גם אתם עובדים בכיבוי שריפות?
אם על השולחן שלכם יש ערימה בלתי נגמרת של ניירות והיום שלכם נגמר בלי שהספקתם כמעט כלום, הכתבה הזו בשבילכם. בואו נעשה סדר אחת לתמיד בהרגלי העבודה שלנו. בכתבה הבאה בסדרה: איך עושים סדר ביחסים עם כל האנשים הנחמדים שעובדים איתנו
סדר במשרד
האם השולחן שלכם עמוס תמיד יותר מדי? האם אף פעם אין מקום פנוי על המדפים מסביבכם? האם המגירות שלכם לא נסגרות בלי דחיפה רצינית? אם כן, הטיפים הבאים מיועדים בדיוק בשבילכם.
1. להגדיר את תחום המשרד: מה אתם חייבים למקם ב"תחום המשרד"? יחידת עבודה שיש בה לפחות שתי מגירות גדולות: במגירה אחת מקצים מקום לקופסה או לסלסלת ציוד משרדי קטן. במגירה השניה מניחים את היומן, ספר הטלפונים, פנקס הקבלות/חשבוניות או כל ציוד אחר שנשלף כמה פעמים ביום. במגירה הזו צריך להיות מקום גם לכמה ניירות מכתבים ומעטפות (לא ערימות!).
את שני העטים, שני העפרונות, שני הטושים הזוהרים והסרגל, שתדירות השימוש בהם גבוהה, כדאי להחזיק בכוס דקורטיבית על השולחן. את כל השאר - אפסנו. חשוב: מכל האשפה צריך להיות גדול, ויש להציבו ממש ליד השולחן, כדי שאפשר יהיה להיפטר, מייד, מכל הניירת המיותרת.
2. למיין נושאים בקלסרים: הקדישו קלסר לכל אחד מנושאי העבודה השוטפים. בתוך כל קלסר הציבו חוצצים, בהתאם לתת-נושאים שבהם אתם מטפלים (חשבוניות, ספקים, לקוחות, הזמנות רכש וכדומה). מראה אחיד של כל הקלסרים מוסיף מאוד לתחושת הסדר והארגון. כמובן שאין צורך לקנות קלסרים חדשים, תמיד אפשר לצפות את הקלסרים הקיימים בנייר עטיפה אחיד.
3. לקבוע שעת סדר יומית. הציבו שעון בתחום המשרד. אם זה לא מספיק, היעזרו בשעון המעורר של הטלפון הנייד או בתזכורת שמספקת תוכנת האאוטלוק. כשמגיעה שעת הסדר היומית עזבו כל פעילות אחרת ועברו על הניירת שהצטברה על השולחן. קיבלתם בדואר מסמכים שלא דורשים טיפול? תייקו אותם בקלסרים שהכנתם.
חשוב: קבעו לעצמכם מראש גם שעה חודשית שבה תעברו על המגירות והקלסרים ותזרקו את כל מה שאין צורך (למשל, דיווחים מחברת כרטיסי האשראי שכבר נבדקו, חשבונות שכבר שולמו וקיבלו אישור, וכדומה).
4. להשתמש במגש עבודה. הניחו על מגש בפינת השולחן את הניירת שדורשת טיפול. סדרו את המסמכים בהתאם לגודלם (את הניירות הגדולים למטה ואת הניירות הקטנים יותר מעליהם). כך ניתן לעקוב בקלות אחרי כל מה שצריך לטפל בו.
כדי להזכיר לעצמכם משימות, השתמשו בתזכורות של תוכנת האאוטלוק או בפתקים. נעצו אותם על לוח שעם הממוקם מול עיניכם או במעמד מיוחד המונח על השולחן. אל תשכחו למיין ולסנן גם אותם, לפחות פעם בשבוע.
5. להפסיק להדפיס. לא צריך לשמור אותו חומר משרדי כמה פעמים. לא צריך גם להדפיס מסמכים שהוקלדו, אם הם שמורים במחשב ומגובים על תקליטור (סי.די) חיצוני.
אתם מקבלים הרבה פקסים? למה שלא תרכשו תוכנת מחשב שמאפשרת לקבל וגם לשמור את המסמכים האלה במחשב עצמו, בלי להדפיס על נייר בלי לבזבז טונר יקר. מצאתם חומר חשוב באינטרנט? העתיקו אותו למסמך המחשב שלכם או ציינו לעצמכם את הכתובת הרלוונטית במסמך חדש, שיתפקד כספר כתובות.
6. להקים ספרייה או ארכיון. אין צורך לדחוס את הספרות המקצועית, המגזינים והקטלוגים בתוך תחום המשרד. בדקו במה אתם משתמשים לפחות פעם ביום. את כל השאר הציבו במדף נפרד או בארגז סגור.
לפעמים יותר משתלם לשמור על הארכיון של העסק מחוץ למשרד. נכון, זה עולה כסף, אבל אל תשכחו שגם לשטח שתופס הארכיון המשרדי יש מחיר.
סדר בלוח הזמנים
אם גם אתם לא מצאתם את הדרך לחיות בשלום עם הלו"ז (למרות כל התוכנות המתוחכמות שרכשתם) ואתם חולמים להפסיק לאחר (וגם להפסיק להתנצל בשל כך), הנה מה שהמומחים שלנו מייעצים לכם לעשות:
1. לתזמן ולעדכן. חשוב לבדוק כמה זמן באמת לוקח למלא דו"ח פעילות או לכתוב מכתב ללקוח. מדי פעם כדאי לבדוק מחדש גם את הזמן הממוצע שאורכת נסיעה שגרתית מהבית לעבודה או מהעבודה ללקוח. תזמון מדויק מסייע לתכנן כמה עבודה אפשר להכניס לשעה או ליום, ומונע מהמשימות השונות להימרח יותר מדי.
2. לא להעמיס על הלו"ז. חשוב לרשום ביומן את כל המשימות, גם הפרטיות. רק רישום מדויק ימנע התנגשות בין הדרישות של החיים הפרטיים לאלה של העבודה. כדאי גם ללמוד לומר "לא" או "אעשה זאת בפעם אחרת" ולא לקחת על עצמכם יותר מדי וליצור עומס מיותר.
3. להתייחס לגלי האנרגיה האישיים. יום העבודה של כל אחד מאיתנו מורכב משלב החימום, שבו אנחנו מתארגנים לתחילת העבודה, שלב של היחלשות האנרגיה, המתבטאת בעייפות שמפחיתה את היעילות בעבודה, ושלב של התפרצות מרץ, המתרחשת בדרך כלל לקראת סוף יום העבודה. כדי לחסוך בזמן, כדאי למפות את השיא והשפל של גלי האנרגיה הללו, ולהתאים אליהם את המשימות השונות.
4. לבדוק מחדש אמונות וסטנדרטים. גם אם אתם מאמינים במדיניות הדלת הפתוחה, חשוב שתדעו כי במצב כזה אין גבולות לזמן שלכם. אנשים מדברים במסדרון או מציצים פנימה ואומרים משהו ועוד משהו, ופתאום יום נוסף נגמר ולא הספקנו כלום.
אפשר להתחבר לסביבה גם כשהדלת נסגרת לפעמים, ואפשר ליצור אצל העמיתים לעבודה הרגשה של דלת פתוחה בכך שנותנים להם תחושה שאכפת ורוצים לסייע להם, כשבאמת יש צורך בכך.
5. להפסיק להיות לוליינים. כשמבלים ימים שלמים בתפיסת "כדורים מתעופפים" של כל מיני משימות לא מתוכננות, יש בזבוז עצום של זמן. ככה אי-אפשר לתכנן, לנהל את הזמן או לנצל אותו כראוי. במקום לשכלל את מיומנות
הלוליינות, חשוב לעצור ולמיין מה "חשוב" ומה באמת "דחוף". זה גם הזמן להתחיל לפזר ידע, אחריות וסמכויות. כך תאפשרו לאחרים לנהל את זמנם באופן יעיל יותר, וכך, בעיקר, תקבלו עזרה.
6. לסגור כמה שיותר משימות דחויות. כשדוחים שוב ושוב את כתיבת המכתב באנגלית, או את עריכת חשבון ההוצאות החודשי, מבזבזים למעשה המון זמן, שלא לדבר על כך שהדחייה רובצת על המצפון ומעיקה מאוד. הכי יעיל: לפנות מייד שעה לסגירת המשימה הנגררת ולחסוך כך המון זמן.
7. להתרגל לעבוד בסדרות. כל סוג של עצירות והתחלות בעבודה גורם לבזבוז זמן. עדיף לבצע ברצף כמה משימות מאותו סוג (למשל, שיחות טלפון ללקוחות או כתיבת הזמנות רכש).
8. להתרחק מפרויקטים "נחמדים". יש לא מעט פרויקטים מיוחדים, אמנם מאתגרים ומסקרנים, אבל כאלה שלא דחוף להשקיע בהם זמן יקר. דווקא בגלל חביבותם שובת הלב, חשוב להתרחק מזוללי הזמן האלה. במיוחד בתקופות של לחץ ידוע מראש בעבודה.
9. לפתח הרגלים קבועים. מאוד חסכוני לבצע פעולות או משימות בזמן קבוע. כשמתרגלים, למשל, לעבור על הדואר בבוקר, עוד לפני הקפה, חוסכים את הזמן שייקח לברר מי הזמין מה ומתי תתקיים פגישה כלשהי. גם ההחלטה שמדי יום מבצעים הזמנות בשעה קבועה מסייעת להתארגן בצורה יותר יעילה ולחסוך הרבה זמן.
10. להקפיד על חלוקות משנה. כשקובעים לוח זמנים לביצוע משימות מורכבות, מומלץ מאוד להשתתף בחלוקה ליעדי משנה. הם מאפשרים לעקוב בצורה טובה יותר אחרי ההתקדמות וגם נותנים תחושת הישג עוד לפני שהסתיים ביצועה של המשימה כולה.
- בהכנת הטיפים סייעו קרן איתן מ"בלאגן", מומחית לסידור ולארגון משרדים ובתים; אורנה רודי, יועצת לניהול קריירה; נורית אלפנבוים מנכ"לית "המרכז לאינטליגנציה רגשית", מנחת קבוצות ומאמנת אישית.
- הכתבה המלאה פורסמה לראשונה בעתון "לאשה".
