‭OneNote‬ - המחברת הדיגיטלית שלא הכרתם

כן, בתוך כל חבילת Office מסתתרת תוכנה כמעט סודית, בשם ‭.OneNote‬ את הופעת הבכורה שלה ערכה התוכנה כבר ב‭,2003-‬ אבל אז היא נמכרה בנפרד במחיר קרוב לזה של חבילת Office שלמה. גם כיום אפשר לרכוש אותה בנפרד, אבל מאז 2007 היא חלק מחבילת התוכנות של Office, ונכללת גם בערכה המוזלת לבית ולסטודנט.

במבט ראשון נראה כאילו אין צורך מיוחד ב‭- OneNote-‬ התוכנה מציגה מעין מחברת, שבה אפשר ליצור מסמכים, בדיוק כמו תוכנת Word. מי צריך אותה גברת באריזה שונה, ועוד ללמוד בשביל זה כמה תפריטים חדשים. אבל מבט מעמיק יותר מגלה, כי מדובר בהרבה יותר מאריזה חדשה ל-Word, ובמחדל שיווקי משווע של מיקרוסופט: סביר מאוד שאתם, גם אתם, זקוקים ל‭.OneNote-‬ היא יכולה לתת פתרון מצוין לרבים, שפשוט לא יודעים בכלל על קיומה אצלם, ממש מתחת לאף.

הערות בקובץ קול

ראשית, OneNote יכולה אכן להחליף את Word כמעבד תמלילים - לאחר הפתיחה מופיע דף כתיבה רגיל. בניגוד ל-Word, כאן לא חייבים לכתוב במקום מסוים; בכל מקום בו תציבו את הסמן יופיע מן בלון טקסט, שבתוכו תוכלו להקליד. גם אחרי ההקלדה אפשר לשנות את המיקום באופן חופשי ברחבי העמוד.

השינוי הבולט העיקרי הוא, שכל המסמכים מאוגדים במחברת אחת, שאותה אפשר לחלק לכמה חוצצים, כמו קלסר או מחברת של סטודנט משקיען. אפשר לקבוע כותרת שונה לכל חוצץ, צבע רקע אחר, מראה שונה וכן הלאה, ואפשר כמובן ליצור כמה מחברות שונות.

מדובר בסידור שונה של תיקיות וקבצים - במקום ליצור תיקייה לקורס מסוים באוניברסיטה, למשל, יוצרים מחברת, וכל שיעור או נושא הוא חוצץ או עמוד חדש. אבל הסידור הזה נוח יותר, כי כל המחברות נגישות מחלון אחד ולא צריך לפתוח כמה קבצים שונים במקביל.

בנוסף, בתוך OneNote יש גם חלון חיפוש, דרכו אפשר לבצע חיפוש במחברת אחת, בחוצץ מסוים או בכל המחברות שקיימות בתוכנה, במקום להשתמש במנגנון החיפוש של חלונות.

על מה הרעש?

אוקיי, אז שינינו את שיטת התיוק. על זה כל הרעש? רגע, רק התחלנו: OneNote היא פתרון מצוין לסטודנטים, אבל גם למי שעובד על פרויקטים שונים. היא אידיאלית למחשבים ניידים שכוללים מיקרופון ומצלמה מובנים: אפשר פשוט להתחיל להקליט מתוך התוכנה, וההקלטה תופיע בתוך המחברת כסמל של קובץ מדיה רגיל. כשמקליטים אודיו בלבד,

אפשר להמשיך לכתוב הערות במחברת, והתוכנה תדע לשדך בין ההערה שכתבתם לבין ההקלטה.

אם המרצה אמר משפט חשוב, תוכלו לסמן לעצמכם הערה, ולקובץ האודיו המוקלט תתוסף מן סימניה בנקודה בה הקלדתם את ההערה. תוכלו "לקפוץ" היישר אליה. אם זה לא מספיק, אפשר להצמיד לכל הערה תגית ולמיין את ההערות לפי התגיות - שאלה, חשוב, לביצוע, רעיון וכן הלאה, ויש אפשרות גם ליצור תגיות בהתאמה אישית.

התוכנה כוללת גם כלי ללכידת מסך לצורך שילובו במחברת - אפשר לצלם תמונה של ידיעה מאתר אינטרנט כלשהו, לבחור את החלק הרצוי שיצורף למחברת, ולצד התמונה יתוסף גם קישור לאתר הרלוונטי.

חיפוש בקול

התוכנה תומכת, כמובן, בעברית, אבל עובדת טוב יותר באנגלית - אפשר לבצע ממש חיפוש בתוך קובצי קול מוקלטים אם המלל הוא באנגלית, ויש גם סורק טקסט מובנה באנגלית. כך שאם צירפתם תמונה של מאמר סרוק או של כרטיס ביקור, למשל, מנוע החיפוש יוכל לזהות גם אותו.

אפשרות נוספת שעובדת טוב יותר היא זיהוי כתב יד - אם יש לכם מחשב לוח ‭,(Tablet)‬ אפשר לכתוב על המסך ולהשתמש במחברות של OneNote ממש כמו במחברת רגילה. הטקסט בעברית יישמר בכתב היד המקורי, אבל באנגלית אפשר להמיר אותו לפונטים המוכרים של המחשב.

מחברת דיגיטלית

במיקרוסופט החליטו לשמור כמה שאפשר על הדימיון למחברת רגילה וביטלו את הצורך בשמירה של העבודה - כל פעולה שעושים במחברת OneNote נשמרת באופן אוטומטי. ליתר ביטחון אפשר תמיד לבצע שמירה ידנית וגם ליצור גיבוי של כל מחברת. גם מבחינת עיצוב אפשר לשמור על הדמיון למחברת ולבחור בין תצוגה של מחברת שורות רגילה, מחברת משבצות או דוגמאות נוספות.

מכיוון שבכל זאת מדובר במחברת דיגיטלית, אפשר ליצור סיסמה שתגן על כל מחברת או חוצץ, וניתן גם לשתף משתמשים אחרים באותה מחברת, עם או בלי סיסמה. גם אם לא שיתפתם אחרים, תוכלו פשוט לשלוח את המחברת בתור קובץ דואר למשתמשים אחרים - דרך להשלים שיעור שהחמצתם או להפצת מצגת או מערך הסברה בחברה או ארגון.

משתמש שעובד עם OneNote יוכל לצרף את המחברת שקיבל בדואר לרשימת המחברות שלו. מי שלא עובד עם התוכנה יוכל לראות את המחברת בתוך הודעת הדואר, בדיוק כמו צירוף קובץ Word לתוך הודעת דואר.

מאחר שמדובר בחלק מחבילת אופיס, OneNote משתלב בקלות עם שאר התוכנות. אפשר ליצור במחברת קיצורי דרך ולשלב קבצים שיצרתם באקסל או ב-Word, למשל. תוכלו גם ליצור משימות לביצוע ב‭OneNote-‬ והן יופיעו מיד ברשימת המשימות של אאוטלוק. אפשר גם להפוך מחברת למסמך Word, אותו תוכלו לשלוח אל מי שאינו משתמש ב‭.OneNote-‬

עם כל שפע האפשרויות שמציעה ‭,OneNote‬ אפשר בהחלט לזנוח מאחור את Word ולעבור להשתמש רק בה: אפשרויות החיפוש נוחות ומהירות יותר והעבודה עם מחברות וחוצצים שנמצאים בחלון אחד הגיונית יותר מעבודה עם תיקיות וקבצים. למרות כל ההבדלים, הבסיס דומה לזה של תוכנות Office אחרות, כך שכל מי שמכיר את וורד או אקסל - יוכל להסתדר עם ‭.OneNote‬