האם העסק שלכם מוכן למלחמה?

מבצע "צוק איתן " מגביר את החשש שמדינת ישראל תמצא את עצמה במצב מלחמה בשבועות הקרובים. לכל אחד מאתנו זה מעלה דאגות ומחשבות ברמה לאומית, משפחתית ואישית. לבעלי עסקים קטנים ובינוניים זה גורם, בנוסף, לדאגה גדולה להמשך קיום העסק והישרדותו בזמן מלחמה.

• "צוק איתן" במספרים: כמה עולה המבצע?
• המבורגר ומופע בחינם: הטבות לתושבי הדרום
• בנט: לסייע לעסקים בדרום; חמ"ל למפעלים
• מותר לפטר עובד שפוחד? שאלות ותשובות  
  

>>הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים במשרד הכלכלה השיקה עמוד מידע אינטרנטי ייעודי הכולל מידע עדכני ורלוונטי לעסקים בנוגע לאירועים הביטחוניים והמצב המיוחד בעורף וכן מוקד טלפוני שמספרו 1-700-558-040

מצב של מלחמה יוצר סיכונים רבים שאינם מטרידים את בעל העסק בימים כתיקונם. במערכות מלחמתיות קודמות, היינו עדים למאות עסקים שקרסו ועוד רבים שספגו נזקים כבדים ונכנסו להפסדים. נגרמו נזקים פיזיים ישירים למפעלים, בוטלו הזמנות חשובות מחו"ל, ובנוסף המפעלים נאלצו להתמודד עם היעדרות מאסיבית של עובדים. להלן 10 עצות לבעלי עסקים קטנים ובינוניים, כיצד להכין את העסק לקראת מצב של מלחמה.

בצעו סקר ביטוחים: מומלץ למפות את כל הסיכונים שמלחמה עלולה לגרום לעסק. חשוב לשבת עם סוכן הביטוח ולראות אלו נזקים מכוסים על ידי הפוליסות הקיימות ושהן אכן בתוקף. חשוב לבדוק כיסוי לנזקי רכוש, איחורים באספקת סחורות, אובדן רווחים, וכדומה.

יצרו נזילות: ההיסטוריה מלמדת שבזמן מלחמה תשלומים מלקוחות מתעכבים, בקשות אשראי מוקפאות וקווי אשראי בלתי מנוצלים - מתגלים לעתים כבלתי ניתנים לניצול. עובדות אלה יוצרות מצב של קושי תזרימי גם לעסקים חזקים. מומלץ ליצור לעסק כרית של עודף מזומנים. כל עסק צריך לחשב לעצמו את גודל הכרית הנכונה, כשכלל האצבע הוא ליצור כרית מזומנים שתכסה חודש של הוצאות.

בצעו מיפוי כח אדם והתאימו את מצבת כח אדם לזמן חירום: בזמן מלחמה חלק מהעובדים יגויסו למילואים, וחלקם, אלה המתגוררים ביישובי עוטף עזה ובערים נוספות באזור הדרום, ייעדרו מעבודה בזמן הפגזות. עוד לפני תחילת מלחמה בעל עסק יכול למפות את מצבת כוח האדם ולהבין מי ייעדר בזמן מלחמה. ברגע שתמונה זו ברורה לבעל העסק, אפשר לבנות מצבת חירום ולחלק מחדש את תחומי האחריות בין העובדים לתקופה זו. מומלץ להעביר הדרכה בנושא זה לכל העובדים הרלוונטיים.

גבו את המחשבים: בעת מלחמה יכולים להיווצר איומים לא רק על הרכוש הפיזי של בית העסק, אלא גם על מערכות המידע. יש לוודא שכל מערכות המידע של בית העסק מגובות במקום חיצוני לעסק, וכי גיבויים אלה עדכניים ותקינים. מומלץ לבקש מאנשי מערכות המידע שלכם לבצע בדיקה ותרגול של שיחזור מידע.

בנוסף, בזמן מלחמה יכולות להיות תקופות של חוסר נגישות למשרדי החברה. וודאו שלמנהלים ואנשי כספים יש אפשרויות גישה מרחוק למערכות המידע של העסק. כמו כן, מומלץ להדפיס נתונים קריטיים, כמו פרטי קשר של עובדים, לקוחות וספקים, כך שניתן יהיה לעמוד בקשר איתם גם בהיעדר מערכות מחשבים.

נוהלי עבודה בזמן חירום: מומלץ ליצור נוהלי עבודה לזמן חירום ולהעביר הדרכה לעובדים מבעוד מועד לגבי נושאים כמו: איך יודעים אם העסק פתוח? איך מודיעים על היעדרות? אילו סחורות ושירותים מספקים ללקוחות? אילו מסרים משדרים כלפי חוץ? וכדומה.

נהלו קשר עם לקוחות וספקים בחו"ל: הכלכלה שלנו יודעת לשרוד מלחמה, אבל מחו"ל הדברים נראים אחרת לגמרי. ספקים ולקוחות יכולים להיכנס ללחץ ולבטל אספקות או הזמנות קריטיות של סחורות. בעל העסק צריך לשמש גם כ"מסביר לאומי" ולשמור על קשר הדוק עם ספקים ולקוחות מחו"ל בזמן מלחמה. מומלץ לשדר רוגע, לתאם ציפיות לגבי מה אפשר לקיים ומה אי אפשר. כדאי להבטיח לספקים שלא יהיו עיכובים בתשלומים ולהבהיר כי העסק עדיין מעוניין באספקת הסחורה. כמו כן כדאי להבטיח ללקוחות שסחורות יסופקו בזמן ולכל היותר בעיכובים קלים.

ניהול מלאי: כל עסק צריך למפות את צורכי המלאי שלו בעת מלחמה ולפעול בהתאם. ספקים של חומרי גלם בסיסיים, כגון אוכל ומצרכים בסיסיים, ובעיקר יבואנים, ירצו להצטייד במלאים גדולים מהרגיל כדי לספק את מלוא הביקוש בזמן סגירת הנמלים. לעומת זאת, עסקים שצופים עצירת עבודה, כגון מסעדות בקווי התפר, ירצו לדלל מלאים.

בדיקת מערכות ביטחון: לפני הכול מוטלת על בעל העסק אחריות לביטחונם של עובדיו. עובדה זו מחייבת בדיקה יסודית של כל מערכות הביטחון – ממ"דים, מערכות כריזות וכיבוי אש ועריכת תרגיל ירידה למקלטים.

שמרו על רוגע: הדרך שבה המנהל מתנהג תשפיע ישירות על העובדים, התנהלותם ומידת ההצלחה של העסק. הכנת תוכנית פשוטה וברורה שתועבר בצורה רגועה למנהלים ולעובדי העסק, תשפיע לטובה על התנהלות העסק.

הכותב הוא מייסד ומנכ"ל חברת פנינסולה, המספקת פתרונות אשראי מסחרי לאלפי לעסקים קטנים ובינוניים