם נדרשים להתייחס אליו באותה הדרך. המנהלים מיודעים בלבד, חלק מהנמענים נדרשים להתייחס לסעיף אחד או שניים בקובץ ורק חלק מן הקבוצה נדרשים לקרוא ולהתייחס לכולו. במצבים כאלה מומלץ לפצל את המייל - לאלה שצריכים לקרוא את הקובץ ולאלה שלא. לאחרונים, מומלץ לשלוח תקציר בלבד.

10) קופירייטינג מתוחכם? לא כאן. הקפידו לכתוב את נושא האימייל באופן ברור. כך הקורא יבין מיד בקריאה אחת - במה עוסק המייל ומי חשוב שיראה אותו.

טיפים למקומות העבודה

1) קביעת כללים נוקשים. בשנת 2013 מנעה חברת פולקסווגן את שליחת האימיילים לעובדים מסוימים מעבר לשעות העבודה הרשמיות. חברה אחרת, OpenBook Learning, אסרה שימוש ב-“cc” ("לידיעה"), כי אין צורך ביידוע מיותר, הנעשה פעמים רבות מטעמים פסולים: להפגין פעילות ומוטיבציה למנהלים, להראות לעובד המקבל שגם המנהל שלו מיודע לכך וכדומה. בארגון אחר יצרו כלל שאין לשלוח ליותר מ-3 אנשים אותו המייל, ללא אישור מנהל ישיר, במטרה למנוע הצפות אימייל בגלל פזיזות הכותב.

היתרון בקביעת כללים נוקשים אלה, בהנחה שהארגון אבחן נכון את צורת השימוש הלקוי במייל, הוא בשינוי התנהגותי מהותי, והפיכה של פעולות אוטומטיות לפעולות שמתבצעות עם חשיבה. החיסרון הוא שכך עוצרים עובדים מלתקשר זה עם זה, גם בנושאים חשובים, ומפספסים הזדמנויות אמיתיות לקידום הארגון בשל מגבלות טכניות "שרירותיות"

2) הדרכה ולמידה. ערכו סדנאות לשימוש נכון באימייל, והשתמשו בדוגמה אישית של מנהלים, המגיבים לתופעות לא רצויות באמצעות חניכה. מחקר הראה שפעולות מסוג זה יכולות להביא להתייעלות של 8%-12% בזמן המושקע באימייל.

3) משחוק (gamification). בשנים האחרונות, ובהתאם לרוח הפסיכולוגיה החיובית, קיימת הבנה כי הדרך האפקטיבית לשינוי ארוך טווח בהתנהגות היא על ידי מתן חיזוק חיובי להתנהגות רצויה, ופחות על ידי מתן חיזוק שלילי להתנהגות לקויה. בהתאם לכך, פותחו משחקים ארגוניים רבים אשר מייצרים תחרות בין קבוצות עובדים. ככל שהעובדים מתנהגים בהתאם להתנהגות הרצויה, כך הם זוכים בנקודות רבות יותר. השיחה הארגונית הופכת מדיבור על פחד מעונשים - להתלהבות מניצחון במשחק. לצורך העניין פותחו משחקי שינוי התנהגות בנוגע לשימוש באימייל.

עומס מיילים מעיד בדרך כלל על בעיה גדולה יותר, כמו אי בהירות של תהליכי העבודה. בארגון בו לא ברורים תהליכי קבלת ההחלטות, טבעי כי חלק גדול מהדיונים יתבצעו באמצעות האימייל. כמו כן, צפויים להיקבע זימוני פגישות רבים מצד עובדים שחשים כי אינם מקבלים מעמיתיהם את הנדרש להם.

בעיה קיימת גם בארגון שאינו מנהל קונפליקטים כהלכה. עובדים שמתגלעת ביניהם אי הבנה, יעדיפו להתקשר באמצעות המייל במקום להתמודד עם המחלוקת פנים אל פנים. לכן, עבודה רציפה עם מערכות אבחון אימייל תאפשר לזהות בעיות כאלה, ולתקן אותן באופן עמוק ושורשי יותר.

הכותב הוא מייסד StepAhead, סטארט-אפ המסייע לקבל תובנות עסקיות באמצעות מיפוי הקשרים בארגון

עוד בערוץ קריירה: צעירים תקועים בשוק העבודה. צפו