כל הטכניקות הנפוצות לניהול זמן והגברת יעילות רק מחריפות את מצבנו.

גורו לניהול זמן: אם תהיו פחות יעילים, תספיקו הרבה יותר

הסופר והעיתונאי הבריטי אוליבר בורקמן כתב טור שבועי על פרודוקטיביות וניסה לנצל כל רגע פנוי לקידום יעדים שהציב לעצמו. אבל אז הוא חזר בשאלה. בספרו החדש "4,000 שבועות: ניהול זמן לבני תמותה", הוא מסביר שבזמן המוגבל שיש לנו על פני האדמה, עלינו לא להספיק כמה שיותר אלא רק את מה שבאמת חשוב

נוגה שביט רז
פורסם: 19.10.21, 07:32
כשאוליבר בורקמן, סופר ועיתונאי בריטי, ביקש מחבריו לנחש בשליפה מהמותן כמה שבועות חי אדם בממוצע, הוא נדהם מהמספרים הגבוהים שנזרקו לאוויר. חלק מהתשובות כללו אפילו מספרים בני שש ספרות. התשובה הנכונה, שמתגלה כבר בשם ספרו החדש "4,000 שבועות: ניהול זמן לבני תמותה" - לא עלתה על דעתו של אף אחד. "אורך החיים האנושי הממוצע קצר בצורה אבסורדית, מפחידה ומעליבה", הוא כותב. "אנחנו לא חושבים במונחים האלה של שבועות, אבל זה ממחיש עד כמה הזמן שלנו מוגבל. לכאורה, זה מחייב אותנו לדחוס יותר ויותר דברים לזמן הזה, לנסות להיות הכי יעילים שאפשר. בפועל, כל הטכניקות הנפוצות לניהול זמן והגברת יעילות רק מחריפות את מצבנו. במקום זה, כדאי להכיר באמת, שאנו אנשים מוגבלים, עם זמן מוגבל בעולם עם אפשרויות בלתי מוגבלות. זאת הדרך להתחיל לעשות דברים בעלי משמעות בחיים".
האזינו לכתבה. הוקלט על ידי הספריה המרכזית לעיוורים ולבעלי לקויות קריאה – המרכז לתרבות מונגשת

אל תטעו בבורקמן. לא מדובר באיש רוחני שחי בשאנטי שלו, אלא כפי שהוא מעיד על עצמו בכנות בספר, בגיק פרודוקטיביות שחזר בשאלה. "ניסיתי שנים לשלוט בזמן שלי ונכשלתי. בזבזתי שעות יקרות והרבה כסף על מחברות יפות ועטים מיוחדים מתוך אמונה שאם אמצא את מערכת ניהול הזמן הנכונה, אבנה את ההרגלים הנכונים ואהיה עם משמעת עצמית מספקת, אולי באמת אוכל לזכות במאבק עם הזמן, אחת ולתמיד. כתבתי טור שבועי בעיתון על פרודוקטיביות, כדי להכיר את השיטות המתקדמות ביותר, עד שהבנתי שזה פשוט לא עובד. האמת האוניברסלית מאחורי הסיפור שלי, היא שרובנו משקיעים הרבה אנרגיה בניסיון להימנע מלחוות את המציאות כפי שהיא. אנחנו לא רוצים לקבל את העובדה שאולי לעולם לא נצליח לרצות את הורינו או לשנות דברים מסוימים שאנחנו לא אוהבים בעצמנו. רוב האסטרטגיות לניהול זמן יעיל מחמירות את המצב כי הן רק מגבירות את ההתעלמות מהמציאות, במאמץ להרגיש חסרי מגבלות. דווקא חיבוק מגבלות הזמן עוזר לנו להשתמש בו טוב יותר, לזנוח את הפנטזיה לעשות הכל ובמקום זאת להתמקד בלעשות כמה דברים שחשובים לנו באמת".
6 צפייה בגלריה
אוליבר בורקמן, מחבר הספר. גיק של ניהול זמן
אוליבר בורקמן, מחבר הספר. גיק של ניהול זמן
אוליבר בורקמן, מחבר הספר. גיק של ניהול זמן
(NINA SUBIN)
בספרו חוקר בורקמן את הנושא מזוויות פילוסופיות, פסיכולוגיות ומדעיות, בחיפוש אחר דרך שפויה יותר להתייחסות לזמן ולגיבוש מערכת כלים של רעיונות פרקטיים לעשות זאת. התוצאה מציגה גישה מרעננת בעולם הכאוטי ומלא הדרישות שלנו, ומספקת גם כמה תובנות שיכולות להקל עלינו במירוץ האינסופי של החיים.

להיות דחיינים יעילים יותר

אנחנו מנסים להספיק הכל ולעמוד בכל הדרישות החיצוניות והפנימיות. "מלכודת היעילות" הזו, כפי שמכנה אותה בורקמן, היא כמובן עניין של כמות - יש לנו יותר מדי דברים לעשות ואנחנו מנסים לדחוס יותר ויותר ללו"ז, ופעמים רבות מסיימים את היום עם יותר משימות משהתחלנו - אבל זה גם בהחלט עניין של איכות. "ככל שאנו נאבקים יותר להכניס את כל הדברים ללו"ז, יותר זמן יופנה לדברים הפחות משמעותיים. מה שצריך זה לא אסטרטגיה של לנסות להפוך להיות יעילים יותר, אלא נכונות להתנגד לדחפים האלה - ללמוד להישאר עם החרדה של עומס דברים בלי להגיב באופן אוטומטי ולנסות להכניס יותר דברים לסדר היום".
המדד האמיתי של כל טכניקה לניהול זמן, אומר בורקמן, היא אם היא עוזרת לך לזנוח את הדברים שאותם ראוי לזנוח. שלושה עקרונות יש ל"אמנות הזניחה היצירתית" שהוא מציע:
אתם דבר ראשון: אם פעילות מסוימת באמת חשובה לכם (למשל, פרויקט יצירתי, טיפוח מערכת יחסים משמעותית או אקטיביזם חברתי) הדרך היחידה להיות בטוחים שזה יקרה היא לעשות משהו ממנו כבר היום, לא משנה כמה קטן ולא חשוב הוא וכמה דברים גדולים אחרים מנסים למשוך את תשומת לבכם. ההמלצה המעשית: לעבוד על הפרויקט החשוב ביותר שלכם בשעה הראשונה בכל יום, כשהזמן הזה "נעול" ביומן רק למטרה זו.
הגבילו את העבודה: קבעו גבול עליון נוקשה של מספר הדברים שאתם מרשים לעצמכם לעבוד עליהם בכל זמן נתון. יש מומחי זמן שממליצים על לא יותר משלושה פרויקטים בו־זמנית.
אל תסתפקו בבחירה בינונית: בעולם שבו יש יותר מדי "סלעים" גדולים שמושכים את תשומת לבנו, קל יותר להימשך לאבנים הקטנות יותר ולעדיפויות הבינוניות - עבודה שלא מספיק מעניינת אותנו, חברות לא מספיק מהנה. הילחמו בנטייה הזו.

6 צפייה בגלריה
אישה בעבודה
אישה בעבודה
הגבילו את העבודה בזמן
(צילום: Shutterstock)

להתנהל עם הסחות הדעת

מי לא מכיר את המצב שבו אנו בעיצומה של פעילות חשובה, אך מתפתים רק לגלוש לרגע בפייסבוק או לקרוא כמה מיילים. "כשאתה גולש שעה בפייסבוק נראה לך שהנזק הוא רק שעה מבוזבזת, אבל זה לא רק עניין הזמן. כיוון שכלכלת תשומת הלב מעוצבת לתעדף את מה שהכי מושך במקום את מה שהכי אמיתי או שימושי, זה משנה שיטתית את תמונת העולם שלנו בראש כל הזמן. זה משפיע על מה שחשוב לנו", כותב בורקמן.
הכוח החיצוני שפועל עלינו הוא רב - "יש אלף אנשים בצד השני של המסך שמשלמים להם כדי שישאירו אותנו שם, אז לא ריאלי לצפות שנוכל להתנגד לכך רק בעזרת כוח רצון". אולם, בורקמן מציע שנהיה כנים עם עצמנו: פעמים רבות אנו נכנעים להסחות הדעת ברצון. משהו בתוכנו רוצה להיות מוסח, בין אם בעזרת המכשירים הדיגיטליים שלנו או כל דבר אחר. כשאתה מנסה להתמקד במשהו שחשוב לך מאוד, אתה מחויב להתמודד עם המגבלות שלך, אתה נאלץ לעתים לזנוח פנטזיות ולחוות את חוסר הכוח שלך. אולי הפרויקט שאתה עובד עליו יוכח כמעל לכישרונותיך, למשל. אין פלא שאנו מחפשים הסחות אונליין, שם נראה שאין בכלל הגבלות, שם אתה יכול להתעדכן בדברים שקורים הרחק ממך ולהציג את עצמך איך שאתה רוצה. זה לא תמיד מהנה אבל זה גורם לך להרגיש לא מוגבל.
"האסטרטגיות המקובלות לניהול הסחות הדעת כמו צום דיגיטלי או קביעת גבולות זמן - לרוב לא עובדות. גם אם תפסיקו לגלוש בפייסבוק תמצאו דרך אחרת להקל את הכאב על ידי הסחות: בחלום בהקיץ, בתנומה בלתי נחוצה או - האופציה המועדפת על גיק פרודוקטיביות - לעצב מחדש את רשימת ה־To do.
"מה שאנו חושבים עליו כהסחות אינו הגורם האולטימטיבי לכך שאנו מוסחים. אלה רק המקומות שאליהם אנו הולכים לחפש הקלה מחוסר הנוחות של התמודדות עם מגבלות. הדרך האפקטיבית ביותר להוריד מכוחן של הסחות הדעת היא פשוט להפסיק לצפות שדברים יהיו אחרת, כלומר, לקבל את העובדה שחוסר הנעימות הזה הוא מה שמרגישים אנשים בני תמותה שמתחייבים למשימות בעלות ערך, שמכריחות אותם להתמודד עם השליטה המוגבלת שלהם. במובן מסוים, קבלת חוסר הפתרון היא הפתרון".
6 צפייה בגלריה
ניהול זמן
ניהול זמן
לעצב מחדש את רשימת ה-To do
(צילום: Shutterstock)

לגלות מחדש את המנוחה
גם ניצול זמן הפנאי שלנו הופך לעתים לעוד משימה, וכמו בעיות זמן רבות שלנו, אומר בורקמן, הבעיה הזאת מחריפה ככל שאתה מתעשר. מחקר של הכלכלן דניאל המרמש מאוניברסיטת קולומביה המחיש זאת כשהראה שאנשים עשירים נהנים מיותר אופציות לניצול כל שעה בזמן הפנוי שלהם, אך לכן גם מרגישים שיש יותר פספוס.
"לפילוסופים של הזמן העתיק, פנאי לא היה אמצעי למשהו אחר. להפך, הוא היה המטרה", כותב בורקמן. "כך למשל אמר אריסטו שפנאי אמיתי - שכולל רפלקציה עצמית והסתכלות פילוסופית - הוא בין הדברים הנעלים, וראוי לבחור בו בפני עצמו... במשך מאות שנים הפנאי היה מרכז כוח המשיכה של החיים, אולם המהפכה התעשייתית, שהכניסה את מנטליות השעון, שינתה זאת לגמרי. היררכיה חדשה נוצרה למעשה: עבודה נראתה כמהות הקיום, ופנאי הפך לאפשרות לשיקום וחידוש למטרות של עוד עבודה".
גם כאן, טוען בורקמן, אנו לא רק קורבנות של השיטה הקפיטליסטית, "אנחנו גם סוג האנשים שלא באמת רוצים לנוח, שלא חשים בנוח לעצור את המאמצים שלנו להספיק דברים וחשים אי־נוחות כשאנו לא פרודוקטיביים מספיק". הוא כותב ומביא דוגמה: "סופרת רבי המכר דניאל סטיל סיפרה בריאיון איך הספיקה לכתוב 179 ספרים עד גיל 72, שבעה ספרים בשנה, כשהיא עובדת 20 שעות ביממה, עם שבוע אחד של חופש בשנה. היא הודתה שהעבודה עוזרת לה להתמודד עם קשיי החיים".
בורקמן מודה: "המחלה של סטיל נפוצה. גם אני סבלתי ממנה. פסיכולוגים חברתיים קוראים לחוסר היכולת לנוח 'סלידה מבטלה' וזה נשמע כמו רק עוד בעיה התנהגותית קטנה, אבל זה הרבה יותר עמוק. לנוח רק כדי לנוח - ליהנות משעה עצלה רק למען עצמך - מחייב קודם לקבל את העובדה שזה ככה: שהימים שלך לא מתקדמים לעבר מצב עתידי של אושר מושלם ושלחץ רק יפגע בערכם של 4,000 השבועות שיש לנו".


6 צפייה בגלריה
אישה בהפסקת מנוחה
אישה בהפסקת מנוחה
ליהנות משעה רק לעצמך
(צילום: Shutterstock)

להסתנכרן עם אחרים

התייחסות מעניינת של בורקמן נוגעת לעניין החברתי של הזמן. בניגוד לתפיסת המימוש העצמי, הסוליסטי, הוא טוען וממחיש כיצד דווקא השיתוף והסנכרון עם אחרים הם מהותיים. "הרצון לקבל יותר שליטה על הזמן שלי", כותב בורקמן, "היה המוטיבציה העיקרית מאחורי ההחלטה לעזוב את העבודה בעיתון ולעבוד מהבית. זה גם נפוץ עכשיו יותר בתקופת הקורונה. באופן קיצוני רואים זאת אצל אנשים שבוחרים להיות 'נוודים דיגיטליים', משחררים עצמם לכאורה מהמירוץ במטרה לנסוע בעולם עם הלפטופ שלהם ולהפעיל עסק מאחד החופים בעולם. אבל פעמים רבות דווקא להם יש פחות חופש אישי והם מרגישים בדידות חמורה. זה לא שלעבוד כפרילנסר או לנסוע לנסיעה ארוכה בעולם - ובוודאי שלא מדיניות עבודה ידידותית למשפחה - הם דברים רעים בפני עצמם. אולם הם באים עם צד שני בלתי נמנע: כל זכייה בחופש אישי זמני כורכת בתוכה איבוד המקצבים המשותפים החיוניים ליצירת מערכות יחסים עמוקות".
מחקר באוניברסיטת אופסלה בשוודיה משנת 2013, כותב בורקמן, בחן את הקשר בין סינכרוניזציה לסיפוק בחיים. "אחד הממצאים החשובים היה: כששוודים לוקחים חופשה מהעבודה, הם מאושרים יותר. אבל הממצא השני היה המעניין: ככל שיותר שוודים היו בחופש באותו זמן, יותר אנשים היו מאושרים. המחקר הראה שגם אנשים בפנסיה, אף על פי שלא הייתה להם עבודה לקחת ממנה חופש, היו מאושרים יותר, ככל שיותר עובדים שוודים היו בחופש והם יכלו לעשות פעילויות יחד".
השאלה היא איזה סוג חופש אנו באמת רוצים, כשמדובר על זמן פנוי? להיות חופשי מהתערבות אחרים בזמן היקר שלנו, תוהה בורקמן, או להיות חופשי להשתתף בדברים משותפים עם אנשים אחרים. "אני מציע לדחוף את החיים שלנו קצת יותר לכיוון החופש השני, המשותף; לשלם מחיר קטן של פחות גמישות בלוח הזמנים בתמורה לתגמולים חברתיים, על ידי הצטרפות למשל לקבוצות ספורט, נגינה או ארגונים פוליטיים. לתת למקצבי חיי המשפחה, החברים והעמיתים לקבל עדיפות על פני רוטינות בוקר מושלמות. להבין שהכוח על הזמן שלך הוא לא משהו שעובר הכי טוב כשאתה לבד לגמרי: שהזמן שלך יכול להיות יותר מדי שלך".

6 צפייה בגלריה
כריכת הספר
כריכת הספר
כריכת הספר

עוד 7 דרכים לחבק את הזמן המוגבל שעומד לרשותנו


הכינו שתי רשימות To Do:
אחת "פתוחה" עם כל המשימות שעולות בדעתכם, והשנייה "סגורה" עם מספר מוגבל של משימות, מקסימום עשר. העבירו מהרשימה הפתוחה לסגורה את המשימות החשובות, כשהכלל הוא שאינכם יכולים להוסיף אליה משימה חדשה עד שאחת הושלמה.
התמקדו כל פעם במשימה אחת:
במקום להתפתות להתחיל הרבה משימות ביחד, אמנו עצמכם לדחות כל מה שאפשרי, פרט למשימה אחת.
אמצו אסטרטגיה של תת־הישגים:
הצהירו מראש על תחומי חיים שבהם לא תצפו למצוינות מעצמכם בתקופה הנוכחית, תוך ידיעה שגם הם יקבלו את הרגע שלהם בהמשך.
התמקדו במה שכבר השלמתם:
הכינו רשימה של דברים שבוצעו, שתהיה ריקה בבוקר ותתמלא עד הערב. יש כוח מוטיבציוני בהתרכזות ב"ניצחונות קטנים", במקום במה שעוד לא הצלחנו לממש.
חפשו את החידוש דווקא ביומיום:
במקום לחפש חוויות חדשות כל הזמן, שימו לב לדברים הרוטיניים במהלך היום וחפשו דרכים לגוון אותם, למשל, לנסוע לעבודה בדרך שונה.
עשו טוב מיד עכשיו:
בכל פעם שמתעורר דחף של נדיבות - לתת כסף, לבדוק מה שלום חבר, לשלוח מייל שמשבח עבודה של מישהו - עשו זאת מיידית ואל תדחו לזמן מאוחר יותר, אז הדברים עלולים להתמסמס.
התאמנו בלעשות כלום:
התנגדו לדחף לעשייה מתמדת, עצרו מניפולציות עצמיות או של אנשים אחרים. פשוט עצרו ותנו לדברים להיות כפי שהם.

לכתבה זו התפרסמו 0 תגובות ב 0 דיונים
הוספת תגובה חדשה
אין לשלוח תגובות הכוללות מידע המפר אתתנאי השימוש של Ynet לרבות דברי הסתה, דיבה וסגנון החורג מהטעם הטוב.