טיפ: הודעת "אני מחוץ למשרד" ב-Gmail

במקום העבודה, בדרך-כלל פשוט מאד להגדיר הודעת "מחוץ למשרד" (Out of office AutoReply הוא השם ב-Outlook/Exchange). כלומר, הודעה שתישלח אוטומטית בתשובה לכל הודעת דואר שתקבלו ותודיע לשולח שאתם בחופשה (או נסיעת עבודה, או באופן כללי - מחוץ למשרד). כך אנשים לא יכעסו שאינכם עונים להם ואולי גם לא יציפו אתכם בהודעות שימתינו עד שתחזרו.

אם אין לכם שרת דואר ארגוני בהישג יד, אפשר ליצור כלל (Rule) באאוטלוק (וברוב תוכנות הדואר האחרות) שישיג את אותה התוצאה. כמובן, כדי שהוא יופעל המחשב צריך לפעול, ואם אתם רוצים לכבות את המחשב שלכם כשתצאו לחופשה אז הפתרון הזה לא יעזור.

מה אפשר לעשות בכל זאת? אם אתם משתמשים בשירות הדואר Gmail אז יש פתרון פשוט שמשולב בשירות; אם אתם נוהגים בדרך-כלל להשתמש בתוכנת דואר מקומית, תוכלו לבקש מספק האינטרנט שלכם, שיפנה את הדואר לתיבת Gmail שתפתחו - רק למשך החופשה. שם כבר יש פתרון.

איך עושים את זה

היכנסו לחשבון ה-Gmail שלכם והקליקו על הגדרות (למעלה משמאל). תחת הלשונית כללי נווטו לחלק מעדכן החופשה (שלישי מלמטה).

כעת, סמנו את האופציה מעדכן החופשה מופעל וצרו את הודעת ה"מחוץ למשרד" שלכם. מומלץ לסמן גם את האופציה שלח תגובה רק לאנשים שנמצאים ברשימת אנשי הקשר שלי

רדו לתחתית הדף והקליקו על שמור שינויים. זהו זה.

כדי לבטל את ההודעה האוטומטית פשוט סמנו את מעדכן החופשה מכובה והקליקו על שמור שינויים.

טיפ למתקדמים: כדי להוריד לאאוטלוק את ההודעות שהצטברו בתיבת ה-Gmail במהלך החופשה היכנסו להעברה ו-POP/IMAP ובחלק הורדת POP הקליקו על הוראות הגדרה. שם הזינו את פרטי שרת הדואר המושך.