המסרים הולכים לעבודה

תוכנות המסרים המיידיים מגיעות גם למקום העבודה. AOL טיים-וורנר, יאהו, מיקרוסופט ו-IBM מצפות שההיסטריה של ICQ תחזור על עצמה במקומות העבודה, ותוכנת מסרים מיידיים ישמשו את העובדים לשיחות טלפון ווידיאו במחשב, ויתאפשר שיתוף פעולה בין עמיתים לעבודה הנמצאים בחלקים שונים של העולם.

מנהלים בחברות טכנולוגיה הכירו בכך שתוכנות המסרים המיידיים (Instant Massaging) הן בעלות יתרונות לא מעטים ואין טובות מהן כדי להשיג תשובות לשאלות פשוטות ולחילופי מידע בזמן אמת. על-פי חברת המחקר גרטנר, חברות שישתמשו בתוכנות מסרים מיידיים במקום העבודה עשויות לצמצם את נפח תעבורת הדואר האלקטרוני הנכנס לארגון ב-30 עד 40 אחוז, ולהפחית את כמות ההודעות הקוליות בכ-15 אחוז.

התוכנות עשויות להבטיח שההודעות החשובות באמת יגיעו לעובד בזמן-אמת ולא יעברו לתא הקולי בטלפון או יצברו אבק בתיבת הדואר האלקטרוני. אבל כאן לא מסתיימים היתרונות של התוכנות הללו. באמצעות התוכנות שפותחו במיוחד לארגונים, הכוללות תקשורת מוצפנת, יכולים עובדים לעבוד על מסמכים ופרוייקטים משותפים, גם כאשר הם יושבים במרחק של אלפי ק"מ זה מזה.

למשל, עריכה של מצגת פאואר-פוינט, שבה משתתפים שלושה עובדים הנמצאים במקומות שונים בעולם. אם מצרפים לתכונות אלה גם תמיכה בשיחות מהמחשב האישי לטלפון - תוכנות המסרים המיידיים עשויות להפוך יישום מרכזי במקום העבודה.

לא מדברות זו עם זו

למרות היתרונות המשמעותיים בתוכנות, יש עוד כמה בעיות שהיצרניות צריכות לפתור. למשל: הן אינן יכולות לדבר זה עם זה. גולש שמשתמש במקום העבודה בתוכנת המסרים המיידיים של מייקרוסופט לא יוכל לשלוח הודעה לגולש אחר, שמשתמש בתוכנת AIM הארגונית של AOL.

חברות המסרים המיידיים מפתחות בעצלתיים סטנדרטים שיאפשרו לתוכנות המסרים המיידיים לתקשר ביניהן לבין עצמן. עד עתה קבע - IETF ארגון המפתח תקנים להעברת מידע באינטרנט - שני תקנים עיקריים עבור מסרים מיידיים ברשת. יבמ ומייקרוסופט אימצו אותם, וגם יאהו! עשתה סימנים בכיוון, אולם AOL, החברה המובילה בתחום, נשארה המכשול העיקרי.

מכשול נוסף הוא בעיית המהימנות. לנוכח הישגי העבר המפוקפקים שלהן, חברות האינטרנט הגדולות - יאהו!, מייקרוסופט ו-- AOL יתקשו לשכנע חברות לשים מבטחן בתשתיות המסרים המיידיים שלהן, המבוססות על שרת מרכזי, ולהאמין כי באמת יצליחו לספק שירות מאובטח, ללא תקלות. הגירסה הראשונה של ICQ, שהוצגה על-ידי חברה ישראלית קטנה בשם מיראביליס בנובמבר 1996, שינתה לנצח את הדרך בה גולשים מתקשרים בזמן-אמת ברשת.

התוכנה הקטנה עם הפרח הירוק (כיום בבעלות AOL- טיים-ורנר) התמקמה בתחתית שולחן העבודה, ואפשרה לגולשים לשמור על קשר רציף עם חברים ובני משפחה.

ICQ ועשרות תוכנות המסרים המיידיים שפותחו בעקבותיה אפשרו למשתמשים לשמור רשימה של חברים, מכרים וקרובים בחלון התוכנה. לחיצה על שם הגולש ברשימה הביאה לפתיחת חלון הודעה. הגולש הקליד אז את הודעתו ולחץ שלח. לעתים קרובות, התשובה התקבלה לאחר מספר שניות. במשך השנים נוספו לתוכנות המסרים המיידיים תכונות נוספות: צ'ט בזמן אמת, משלוח קבצים, שיתוף קבצים, הודעות SMS, שיחות ועידה בווידיאו ועוד.

תוכנות המסרים המיידיים, שפטרו עשרות מיליוני משתמשים מהבדידות הנלווית לגלישה באינטרנט, הפכו לסיוט עבור מנהלי הרשתות במקומות עבודה. החשש העיקרי שלהם לא היה שיחות-סרק, שיביאו לירידה בתפוקת העבודה, אלא שיקולי אבטחת מידע. בעסקים רבים רואים בתוכנות אלה סוסים טרויאניים, שמאפשרות למשתמשים לעקוף את ה-Firewall הארגוני וחושפות את מחשביהם לווירוסים ולשאר מזיקים.

עובדים רבים אינם מודעים לכך, שרוב התוכנות הללו אינן כוללות מערכת אבטחה, שמאפשרת למשתמש להצפין את ההודעות. גרוע מכך, התוכנות שומרות את כל ההודעות שנשלחו או התקבלו במחשב בקובץ יומן שנשמר בדיסק הקשיח. אם קובץ זה ייפול לידיים הלא-נכונות - סודות החברה עלולים להתפרסם בפורומים באינטרנט, וכבר היו דברים מעולם. בחברות רבות הבינו, כי אין טעם להשקיע כספים רבים במערכת אבטחה ו-Firewall מהימן עבור הרשת הארגונית והדואר האלקטרוני, כאשר תוכנות המסרים המיידיים חושפות את הבטן הרכה של החברה. התוצאה: יותר ויותר חברות וארגונים חוסמים בשנים האחרונות את תוכנות המסרים המיידיים, והעובדים אינם יכולים להוריד את התוכנות או להשתמש בהן.

מי נגד מי

אבל בינתיים נראה, ששוק המסרים המיידיים בארגונים עומד לפני זינוק. חברות ענק מפתחות מוצרים חדשים עבורו, ובניגוד לתוכנות עבור משתמשים ביתיים, שמופצות חינם ועיקר הכנסתן נובע מפירסום, ענף המסרים המיידיים במקומות העבודה עשוי להיות רווחי למדי. חברת הייעוץ גרטנר, למשל, מעריכה, כי 70 אחוז מהחברות והארגונים בארה"ב ישתמשו במסרים מיידיים בשנה הבאה.

תוכנת המסרים המיידיים הוותיקה ביותר עבור רשתות ארגוניות (ורק עבורן) היא SameTime של IBM. בקרב ארגונים גדולים שבחרו בתוכנת מסרים מיידיים, ל-SameTime נתח של 83 אחוז. יותר מ-300 אלף עובדי החברה משתמשים בשנים האחרונות בתוכנה, שפותחה על-ידי חברת-הבת, לוטוס, ומבוססת חלקית על טכנולוגיה של חברת יוביק הישראלית (שנרכשה על-ידי IBM).

כ-100,000 עובדי החברה מחוברים לתוכנה בו-זמנית. הם יכולים לשלוח דרכה הודעות טקסט מוצפנות לעובדים אחרים בכל מקום בעולם, לקיים עמם מפגשים וירטואליים בווידאו או בצ'ט קולי, לעבוד יחד על מסמכים, ולספק שירותי הדרכה ותמיכה מרחוק.

בשנה שעברה השיקה IBM תוכנה חדשה, Sametime Everyplace, שבישרה על תחילת עידן המסרים המיידיים הסלולריים במקום העבודה. היא איפשרה לעובדים לשמור על קשר מיידי לא רק דרך המחשב האישי, אלא גם באמצעות טלפון סלולרי ומחשב כף-יד. כל הודעה שנשלחה מהמחשב האישי התקבלה לאחר כמה שניות בסלולר או בפאלם - ולהפך. בשלב זה, התמיכה במכשירים ניידים מוגבלת רק לדגמים מסויימים של טלפונים סלולריים, אך בגירסאות הבאות תורחב לסוגים רבים יותר של טלפונים ומחשבי כף-יד.

לפני כמה חודשים הודיע ענק התקשורת AT&T, כי יאפשר למנוייו לקבל מסרים מיידיים מתוכנות AIM ויאהו! מסנג'ר בטלפון הסלולרי. MSN הכריזה השנה, כי תאפשר למשתמשי MSN מסנג'ר לקבל הודעות בטלפונים הסלולריים, אם כי, בניגוד לטכנולוגיה של IBM, הפתרונות הסלולריים של MSN ויאהו! מיועדים לכל המשתמשים.

מייקרוסופט החלה לפנות לעבר שוק המסרים המיידיים הארגוני עם השקת מערכת ההפעלה חלונות XP בסוף 2001. תוכנת מסנג'ר, אשר שולבה במערכת ההפעלה, אפשרה למשתמשים לערוך מפגשי וידיאו ולהשתלט מרחוק על מחשבו של משתמש אחר, לצורך תמיכה טכנית. החודש עשתה מייקרוסופט צעד נוסף אל עבר תחום המסרים המיידיים כאשר חשפה פרטים נוספים אודות פרוייקט גרינוויץ' (Greenwitch) מערכת מאובטחת לתקשורת בזמן-אמת - מסרים מיידיים, שיחת

ועידה בווידיאו, עבודה משוחפת ועוד - הכל ברשת הארגונית. כל ההודעות יעברו דרך ה-FireWall הארגוני.

על-פי דיווחים, התוכנה של מייקרוסופט מזהה לבדה אם המשתמש זמין לשיחה, עסוק, או רחוק מהמחשב. בתוכנות המסרים המיידיים כיום, על המשתמשים לשנות את הגדרת מצבם בתוכנה באופן ידני. מייקרוסופט שיכללה את תפישת הנוכחות באסטרטגיית גרינוויץ': כללים בסיסיים יקבעו אוטומטית את מצבו של המשתמש על-פי הפעילות בו הוא מבצע במחשב. למשל, אם הוא כותב מסמך וורד, התוכנה תשנה לפיכך את הסמל המעיד על מצבו מפנוי לעסוק - לא להפריע. אם המשתמש מצ'וטט עם משתמשים אחרים, התוכנה תקבע כי הוא פנוי לקבל הודעות חדשות.

אולם, גרינוויץ' היא יותר ממערכת מסרים מיידיים. מייקרוסופט מפתחת את המערכת יחד עם חברת גרוב, שמייסדה, ריי אוזי, פיתח לפני 11 שנים את תוכנת העבודה Notes Lotus. גרוב פיתחה פלטפורמה לשיתוף קבצים, מסרים מיידיים, שרטוטים ולגלישה משותפת ברשת, שיחות ועידה וצ'טים. הפלטפורמה הזו מאפשרת למתכנתים, כותבים, אמנים, חוקרים, רופאים, בוני אתרים או גולשים בעלי עניין משותף לשתף פעולה ביניהם בפרוייקטים של תוכנות, מדע, אמנות או עסקים - הכל בזמן אמת.

משתמשי התוכנה עובדים יחד באזורים וירטואליים מאובטחים, הקרויים חללים. המידע המשותף מאוחסן במחשבים האישיים של המשתמשים המורשים בגישה לאותו חלל. המשתמשים יוכלו לעיין בו-זמנית במסמך וורד, אקסל או פאואר-פוינט ולעורכו בזמן אמת, ובמקביל לפתוח חלון צ'ט ולשוחח זה עם זה על המסמך. כאשר אחד המשתמשים יוסיף מידע, השינוי ייראה במחשבים האישיים של כל השותפים האחרים.

כלכלנים תחילה

הגוף הראשון שהתבסס על המערכת החדשה של מייקרוסופט היתה סוכנות הידיעות רויטרס, שהשיקה בחודש שעבר בלונדון תוכנת מסרים מיידיים מבוססת גרינוויץ'. מדובר בשירות מאובטח, המיועד לתעשיית השירותים הכלכליים שיאפשר לאנליסטים, ברוקרים, לקוחות ואחרים להיות בקשר זה עם זה בזמן אמת. רויטרס הסבירה שהיא מציעה את התוכנה בחינם, בשלב זה, במטרה לפתח קהילה כלכלית גדולה.

על-פי החברה, יותר מ-1,100 חברות ב-84 מדינות החלו להשתמש בתוכנה, והיעד המבוקש הוא 175 אלף משתמשים עד

סוף השנה הנוכחית. גם יאהו! הכריזה החודש על גירסה מאובטחת לארגונים של תוכנת המסרים המיידיים שלה, יאהו!

מסנג'ר. הגירסה תאפשר למשתמשים לשלוח הודעות לעמיתים בעבודה. כל ההודעות הנכנסות והיוצאות יוצפנו באמצעות פרוטוקול SSL, שיבטיח, כי כל מסר שיישלח באמצעות תוכנת המסרים המיידיים של יאהו! ייקרא על-ידי הנמען בלבד. בנוסף, התוכנה תאפשר למנהל הרשת לבצע תהליך של אימות אוטומטי של זהות המשתמשים מול שרת הדואר האלקטרוני בארגון, ותתיר לו לפקח על חשבונות של משתמשים בתוכנה או להגבילם במידת הצורך. מנהל הרשת יוכל גם לקבוע, כי כל קובץ שיורד מהאינטרנט למחשב ייסרק בבדיקת אנטי-ווירוס וביכולתו למנוע מהגולש להשתמש במחשב בתוכנות שיתוף קבצים אחרות.

זאת ועוד, בניגוד לתוכנות מסרים מיידיים ארגוניות מתחרות, הגירסה הארגונית של יאהו! מסנג'ר תאפשר למשתמשיה לשמור על קשר עם 20 מיליון משתמשי הגירסה האינטרנטית של יאהו! מסנג'ר ברחבי העולם, והכל - באופן מאובטח. תוכנת יאהו! מסנג'ר לארגונים תופץ רשמית ברבעון הראשון של 2003.

גם AOL- טיים-ורנר, החברה המובילה בתחום המסרים המיידיים באינטרנט, עם כ-60 מיליון גולשים המשתמשים בתוכנות ICQ ו-AIM, לא טמנה ידיה בצלחת ובכוונתה להוציא גירסה של תוכנת המסרים המיידיים שלה, AIM, עבור ארגונים וחברות. הגירסה, שתושק בחודשים הקרובים, תכלול מערכת אבטחה שתאפשר למנהל הרשת לאמת את זהות המשתמש עם חיבורו לרשת, תתמוך במשלוח מוצפן של הודעות וקבצים, ותכלול יישומים נוספים.

שחקן נוסף בתחום המסרים המיידיים הארגוניים היא תוכנת ג'אבר (Jabber), שפותחה על-פי שיטת הקוד הפתוח. אפשר להתאים לתוכנה זו שידור אודיו, ווידיאו וערוצי תוכן (למשל, חדשות, ציטוטי מניות, מזג אוויר ועוד) דרך המסרים המידיים.