כל הדברים שעוזרים להתארגן

אני מנהל משרד עורכי דין וזקוק לתוכנת לוח שנה קבוצתית, אליה יוכלו כל עובדי המשרד לגשת בו-זמנית.

קיימים מספר מוצרי לוח שנה מבוססי Web שיתרונם בגישה האפשרית מכל מקום ובכל זמן, אולם עסקים רבים עדיין אינם מחוברים בחיבור קבוע לאינטרנט. פתרון טוב יותר יכול להיות יישום Windows, הרץ על כל מחשבי המשתמשים, ומבצע גישה אל קבצים משותפים. הפתרון התכליתי ביותר אותו מצאנו לצורך זה הוא Time & Chaos 5.5.0 (במחיר 45$ לכל משתמש). היישום מנהל לוח שנה, רשימת מטלות וספרי כתובות עבור כל משתמש. הוא תומך בשלושה אופני פעולה שונים: Single User Work Group (מספר לוחות שנה נשמרים על מחשב בודד), עבודה ב-Peer-to-Peer או בתצורת שרת/לקוח. התקנת Time & Chaos עבור משתמש במערכת פרודה (stand alone) היא קלה למדי, אך קצת מבלבלת בקביעת התצורה. במהלך הבחינה יצרנו קובץ מידע אישי על השרת (אופן העבודה בו בחרנו היה שרת/לקוח) והורינו לתוכנה להשתמש בו כברירת מחדל, במקום בקובץ המקורי בכונן. ברגע שהבנו את עיקרון הפעולה, הוספת משתמשים הייתה קלה ומהירה. קבוצות משתמשים יכולות לבחור ספרי כתובות בנוסף לרשימת המגעים (contacts) שלהן. ציר זמן שימושי מראה לך מתי יש לאנשי המשרד זמן פנוי, ומתי הם עסוקים. תוכנות העזר למחשבי כף יד ChaosSync for Palm (מחיר: 25$) ו-ChaosSync for PocketPC (מחיר: 37$) מרשות לך לסנכרן בין רשימת הכתובת והמטלות ב-PDA לבין שרת Time & Chaos

אני מחפש יישום מבוסס רשת, לדיווח על מצב התקדמות פרוייקטים בקבוצת העבודה שלי (ותת קבוצותיה). הפריטים צריכים להיערך בקבוצות ובחלוקת משנה לפרוייקטים. היישום אמור לאפשר עריכתם גם מאוחר יותר.

כעיקרון ניתן לבנות פתרון מתאים באמצעות יישומים משרדיים שגרתיים ושרת Web, אולם גישה זו אינה הקלה ביותר לביצוע. במקרים רבים בחירה טובה יותר תהיה שימוש בתוכנת ניהול פרוייקטים מבוססת שירות אינטרנטי. גישה למסד הנתונים וכלי העבודה דרך אינטרנט מקלה על שיתוף מידע בין אנשי צוות פרוייקט, והחברות המספקות שירות זה חוסכות מהמשתמש את כאב הראש הכרוך בתחזוקת המערכת. עם זאת, צריך להיזהר מעודף פונקציונליות. חלק גדול מבין מאות היישומים לניהול פרוייקטים לוקה בעודף מאפיינים וסרבול ביחס לדרישות המשתמש הטיפוסי. iTeamwork (חינם), אחד מהכלים המינימליסטים יותר לניהול פרוייקט, אמור לתפקד היטב עבור שואל השאלה. התחלת העבודה עם iTeamwork הינה קלילה, נכנסים ל-www.iteamwork.com ונרשמים כחבר בפרוייקט. יש להזין מידע אישי מינימלי (שם וכתובת דואר אלקטרוני), וליהנות ממדיניות פרטיות ברורה אותה מיישמת החברה. הצעד הראשון לאחר הצטרפות הוא יצירת פרוייקט, פעולה זו דורשת קביעת שם פרוייקט ותאריך סיום, אין מגבלות לגבי מספר הפרוייקטים, המשימות או מספר חברי הפרוייקט. לאחר הזנת פרוייקט יכולים חברים להוסיף משימות, לרבות הערות ותיאורי משימות. במהלך הפרוייקט ניתן לסמן על גבי משימה את אחוזי הביצוע שלה או למחוק משימות לפי הצורך. כלי זה לניהול פרוייקטים מתאפיין בממשק משתמש פשוט ואינטואיטיבי, המגיב היטב גם בחיבור איטי לאינטרנט. מאפייני ניהול הפרוייקטים של iTeamwork אינם נרחבים או מפורטים, אך עדיין מאפשרים לאנשי הפרוייקט לקבוע משימות ולעדכנן, לדווח על עבודה ולצפות בהתקדמות פרוייקט. לפי שעה השימוש ביישום iTeamwork הוא ללא תשלום, ועל כן ניתן להתרשם ממנו ללא הוצאות כספיות. עבור אלה הדואגים בנושא אבטחה מציעה החברה גרסה מאובטחת, אותה ניתן להתקין על השרת המקומי (תמורת 480$ לשנה עבור 20 משתמשים). אם עולה הצורך בכלי תכנון פרוייקט מורכב יותר, הכולל גם שיתוף מסמכים וכלי דיווח, קיימים עשרות כלי ניהול פרוייקט מבוססי רשת אחרים, עליהם ניתן להוציא את הכסף שחסכת עד כה.

אני משתמש ב-Microsoft Outlook במחשב השולחני ובמחשב הנייד, אני מוריד דואר אלקטרוני, מעדכן את רשימת המגעים ומעלעל בפריטי לוח השנה. בסוף יום העבודה אני מעוניין לסנכרן את לוח השנה, המגעים והדואר האלקטרוני ברשת Peer-to-Peer. מה עושה את זה?

ראשית עלינו לשאול, למה לכל הרוחות תרצה לעשות זאת?! תוכנת Outlook לא עוצבה באופן המרשה שיתוף מידע קל ונגיש למספר מחשבים, אלא אם כן אתה משתמש בשרת דואר Exchange. חברת Microsoft אינה מקלה על שיתוף מידע, אך קיימים כלים וטכנולוגיות של חברות צד ג' בהם תוכל להשתמש. למשל, OsaSync מבית Vaita (במחיר: 25$, בהורדה מהאינטרנט) מרשה לך לסנכרן את רשימת המגעים של Outlook עם מחשבים אחרים ברשת. התוכנה מוסיפה תפריט ייעודי ל-Outlook, ממנו ניתן להורות ל-OsaSync לסנכרן את כל המגעים, או לפרט אילו רשומות מיועדות לסנכרון. OsaSync אינה יכולה לטפל בסוגי מידע אחרים, אולם באתר החברה מצוין כי גרסה מתקדמת המסנכרנת גם דואר אלקטרוני תושלם עד קריאת שורות אלה. באוקטובר תצא גרסה מתקדמת אף יותר שתסנכרן גם את לוח השנה. QSynchronization for Outlook 1.4 (במחיר 49 יורו) של חברת Quester הגרמנית מאפשרת לשתף מידע במגוון חוצצים, אולם Outlook יכולה להשתמש במידע זה במחשב אחד בלבד בכל נקודת זמן. כמו כן התוכנה אינה מצוידת בתיעוד טוב במיוחד, ומלאה ב"חידות" בדמות הודעות שגיאה בגרמנית ואיות בלתי עקבי. אם אתה משתמש בשרת דואר אלקטרוני POP3, הדרך הטובה ביותר לסנכרן דואר אלקטרוני היא להשאיר זאת לשרת של ספק האינטרנט שלך, על מנת ששני המחשבים שברשותך יוכלו לגשת אל אותה התיבה. אם אתה משתמש בדואר אלקטרוני מבוסס IMAP4, הרי שסנכרון הינו תכונה מובנית בפרוטוקול. קיימים גם שירותי Web כמו, ReadySyncGo! ו-Yahoo!, באמצעותם ניתן לסנכרן לוח שנה ורשימת מגעים של מספר מחשבים, בנוסף לכך עותק של המידע נשמר באופן מכוון ונגיש מכל דפדפן.

האם מישהו אי פעם מצא מסד נתונים פשוט הדומה בתכונותיו ל-PFS: Professional File הישן והטוב של DOS?

לפני 14 שנים פרסמנו סקירה של 24 מסדי נתונים "שטוחים" (flat-file, בניגוד למסדים "טבלאיים") שפעלו עם טבלת מידע אחת בכל רגע נתון. כללנו בסקירה גם תוכנות פופולריות כגון Professional File, Q&A ו-RapidFile. כמו כן נכללו מוצרים פחות ידועים כגון C.I.P, מסד הנתונים Courtney, Personal Pearl ו-Rajan. אם אתה מעוניין בתוכנה עכשווית לניהול רשימות, בין שאלה יהיו טבלאות מגעים, חשבונות, עסקאות, מתכונים, אוסף תקליטורים, אפשרויות הבחירה שלך הם הרבה יותר מוגבלות.התוכנה המובנת מאליה למטרות אלה היא Microsoft Access, אולם בחירה זו אינה קלה במיוחד לצורך בניית מסדי נתונים מהירים. אפשרויות אחרות כוללות את FileMaker , את Lotus Approach מבית IBM (במחיר 90$) ואת QuickBase מבית Intuit. האחרון הינו מסד נתונים מבוסס שירות-Web משתלם למדי (מחיר חודשי: 15$), שמאפשר לך לגשת אליו ממחשבים שונים. באופן חליפי תוכל לעשות מה שרבים וטובים עושים: לבנות מסדי נתונים בגיליון Microsoft Excel. אף על פי ש-Excel מצטיינת ביכולות ניהול רשומות מובחרות, היא טובה הרבה פחות ממסד ייעודי בהזנת נתונים, בניית דוחות ושמירה על שלמות הנתונים. MyDatabase (במחיר: 40$) מספקת חלופה מפתה, עדכנית וזולה. בנוסף ליכולת ליצור מסדי נתונים flat-file מן היסוד, התוכנה מספקת 20 תבניות מסד בסיסיות (templates) עבור יישומים אישיים ועסקיים שכיחים - לצורך התחלה מהירה. היא מייבאת מידע ממספר מסדי נתונים אחרים, לרבות Access, ACT, ו-Outlook. כשייבאנו את רשימת הכתובות בת 4000 הרשומות מ-Outlook, תוכנת MyDatabase סרקה את המידע במהירות יחסית. כמו כן, ניתן ליצור בעזרתה דוחות אטרקטיביים ולמזג דואר אלקטרוני בקלות.

האם קיימת דרך לבצע אינטגרציה בין לוח השנה המשרדי שלי לבין לוח השנה של האירועים המשפחתיים?

אם אתה משתמש במחשב כף-יד מסוג Palm, קיים שרות Web שימושי בשם WeSync (בחינם) באמצעותו ניתן לגשת אל מספר לוחות שנה, ולשתף מידע עם משתמשים אחרים. WeSync פועל עם מכשירי Palm, וכן עם ספקי צד שלישי של ספרי כתובות ולוחות שנה (כגון Intellisync ו-XTNDConnect). בעת סנכרון מידע בין המחשב השולחני למחשב כף-היד נשלח העתק גם אל שרתי WeSync. אם אינך משתמש ביומן אלקטרוני תואם, תוכל עדיין להיות מסונכרן עם לוח השנה בעבודה באמצעות תוכנת Desktop Manager מבית החברה, המיועדת לסביבת Windows. עם זאת, לא תוכל להשתמש במידע מתוכנות לוח שנה אחרות, דוגמת Outlook או Lotus Notes. לאחר יצירת חשבון ב-WeSync ניתן להתחיל לבנות קהילות, ולהזמין אנשים לשתף את לוחות השנה שלהם עמך. ניתן ליצור לוח שנה משפחתי או לוחות שנה נפרדים לכל בן משפחה. מתוך תוכנת Desktop Manager ניתן לצפות בקלות במגוון לוחות שנה זה לצד זה. בנוסף ליצירת לוחות שנה משותפים למשפחה ניתן ליצור לוחות שנה משותפים גם לארגונים אליהם אתה משתייך, ולצפות בלוחות הזמנים שלך לצד אלה של אנשים אחרים בארגון. תוכנתDesktop Manager היא בסיסית למדי. יצירת קהילות ושיתוף מידע עלולים לבלבל את המשתמש הסביר. לשמחתנו, שרות WeSync מספק רמת שליטה מסוימת על סוג המידע לשיתוף וכן מאפשר להחליט האם למשתמש תינתן זכות צפייה בלבד במידע, או גם זכות עריכה.

אני זקוק לתוכנת לוח שנה משפחתית שאותה ניתן לסנכרן עם היומן ב-PDA הפרטי שלי.

תאום בין לוחות השנה של חברי משפחה מודרנית היא משימה קשה ומורכבת, מה גם שיש מחסור ביישומים המסייעים בתהליך זה. קיימות מספר תוכנות גרפיות ליצירת לוחות שנה חגיגיים, אך רק מעטות מהן כוללות יכולות ניהול לוח שנה. תוכנה מעניינת במיוחד בה נתקלנו ב-Web היא שירות Computer Parent Family Software מבית Dr. States (במחיר: 4$ לשנה). תוכנה זו היא הרבה יותר מאשר כלי לוח שנה משפחתי. היא כמובן מציגה את התאריכים החשובים בחיי בני משפחתך, ונותנת לך לשלוט על הרשאות ילדיך, אך לחובתנו לציין כי קל להתעצבן מהאפקטים הקוליים הילדותיים שלה. והכי גרוע: היא אינה מסתנכרנת עם מחשבי כף יד. משום כך, המלצתנו הטובה ביותר למשתמשי PDA היא הרשמה לשירות WeSync הנזכר לעיל. חברי משפחה עם מחשב מסוג Palm יכולים לעקוב אחרי פעילויות בני משפחתם מכף היד או באמצעות יישום Windows ממחשב שולחני. WeSync יעשה את העבודה, אך סנכרון על פני רשת אינטרנט אינו אידיאלי לצרכים המינימליסטים של משפחה.

האם קיים מסד נתונים לרשימות, תאריכים ועוד, שלא מחייב להגדיר שדות או לבצע עיצוב?

שתי בחירות שימושיות ביתר הן askSam 5.0 (במחיר 150$) ו-Info Select 6 (להורדה מהרשת, גם היא במחיר 150$). שתיהן מספקות גמישות מרשימה לשמירת מידע המוזן באקראי. הממשק של תוכנת askSam הוא הכלאה בין מסד נתונים ומעבד תמלילים. ניתן להזין מידע באמצעות הקלדה או באמצעות פעולות גזירה והדבקה לטקסט ולתמונות. ניתן להגדיר את מבנה הנתונים בשדות במגוון אופנים. חיפוש מתבצע במהירות הבזק ללא תלות בסוג החיפוש. הגרסה המקצועית של askSam (במחיר 395$) מאפשרת לבנות אינדקסים עבור מסדי נתונים גדולים. שתי הגרסאות תומכות בשימוש על ידי מספר משתמשים בו זמנית. גרסה 5.0 של askSam, שכתיבתה הסתיימה בעת הדפסת הכתבה, מוסיפה יכולת לייבא נתונים ממגוון תוכניות דואר אלקטרוני - זהו מאפיין נהדר ליצירת ארכיונים - וכמו כן ניתן לשלוח דפים מתוך מסד הנתונים כהודעת דואר. באמצעות תוכנת Web Publisher (במחיר: 1,495$) ניתן להפוך את מסד הנתונים לנגיש מכל הדפדפנים על ידי המרה לפורמט HTML. Info Select 6 הינה יצור שונה למדי, שניתן לתיוג כמנהל מידע אישי (PIM). באמצעותה ניתן לשמור סוגים רבים של מידע: מגעים, פריטי לוח שנה, טבלאות ומסדי נתונים מובנים, קבצים מצורפים, דפי אינטרנט והערות אקראיות. כל אלה נשמרים כקובץ אחד, ומאורגנים במבנה עץ. הקלק על כל אחד מהפריטים, ומיד תראה אותו בצדו הימני של המסך, בפורמט המתאים לו. בשעת חיפוש מציגה תוכנת Info Select 6 באופן גרפי את הנתונים, ובעת הקלדת אותיות בשאילתת החיפוש, הפריטים שאינם מתאימים מסוננים החוצה. אפילו במסד הנתונים הגדול בו השתמשנו במבחן עמד מנגנון החיפוש בקצב ההקלדה שלנו. התוכנה תומכת בשימוש של יותר ממשתמש אחד בו זמנית, וניתן לסנכרן את המידע ליומני Palm.