שתף קטע נבחר

הכי מטוקבקות
    מדריך: איך לתכנן אירוע חברה בעסק שלכם
    משלב התכנון המקדים והתקציב - ועד האוכל ובחירת מועד האירוע. אתר "הספקים" עם מדריך לאירוע חברה מושלם

    לפני שאתם לוקחים על עצמכם את כאב הראש הזה, יש כמה דברים שכדאי לדעת בנוגע לבחירת המקום ולהתאמת האירוע לאופי העובדים בחברה. בנוסף יש לבדוק מהם התנאים הבסיסיים להצלחה של אירוע. קבלו כמה עצות שיכולות להפוך את העובדים שלכם מכאלו שנגררים לאירוע כזה ובורחים ממנו מוקדם ככל הניתן, לכאלה ששואלים מתי יהיה האירוע הבא.

     

    עוד בנושא:

    10 רעיונות לערב חברה בלתי שגרתי

    כיצד תבחרו ספקים לאירוע עסקי או ערב חברה?

    טרנד חם: הזמנה יוקרתית לאירוע עסקי

     

    האם להפיק לבד? אם מדובר באירוע קטן ומצומצם בתוך משרדי החברה, יכול להיות שלא תצרכו להיות בקשר עם יותר מספק או שניים, על מנת להצליח להעביר את האירוע בעצמכם וללא תקלות. אם מדובר באירוע משמעותי יותר, שמצריך תקשורת עם כמה ספקים, יכול להיות ששווה להעביר את כאב הראש הזה לטיפול של אנשים שזו המומחיות שלהם. "מפיק אירועים מעורב באירוע משלב העלאת הרעיון ועד ליישומו בפועל", אומר אבי מזרחי, מפיק אירועים עסקיים באתר 'הספקים'. "כאשר מפיק מעורב בכל פרט ופרט, זה מקטין את הסיכוי לטעויות, לרבות קשר עם הספקים השונים שלוקחים חלק באירוע".

     

    איך אפשר להקטין את הסיכוי של תקלות ברגע האחרון? מזרחי: "לא תמיד ניתן למנוע תקלות מראש, אבל החוכמה היא להתמודד עם מצבים מפתיעים בתנאיי לחץ. 50 אחוז מההצלחה מורכבת מסדר וארגון. ככל שמטפלים בדברים בזמן וככל שלחברת ההפקה יש יותר ניסיון, הסיכוי שיהיו משברים של הרגע האחרון יורדים. לעתים, יש דברים שבאמת לא תלויים רק בהפקה, אלא בנסיבות חיצוניות, כמו מזג-אוויר. אבל גם במקרה כזה, צריך להיות ערוכים ולתפקד בתנאי לחץ". אם מתחיל לרדת גשם בעונת מעבר, בצורה בלתי צפויה, החוכמה היא לדאוג לאוהל חסין גשם תוך דקות ולקיים את האירוע כסדרו.

     

    ויש דברים שניתן למנוע מראש, גם במחיר של התעקשות מול הלקוח בשלב גיבוש הרעיון ובחירת המיקום. מזרחי: "חשוב להבין מה קהל היעד, מה תכלית האירוע ומה מזג האוויר הצפוי. גם אם הלקוח מעוניין בהפקת אירוע בשעות הבוקר בחום כבד, חשוב לבדוק איתו אם אכן אנשים מתכוונים להגיע, ואם יגיעו האם יצליחו ליהנות. אם לא מצליחים לשכנע אותו להעביר את האירוע לשעות הערב, בחירת המקום צריכה להיות מתאימה, חובה לדאוג להצללה למצננים ולשתייה קרה".

     

    תקציב ותכנון מקדים

    השלב הראשוני של התכנון צריך לכלול את מסגרת התקציב הצפוי, ולהשאיר טווח של כ-20% עבור חריגה בשל הוצאות בלתי מתוכננות שיכולות לצוץ תוך כדי תנועה. הכינו מראש רשימה של כל הדברים שיידרשו לאירוע וכל הספקים שתצטרכו לשם כך: הזמנת הגברה ותאורה, מנחה, מזון ושתייה, מתנות, הסעות, מצננים (אם מדובר באירוע בחוץ בעונה החמה) וכדומה.

     

    לאחר שאתם יודעים פחות או יותר מה הדרישות שלכם מהאירוע ומה הכיוון הכללי, התקשרו לשלושה ספקים שונים ובקשו מהם הצעות מחיר. הפרמטרים שכדאי שיהיו חלק מההשוואה הם ניסיון החברה בהפקת אירוע מהסוג הספציפי שאתם מעוניינים בו, רמת השירות שלהם והעלות. תוכלו להתייעץ עם חברות מקבילות לכם, ולהתבסס עם חוות-דעת שקיימות באינטרנט.

     

    סוג האירוע

    בשלבי בחירת סוג האירוע, חשוב להתייחס לקהל היעד שלכם. אם רוב העובדים בחברה הם סטודנטים בשנות העשרים, דאגו גם לאווירה ולתוכן שהם יתחברו אליו. ערב שירה בציבור, הרצאה שלא עוסקת בתכנים שלהם ואווירה רשמית מדי - לא יתאימו במקרה הזה. אם החלטתם לקחת אותם להקרנה בקולנוע, בחרו בקפידה את התוכן, ייתכן שכדאי שתעדיפו שתהיה להם בחירה בין שני סרטים שונים, הביאו להם מופע סטנד-אפ של אמן שנבחר מבין כמה, תוך כדי הצבעה. כמה שתשתפו אותם יותר בבחירה, כך תגדילו את הסיכוי שהם ייהנו.

     

    אוכל ושתייה

    לא משנה מה סוג האירוע ומי קהל היעד, זכרו שאוכל ושתייה זה חובה. לכן, כדאי שתשקיעו בעניין הזה. דאגו לאוכל מספיק מגוון, שיתאים למי שאינו אוכל פחמימות, למי שצמחוני, למי שבדיאטה ולמי שלא. גם בעניין הזה שווה לשאול כמה עובדים לפני, ולתת להם לקחת חלק בתהליך.

     

     

    באירוע עצמו, השאירו מספיק זמן למינגלינג, וצאו מנקודת הנחה שאנשים נוטים להגיע לאירועים כאלו בכ-40 דקות איחור, אז השאירו מספיק זמן לאוכל ולשתייה. אם תרצו לדאוג לגיבוש, תוכלו לבחור בסביבה שמשדרת אווירה פחות פורמאלית. פופים, ספות ישיבה נמוכות, תאורה מתאימה ומוזיקה, ישכיחו מהם את העובדה שמדובר באירוע חברה. הרעיון הוא לשלב ביזנס עם פלז'ר, וליצור תנאים שבהם העובדים יראו צדדים אחרים שלהם, כאלה שפחות באים לידי ביטוי ביומיום.

     

    תמונות

    בעידן הרשתות החברתיות יש לתמונות מקום של כבוד. דאגו לפינת צילום מגניבה, בהתאם לאופי האירוע כמובן. עובדים שיתויגו באותן תמונות ירגישו חיבור זה לזה, ולחברה בפרט. תוכלו להביא אביזרים ייחודיים או רקע מעניין להצטלם בו.

     

     

    מתי ואיפה

    אירוע חברה הוא עדיין חלק מהעבודה. אם העובדים יצטרכו להקדיש את חצי יום החופש היחידי שלהם ולהגיע ביום שישי, הם יהיו פחות מרוצים. לכן, כדאי לבחור את האירוע כך שיהיה בשעות העבודה המקובלות ממילא. ואם לא, לדאוג לחצי יום חופש, כפיצוי על כך. זה יגרום לעובדים לראות באירוע כצ'ופר כיפי, ולא כאירוע חובה הכרוך בטרחה מבחינתם.

     

    יש מקום לנאום

    נאום של כמה דקות שבו מישהו בכיר בחברה יגיד לעובדים כמה הוא מעריך אותם, יציג את הישגי החברה וייתן לעובדים תחושת שייכות וגאווה הוא דבר חשוב. זה המקום לתעודות הצטיינות ולשי לעובדים מצטיינים. לעתים, רבע שעה של טקסיות וסמליות יכולות לעשות פלאים ולהגביר את המוטיבציה בקרב העובדים.

     

    לפנייה לכתב/ת
     תגובה חדשה
    הצג:
    אזהרה:
    פעולה זו תמחק את התגובה שהתחלת להקליד
    מומלצים