תוכנת OneNote: רשמנו לפנינו
OneNote של מיקרוסופט שואפת להחליף את הפתקים הדביקים ולשמש כהרחבה וירטואלית של הזיכרון האנושי, במטרה לאפשר לנו לחפש כל רעיון ולשלוף ברגע הנכון. כמה חסרונות מונעים ממנה להיות חיונית באמת
אם המידע מציף אתכם ונאגר בכל מקום בסביבתכם בצורת פתקים קטנים ודביקים, מסמכי וורד, משימות פתוחות באאוטלוק, הודעות דואר אלקטרוני המפוזרות בתיקיות שונות, רישומים במחברות ועוד, אתם לא לבד. גודש מידע הוא סממן של עידן האינטרנט, ככל שאמצעי התקשורת וכלים אלקטרוניים לביטוי עצמי מתרבים והולכים. בסופו של דבר, כל אחד מאתנו יזדקק למעין מנוע חיפוש אישי או למזכיר אלקטרוני יעיל. בלעדיהם, כל הררי המידע האלה יהיו חסרי ערך.
במטרה לסייע לאנשים לרכז את הרעיונות שלהם במקום אחד, פיתחה מיקרוסופט את OneNote, תוכנה לניהול מידע אישי. OneNote 2003 היא חלק מסדרת יישומי ה-Open System, אך אינה נמכרת במסגרת חבילת האופיס 2003. בדקתי את הגירסה האנגלית של היישום, התומכת בתצוגה עברית מימין לשמאל, אך ממיקרוסופט ישראל נמסר כי התוכנה נמכרת בישראל בגירסה עברית מלאה.
חשוב לציין, כי OneNote לא מיועד למסמכים ארוכים. היישום מיועד בעיקר לרישום הערות ואיסוף רעיונות בשלב הקודם לכתיבה. לאחר סידור ההערות בצורה הגיונית, אפשר להעתיק את המידע לוורד, דואר אלקטרוני פאורפוינט וכל יישום אחר.
מהי OneNote?
מדובר במעין מחברת דיגיטלית, המאפשרת למשתמש לשרבט פתקים אלקטרוניים במחשב נייד או מחשב לוח, לארגן את הרעיונות הכתובים על פי נושאים, ולמצוא כל פרט באמצעות חיפוש מהיר. אפשר להוסיף ל-OneNote כל סוג של מידע: דברים לעשות, מספרי טלפון או רעיונות שצצו פתאום בראש.
חלון המחברת גמיש למדי ומאפשר למשתמש להוסיף הערות בצורה חופשית. כל מחברת נחלקת למדורים שונים המופרדים באמצעות לשוניות (מטאפורה לכרטיסיות בקלסר רגיל) המופיעות בחלק העליון של החלון, בהן "כללי", "הערות שוליים" ו"פגישות". כל אחד מהמדורים מכיל דף ראשי, אשר בראשו כותרת ותאריך. אפשר לחלק את הדפים לפי נושאים שונים, כמו גם לפתוח לכל דף "תת דף" המהווה המשך לקודמו ובו תוצג כותרת זהה. לשוניות הצד מכילות את כל הדפים במדור מסוים של המחברת.
תכונות חשובות
מדוע לא להשתמש בוורד? קודם כל, OneNote גמישה יותר מוורד - לא מדובר בחלון כתיבה עם התחלה אמצע וסוף. תרצו להתחיל לכתוב מתחתית המסמך או באמצעיתו? אין בעיה. אפשר להוסיף פתקים חדשים בכל מקום בדף. פשוט מציבים את סמן העכבר על איזור מסוים במסך ומקליקים. בשלב זה ייפתח בחלון איזור טקסט מלבני, המכיל את הטקסט שתקלידו. אם תוסיפו טקסט שטח הפתק יתרחב בהתאם. בנוסף לכך, פסי גלילה בחלק העליון של כל חלון הערות מאפשרים לכם להגדיל או להקטין את הפתק לפי רצונכם.
ניתן להדביק לתוך פתק מידע מאתרי אינטרנט או ממסכי וורד. תכונה יעילה מאוד נוגעת לקישור בין OneNote לאינטרנט: כאשר מעתיקים תוכן מדף אינטרנט ומדביקים בחלון היישום, קישור לכתובת האינטרנט מתוכה הועתק התוכן יצורף אוטומטית בתחתית הפתק, כך שניתן יהיה לחזור לדף האינטרנט המקורי בשלב מאוחר יותר.
תכונת העט האלקטרוני מאפשרת למשתמש לכתוב על המסך בכתב יד בצבעים שונים, אם כי תכונה זו מיועדת בעיקר למשתמשים מוכשרים המיטיבים לכתוב עם העכבר. מי שבידו הציוד המתאים יכול כמובן לשרבט פתקים עם עט אלקטרוני ופד תואם. בעלי מחשב לוח (טאבלט פי סי) יוכלו להקליד פתקים חדשים ישירות על גבי המסך שלהם.
ניתן להוסיף תמונות לתוך פתקים ואף להקליט פתקים קוליים באמצעות מיקרופון. עם הקלטת הקטע מופיע בחלון פתק חדש הכולל את התאריך והשעה בו הוקלט. רעיונות ותזכורות חשובים ניתנים להדגשה באמצעות דגלוני ההערות (Note Flags) והתבליטים, הכוללים סמלים של כוכב, סימן שאלה, סימן אישור (צ'ק), סמל של טלפון, סמיילי ועוד.
סידור וחיפוש בכל הפתקים
אפשר לסדר מחדש את סדר הפסקאות בפתקים ולהעביר פסקה מהערה אחת לאחרת באמצעות סימון קטע הטקסט המבוקש וגרירתו לכל פתק אחר בחלון (במקום לבחור באפשרויות "העתק" ו"הדבק"). אם גוררים את הפיסקה המועתקת למקום ריק בדף, היישום פשוט פותח פתק חדש במקום זה ומעתיק את הפיסקה לתוכה.
סמל התוכנה מלווה את המשתמש תמיד בשורת המשימות. ואפשר בכל עת להוסיף הערת שוליים חדשה באמצעות קליק ימין על הסמל. אין צורך לשמור את המסמך עם היציאה מהתוכנה. פשוט סוגרים את התוכנה וכל ההערות שהכנסתם יישארו. אפשר לבצע חיפוש בכל הפתקים באמצעות הזנת מלת מפתח ביישום.
השורה התחתונה
OneNote 2003 הוא יישום מרשים, המשמש כהרחבה וירטואלית של הזיכרון האנושי - מקום לשמור בו שבבי רעיונות ומידע שאספתם תוך כדי הגלישה ובכלל, במטרה להשתמש בהם מתישהו בעתיד. סטודנטים עובדים בתעשיית מידע ותלמידים ימצאו בו עניין בייחוד עם יש להם מחשב נייד ויכולים לנוע אתו מהרצאה להרצאה. ביחד עם מחשב התומך בהקלטת קול הוא עשוי להפוך לכלי רב עוצמה. עם זאת, היישום לא כולל תכונת המרה של דיבור לטקסט (Speech to Text), לא באנגלית ולא בעברית.
למרבה הצער, אי אפשר להמיר דפי פתקים למסמך וורד, אם המשתמש מעוניין להעביר את כל ההערות בבת אחד למסמך אחד. כאשר מנסים לשנות את גודל הגופן או סוגו, השינויים חלים על כל הפתקים בדף ולא רק בקטע המסומן. אין אפשרות לקבוע תזכורות אוטומטיות לכל פתק, כך שלא ניתן להגדיר כי פתק מסוים שמציין דבר מה חשוב יקפוץ על המסך, בדומה למשימות באאוטלוק.
החסרון העיקרי של היישום נוגע לניידות המוגבלת שלו. רעיונות נוטים לצוץ דווקא כאשר אנחנו לא מול המחשב. בעלי מחשבי כף יד עשויים למצוא עניין בתוכנה כזו, אך מיקרוסופט לא השכילה לפתח גירסה של OneNote למערכת Windows למחשב כף היד. התקשורת של הפתקים עם האינטרנט מוגבלת למדי, למעט משלוח של דפים בדואר האלקטרוני. כך, לא ניתן לשלוח פתקים כמסרים מידיים ב-MSN מסנג'ר וגם לא בהודעות SMS. אין גם חיבור טוב עם תוכנת האאוטלוק: למשל, אי אפשר לייבא את כל ההערות, המשימות והתזכורות מאאוטלוק ל-OneNote. אפשר לקוות כי תכונות אלה יתווספו לגרסאות הבאות.
המחיר אינו מלבב במיוחד: 199 דולר עבור משתמשים ביתיים (על אף שארגונים הרוכשים תוכנה ממיקרוסופט ברישוי ישלמו פחות) – יותר מדי בשביל תוכנה שיכולה להוסיף הרבה, אך במתכונתה הנוכחית אינה מוגדרת כחיונית.
ציון: 8 מתוך 10.
דרישות מערכת: Windows XP, Windows 2000 SP3, מקום בדיסק הקשיח: 100 מגה בייט, מעבד: פנטיום 233 מגה הרץ.
