אוהב להיות במשרד: כך סביבת העבודה משפיעה עליכם

רבים מאיתנו שוהים במקום העבודה שעות ארוכות יותר מאשר בבית שלהם, בטח אם מתייחסים לשעות הערות בלבד. אסור להתייחס לכך בביטול. הנוכחות הכה ארוכה שלנו בעבודה משפיעה על שלל היבטים בחיינו: בריאות פיזית, בריאות נפשית, אושר, פרודוקטיביות ועוד.  

 

לא הייתם רוכשים דירה מבלי לעמוד על טיבה, ועל האופן שבו היא תשמש אתכם ותמלא את צורכיכם. באותה מידה אתם צריכים לייחס חשיבות גם לסביבת העבודה שלכם, ולהבין כיצד היא משפיעה עליכם.

 

 

ראשית צריך להבין מהי בכלל סביבת עבודה. עבור אביגדור שרון, מומחה מערכות ידע בחברת Social Knowledge וחוקר סביבות עבודה ולמידה באוניברסיטת תל אביב, מרחב העבודה הוא זירת הפעולה של כל האירועים בארגון. זהו המרחב הפיזי שבו אנשים נפגשים, פועלים, יוזמים ויוצרים. הסביבה היא מכלול כל הגורמים שנמצאים סביבנו ומשפיעים עלינו, לכן סביבת העבודה מכונה גם "אקוסיסטם" – מערכת שכל מרכיביה קשורים זה בזה ומשפיעים זה על זה.

 

שרון מפרט: "בתוך מרחב העבודה קיימות מספר סביבות שונות וכולן משפיעות על העובדים, על איכות העבודה ובסופו של דבר על התפוקה, על היצירתיות ועל ההצלחה של מיזמים ופרויקטים בארגון. אנו נוטים להתייחס אליהן כאילו היו עולמות נפרדים, אבל זו החמצה גדולה כי הן קשורות זו בזו ומשפיעות יחד. אם נבין את מארג הקשרים הזה, נוכל להבין את חוויית העבודה הכוללת ואז גם להשפיע עליה ולשפר אותה. אם נתרכז רק בסביבה אחת מהן, זה כאילו הסתכלנו במשקפיים שמראות רק צבע אחד או כאילו התקנו שולחן רחב עם רגל אחת בלבד".

 

שרון מונה מספר סביבות עבודה:

הסביבה הפיזית – המרחב הבנוי של מקום העבודה.

הסביבה הטבעית – האור, האוויר והצמחייה.

הסביבה הטכנולוגית – סביבת העבודה הדיגיטלית, כלי תקשורת ומערכות ארגוניות.

הסביבה הניהולית - הנהלה, תרבות ארגונית ותהליכים.

הסביבה המקצועית - ידע, מקורות מידע ומשאבי למידה.

הסביבה החברתית - הקשר הלא פורמלי בין חברי צוות ועמיתים.

 

שרון מסביר כי שילוב אפקטיבי של סביבות העבודה חשוב לחוויית עבודה חיובית. שילוב שגוי של סביבות עבודה הוא בעל השפעה הפוכה, ויכול לגרום לשחיקה בעבודה, לתחושת ניכור ולניתוק.

 

ההשפעה של סביבות העבודה היא נושא שמעסיק את המדע זה שנים. ב-1959 פיתח הפסיכולוג האמריקאי פרדריק הרצברג (Fredrick Hertzberg) תיאוריה על הגורמים המשפיעים לחיובית או לשלילה על שביעות הרצון וההנעה לעבודה. הרצברג מנה שורת גורמים חיוביים: משמעות בעבודה, אחריות, אתגר ויכולת להתפתחות ומימוש עצמי. הגורמים הללו יכולים להגביר את שביעות הרצון והמוטיבציה בעבודה. היעדרם, עם זאת, אינו גורם לתוצאה הפוכה של חוסר שביעות רצון אלא למצב ניטרלי.

 

 

את הגורמים השליליים כינה הרצברג גורמים חיצוניים או היגייניים, כמו למשל שירותים לא תקינים או מלוכלכים או יחסי עבודה פגומים – לדוגמה מנהל שצורח בקולי קולות על העובדים. הגורמים הללו יכולים לגרום לחוסר שביעות רצון ולפגיעה במוטיבציה, אך בדומה לגורמים החיוביים, הם לא יכולים ליצור תוצאה הפוכה בהיעדרם - שירותים נקיים, למשל, לא יגרמו לשיפור בשביעות הרצון ובמוטיבציה. "בית שימוש מזהב לא ישפר את שביעות הרצון של העובד, אבל בית שימוש מלוכלך יפגע בה בהחלט, לא רק עקב תחושת האי נוחות המיידית, אלא בגלל ההרגשה שההנהלה מזלזלת בו ומראה לו שאינו חשוב", מסביר זאב רונן, יועץ עסקי לחברות ומאמן אישי למנהלים בתעשייה.

 

לסביבה הפיזית של מקום העבודה שלנו יש השפעה פסיכולוגית ובריאותית עלינו. קחו לדוגמה את כמות האור שנכנסת למשרד שלכם ואת זרימת האוויר. "כיצד נרגיש אם נשב שעות ארוכות בחדר סגור או אם נשב בחדר עם חלונות גדולים המשקיפים לסביבה. אם היו נותנים לכם לבחור, באיזה חדר הייתם מעדיפים לשבת? התשובה ברורה לדעתי", אומר שרון.

 

שרון ערך מחקר יחד עם ד"ר נעם אוסטרליץ ופרופ' דפנה גולדמן בבניין פורטר באוניברסיטת תל אביב. המחקר עסק בהשפעת הסביבה הבנויה, ונמצא כי במרחב בנוי פתוח עם קירות שקופים וחלונות גדולים ישנן תחושות נעימות של פתיחות, שקיפות ורוגע. מצד שני, ישנו צורך בחללים שקטים וסגורים שמאפשרים עבודה שקטה ללא הפרעות וישיבות שדורשות ריכוז, כמו חדר הקפסולה שבבניין: "שילוב חכם יוצר תחושה נעימה וטובה. אך אם ניקח לדוגמה חלל גדול בתוך בניין משרדים, מה שנקרא open space, אבל בפועל הוא סגור ואינו מאפשר להביט החוצה אל גינה או אל מרחב ירוק, ואין בו פינות של שקט ופרטיות, הרי שהוא עלול ליצור סביבת עבודה מעיקה ולא נעימה", אומר שרון.

 

במחקר שנערך ב-1984 בבית חולים בפנסילבניה, באגף התאוששות מניתוח, פנו החדרים בצד אחד של האגף לנוף טבעי ובצד השני לקיר גבוה. החולים בחדרים עם הנוף הטבעי התאוששו ושוחררו מבית החולים כמעט יומיים לפני אלה ששהו בחדרים הפונים אל הקיר. הם גם היו זקוקים למינונים נמוכים יותר של תרופות נגד כאבים (אולריך, 1984). במחקר אחר, על השפעת התכנון של בניין בית כלא על בריאות אסירים, נמצא במפתיע כי אסירים בתאים שצפו לכיוון אדמות חקלאיות ויערות פנו פחות למרפאת הכלא מאשר אסירים בתאים המביטים אל חצר הכלא (מור וארץ', 1981). מחקר שנערך בבניין משרדים בסיאול, שגם בו חלק מהחדרים פנו ליער וחלקם לנוף העירוני הבנוי, הראה רמה גבוהה יותר של שביעות רצון ממקום העבודה ורמה נמוכה יותר של לחץ נפשי אצל העובדים בחדרים הפונים ליער (סופ שין, 2007). מחקר אחר מצא שעובדים בחדרים עם נוף של עצים וצמחים הניבט מהחלון ועם אור שמש טבעי דיווחו על פחות לחץ בעבודה, על שביעות רצון רבה יותר ועל כוונה גדולה יותר להמשיך לעבוד באותו מקום ביחס לעובדים במשרדים אחרים או בתנאים של תאורה מלאכותית באותו מקום (Leather, Pyrgas, Beale, & Lawrence, 1998).

"התופעה הזו מכונה ביופיליה", מסביר שרון, "קשר עמוק, תת-מודע לטבע. ייתכן שבתהליך ההתפתחות הארוך של התרבות האנושית, שהתחילה בטבע ועברה בהדרגה לערים, נשמר הצורך העמוק בקשר לטבע גם אצל עכברי העיר המודרנית. צורך שבא לידי ביטוי בחיבה לגינון, בביקורים בפארק ובנסיעות אל מחוץ לעיר בסופי שבוע. בספרות הפסיכולוגיה הסביבתית נדון הכוח המשקם של הטבע, לדוגמה הפחתת הלחץ הנפשי, שכן עצם ההימצאות בטבע או צפייה בסצנות טבע יכולות להפחית לחץ ולתת תחושה של רגיעה והתחדשות".

 

 

שרון מסביר כי סביבה ביופילית במקום עבודה ניתן ליצור על ידי הוספה של אלמנטים טבעיים כמו צמחים ומים. "אף שמקובל במקומות רבים לשים צמחים מלאכותיים, שנראים זהים לדבר האמיתי אך אינם זקוקים להשקיה או תחזוקה, זהו אינו עיצוב ביופילי אמיתי. מחקרים עדכניים מצאו כי לצמחים אמיתיים יש השפעות חיוביות מדהימות שצמחים מלאכותיים אינם יכולים לספק, מה שמרמז על יתרון מרכזי בשימוש בצמחים חיים, ולא בפרחים חתוכים או בצמחים מלאכותיים. עיצוב ביופילי הפך למגמה בקמפוסים רבים ובמפעלי היי-טק, כמו גם בבתי ספר ובבתי חולים המודעים להשפעת הסביבה".

 

לעיצוב ביופילי נמצאה השפעה כפולה המתבטאת ברגיעה וירידת לחץ נפשי (Stress reduction) ובשיקום יכולת הקשב (Attention Restoration). הפסיכולוגים קפלן וקפלן מצאו כבר לפני כ-40 שנה השפעה מפתיעה של צמחייה בתוך חדרי המשרדים והישיבות או של נוף טבעי מבעד לחלון המשרד על תופעת "עייפות הקשב". במהלך היום אנו נדרשים למתן תשומת לב לפרטים רבים - שיחות, הסחות דעת ומידע שמגיע אלינו. לאורך היום הולכת ופוחתת יכולת הקשב והריכוז, אנו מרגישים עייפים וזקוקים להפוגה ולמנוחה. הדבר משפיע על יכולת קבלת החלטות וגם על רמת ביצועים וטעויות. מצד שני, החוקרים מצאו שהסביבה הטבעית - נוכחות הצמחים, תנועת עלי עץ ברוח, משחקי אור וצל וזרימה של מים - כולם יוצרים חוויה של תשומת לב ללא מאמץ, תוך מתן תחושה של מנוחה או הקלה. לא רק שמרכיבי הטבע אינם דורשים מאמץ או ריכוז, הם גם משרים רגיעה וחזרה של יכולת הקשב המכוון. "ההסבר לתופעה זו היא ששנים של התפתחות הרגילו אותנו לשים לב כל העת למתרחש בטבע", אומר שרון. "עם זאת, החיים בעיר ובסביבת העבודה המודרנית דורשים תשומת לב מכוונת. הקצב המהיר של אורח החיים המודרני דורש יכולת ריכוז, ידע ומיומנויות, קבלת החלטות והתמודדות עם תקלות והסחות דעת. זה דורש מאמץ רב ומרוקן לנו את מצברי האנרגיה, ואילו נוכחות הסביבה הטבעית או עיצוב ביופילי במקומות העבודה מאזנת זאת".

 

ארגון הבריאות העולמי קבע כי מחלות לב הן מהסיבות הנפוצות לתמותה ברחבי העולם, והן בדרך כלל רק נגזרת של מצבים רפואיים ונפשיים אחרים שפוגעים בבריאות. אורח חיים לא בריא וכן לחץ נפשי, חרדה, דיכאון ובדידות מגבירים את הסיכון למחלות לב, בהן התקפי לב וחסימות בכלי הדם. מעניין בהקשר הזה לבחון את האופן שבו מקום העבודה משפיע על הסיכון הזה. ארגון הבריאות העולמי היה פסקני בנושא כשהגדיר את השחיקה בעבודה כבעיה רפואית לכל דבר.

 

"מרבית העובדים שאני מכיר, בכל מגוון התעשיות ומקומות העבודה בישראל, אינם נתמכים ארגונומית ועל כן נפגעים בריאותית", אומר רונן. "העובד צריך להיות בתנועה מדי פעם - סוג של התעמלות קצרה במהלך יום העבודה. ראיתי דוגמה בארה"ב בשנת 1992, מפעל תעשייתי שנתן לעובדים שלו את מיטב התנאים הארגונומיים כדי לקבל תפוקה מקסימלית. במהלך היום הייתה הפסקת התעמלות קצרה שהונחתה דרך מערכת הכריזה. בהקשר זה, גורמים כמו רעש מזיק שפוגע בשמיעתו של העובד לאורך זמן, עמידה על משטחים קשים שפוגעת בגב, תנועות ותנוחות לא נכונות שפוגעות בגב או במפרקים אחרים, עבודה מול מחשב שמסבה נזק למפרק היד שמניעה את העכבר וכיסא שאינו מותאם לעובד ועלול לגרום לפגיעה בטווח הארוך ולעייפות בטווח הקצר – אלו מקצת הדוגמאות לנזקים בריאותיים שעלולים להיגרם מסביבת העבודה".

 

עם התפתחות הטכנולוגיה, יותר ויותר ארגונים מאמצים כיום סביבות עבודה דיגיטליות המבוססות על מחשוב ותוכנות – ומובן שככל שאלו תופסות נפח ניכר יותר בעבודה שלנו, כך גם ההשפעה שלהן על תחושתנו מתעצמת.

 

"בחיינו הפרטיים אנחנו פונים בכל נושא לגוגל, יוטיוב או פייסבוק. המידע זמין לנו בכף היד. בארגונים המצב שונה לחלוטין", מסבירה גלית גנאור, מומחית בנושא סביבות עבודה דיגיטליות לארגונים מ-Social Knowledge. "אנשים כיום מצפים כי הארגונים ייתנו להם כלים קלים ונוחים לשימוש כמו בחיים הפרטיים, ולכן סביבה דיגיטלית נוחה ויעילה יכולה לחסוך זמן רב ולאפשר ביצוע עבודה מוצלחת יותר לעומת מערכות מחשב מסורבלות ואיטיות, מורכבות ולא ברורות, שמקשות במקום לעזור. זאת חוויה שכל אחד מצפה כיום לקבל בארגון".

 

 

לסביבת העבודה הדיגיטלית יש גם השפעה רבה על התפוקה. סביבת מחשוב נוחה, מהירה וברורה יכולה לאפשר לנו לאתר מידע חשוב במהירות, לעבוד בזריזות, לתקשר בקלות ולחסוך זמן רב. סקרים ומחקרים חוזרים ונשנים מראים שעובדים משקיעים זמן רב בחיפוש מידע חשוב. ישנם מי שרגילים להרים טלפון לעמיתים או לגשת לעמיתים ולשוחח, וישנם מי שמעדיפים להפיץ שאלות ברשתות החברתיות או לבצע חיפוש באינטרנט. מצד שני, הדבר יכול להוביל לחוויה הפוכה: להסחת דעת, להפרעות באמצע העבודה, להצפה במידע שאינו חיוני וביצירת מגבלות ליכולת הקשב והריכוז בביצוע משימות ולעייפות מוגברת. לכן, טכנולוגיה נותנת לנו יכולות גדולות ומאפשרת עבודה יעילה, מהירה ונוחה, אבל טמונות בה גם סכנות, מהסחת דעת והצפה במידע שאינו חשוב ועד לבעיות של אובדן מידע: "כאשר מתכננים סביבת עבודה דיגיטלית, חשוב לתכנן אותה כך שניתן יהיה להפיק את המרב מהתועלות ולמנוע את ההפרעות ואת סיכוני אבטחת המידע. הסוד הגדול - להתרכז באנשים ולא בטכנולוגיה, להימנע מהפיתוי הגדול של שקיעה בפיתוח טכנולוגיות מתוחכמות אבל תובעניות ולהעדיף פלטפורמת עבודה פשוטה וישירה, שמחברת את העובדים יחד ועוזרת להם לעבוד בשיתוף, לאתר מידע במהירות ולכתוב יחדיו תוך צמצום הסחות דעת", מסביר שרון.

 

לסביבה הניהולית במקום העבודה יש השפעה גדולה על התפוקה ועל שביעות הרצון של העובד. למי מאיתנו אין זיכרונות חיוביים, שליליים או גם וגם מהבוסים שלו? "המטרה החשובה של הסביבה הניהולית היא לתת לעובד משמעות, תחושה שהוא חשוב, וזה יכול לקרות באמצעות הקשבה, שיתוף בחשיבה ופתרון הבעיות דרך צוותי שיפור וחשיבה, הצעות ייעול, שקיפות במידע ושיתוף בתוצאות של החברה. הכול תלוי בסופו של דבר בדרג הניהולי. הם אלו שבאחריותם לעצב את סביבת העבודה. הדרג הניהולי יוצר את המשמעות לעובד, ובתמורה יקבל מידע וידע חשובים ועובדים מרוצים שתורמים לחברה", אומר רונן.

 

נטע ביתן-כפרי, מומחית בעיצוב סביבות עבודה באמצעות פנג שואי ומחברת הספר "פנג שואי – מרחבים מכניסי חיים", מוסיפה: "תרומתו של הדרג הניהולי ניכרת בהבנה שסביבת עבודה המעוצבת באופן ייעודי לארגון, על פי ערכיו, מטרותיו ואופי עובדיו, היא כלי אסטרטגי ובעל חשיבות עליונה, ועל כן חשוב להשקיע בזה. סביבת עבודה המתחשבת בצורכי העובדים ומנעימה את זמנם מושכת לתוכה כוח אדם איכותי, מפחיתה תחלופה, מפחיתה את ימי המחלה, מעוררת יצירתיות, שיתוף פעולה, שיתוף ידע והדדיות בין העובדים ומגדילה את שביעות רצון העובדים ממקום העבודה".

 

גנאור מדגישה את חשיבות הסביבה המקצועית, לרבות מתן ידע וכלים שמאפשרים עבודה שיתופית טובה יותר. הסביבה המקצועית מכילה את כל הידע הייחודי של הארגון, נוהלי העבודה, הנחיות עבודה ושיטות העבודה בתוך הארגון. כהמשך ישיר, גם לסביבה החברתית חשיבות רבה כדי לייצר חיבור לארגון: "סביבה חברתית יכולה לבוא לידי ביטוי בפעילות חברתיות, טיולים משותפים, התנדבות משותפת של הארגון ואפילו פעילויות ספורט משותפות. ישנם ארגונים שבהם נערכים שעיורי יוגה או מתקיימות קבוצות ריצה, קבוצות דיאטה או בישול. מתן במה לפעילות חברתית בתוך הארגון ובין חברי הארגון מחזק את הקשר בין האנשים".

 

 

גנאור אף מציעה לנצל את הסביבה הדיגיטלית כדי לשדרג את הסביבה החברתית. "בסביבת עבודה דיגיטלית של הארגון ניתן לייצר מקומות שבהם העובדים ישתפו תמונות מפעילויות שונות וישאלו שאלות, גם אם אינן קשורות ישירות לעבודה. ארגונים שישכילו לתת במה לפן החברתי הזה, במדד הפיזי והדיגיטלי, יקבלו עובדים מחוברים יותר לארגון".

 

כיום, ישנן סביבות עבודה המעוצבות כאופן ספייס – מרחב פתוח שמעלים חציצה של קירות, דלתות וחדרים סגורים. ביתן-כפרי מציינת את המשמעויות הנלוות לכך: "האופן ספייס המסורתיים נוצרו כדי לנצל ביעילות את המרחב הפיזי וכן כמנגנון פיקוח על העובד, מבלי לקחת בחשבון את אישיותו ואת אופי העבודה שלו. אורות הניאון, הרעש והכוכים שבתוכם ישבו העובדים הקיפו אותם באפרוריות, רעש ואור שקצב התנודות שלו לא תואם את קצב תנודות העיניים, ומכאן הביאו להחסרת ימי עבודה רבים בשל ניצול ימי מחלה והיעדר מוטיבציה לחזור למקום העבודה בבוקר שלמחרת. לעומת זאת, האופן ספייס המודרני יותר מעודד שיתופי פעולה, היכרות ואינטראקציות בין האנשים בשל היותו מעוצב אחרת, כך שהוא מזמין בהרבה מזה המסורתי, עם הרבה אור טבעי, צמחייה, מגוון של פינות עבודה ומפגשים אקראיים שיכולים להוביל לרעיונות נפלאים. בעידון הטכנולוגי אפשר להשתמש במחשב נייד כדי לבחור איפה ועם מי לשבת. בעידן הנוכחי לא חייבים עמדה קבועה, וזה אידיאלי לעיצוב סביבת עבודה בריאה וטובה".

 

 

צורת עבודה מקובלת נוספת כיום בעולם המודרני היא עבודה מהבית. בהרבה מהעבודות, המחשב הביתי מספיק כדי להשלים את כל מטלות העבודה - וישנם עובדים שבוחרים לעשות את מלאכתם מהסלון בבית. "כשהעובד השכיר עובד מהבית, קיימת סבירות גבוהה שהוא יעבוד בצורה יעילה יותר, מכיוון שלא יהיו לו הסחות הדעת שקיימות במשרד והוא יוכל לאזן בין חיי המשפחה והעבודה, וכך שביעות הרצון שלו גדלה", אומרת הדס וילף, מאמנת אישית ועסקית ובעלת "מרחב העבודה של הדס וילף", אך מסייגת מעט את דבריה: "בעלי עסקים רבים העובדים מהמשרד הביתי דיווחו על קשיים רבים כמו למשל בדידות, מכיוון שאין עם מי להתייעץ, לנהל שיחות או אפילו לצאת להפסקת קפה. טשטוש גבולות בין העבודה לחיים הפרטיים מביא לזליגה של מטלות הבית לשעות העבודה וכן לקושי להתנהל מול בני הבית, בדגש על ילדים".

 

 

אופציה נוספת, חלופית למקומות העבודה המסורתיים והמוכרים, היא מתחמי העבודה המשותפים דוגמת WeWork. רומן לוי, מייסד ומנכ"ל רשת מתחמי העבודה המשותפים Urban Place, מסביר את השוני בין סביבת העבודה המוכרת לבין זו המשותפת. "העובדים בסביבת עבודה רגילה מגיעים למשרד, מתנהלים כל היום בצורה די שגרתית ופוגשים אותם האנשים כל יום. לעומתם, עובדים במתחמי עבודה משותפים נמצאים באווירה שונה לחלוטין, מפני שהם כל הזמן באינטראקציה עם אנשים חדשים", אומר לוי ומדגיש את חשיבות הנטוורקינג בעיניו: "היכרות עם ספקים וחברות עם אופי שונה היא משמעותית בהיבט הזה. אנחנו רואים המון שיתופי פעולה בתוך המתחמים, ממש כמו קהילה קטנה. האנרגיה היא שונה ויוצרת אווירה חברית ודינמית מאוד, בין אם כהתייעצות מקצועית ובין אם בשיחות חופשיות על עניינים יומיומיים".

 

בפעם הבאה שאתם מגיעים לריאיון עבודה או מגששים לגבי מעבר למקום עבודה אחר, מוטב שתבחנו היטב גם את סביבת העבודה במקום על שלל משתניה. ההשפעות שלה על חייכם, כפי שכבר הבנתם, עשויות להיות משמעותיות ביותר.