כך ניתן להתמודד עם "סכנת" השעות הנוספות בעבודה
עודף שעות נוספות יכול להוביל לירידה בתפוקת העובדים בארגון ואף לפגיעה בבריאותם. לכן, ארגונים אשר אופי העבודה בהם כולל עבודה מסביב לשעון בצורה של משמרות או שעות עבודה ממושכות חייבים לדעת כיצד להתמודד באופן שיועיל גם לארגון וגם לעובדים בו
מקום עבודה הפועל בשעות פעילות ארוכות, או מסביב לשעון, וכמות גדולה של שעות נוספות היא חלק מהשגרה שלו, עלול למצוא עצמו מתמודד עם לא מעט בעיות: ירידה בתפוקה של העובדים, תקלות ותאונות כתוצאה משחיקה ומעייפות, גידול בהוצאות בגלל עבודה מעבר לשעות המקובלות, ואף חשיפה לקנסות כתוצאה של הפרה של דיני עבודה. כך תדעו איך להתמודד נכון עם ה"סכנה".
בנוסף לבעיות התפוקה, ההוצאות והתקלות, מחקר צרפתי של אוניברסיטאות טולוז וסוונסי שפורסם לפני כשלוש שנים קבע כי תבניות עבודה לא מסודרות יכולות גם לפגוע בתפקוד המוחי ועלולה לגרום לנזק ארוך טווח לזיכרון וליכולות המנטליות. על פי המחקר, עבודה במשמרות יכולה לשבש את השעון הפנימי של הגוף באופן דומה לג'ט לג, והיא קושרה בעבר להגדלת הסיכון לבעיות בריאות כמו בעיות לב ואפילו לסוגי סרטן מסוימים. המחקר גילה כי אנשים העובדים במשמרות מתחלפות רשמו ביצועים גרועים בהרבה במבדקים של זיכרון ומהירות קוגניטיבית, לעומת אנשים שעבדו בשעות רגילות.
פיתוח מדיניות של שעות נוספות היא לכן כורח המציאות, והתוצאות יבואו לידי ביטוי בצמצום עלויות, ירידה במספר התקלות, בטיחות רבה יותר ועליה בפרודוקטיביות.
לא להכנס ל"מעגל אינסופי של שעות נוספות"
כאשר עובדים ועובדים, הרבה מעבר לרף תשע השעות היומיות, נכנס לפעולה מנגנון ביולוגי הפוגע בפרודוקטיביות. זו גם הסיבה לכך שרבים מעובדי המשמרות מרגישים שחוקים, עייפים וחולים יותר.
התוצאות צריכות להדאיג הן את העובדים והן את המעסיקים: כמות ההיעדרויות הבלתי מתוכננות רק עולה, העומס על העובדים שכן הגיעו לעבודה רק גדל, והם נאלצים לעבוד הרבה יותר שעות נוספות. כך נוצר מעגל שמוביל לאובדן תפוקה ולסיכוי גבוה של תאונות.
מכסות מקסימליות של שעות נוספות
קביעת תקרה תקופתית לכמות השעות הנוספות המותרת, מסייעת לשמור על בריאות העובדים ובטיחותם, ומחלקת את הנטל באופן שוויוני יותר בין העובדים. מערכת הנוכחות בארגון צריכה לאפשר מעקב שוטף אחרי כמות השעות הנוספות שמבצע כל עובד ולוודא שלא יחרוג מהמכסה המותרת, ואף לספק התראות במקרה שהוא עובד מעבר לכמות השעות היומית/שבועית המותרת עפ"י חוק.
קחו בחשבון את השעון הביולוגי
קביעת מכסות היא נקודת התחלה טובה, אך אינה בהכרח מספיקה. שלא כמו מכונות, השעון הביולוגי האנושי קובע כי כמות האנרגיה שלנו פוחתת משמעותית בין 3 ל-6 לפנות בוקר. עבודה בשעות אלה קשה הרבה יותר מאשר במהלך היום. אם עובדים בחברה במשמרות קבועות, כדאי להגדיר מכסת שעות נוספות נמוכה יותר לעובדי הלילה ביחס למכסה המותרת במשמרות אחרות, ולוודא שלא יחרגו ממנה.
דיני העבודה אינם המלצה אלא חובה
חוק שעות עבודה ומנוחה קובע, בין היתר, כללים לגבי העבודה במשמרות לילה. החוק מגדיר עבודת לילה כעבודה שלפחות שעתיים מתוכה הן בין השעות 22:00 בלילה ל-06:00 בבוקר.
בנוסף החוק קובע כי במקום עבודה שעובדים בו במשמרות, אסור להעסיק עובד במשמרות לילה לתקופה שמעל שבוע אחד מתוך 3 שבועות. עם זאת שר הכלכלה רשאי להתיר סטייה מהוראה זו אם נראה לו שסדרי העבודה, או תפקידו או טובתו של העובד מחייבים או מצדיקים זאת.
דיני העבודה נועדו להגן על העובד. לא סתם קבע המחוקק מגבלת שעות עבודה, כמות מותרת של משמרות לילה וסופי שבוע, מרווחים מינימליים בין משמרות ועוד.
לכן, ככלל, חייבים להקפיד על עמידה בדרישות החוק וההסכמים. צריך לודא שכאשר עובדים משובצים למשמרת, מערכת סידור העבודה חוסמת את ההרשמה במקרה שהשיבוץ אינו עומד בדרישות החקיקה. חייבים לוודא שמערכת הנוכחות הארגונית מתריעה על חריגות מעבר לכמות שעות העבודה המותרת. גם אם מחוסר ברירה, פה ושם תהיינה חריגות מזעריות, מדיניות עמידה בדרישות החוק תבטיח מזעור החשיפה לסיכונים ולקנסות.
היזהרו מה"מכורים" לשעות נוספות ולמשמרות סוף-שבוע
המכורים האלה אולי אוהבים את התוספת הנכבדה לתלוש בסוף החודש, אבל הם עלולים לסכן את עצמם ואת המעסיק. עובדים שבאופן קבוע עובדים 60 ואפילו יותר שעות בשבוע, מועדים יותר ולטעויות ולסיכוני בטיחות כתוצאה מעייפות.
יש גם לשים לב (בחופשות) גם לבני נוער שרוצים לעבוד שעות נוספות מעבר למותר ולסטודנטים שרוצים לעבוד בכל סוף שבוע. אתם עלולים לחרוג מדיני העבודה אם תתנו לכך יד, ולכן חשוב שמערכות הנוכחות וסידור העבודה יציפו מקרים כאלה ויתריעו בפניכם על כך.
צוותו בהתאם לעומס העבודה
כשעומסי העבודה הם עונתיים, כמו לדוגמה בענף המלונאות, ואפילו כשיש עומס נקודתי כמו כנס או אירוע, צריך להתאים בין כמות העובדים לעומס העבודה. חוסר התאמה מביא לשיבוץ יתר שגורם לכך שמשלמים לעובדים חסרי מעש, או תורמים לשיבוץ חסר שיפגע ברמת השירות, או יעמיס שעות נוספות, יקרות יותר. לכן חשוב לשבץ למשמרת את מספר העובדים הנדרש לכיסוי הולם, בהתאם לעומסים.
הקפידו על האדם המתאים, במקום המתאים ובזמן המתאים
שיבוץ נכון של עובדים למשמרות הוא נושא מורכב. צריך לוודא שיש במערכת די עובדים המוכשרים למשימות השונות שצריך לבצע, ושהמערכת התחשבה בזמינות שלהם.
יתרה מזאת, חייבים לקחת בחשבון את עלויות העבודה. יש עובדים שהעלות שלהם גבוהה יותר, כאלה שכבר שובצו לשעות נוספות, כך שכל שעה נוספת תהייה יקרה יותר וכד'.
הכשירו עובדים למשימות נוספות
בחלק ממקומות העבודה יש בעיה לא קטנה: רק אחוז קטן מהעובדים יכול לבצע משימות מסוימות. התוצאה: רק חלק קטן מהעובדים לוקח על כתפיו את השעות הנוספות - אם רצו בכך ואם לא. כמסקנה אופרטיבית, עולה הצורך באימון העובדים במגוון משימות שאינו בהכרח קשור ישירות לפעילותם היומיומית, כך שיהיו מוכנים לשעת צרה.
הכותב הוא מנהל תיקי לקוחות בסינריון מערכות, המתמחה במתן פתרונות תוכנה לניהול ההון האנושי בארגון www.synerion.co.il
לפנייה לכתב/ת 
