סוף עידן ה"סמוך"
מסמך תנועתי שהופץ לממלאי תפקידים בקיבוצים, מבהיר כיצד להגדיל את הבקרה והפיקוח בקיבוץ ואיך לשמור על הקופה הציבורית; מומלץ לקריאת כל החברים
מקרי המעילה בקיבוצים, הגניבות, חשיפת בעלי תפקיד ששלחו ידם לקופה – כבר הפכו כמעט למנה שבועית רגילה. כעת החליטו מוסדות התנועה הקיבוצית להשמיע קול: לאחרונה הופץ לממלאי תפקידים בקיבוצים תזכיר בנושאי בקרה פנימית, עליו טרח דניאל יפה (רמת-יוחנן), מנהל קרן התק"ם ואיש אגף הכלכלה של התנועה הקיבוצית. במכתב נלווה לתזכיר כותבים יוזמיו, מזכירי התנועה נתן טל וגבר ברגיל, כי אינם סבורים שיהיה זה נכון להתעלם מחומרת המקרים שהתגלו או לעצום עין מפרצות בנוהלי פיקוח ובקרה, העלולות "לשמש פיתוי לקלי דעת ולכאלה שרוצים לחמוס, לאל בושה או נקיפות מצפון, את הקופה הקיבוצית הציבורית".
במסמך עצמו מציג יפה מדדים לדירוג רמת הבקרה והמבדק הפנימי, כך שניתן יהיה להתמקד בבעיות ולפעול לתיקונן. למשל: העיקרון המנחה במבנה ארגוני נכון, סבור יפה, הוא עיקרון הפרדת הרשויות. בקיבוצים רבים מערבבים ממלאי תפקידים בין סמכויות ההחלטה, התשלום והרישום. לעיתים אף מוחזקות כל אלה תחת יד אחת, מצב הנגזר ממצוקה בכוח אדם ניהולי או צורך בחיסכון.
בקרה תקינה, קובע יפה, מחייבת הפרדה ברורה היוצרת תלות בין הגורם המחליט (מנהל הקהילה, מנהל עסקי, מנהל ענף) לגורם המשלם (הגזבר) ולגורם הרושם (חשב ו/או מנהל חשבונות). תלות כזו, לדעתו, מספקת בקרה הדדית ואבטחה מובנית, כי כל פעולה תיבדק על ידי שלוש רשויות לפני שתוצא לפועל. אובדן הגבולות בפעולת בעלי תפקידים (למשל, שמנהלי קהילה רושמים פעולות כספיות בספרים והחשב או הגזבר הם מקבלי ההחלטות), הם הפתח לבעיות בקרה.
סוגיה נוספת לבקרה תקינה היא "דיווח ושקיפות". דיווח בזמן אמת משרתת צרכי הניהול ויוצר תחושה של שליטה ניהולית בפעילות העסקית. "שליטה ניהולית טובה", על פי "מדד יפה", היא אישור תציבי קהילה ועסקים עתידיים חודשיים לפני סיום שנת העבודה, הגשת דוח כספי מבוקר שלושה חודשים מגמר השנה ואישורו באסיפה בתוך ארבעה חודשים. אישור תקציבי קהילה ועסקים רק בסוף הרבע הראשון של השנה, אישור דו"ח כספי מבוקר אחרי תשעה חודשים, והבאתו לאישור האסיפה רק אחרי יותר מעשרה חודשים – מוגדרים כ"שליטה ניהולית טעונת שיפור" וחייבים הדליק אור אדום גם אצל ציבור החברים.
אחת החוליות החלשות בבקרה הקיבוצית הפנימית היא הקשר עם ספק הקיבוץ, לענפיו השונים – איך הוא צריך להתבצע ועל ידי מי. הדבר תופס גם לגבי גביית כספים מלקוחות. ריבוי הפעילויות המסחריות בחצר הקיבוץ וקיומה של קופה משותפת, סבור יפה, מחייבים תשומת לב לפרטים: למשל – סחורה הנשקלת בעת כניסתה למחסן עם תיעוד, מצביעה על בקרה תקינה; כך גם מסירת קבלה עבור תמורה כספית, בכל מקום ובכל מצב. השרשרת התקינה תסתיים כאשר כל הוצאה או הכנסה של כספים לקופה, בכל סוגי המטבע, יירשמו אך ורק ב"ספר הקופה", לא בשום מקום אחר.
ומה עם הפנסיה שלנו? איך מנהלים אותה בצורה תקינה? מדובר בניהול נכסי חבר מחוץ לספרים, לכן בעיית הבקרה העיקרית היא התיווך הכפול – הקיבוץ והסוכן – הקיים בין החבר והקרן. הפתרון לכך הוא חיבור בין החבר לקרן הפנסיה באמצעות משלוח דף שתי, קביעת תקנון פנסיה המסדיר את זכויותיו וחובותיו, ועדה ציבורית וביקורת חיצונית לרבות דו"ח כספי מבוקר. בדומה לקרן הפנסיה, יש היום לא מעט קיבוצים המפקידים כספים על שם חבריהם תחת כותרות שונות (קרן השתלמות, קרן עזרה לבנים, ילדים חריגים וכו').
המשותף לכל אלה היא הוצאתן מחוץ למטריית הדיווח הקיבוצי המקובל ("מחוץ למאזן") והסיכון בניהולן טמון בדיוק בכך. גם ההגנה הנדרשת במקרה זה, טוען יפה, כוללת תקנון וניהול באמצעו תועדה ציבורית, העברת אישור שנתי של תכולת הקרן באופן ישיר לחבר, ובנוסף – ביקורת חיצונית ודו"ח כספי מבוקר.
התזכיר מיועד, כאמור, ל"מקצוענים", והוא עוסק גם בקרת הנהלת חשבונות וניהול תציבי החברים בתוכנות העזר. אבל נדמה שלאור המציאות בשטח ממש לא יזיק אם גם אחרון החברים יוכל לעקוב אחר הנעשה בכספי הקיבוץ, כספיו.
