ממה להיזהר כשלוקחים חברת ניהול? בדקנו
מדוע ועד הבית חייב להישאר בתמונה ומה חשוב לבדוק לפני שחותמים על החוזה? עד שתהיה הסדרה חוקית של הענף, אתר "המקצוענים" עם עצות שיכולות למנוע ירידת ערך משמעותית בנכס שלכם
כיום, בישראל אין חקיקה המסדירה את תחום חברות הניהול. אמנם יש דיבור על הליך רגולציה בענף, אך עוד ייקח זמן עד להסדרה חוקית של העניין בחוק המקרקעין. התוצאה: כל אחד יכול להקים חברת ניהול גם בהיעדר דרישות מקצועיות או הוכחת יכולת כספית מוכחת. המשמעות עבור בעלי נכסים היא הרסנית: פגיעה באיכות התחזוקה של הבניין, משמעותה ירידה של ערך הדירות, במקרה טוב, או סיכון חיי אדם, במקרה הרע.
אז עד שתהיה הסדרה חוקית של התחום, הנה הדברים שכדאי שתבדקו לפני שאתם חותמים על חוזה התקשרות עם חברת ניהול.
(צילום: shutterstock)
ועד בית או חברת ניהול?
מגדלי המגורים הנבנים בעשורים האחרונים הם רבי-קומות, וכוללים מערכות מורכבות ויקרות. ביניהן: מערכות גילוי וכיבוי אש, גנרטורים ומפוחי עשן, מערכות שליטה ובקרת אנרגיה, מתקני חנייה רובוטיים ועוד. תחזוקת מערכות אלו דורשת התמחות ניהולית, שלא בהכרח יכולה להתקיים בצורה מספיק מקצועית על-ידי נציגות הבית המשותף.
הקושי להתמודד בהתקשרות חוזית עם יצרני המערכות ונותני השירותים הביא לכך שיותר ויותר בתים משותפים עוברים מוועד הבית ההתנדבותי המסורתי, לניהול הבית באמצעות חברת ניהול חיצונית מקצועית.
בנוסף, בבניינים רבים יש כמות גדולה של דיירים שאינם בעלי הדירה, אלא רק שוכרים אותה. במקרה כזה, אין להם עניין בניהול השוטף של שלו ובהתמודדות מול ספקים, ולעתים אין רצף של שוכרים לאורך זמן, אשר יכולים לפקח על כך שתחזוקת המבנה היא תקינה.
מצד אחד, חברות ניהול חיצוניות הפכו להכרח, בעידן שבו בנייני המגורים הפכו למעין כפר קטן. מצד שני, העלויות הגבוהות של תחזוקת המבנה, והמורכבות שבתחזוקה, מחייבת בדיקה קפדנית לפני ההתקשרות עם חברת ניהול, ואינה פוטרת את נציגות הבית המשותף מפיקוח עליה.
"אם מדובר בבניין בעל מעט קומות ומעט דירות בכל קומה, וועד הבית מתפקד בצורה מקצועית, אין סיבה לקחת חברת ניהול", מסביר אמיר אמסלם מא.ב שירותי תחזוקה וניהול בע"מ באתר "המקצוענים". "ואולם, גם בניין קטן יחסית מצריך תחזוקה מקצועית. בניין שלא יתוחזק כראוי יכול לעלות ביוקר, ואף לגרום להורדת ערך הדירות שבו בצורה משמעותית. אם לא מטפלים בגג ולא מקפידים לחדש את האיטום, הנזק לדירות העליונות יכול להגיע לסכומים גבוהים. אם בשל כשלי איטום במעטפת הבניין מים חודרים לתוכו ופוגעים במערכת החשמלית, הנזק הוא עצום".
לדברי אמסלם, "במקרים של טיפול רשלני של ועד, לרוב גם אין לבעלי הדירות שבו ביטוח, ואז הסכום שכל בעל דירה משלם בקרות נזק הוא גבוה מאוד. לא משנה אם מסתפקים בוועד בית או לוקחים חברת ניהול, חייבים להיות עם יד על הדופק ולוודא שהכל מתבצע כשורה. אם לא מטפלים בסימני חלודה בצנרת בזמן, מתמודדים בהמשך עם פיצוצי צנרת, עם השבתת מעליות ועם תקלות שעלות התיקון שלהן הרבה יותר גבוהה מאשר אם היו רק משלמים על תחזוקה".
(צילום: shutterstock)
התאימו את חברת הניהול לסוג המבנה
מגדלים ומבני מגורים רוויי קומות נבנים כיום לרוב, ולהם מערכות רבות. חברה שמנהלת בהצלחה בניין ישן בן ארבע קומות, עשויה להתקשות בהתמודדות עם בניין רב קומות המכיל מעליות, משאבות ומאגרי מים, מערכת כיבוי אש, גינה וחניון תת קרקעי.
הדרך הטובה ביותר היא לגשת לבניינים דומים ולבדוק מהי איכות השירות שחברת הניהול שלהם מספקת. בנוסף, חשוב לגשת לבניין שחברה מסוימת מנהלת ולבדוק אם היא עומדת בדרישות ואיך היא מתמודדת עם מערכות דומות.
"כדאי ללכת ולהתרשם ממצב הבניינים שמתחזקת החברה", ממליץ יואב פורר, מנכ"ל חברת COR לייעוץ תכנוני ותפעולי. "אל תתפתו להתרשם רק מרמת הניקיון, אלא היכנסו לחדר המערכות, בדקו האם למערכת יש כרטיס טיפולים, האם יש מדבקת תוקף ומתי נעשתה בדיקה למאגרי המים (הוראות משרד הבריאות דורשות בדיקה וחיטוי שנתי)".
"גינון, ניקיון הלובי וריח טוב בכניסה לבניין הם חשובים, אבל אין להסתפק רק בהם כשמחפשים חברת ניהול. חשוב לבדוק דווקא את הדברים הנסתרים: איכות הטיפול במערכות, היושרה מבחינת ניהול כספים, רמת השירות והמומחיות של בעלי המקצוע שעובדים מול החברה. כדאי לברר האם לחברה יש הנהלת חשבונות, האם היא מעסיקה ישירות בעלי מקצוע או שנעזרת בבעלי מקצוע חיצוניים", מוסיף אמסלם. "כמו כן, חשוב מאוד לבדוק עם דיירים מבניינים שמקבלים ממנה שירות כיצד מתנהל כל הליך גביית הכספים, והאם יש להם אפליקציה לפתיחת פניות ומה מהירות התגובה לפניות".
הגדירו את תוכנית התחזוקה
במסגרת ההסכם עם חברת הניהול חשוב לקבע את מפרט התחזוקה והטיפולים. "טיפול שוטף במערכות הוא הדבר החשוב ביותר בתחזוקת הבניין", מסביר פורר. "אינכם רוצים לגלות בשלב מאוחר מדי, שהמערכות לא תוחזקו כראוי נגרם להן נזק בלתי הפיך. מפרט התחזוקה חייב להיות חלק מההסכם".
"כדאי לדאוג לציין במפורש מה זמן התגובה שנדרש לכל פנייה, ולהחריג זמן טיפול בתקלות שהן בבחינת חירום", ממליץ אמסלם. "למשל, במצב של השבתת מעלית, במצב של הצפות מים בבניין או פיצוץ של ספרינקלרים, לציין שיש חובת הגעה של בעל מקצוע, תוך 20 דקות. במקרה של אי הגעה, ועד-הבית רשאי לבטל מיידית את ההסכם עם חברת הניהול ולהתקשר עם חברה אחרת".
עוד כתבות בנושא:
חברת ניקיון או אחזקה?
בצעו אומדן עלויות
על מנת להעריך נכונה את העלות הצפויה לתחזוקת הבניין ואת הצעות המחיר שמתקבלות על בסיס המפרט, נדרש לבצע אומדן מטעמכם. "הצעה גבוהה מדי היא מיותרת, ובהחלט ניתן לנהל משא ומתן ולהקטין עלויות", אומרים במוקד השירות של אתר "המקצוענים". "מאידך, הצעת מחיר נמוכה יותר, אמורה להדאיג אתכם יותר. אם חברת ניהול מתמחרת את ההתקשרות עמכם בתעריף זול מדי, סביר להניח שאתם אלו שתצאו נפסדים, שכן היא תנסה לחסוך בעלויות על חשבון תחזוקת המבנה. חשוב שהמחיר יהיה הוגן וישקף את העלות הנדרשת לתחזוקה טובה של הבניין".
מעוניינים בהשוואת מחירים הנהוגים בתחום הניהול והאחזקה? לחצו כאן.
אל תסכימו לסעיף שכובל אתכם לחברה וכולל קנס יציאה
אמסלם: "כדאי מאוד לבדוק את ההסכם ולא להסכים לאחד הסעיפים שהכי בעייתים מבחינת הדיירים והוא סעיף סיום ההתקשרות. דאגו שיהיה ניתן להפסיק את ההתקשרות עם התראה של 30 יום בלבד, או התראה של שלושה חודשים לכל היותר. זאת, כדי לא להיות כבולים לחברה, וכדי שיהיה לה אינטרס להוכיח את עצמה מחדש מדי חודש. אם תרצו לסיים את החוזה באמצע השנה, ודאו שאין לכם סעיף שמחייב אתכם בקנס יציאה. חברת ניהול שמכבדת את עצמה לא תחשוש מסעיף שמאפשר לכם להפסיק את ההתקשרות עמה, ותקפיד לעמוד בדרישות ההסכם לרבות המפרט שעליו חתמתם".
העדיפו חברה מקומית שפועלת באזור
ממש כפי שלא תרצו להזמין אינסטלטור המתגורר בירושלים, לתיקון תקלה בדירה הממוקמת בראשון-לציון, כך גם לגבי חברת ניהול. פורר: "ישנו יתרון גדול לחברת ניהול מקומית הפועלת באזור המגורים שלכם. צוות העובדים שלה מהאזור, הזמינות שלה גבוהה יותר, וסביר להניח שהשירות שתקבלו יהיה מהיר ויעיל יותר, מאשר חברה מרוחקת יותר".
ערכו בירור על מצב החברה
אחת הבעיות עם חברות ניהול היא שהן אינן חייבות ברישיון מטעם משרד ממשלתי כלשהו, והן אף אינן חייבות להיות מוגדרות כחברה בע"מ, אלא יכולות להסתפק בקטגורית עוסק מורשה.
"כדי להקטין את הסיכון שחברת הניהול תיעלם לכם, כדאי מאוד לבדוק מה מצב החברה אצל רשם החברות, לבדוק מי בעל העסק ולערוך בירור האם קיימות תביעות נגדו או כל מידע מחשיד לגביו", ממליצים במוקד השירות של אתר "המקצוענים". "ניתן להיעזר במאגרים אינטרנטיים המעניקים פיקוח על בעלי מקצוע ועל חברות ניהול ולבדוק היטב את החוזה, לפני שחותמים עליו. העלות של בדיקת החוזה והמפרט אצל עורך-דין מהתחום זניחה בהשוואה לנזק שיכול להיגרם במקרה של התקשרות עם חאפרים, בחוזה שכולל מפרט עבודה לרעתכם. אחד הסעיפים שהכי כדאי להיזהר מהם הוא סעיף חידוש אוטומטי שיכבול אתכם לשנת התקשרות נוספת עם החברה".
"כל עניין הכספים מאוד חשוב, ולכן כדי למזער סיכון כספי יש לשלם אחת לחודש במרוכז לחברת הניהול ולא לאפשר לה הרשאות בחשבון הבנק של ועד-הבית. כך, אין סכנה שבמקרה שהחברה תפשוט רגל או תיעלם תפסידו את כל סכום ההמחאות ששילמתם להם. הדבר הכי בטוח ומקצועי הוא לבקש מדי חודש דו"ח הוצאות ורק על בסיס אותם תשלומים ועבודות שבוצעו לשלם. לא להסכים לתשלום רבעוני ובטח לא תשלום שנתי".
(צילום: shutterstock)
כך תחסכו בעלויות אב-הבית
כוח האדם הוא מרכיב העלות המרכזי בהפעלת חברת ניהול. פורר: "חשוב להגדיר בהסכם איזה בעלי תפקיד חברת הניהול תעסיק, בהתאמה לסוג המבנה, סוג השטחים והשירותים הנדרשים. למשל, להחלטה האם נדרש אב בית במשרה מלאה, משמעות כספית גבוהה, אשר אינה הכרחית בכל המקרים".
לדברי פורר, "ניתן להוזיל עלויות במקרה שניתן לחלוק בעלויות אב הבית עם בניין נוסף הסמוך לבניין שלכם. יש להגדיר את סמכויות אב הבית מול הדיירים, על מנת שיוכל למלא את תפקידו נאמנה, ובכדי לוודא שהוא מקבל את הכלים ואת הסמכויות מחברת הניהול. אם יש לכם אב בית טוב, דאגו לו כאילו היה עובד שלכם – בידיו המפתח לאיכות ורמת התחזוקה של הבניין".
אמסלם: "מומלץ לחלוק אב-בית עם בניינים נוספים, בהתאם לשעות העבודה הנדרשות בבניין. למשל, אם נדרש שאב הבית יהיה בכל יום במשך 4 שעות, הרי שכדאי שאב-הבית יהיה ייעודי לאותו בניין ויכיר את כל המערכות בה, ושלא תהיה תורנות מתחלפת".
דאגו שתהיה שקיפות
"חברת ניהול, במיוחד אם היא מורשית חתימה בחשבון הבנק של הוועד, מנהלת סכומי כסף לא מבוטלים", מסביר פורר. "חברת ניהול איכותית תתנהל בשקיפות ותדווח לוועד הבית על כל פעולה, קטנה כגדולה, שנעשית בחשבון הבנק וכן תדווח על כלל פעולות האחזקה שבוצעו לבניין. כדי לוודא זאת, כמובן שחשוב לעגן זאת בחוזה ההתקשרות עמה, ולחייב אותה לצרף את כל החשבוניות והחוזים בשקיפות לבדיקת דיירי הבניין".
עשו בדיקות פתע לחברת הניהול
הסכם איכות השירות של החברה כולל התייחסות לזמן המענה לקריאה וזמן הטיפול בתקלה בהתאם לחומרתה? לפני שאתם חותמים, בדקו את מהירות התגובה של מוקד החברה. "כמה זמן עובר מרגע שחייגתם ועד שהתקבל מענה? זכרו שבמקרה של הצפת מים במבנה, תרצו זמינות מיידית", אומר פורר. "ודאו שחברת הניהול מנהלת את הקריאות בצורה ממוחשבת, ושמתנהל מעקב אחר זמני הטיפול, ושכל הקריאות מטופלות".
הדבר קריטי בחברות ניהול גדולות שמטפלות בכמות גדולה של מבנים במקביל. מצד אחד, חברת ניהול שמתקשרת עם כמות גדולה של ספקים, תוכל להיות אטרקטיבית יותר בתמחור, שכן יש לה כוח קנייה רב יותר. מצד שני, אם היא לא מתנהלת בצורה מקצועית, וחוסכת בכוח-אדם, בזמן אמת אתם אלו שתשלמו את המחיר, בבעיות תחזוקה של המעלית או של מערכת חימום המים, למשל.
(צילום: shutterstock)
מי אחראי במקרה של רשלנות?
שירותי אחזקה, כמו כל שירות, דורש פיקוח ובקרה. אל תשכחו לבצע ביקורת רמת אחזקה אחת לתקופה כדי לוודא שאתם מקבלים את מה שהובטח לכם במעמד החתימה ורשום במפרט שהגשתם לחברת הניהול. חברת ניהול אינה פוטרת את נציגות הבית המשותף מאחריות משפטית, ועליה לוודא שהדברים אכן מתנהלים כפי שסוכם. אמנם היא אינה מבצעת את הניהול בפועל, אך עליה להישאר בתפקיד המפקח.
לכן, חשוב שנציגות הבית המשותף תוודא שישנו כיסוי ביטוחי, כדי שבמקרה של תחזוקה רשלנית, יהיה מי שיכסה על הנזק שייגרם, חלילה. במקרה של הצפה, היעדר הקפדה על חידוש האיטום של המבנה או שריפה – הנזק יכול להגיע לסכומים גבוהים מאוד. לשם כך, יש לוודא שבכל רגע נתון הדיירים, המבקרים בבניין, בעלי המקצוע והמבנה עצמו, מבוטחים.
פורר: "על מנת להימנע מחשיפה להוצאות או תביעות, חשוב לדרוש שלושה ביטוחים רלוונטיים: חבות מעבידים, אחריות מקצועית וביטוח צד ג', וכן לוודא שהביטוח כולל גם את נציגי הבית המשותף".
כך תקטינו נזק כספי במקרה של היעלמות חברת הניהול
"כדי להקטין את הסיכוי לאובדן כספי גדול, כדאי מאוד שנציגות הבית המשותף תישאר מורשית החתימה היחידה ולהימנע מהענקת ייפוי כוח בחשבון הבנק של הדיירים", ממליצים במוקד השירות. "הדבר יאפשר שיפור של רמת הבקרה על חברת הניהול, יבטיח שקיפות גדולה יותר ויאפשר שליטה בהוצאות. מצב זה עדיף על תשלום גלובאלי שבו כל עלויות התחזוקה משולמות במכה. זה יבטיח בקרה על תשלום לביקורת מעלויות, לביקורת חדר משאבות, לחברת החשמל וכן הלאה".
כמו כן, כדאי להימנע מתשלום בהמחאות דחויות או בהוראת קבע, אלא לשלם לחברת הניהול מדי חודש במרוכז על-ידי נציגות הבית המשותף. במקרה שיש דייר סרבן שהליכי הגבייה של דמי הניהול ממנו בעייתיים, ודאו שנציגות הבית המשותף לא תהיה חייבת באופן אישי לשלם במקומו, ושהגבייה תישאר באחריות חברת הניהול.
צריכים חברת ניהול ואחזקה? לחצו כאן
ynet הוא שותף באתר "המקצוענים"
לפנייה לכתב/ת 
