דרוש ארכיון ממוחשב עכשיו

דמיינו את מוזיאון הלובר בפאריז: מסדרונות שקטים, מיטב אמנות אירופה על הקירות, וקרירות שנושבת מכל פינה. עכשיו דמיינו את משרדי הטאבו בתל אביב שבהם מאוחסנים תיקים מעלי אבק ומפות ענקיות בחום ים תיכוני מהביל.

מתברר כי בשני המקומות משתמשים באותה הטכנולוגיה כדי לשמור על המסמכים - בין אם מדובר ביצירות אמנות מהרנסנס או במפות מתקופת המנדט. אבל בישראל, כמו בישראל, לפני שמגיעים לדברים הטובים, ישנה קטסטרופה שמחכה ממש מעבר לפינה.  

"המודעות של משרדי ממשלה לשימור המסמכים והמידע היא כ-3-4 אחוזים. כדי לדבר על שימור מידע בבתי החולים, צריך להביא כתב פלילי" - כך מתאר אפרים רייך, מנכל אימג'סטור, את מה שקורה בארץ בתחום שימור המסמכים והמידע. "שמעתי שיש בתי חולים שבהם תיקים אבדו. מדובר בפיקוח נפש ממש", הוא אומר.

כדי למצוא חיזוק לדבריו מספיק לקרוא את דו"ח מבקר המדינה האחרון, שבו נמתחה ביקורת על אופן הטיפול של משרדי ממשלה בשימור מסמכים ובמיוחד בשימור מידע אלקטרוני, שלא נשמר בצורה ראויה לעתיד. המבקר ציין כי למרות החלטה בנושא והקמת ועדה כבר ב-2001, לא נעשה דבר.

חשיבות המסמכים הממשלתיים לא רק משפטית, אלא גם היסטורית ומדעית. עידן המחשב, שרבים קיוו כי יחסל את הניירת, הביא לגידול עצום בכמות הנייר שהעולם מייצר - החל מדוחות מדפסת ועד לחשבונות או עלוני פרסומת שנשלחים בכמויות גדולות. למעשה דווקא הקלות שבה ניתן ליצור מסמכים אלקטרוניים גורמת להם ללכת לאיבוד בארגון או להיקבר בארכיונים - שם אין סיכוי לאתרם.

"בעיית המסמכים האלקטרוניים הולכת ומחמירה ככל שאנחנו מתקדמים בדורות הטכנולוגיים. מי ששמר מידע לפני עשר שנים על קלטות, לא בטוח שיש לו היום מכשירים שיכולים לקרוא אותן. גם מי שמגבה היום על תקליטורים, לא בטוח שיוכל לגשת למידע בעוד עשור".

רייך מספר כי באחת הרשויות המקומיות גיבו חומר חשוב על תקליטור. אחד העובדים, שעידכן את החומר, מחק את המידע. במהלך המחיקה נפגם התקליטור וגם המידע החדש נמחק. לדבריו, חומר יכול להיעלם בגלל נזקי טבע ובגלל פגעי אדם. "לעיתים נלקחים תיקים במשרדים ממשלתיים - על ידי עובדים או מבקרים - ובזדון או בשוגג נעלמים מסמכים. אין דרך לאתר לאחר מכן את מה שאבד".

שובו של המיקרופילם

את אימג'סטור הקים בתחילת שנות ה-80 נחמיה דוידסון, וב-1999 רכש אותה רייך. מאז החלה החברה להציע שירותי סריקה, בעיקר בתחום המיקרופילם. החברה אוספת את החומר מגופים שונים, כמו הביטוח הלאומי או בנק הפועלים, סורקת ומחזירה אותו לאחר סריקה ועיבוד.  

עם השנים הפך המיקרופילם לפחות אטרקטיבי בעיני הלקוחות, שראו בו שריד לעידן שבו חיפשו מידע באמצעות מסכים גדולים לקריאת מיקרופילם במרתפים חשוכים. רייך אומר כי לאחר כמה שנים שבהן חלה נסיגה בשימוש במיקרופילם, בשנים האחרונות התעורר התחום, בעיקר בשל קריסת התאומים, שהביאה לצמיחה בתחום הגיבוי והשחזור.

"בכנס בארה"ב שמעתי את אחד המומחים הגדולים בתחום מספר על כך שאפשר להציל מיקרופילם גם מהריסות התאומים. מיקרופילם הוא פשוט. הוא הסביר כי גם אם מחר תהיה קטסטרופה, ולא יהיה חשמל בעולם, ניתן לקרוא אותו בעזרת נר וזכוכית מגדלת".

התקדמנו טכנולוגית, אבל חזרנו למיקרופילם. ומה עם המחיר?

"בגלל ההתקדמות הטכנולוגית אפשר להציע היום שירותי המרה למיקרופילם שכוללים גם סריקה ממוחשבת ללא תשלום נוסף. למשל, המרת עמוד למיקרופילם עלתה בסוף שנות ה-90 כ-65 אגורות לעמוד. היום אפשר לקבל אותה ב-40 אגורות. חוץ מזה האיכות עלתה משמעותית".

רייך מסביר שהחיסכון נובע בעיקר במסמכי נייר מורכבים, כמו שרטוטים גדולים, שההתקדמות בציוד הצליחה להביא להוזלת מחירים משמעותית. בעבר נהגו חברות לסרוק שרטוטים על פי מטר ולגבות בהתאם. עלות סריקת שרטוט נעה בין 65 ל-85 שקלים למטר. היום, לדבריו, אפשר לקבל סריקה לשרטוט שלם ב-20 שקלים בלבד.

הוא מספר כי אף שהלקוחות דורשים לרוב סריקת מסמכים בלבד, הוא מבצע גם צילום למיקרופילם. לדבריו, הדבר משפר את איכות הסריקה והוא מאמין כי חלק מהלקוחות האלה ירימו אליו טלפון כשתתרחש, חס וחלילה, קטסטרופה.

אחד הפרויקטים שאוהבים להציג באימג'סטור הוא סריקת מפות עתיקות שהגיעו מקק"ל או מינהל מקרקעי ישראל למשל. הבעיה במפות, שרבות מהן בנות עשרות או מאות שנים - חלקן עוד מהתקופה העותומנית. מפות כאלה לא ניתן להעביר בסורקים רגילים.

לצורך כך רכשה החברה סורק מסוג Jumboscan של חברת לומייר הצרפתית בסכום של 2 מיליון שקלים. הסורק הוא בעל הרזולוציה הגדולה בעולם (פי 30 מסורק ביתי) ונוסף על כך מסוגל לסרוק שטח של 5X2 מטרים. למעשה, העדשות מבוססות על פיתוחים שנועדו במקור ללווייני תצפית שהיו מיועדים לצילום שטחים מהחלל. 

באמצעות הסורק ניתן לסרוק מסמכים עדינים ורגישים במיוחד בלי לגעת או לפגוע בהם כלל. בצרפת משתמשים בכמה סורקים כאלה במוזיאון הלובר ובכמה ארכיונים נוספים על מנת ליצור בסיס נתונים של כל המפות המאוחסנות שם. הכוונה היא לאפשר לאזרחים גישה חופשית למפות באמצעות האינטרנט.

מה הלאה?

שוק ההדמיה וניהול המסמכים מוערך בארץ בעשרות מיליוני שקלים. בעתיד מצפה רייך כי שירותי הסריקה יגיעו לא רק למוסדות ממשלתיים, אלא גם לארגונים ולעסקים קטנים. "כמו שמגיע הדואר עם הדוור, כך בסוף היום יגיע שליח שלנו ויאסוף את החומר לסריקה. בתוך 24 שעות החומר יוחזר, והמסמכים יופיעו במערכת המחשב של העסק".

על מנת להציע את השירות הזה מתכננים באימג'סטור להקים מערך לוגיסטיקה שיוכל לאסוף את החומר. נוסף על כך מקימה החברה מפעל חדש באיזור מודיעין שיקלוט כ-100 עובדים חדשים.  

רייך מתכנן גם להיכנס לשוק התוכנות. שם, הוא טוען, יש לו כמה פיתוחים בלעדיים בתחום הסריקה ואחסון המסמכים. הכוונה להציע את התוכנות כמוצר מדף ולא לכלול בהן יכולות שיכולות לשמש לשכות שירות אחרות. הוא מספר כי ישנה התעניינות במוצרים וביצירת ארכיונים אלקטרוניים גם בחו"ל, בעיקר במדינות מזרח אירופה. 

רייך פסימי למדי לגבי סיכויי ההצלחה של מחשבים לזהות כתב בעברית מנייר מודפס ולהמירו למסמך אלקטרוני. "עד היום אין בעברית OCR טוב. באנגלית מגיעים היום ל-98% בפענוח, אבל בעברית לא נגיע לזה. זה גם בגלל העברית, שהיא שפה עשירה עם הרבה מינוחים. למשל למילה כשרות יכולות להיות כמה משמעויות".

אחרי שמכירים את כל הטכנולוגיה המתקדמת שעוזרת לשמור על ניירות לנצח, קשה להבין כיצד שולחנו של רייך עצמו עמוס בניירות לעייפה, כמו אצל כל מנהל חברה טיפוסי.

הסנדלר הולך יחף? 

נראה שכן. למען האמת, יש לי פה לפטופ חדש לגמרי בקופסה, ואני לא אוהב מחשבים. יש לי פה פאלם, ואני לא משתמש בו. למרות שאני יודע כמה בלגן יוצרת ניירת, יש לי פנקס טלפונים שאיתי כבר 15 שנה ואני לא יכול להיפרד ממנו. גם לא מכרטיסי ביקור. גם אם מדובר במישהו שפגשתי לשנייה, אני לא מסוגל לזרוק את הכרטיס שלו.

למה אני לא זורק אותם? לא יודע למה. כל ההנהלה פה סרוקה וממוחשבת, ואני מסתכל על הניירת שלי פה ומוצא הכול. אילו זה היה ממוחשב, לא הייתי מוצא אותו.

מה זה אימג'ינג?

תחום ה-Digital Imaging (הדמיה דיגיטלית) עוסק באחסון ובטיפול בתמונות. כשמדובר בניהול מסמכים, הכוונה גם לשליפת מידע מתוך המסמכים שמאוחסנים כתמונות. כמות הניירת שאיתה מתמודד ארגון ממוצע עצומה, ולכן יש צורך בפתרונות שיאפשרו חיבור בין העולם האלקטרוני לעולם הנייר.

התחום של ניהול מסמכים בצורה אלקטרונית ותיק למדי, אך בשנים האחרונות זוכה לעדנה. הסיבות הן בעיקר ירידת מחירי המכשירים הקשורים לטיפול במסמכים ובמיוחד הסורקים. חברות ענקיות כמו IBM, אדובי, EMC ואחרות עוסקות בתחום מתוך כוונה לשלב את ניהול המסמכים עם עסקים אחרים שלהן.  

בשוק האמריקני הפתרונות המוצעים הם כבר ברמת המשתמש הבודד. למעשה, כל מה שצריך הוא סורק שולחני ותוכנה שמסוגלת לפענח את הטקסט ולקטלג אותו.

באנגלית זה עובד, אך בישראל התחום מצומצם יותר. לשוק הביתי והמשרדי הקטן ישנו שוק מצומצם למדי, ולכן רק מעט חברות מציעות תוכנות המרה, ובהן ליגטורה,  אותיות ו- HyperOCR. מחיריהן של התוכנות יכול להגיע למאות דולרים. גורמים בשוק מספרים על כך שבשנתיים האחרונות בהחלט חלה התעוררות בכל הקשור לניהול המסמכים עצמם, לאו דווקא עם זיהוי הטקסט בתוכם.