חוסכים בנייר, וחוסכים לעסק שלכם אלפי שקלים
רוב הפתרונות שיכולים להפחית את פסולת הנייר בארגונים ובתי עסק, נחשבים אמנם יקרים למדי, אך יכולים להניב חיסכון כספי בטווח הלא רחוק. לפניכם 3 דוגמאות למוצרים שכאלה
צריכת הנייר בישראל גבוהה מאוד, כאשר לעסקים יש חלק לא מבוטל בכך. על פי נתוני המשרד להגנת הסביבה, הנייר והקרטון מהווים כרבע מסך משקל הפסולת המיוצרת בישראל וכ-29% מנפחה, וכי צריכת הנייר השנתית בארץ עומדת על כמיליון טון בשנה.
- משרד בלי ניירות - זה טוב או רע לסביבה? 4 צעדים לגמילה מניירת מיותרת
- הזיזו לי את הניירת: תירוצי העובדים נגד התייעלות
רוב הפתרונות שיכולים להפחית את פסולת הנייר הזו, נחשבים אמנם יקרים למדי, אבל התועלת שלהם לא מסתכמת בהפחתת הנזקים לסביבה, אלא גם בחיסכון כספי לבית העסק בטווח הרחוק. לפניכם 3 דוגמאות למוצרים שכאלה:
ארכיב דיגיטלי לניהול מסמכים
"ארכיון דיגיטלי נחשב לדרך המודרנית לשמר את המידע שעד כה נשמר בניירת - במדיה דיגיטלית", מסביר שי חליף, מנכ"ל ADMS Solutions המפתחת מערכות מסוג זה. "ניתן לסרוק במהירות ובאיכות גבוהה כמויות רבות של מסמכים, כמעט מכל סוג ומבנה, ולהפוך אותם למסמכים דיגיטליים קבילים משפטית וברי אחזור בקליק של עכבר".
מה עושה המערכת?
"המערכת מאפשרת לנהל את כל המסמכים במשרד, בחברה או במפעל, הזמין לכל המשתמשים בעלי ההרשאה המתאימה", מסביר חליף. "ניהול המסמכים מאפשר למספר משתמשים לעבוד על מסמך ולנהל את הגרסאות של אותו מסמך כולל תיקונים על ידי גורמים חיצוניים, תוך השוואה בין הגרסאות, דבר ש מפחית את הצורך להדפיס כל טיוטה מספר פעמים ולחלק אותה למספר אנשים".
מה עלויות הקנייה וההתקנה?
חליף מציין כי עלויות המערכת תלויות במספר המשתמשים בה, כאשר יש מספר אפשרויות לעשות זאת: רישוי למשתמש קבוע, רישוי צף המאפשר למספר משתמשים רק להירשם בפועל אך סופר את הרישיונות הפעילים בו זמנית, ורישוי למשתמש קריאה בלבד. טווח המחירים למשתמש: 1,300-250 שקל.
כמה היא בפועל חוסכת?
חליף מציין כי המערכת חוסכת כסף במספר דרכים עיקריות, בהן חיסכון בהדפסה של כ-80% מהמסמכים, חסכון בזמן ובכוח אדם העוסק בתיוק מסמכים ואיתורם וחסכון במקום פיזי לאחסון המסמכים. החזר ההשקעה משתנה לדבריו מארגון אחד לשני, אך בדרך כלל עומד על שנה.
הדפסות וירטואליות
במקום להפיק כמויות גדולות של ניירת, יש כיום מערכות שמאפשרות להפיק בצורה דיגיטאלית, מסמכים מעוצבים שעד כה היה צורך להדפיס אותם, דוגמת חשבוניות ללקוח, או טפסי 106. כך למשל בחברת קונסיסט טכנולוגיות בע"מ, מדגימים כי מערכת התוכנה PrintBOS אותה פיתחו, מאפשרת לעצב, להפיק ולהפיץ טפסים על בסיס מידע דינאמי, ממגוון מערכות מקור בארגון.
מה עושה המערכת?
אופיר גרינר, מנהל חטיבת המוצר, מסביר כי המערכת אפשרת עיצוב והפקה של מסמכים באופן וירטואלי ולהפיץ אותם דרך מדיה דיגיטלית, למשל במיילים או מסמך PDF אינטראקטיבי. כך מושג חיסכון כפול - גם בעלויות ההדפסה וגם בעלויות המשלוח.
מערכת זו יעילה לדבריו, לארגונים שפעילותם העסקית נשענת על הליך יעיל של ניהול והפצת מסמכים: "המערכת מאפשרת לכל ארגון לעצב את הטפסים והמסמכים לפי צרכיו", הוא מסביר. "כמו כן ניתן לעצב מסמכים אינטראקטיביים, כלומר: מסמכים המאפשרים למקבל לבצע פעולות שונות על גבי המסמך. למשל: עדכון פרטים, ביצוע הזמנות או ביצוע תשלומים".
מה עלויות הקנייה וההתקנה?
גרינר מפרט כי העלות תלויה באופן השימוש במערכת. "העלות עבור חברות קטנות יחסית, יכול לנוע סביב 100 אלף שקל", הוא אומר."עלות חבילת ה- Enterprise, המתאימה לארגונים גדולים יותר יכולה להגיע גם לחצי מיליון שקל ואף יותר".
כמה היא בפועל חוסכת?
משה סרוסי, מנמ"ר חברת הדלק Ten, אשר התקינה את מערכת PrintBOS, מציין כי בנוסף לחיסכון הזיהום הסביבתי - המערכת מאפשרת לחסוך בהוצאות על ניירת, דיו, הדפסה ומשלוח לחברות וכן לחסוך בשעות רבות של עבודה ידנית. "המערכת חוסכת לחברה בין 4 ל-24 שקלים ללקוח, תלוי במספר הדפים", הוא מציין. בסך הכל, החיסכון הכספי יכול להגיע למאות אלפי שקלים בשנה לדבריו, תלוי בכמות ובשימושים של העסק..
חתימה דיגיטאלית
מערכות חתימה אלקטרונית, מאפשרות לחתום על מסמכים אלקטרוניים על גבי צג, מבלי להדפיס אותם. יקי גרוסמן – מנכ"ל חברת WonderNet שמייצרת מערכות שכאלה, מסביר כי הן מספקות מענה משלים לתהליכים המתבססים על מסמכים אלקטרוניים, שנשברים בדרך כלל בעת הצורך להחתים לקוחות.
מה עושה המערכת?
המערכת של וונדרנט מאפשרת לחתום בכתב יד על גבי צג אלקטרוני ומאבטחת את המסמך החתום בחותם דיגטלי, שאינו מאפשר לשנות אותו לאחר החתימה. "המערכת מגיעה עם מדפסת וירטואלית, שהופכת את המסמך למסמך אלקטרוני בפורמט PDF ומאפשרת לחתום את המסמך בחתימת כתב-יד בכל מקום שנדרשת חתימה".
מה עלויות הקנייה וההתקנה?
גרוסמן מפסט כי המחירים נעים בין 300 דולר לעמדה בודדת הכוללת טאבלט ותוכנה, לכ-250 אלף דולר למערכת של כאלף עמדות עבור מערכות מרובות משתמשים, למשל בנקודות מכירה ושירות בארגונים גדולים. "העלות לחברות הגדולות כוללת גם אינטגרציה למערכות הליבה ולמערכות שמייצרות את ההדפסות מסמכי הנייר", הוא מציין.
כמה היא בפועל חוסכת?
לדברי גרוסמן, המערכת מאפשרת לחסוך בהוצאות מחזירה את ההשקעה בתוך פחות משנה, בזכות החיסכון על עלויות נייר, טונר, תחזוקת מדפסות ועוד. ההחזר על החיסכון בנייר לבדו מושג בתוך 3 עד 6 חודשים.
