איך ניתן למנוע מעילות עובדים בחברה?

עובד שמבצע מעילה בחברה היא תופעה ששומעים עליה לא מעט. מעבר לנזק הכספי שהיא מסבה לחברות, היא כרוכה גם בנזק תדמיתי - באותם מקרים בהם המעילה נחשפת באמצעי התקשורת. זו הסיבה שחברות רבות מעדיפות לטפל בכביסה המלוכלכת בבית, ולא להתלונן במשטרה.

מעילת הענק בבנק למסחר, מעילת הגזבר של קיבוץ שפיים, ועוד עשרות מעילות של עובדים בסניפי הבנקים, הן רק חלק מהפרשות ששמענו עליהן בשנים האחרונות. אולם, תופעת המעילות נפוצה אף יותר ממה שנדמה, ולו גם מהסיבה שלא תמיד כל המעילות מתגלות בחברות עצמן. הנזק הכספי ממעילות הוא עצום: מסקרים שנעשו עולה כי מקרים של מעילות והונאות בחברות גורמים בממוצע להפסד של כ-6% מכלל הכנסות הארגון.

הטיפול בכל הקשור למעילת והונאות קיבל בשנים האחרונות משנה תוקף לאחר התפוצצות פרשיות ענק כמו אנרון ווורלדקום בארה"ב. עקב אותם מקרים חוקק בארה"ב חוק Sarbanes-Oxley במטרה להגביר את הבקרות בחברות. החוק, המטיל אחריות כבדה על ההנהלות והדירקטוריונים של חברות ציבוריות, יחול גם על חברות ישראליות שנסחרות בארה"ב החל ממחצית השנייה שנת 2006.

אז איך אפשר לצמצם את תופעת המעילות בחברות? "מניעת מעילות בארגון דורשת בראש ובראשונה שינוי תפיסה - במקום טיפול לאחר מעשה, יש להשקיע בבנייה של תוכנית מניעה כוללת", מסביר רו"ח עופר אלקלעי, ממשרד אלקלעי מונרוב המתמחה בתחומי הבקרה וניהול הסיכונים. לדבריו, מעילות מתרחשות במקומות בהם תהליכי העבודה והבקרות לוקים בחסר ומאפשרים פרצות.

אלקלעי מציע למעסיקים מספר כללים שיעזרו לצמצם את התופעה. 

• קבלת עובדים חדשים: הקפידו על מיון המועמדים. מומלץ להתקשר ולשוחח בטלפון עם מעסיקים קודמים. עדיף לפנות למנהלי משאבי אנוש בארגון, או לפונקציות אחרות בארגון ולא לרשימת הממליצים של המועמד. מומלץ לבדוק את אמינות קורות החיים שלו - לבקש ממנו להציג אישורים המאמתים את תוכן קורות החיים, ולבדוק מול מעסיקים קודמים. 

כדי להימנע מגיוס של עובד שמעל כבר בעבר, אחת הדרכים היא לבקש מכל מועמד לתפקיד רגיש להציג תעודת יושר מהמשטרה. עם זאת, יש לציין שלמרבית העובדים שמעלו אין כל רישום פלילי, מאחר והארגון אליו הם השתייכו לא הגיש תלונה במשטרה.   

• שימו לב לנורות אזהרה. נורות אזהרה הקשורות להתנהגות עובדים הן יחסית קלות לזיהוי, ובכל זאת במרבית המקרים שמים לב אליהם רק בדיעבד. למשל: עובד שחי ברמת חיים שאינה סבירה לשכר שלו, עובד שיש לו חובות כספיים גדולים, עובד שמכור להימורים, אי יציאה לחופש (ראה ערך אתי אלון), או עבודה בשעות לא סבירות.

• הקימו קו חם למסירת מידע על ידי העובדים. אחת הדרכים הזולות והיעילות למניעת מעילות. הקו החם הוא שכלול של תיבת התלונות הישנה ששודרגה למייל או לקו טלפון המאפשר לעובדים למסור מידע ללא צורך להזדהות. יש לציין כי מרבית המעילות בחברות מתגלות באמצעות מידע מעובדים.

• הקפידו על הרתעה. ככל שהעובדים יהיו מודעים יותר לפעילות ההנהלה בכל הקשור למניעת מעילות, יפחת הרצון שלהם להסתכן ולבצע מעילה. לדוגמא, בעקבות פרשת המעילה בבנק למסחר הוגבר מאוד הפיקוח על חשבונות בנקים של עובדים בבנק. חשבונות אלו נמצאים תחת זכוכית מגדלת וכל חריגה מנותחת ונבדקת. עצם הידיעה כי קיימת בקרה על פעילות העובד, מקטינה את הסיכון למעילה. 

• הקפידו על הפרדת תפקידים. למשל, הימנעו ממצב שאותו אדם מקבל צ'קים וגם רושם אותם בספרים. 

• בצעו ביקרות פתע. לעריכת ביקורת פתע בארגון, אפקט פסיכולוגי רב משמעות. למשל - בדיקות פתע בתיקים של עובדים ביציאה מהעבודה, או ביצוע ספירות קופה. יעילות בדיקות אלו נעוצה בכך שהעובדים מודעים לכך שבכל רגע נתון יתכן ותבוצע להם ביקורת אליה אין באפשרותם להתכונן.

• קבעו נורמות התנהגות והחתימו את העובדים על קוד אתי. מרבית העובדים פועלים לפי הנורמות הנהוגות בארגון. לדוגמא, אם הנורמה המקובלת היא דיווח מנופח של שעות עבודה הרי שמרבית העובדים ינהגו בדרך זו. אחת הבעיות הקיימות בארגונים רבים היא הפער העצום בין הנורמות שמצפה ההנהלה מהעובדים לבין מה שהעובדים מבינים. לצורך פתרון הפער נהוג היום בארץ ובעולם כתיבת קוד אתי, המגדיר בצורה ברורה מה מותר ומה אסור בארגון (בארה"ב מחוייבות כל החברות הנסחרות בבורסה לניירות ערך לכתוב קוד אתי). בקוד מקובל להגדיר את המצופה מהעובד, למשל - לדווח על כל מצב של ניגוד עניינים, לא לקבל מתנות מגורמים חיצוניים, וכו'.

• מינוי ממונה למניעת מעילות. מרבית הארגונים בארץ טרם הפנימו כי לצורך התמודדות עם סיכוני מעילות יש למנות גורם אחד שיהיה אחראי על יישום תוכנית מקיפה למניעה. במצב הקיים בארץ הטיפול במניעת מעילות מחולק בין גורמים שונים בארגון, ובמרבית הארגונים אינו מטופל כלל. המפקח על הביטוח אשר הוטרד מסיכוני המעילות גורם, הוציא הנחיה המחייבת את כל חברות הביטוח למנות ממונה אשר תפקידו לטפל בסיכוני המעילות. לדעת המחבר טוב יהיה ליישם תפיסה זו בכל הארגונים הגדולים במשק.